Tag Archieven : 4. Lean Office
Dat was het leukste telefoontje van deze week: ‘Spreek ik met de Chef Mappenstructuur?’. En ja natuurlijk ben ik Chef Mappenstructuur.
Hoewel ogenschijnlijk een doodsaai onderwerp – vol van corvee en ellende – vind ik het altijd heel interessant om zo’n chaos om te toveren naar een mooi elegant overzicht inclusief vuistregels voor het gebruik + een routine om de boel te onderhouden.
Ik heb er al vaker over geschreven:
Over de hoofdstructuur logica
Over bestandsnamen
Mappenstructuur en 5S
Over de 9 vuistregels voor terugvinden van bestanden
Wil je ook een keer een sessie om van jouw rommelige XYZ-schijf iets moois te maken? Bel me dan op 0180 85 11 55 en vraag naar de Chef Mappenstructuur.
Laden...
Een van de deelnemers van de Training Timemanagement | Personal Lean van vorige week vroeg me of ik de leidende principes die ik daar gebruik ergens heb gepubliceerd. Dat is een goede vraag en het antwoord was toen nog dat ik die niet op rij had staan.
Maar nu wel.
Hierna de zeven leidende principes die hoog over de richting bepalen van de zoektocht naar ‘direct toepasbare productiviteit in klare taal voor drukke mensen’.
1. Inbox Zero
Email is communicatie. Communicatie moet stromen. Dus iedere dag is je Postvak In leeg
2. Agenda
Alleen in het NU kun je iets doen. Dus zorg dat je bent waar je bent en doet wat je doet.
3. Vergaderen
Alles draait om synergie. Maak van iedere vergadering een synergetische werkbijeenkomst.
4. Prioriteiten
Er is altijd maar één prioriteit
5. Dashboard
Bouw een betrouwbaar systeem buiten je hoofd voor overzicht, focus en grip – je hoofd is geen kantoor.
6. Slim samenwerken
Doe wat je zegt en zeg wat je doet.
7. Review
Verzilver je lesgeld – ‘vergelijk jezelf met wie je gister was en niet met iemand anders vandaag’.
Dat zijn ze!
Laden...
Boodschap voor de voorzitter: Beeldvorming is de eerste fase in het proces (oordeel en besluit volgen daarna). Beeldvorming wordt vaak zacht ingezet als de optelsom van meningen. Daarmee kom je nergens.
Neem beeldvorming als een onderzoek en doe dat in drie richtingen:
Terug in de tijd: Intellectuele openheid en moed.
Verzamel en accepteer de feiten (ook al zijn ze bijzonder onaangenaam).
Vooruit in de tijd: Kansen zien en omarmen.
Blijf toekomstgericht en word creatief in de richting van je ‘wild success’.
Realistisch in het nu: Financieel en menselijk inzicht.
Laat de huidige (en misschien vermeende) beperkingen of mogelijkheden van geld en mensen direct aan tafel zitten omdat het je anders in de weg zit verderop in het proces.
Een goed beeld is een bouwsteen voor synergie. Beeldvorming is hard werken.
Laden...
Herstellen gaat over alles wat maar fout gaat in een proces en vervolgens gecorrigeerd moet worden. Herstellen is een van de 7 verspillingen.
We leven met een vaag beeld dat alles in één keer goed zou moeten kunnen gaan. Dat is ongeveer nooit het geval. Het papier in het kopieerapparaat kreukelt. PC loopt vast. Een hulpmiddel kan kapot, onvindbaar of niet meer adequaat zijn. Medewerkers kunnen moe, nieuw of incompetent zijn.
Op plekken waar het kritisch is, zijn er meestal meldingssystemen ingericht om zicht te houden op de aantallen voorkomens, risico’s van fouten en bijna ongelukken.
Zoals ook de meeste andere verspillingen is er bij herstellen een optimum. Het ten koste van alles streven naar nul fouten, defecten en bijna ongelukken kan zoveel andere verspilling veroorzaken dat het niet meer logisch is als streven.
Ook ontwikkelen en leren van mensen verloopt via het maken van fouten die weer hersteld zullen moeten worden.
Bij volledig geautomatiseerde processen streven we naar ongeveer foutloos en dus naar 6 sigma, wat betekent dat er maximaal 3,4 afwijkingen voorkomen per 1.000.000 bewerkingen.
Als ik mij inleef in de verspilling Herstellen dan komt het volgende bij mij op:
“Ik ben de kracht die ervoor zorgt dat als het even kan er zaken in de herbewerking moeten. Het lijkt er wel op maar is het toch net niet. Even slordig invoeren, een paraaf vergeten, onduidelijke vraag stellen, inferieure kwaliteit van materiaal accepteren en er is weer een’ loop’ terug in het proces of er ontstaat een prachtige berg afval. En.. iedereen is daar heel druk mee.
Ik ben de kracht die het ‘bakje-in-bakje-uit’ denken levend houd en het liefst daar ook de statistieken op maakt.
- Hoeveel telefoontjes heeft u afgehandeld (dat ze later weer terug moeten bellen is toch niet uw zaak!)?
- Hoeveel klanten heeft u (verder) geholpen aan de balie (dat u met hen met een veelbelovend kluitje in het riet heeft gestuurd is toch geen probleem?).
Ik ben het bestaansrecht van de klachten-afhandelingsafdeling. Ik krijg vaak een prachtige titel mee: ’serviceafdeling’.
Ik mag graag zorgen voor rommelige en onoverzichtelijke werkplekken waar dingen makkelijk mis gaan. Ik heb een hekel aan opgeruimde ruimtes met visuele hulpmiddelen voor de logica van processen.”
Klein experiment
Herstellen gaat over zaken twee maal doen als het ook in één keer had gekund. Probeer eens op te letten hoe vaak je de backspace of delete toets gebruikt op je PC of Mac. Iedere keer dat dit gebeurt is er sprake van herwerk en dus van de verspilling herstellen. Goed (blind) kunnen typen is dan ook een gouden competentie als je veel schrijft (die ik mij overigens ook nog steeds beter aan het eigen maken ben).
Laden...
Voor iedereen die nu al werkt met Office 365 en dus steeds een update krijgt die maakt dat je snel bij bent het volgende. Outlook krijgt een iets andere ‘look en feel’ en een paar extra keuzes.
Uiteraard vinden wij daar iets van. Sommige zaken zijn een verbetering zoals bijvoorbeeld een vereenvoudigd lint en de opties bij het uitnodigen voor een vergadering. Sommige nieuwigheden zijn verpakte complexiteit waar je niet veel aan hebt en je verder weg brengen van Inbox Zero. Vandaar deze video die je door de nieuwigheden heen loodst en zorgt dat je niet gaat ‘verergbeteren’. Je hoort Rob van den Brand in deze video (die onderdeel is van de Outlook Video Cursus).
Tip: Zet de video op schermvullend dan kun je alles beter zien.
Laden...
Om allerlei redenen kan het belangrijk zijn om te weten wanneer een bepaald bestand of map gemaakt is. Het lijkt een klein ieniemienie-dingetje maar kan toch wel heel handig zijn.
In mappen en bestandenland zijn er twee globale typen gebruikers: jagers en boeren. Jagers werken met zo min mogelijk structuur en vertrouwen op de handigheidjes en de zoekfunctie van hun systeem. Boeren ontwerpen een structuur met geneste folders en kunnen op die manier de zaken eenvoudig terugvinden die ze nodig hebben.
Bij beide types is er het besef dat standaardisatie heel handig is omdat dit een heleboel beslissingen scheelt. Een keer nadenken en daarna zo blijven doen tot je een beter idee krijgt is nu eenmaal een ijzeren strategie.
Een van de standaardisaties is een datum aan het begin van bestandsnaam of mapnaam zetten.
Datumstempels (timestamps) krijgen hun betekenis voor de volgende zaken:
- Visuele standaardisatie
- Duidelijkheid over de laatste versie
- Terugvinden met behulp van jaar, maand of dagnummer
- Volgorde afdwingen
- en vast nog voor een heleboel andere zaken.
Welke vorm gebruiken (ISO 8601)?
Het is vandaag 7 april 2019 en deze datum leidt tot de twee meest gebruikelijke datumstempels:
eventueel nog in een streepjesloze variant
Het voordeel van ‘jaar-maand-dag’ is uiteraard dat de bestanden of mappen op de goede volgorde komen te staan.
Metadata gebruiken
In de Verkenner (Windows) of de Finder (Mac) kun je een kolom aanzetten met de ‘startdatum’ van het document of map. Theoretisch is dat ook een manier om alles te organiseren. In de praktijk blijkt dat niet handig te zijn omdat we de datum zelf willen kunnen bepalen.
Automatiseren van het maken van de datumstempel
Er is geen manier in Windows zelf om een datumstempel te genereren. Er zijn wel textexpander programma’s die dat voor je doen. De meest bekende zijn Textexpander, Phrase Express, Fingertips en AutoHotkey. En tegelijk is het zelf typen nu ook niet zo’n klus.
Wie gebruikt datumstempels? Ook voor mappen?
Laden...
Origami en Makigami (Japanse woorden) hebben allebei iets te maken met papier.
Ori-gami is het vouwen van de meest mooie miniaturen met dun rijstpapier. Maki-gami is een lean-tool die gebruik maakt van een rol papier om processen te tekenen.
Kortom ‘gami’ betekent papier en dat is een bijzonder mooi woord.
Over Makigami is veel te zeggen. En zo veel dat het niet past in deze blog. Daarom als uitzondering vandaag een link naar een webpagina waar ik een lang stuk met afbeeldingen hebben gemaakt over deze techniek om processen in kaart te brengen in de administratieve, informatie en service hoek.
Hier kun je meer lezen over Makigami.
Laden...
Onze organisaties zitten zo in elkaar dat zij twee tegenstrijdige berichten uitzenden. Dat botst vooral in de kantoortuin.
De eerste gaat over de hele dag gefocust waardetoevoegend werk verzetten. De tweede gaat over de hele dag bereikbaar zijn voor iedereen.
Dat gaat niet!
Toch moet dit dilemma worden opgelost als je af en toe nog eens toe wil komen aan diep werk.
Een deel van het probleem is dat het in een kantoortuin niet zo vanzelfsprekend duidelijk is of je bezig bent met diep werk of dat je oppervlakkig werk aan het doen bent waarin je best wel even gestoord kan worden.
Voor dit deel van het dilemma bestaat een oplossing op de basisschool in de vorm van een ‘gedragscodekubus’.
[Het bijzondere is dat ze daar blijkbaar hetzelfde probleem ook kennen en aan het zoeken zijn naar oplossingen.]
Gedragscodekubus
Een ding in de vorm van een dobbelsteen.
- Een rode stip betekent: niet storen ajb
- Een groene stip betekent: je mag me iets vragen
- Een oranje stip betekent: ik werk samen
- Een vraagteken betekent: ik wil jou iets vragen
Het zou een goed idee zijn om iets dergelijks in te zetten waar je met elkaar een stukje op wil schuiven in de richting van Lean Office. Een simpel eenduidig visueel signaal op de hoek van je bureau.
- Rood: niet storen.
- Groen: je mag me storen.
En ik vrees dat er ook nog wel een snufje leiderschap nodig is om er voor te zorgen dat het echt gaat werken.
Laden...
Wat gebeurt er als je 5S toepast op de centrale digitale mappenstructuur? Je krijgt een heldere structuur, die makkelijk te begrijpen is, die één eigenaar heeft en door iedereen onderhouden kan worden. Hoe? Zie de vijf stappen hierna:
- Sorteren: Neem een deel van je netwerkschijf en een deel van je team en bekijk met elkaar wat er mogelijk overbodig is en parkeer dat in een tijdelijke map.
- Schikken: Maak in de structuur onderscheid naar wat levend project is, wat ‘going concern’ is en wat terugvind-archief is. Bepaal wat er daarnaast nog nodig is aan persoonlijke werkmappen.
- Schoonmaken: Schuif in elkaar wat kan. Bepaal een heldere taxonomie voor de map- en bestandsnamen en pas die toe op alle bestanden en mappen die je hebt. Ruim de parkeermap op.
- Systematiseren: Beschrijf je logica in vuistregels, de structuur waar die toe leidde, je namen-taxonomie voor mappen en bestanden, in een eerste versie procedure/checklist en bepaal wie vanaf nu de eigenaar is van de mappenstructuur en geef deze voldoende bevoegdheden.
- Stabiliseren: doe ieder kwartaal klein onderhoud en ieder jaar groot onderhoud.
Heb je geen idee wat 5S is? Kijk dan hier.
Wil je dat ik met je meedenk over jouw mappenstructuur? Laat het me weten via het contactformulier.
Laden...
In gesprek met een opdrachtgever kwam hij met het idee om grote projecten een eigen e-mailadres te geven in zijn organisatie. ‘Is dat een goed idee?’ vroeg hij mij.
Een e-mailadres van zo’n project zou er als volgt uit kunnen zien:
project1483klantnaam@adjustintime.nl
Mogelijke voordelen:
- alle e-mail van het klantproject komt binnen op dit e-mailadres
- de projectleider is hoofdbeheerder van dit e-mailaccount en heeft zicht op, en regie over alles wat er gebeurt
- de afdelingen die er iets mee moeten krijgen toegang tot dit e-mailaccount en kunnen door slimme triage van de klantprojecten (met bv categoriën) taken toegewezen krijgen
- altijd alle communicatie bij elkaar gedurende de gehele looptijd van de klantrelatie over dit project
Mogelijke nadelen:
- als je teveel klantprojecten hebt van een korte doorlooptijd dan wordt het te complex
- als je projectleider geen Inbox Zero Champion is heb je een bottleneck georganiseerd
Het ging bij deze opdrachtgever om 30 klantprojecten per jaar (machinebouw). Ieder met veel beweging in het eerste jaar en daarna nog jarenlange communicatie.
Mijn voorlopige advies: probeer het eens uit met 1 project en houd goed bij waar je tegen aan loopt.
- Wat mis ik hier?
- Welke voordelen of nadelen zie ik over het hoofd?
- Is er al een bedrijf dat dit heeft verzonnen en ervaring heeft?
Zet ze ajb hier onder in de reacties zodat we er allemaal van kunnen leren.
Laden...
Een van de 7 verspillingen heeft als naam ‘opslag/voorraden’. Een bijzonder soort verspilling en als je niet gewend bent aan de lean-bril nog niet eens zo gemakkelijk te zien.
‘Stilstand, stapel en voorraad’ in plaats van ‘Flow’
Verspilling door opslag/voorraad is het oppakken, verplaatsen, neerzetten en stil laten staan van materialen en informatie (in klantprocessen zelfs soms ook van mensen).
Het is wel een beetje opletten geblazen. Een blinde ambitie voor nul opslag of voorraad is nogal onverstandig. Opslagplekken en voorraden verkleinen en steeds verder verkleinen is de goed reis. Een kleine, goed doordachte tussen-voorraad is in de meeste gevallen het optimum.
Tot je spreekt deze verspilling:
- Ik ben overal maar niemand ziet mij meer, zo gewend als men is aan mijn aanwezigheid.
- Men pakt mij op en zet mij weer neer zonder erbij na te denken. Ik ben er al zolang dat bijna niemand meer weet dat ik bijzonder ben.
- Ik ben de pallet printpapier.
- Ik ben de mailbox met 3000 mails.
- Ik ben de horizontale stapels op bureaus.
- Ik ben de kelder vol met levensmiddelen (die ‘helaas’ wel eens over de datum gaan).
- Ik ben het onderhanden werk, de werkvoorraad en de achterstand. Als het even kan zorg ik ervoor dat er stilstand komt, er gestapeld wordt en voor de zekerheid overal zeer veel meer dan genoeg van alles op voorraad is.
- Ik ben blij met overproductie en kan het heel goed vinden met transport.
- Ik ben bang de korting te missen van het in één keer veel bestellen.
- Ik ben bang voor het moment dat er geen excuus meer is om echt aan de slag te gaan omdat er niets anders meer voorhanden is dan dat wat moet.
- Ik ben bang voor te kleine voorraden omdat ik er niet op wil vertrouwen dat mijn leveranciers op tijd zullen kunnen of willen zijn.
Er is zojuist een korte video ontdekt van Steve Jobs die de essentie van de nadelen van voorraden/magazijnen uitlegt aan studenten van MIT. Collectors item.
Laden...
Vanaf mei 2009 schrijf ik wekelijks een artikel op deze blog met direct toepasbare tips in klare taal op het gebied van Personal Lean en Lean Office
Daarnaast schrijf ik reflecties op zaken die mij raken zoals echt ambacht, bijzondere boeken, en soms ook zaken die gewoon grappig zijn [geen katten] onder de noemer Fun en Filosofie.
- Inmiddels zijn er ruim 600 blogs gepubliceerd.
- Er zijn ruim 1700 lezers die zich hebben geabonneerd op de blog via e-mail of via RSS.
- Deze site heeft maandelijks ruim 8000 bezoekers die vooral op zoek zijn naar tijdloze principes, praktische vuistregels en handige tips en trucs.
“Ik lees je tips al een tijdje en ik wil je complimenten geven voor de heldere taal. Ik wil je ook complimenten geven, omdat je het leven van drukke managers ontwart, die te vaak de hoofdprijs betalen wanneer ze dat niet doen. Of eigenlijk: hun gezinnen c.q. vrouw en kinderen, en hun toekomst.”
Basis
Een paar lange basisartikelen voor wie zich snel wil inlezen in de hoofdonderwerpen van deze blog.
Abonneren
Je kunt je op twee verschillende manieren abonneren.
De eerste manier is via e-mail. Dat doe je door hiernaast je e-mail adres in te geven en op ‘Abonnneer mij’ te drukken [en uiteraard moet je akkoord gaan met de privacy-verklaring die je hier kunt lezen]. Afmelden kan in iedere e-mail die je van mij ontvangt. Even opletten dat de blog niet in ‘ongewenste mail | spam’ terecht komt).
Deze blog kun je ook volgen in je RSS-reader [Really Simple Syndication] van keus. Als je geen idee hebt waar dit over gaat en hoe handig dit is kun je hier lezen wat het is en hoe je RSS gebruiken kunt voor het in één overzicht bijhouden van blogs.
De RSS feed van Ad’s Blog.
Zoeken
Je kunt door de hele website op ieder woord zoeken door een zoekterm in te tikken rechts bovenin op de hoogte van het logo.
Laden...
Als ik de vraag krijg wat ik nu precies bedoel met Lean Office dan hoor ik mijzelf soms zeggen dat we werken aan de gebieden waar iemand in de organisatie van denkt: ‘We doen maar wat!’. Drie gebieden waar dat in ieder geval veel voorkomt zijn de beroemde EVA-gebieden: E-mail, Vergaderen en Agenda. We doen inderdaad meestal maar wat…..
Aanvalsplan 1 Lean Office (in stappen)
Schrijf onderstaande punten uit en je hebt een mooie stap gezet in Lean Office, wat het onderwerp ook maar is.
- bepaal je onderwerp en bepaal wat het bestaansrecht is (‘waarom doen we het sowieso?’)
- brainstorm de vuistregels die je met elkaar hanteert en leg die vast
- kijk wat de best voorhanden manier is om iets te doen en leg die vast en ga het allemaal uitproberen
- kijk na een paar weken wat inmiddels anders moet of kan en verbeter je eigen ‘wiki-pedia’ waar mogelijk
- kies een volgend onderwerp en doe hetzelfde
Aanvalsplan 2 Personal Lean
Ga uit van de eenmans-fabriek. Kies een onderwerp dat je veel energie kost, waar je je aan ergert, of waar je het gevoel bij hebt dat de handrem er de hele dag op zit. Stel jezelf de volgende 4 vragen.
- wat gebeurt er als ik het helemaal niet meer ga doen?
- kan ik het automatiseren?
- kan ik het delegeren/uitbesteden? (er iemand anders blij mee maken)
- kan ik het zo slim mogelijk inrichten en ritualiseren? (en me er nooit meer aan ergeren)
Maak een plannetje, schrijf het uit en ga het een tijdje testen. Daarna bekijk je wat je hebt opgeschreven en geheid dat je inmiddels al allerlei ideeën hebt om het nog verder te verbeteren.
Zo zie je maar, het is allemaal niet zo ingewikkeld. Wil je er toch wat hulp bij dan bel je gewoon mij.
Laden...
