Rondvraag? Niet doen!

Collectieve Productiviteit, Helderheid, Leiderschap

De rondvraag, wat-verder-ter-tafel-komt en alles wat daar op lijkt, is geen goed idee. Daar zijn verschillende redenen voor:

Rafelig einde

Het blijkt voor de meeste voorzitters lastig om zo’n rondje van de zaak te beheren. Met als gevolg dat de overeengekomen eindtijd niet wordt gehaald. Met onrust tot gevolg en daardoor een rafelig einde van de bijeenkomst. En dat is wat deelnemers onthouden en meenemen naar een volgend moment.

Vlieghoogten verschillen

Ik zie deelnemers aan vergaderingen in dergelijke situaties ter plekke hun energie verliezen. En dat is zonde. Bijvoorbeeld:

Je hebt net met elkaar gewerkt aan hele praktische operationele zaken als iemand in de rondvraag feedback geeft vanuit de missie, visie of kernwaarden.

Of andersom: na een strategische sessie komt er gemopper over de kwaliteit van de koffie.

Vuilnisbak

Iedere vergadering heeft zijn eigen bestaansrecht, zijn gewenste doelen, zijn eigenaars per agendapunt en dat allemaal gestuurd door een voorzitter die tijd en resultaat bewaakt. Aan het eind nog een rondje rijp, groen, mooi en lelijk doen past niet in een kwalitatief en gefocuste synergetische werkbijeenkomst.

Is er een tenzij?

Ja, er is altijd een tenzij. Er kan een situatie zijn dat een rondje maken heel verstandig of nodig is. Bijvoorbeeld na een crisis (‘hoe zit iedereen erbij?’) of voorafgaand aan de start van het project (‘zie je nog beren op de weg op jouw deel?’).

Wat doe je met acute, net opgekomen issues?

Van te voren naar de voorzitter gaan en afstemmen of deze het ‘vreemd aan de orde van de dag’ een plek wil geven op de agenda. Kan dat niet, dan zul je een andere weg moeten zoeken. Het is niet anders.

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Loading...

2 reacties

  • Doret Voulon says:

    Beste Ad

    Herkenbaar wat je schrijft over de rondvraag, in onze agenda heeft die wel een plek, namelijk op meteen na de mededelingen. Op die manier loop je niet de risico’s die jij noemt en kun je bij vaststellen agenda nog kijken of er een acuut onderwerp bij moet.

    Bevalt goed 🙂

  • Ad van der Hulst says:

    Als het werkt dan werkt het. Zo simpel is het. Aan het begin is beter, tegelijk is het nog beter om het zonder te doen. Vergt iets meer voorbereiding van de deelnemers maar dat betaalt zich veelvoudig terug in de vitaliteit van de vergadering. Uitzondering blijft een ‘hoe-is-het-met-iedereen’ rondje. Dat kan (en vooral in de zorg) heel zinnig en waardevol zijn. Gr Ad

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *