Op deze plek staan de verzamelde blogartikelen over de spelende of filosoferende mens.
De inhoud kan een anekdote zijn, een verhaal, een gekke waarneming, een overweging, een inzicht, een boek of wat mij op enig moment ook maar inspireerde.
Elegantie en stijlvolle eenvoud zijn de woorden die vaak voorkomen in deze blogs omdat ze mij na aan het hart liggen.
In de jaren dat ik op het conservatorium zat heb ik veel respect gekregen voor ambacht. Wat is het toch heerlijk om iemand te ontmoeten die echt iets vreselijk goed kan.
Het ziet er altijd uit alsof de kunst moeiteloos tot stand komt maar iedereen weet dat er heel veel oefening en doorzettingsvermogen nodig is om dit stadium te bereiken. Dat geldt in ieder geval voor kunst, sport en geneeskunst maar misschien wel voor alles en altijd.
Ook bij ons managers, professionals en veranderaars is ambacht alles. Laat ons in ieder geval beginnen bij simpele dingen als E-mail in Control, Agenda in Balans en een degelijke Dag- en Weekreview. Dan zijn we al een heel eind.
Ik werd door Lesia attent gemaakt op de Chalk Guy (Julian Beever) en vind hem bij uitstek iemand die echt iets vreselijk goed kan. Hoe kan het dat je driedimensionale illusies kan tekenen en dat ook nog met stoepkrijt van Blokker en gewoon op straat? En vind je het dan niet erg dat al je werk weg is na een regenbui of door een ongelukje van een biermorsende toerist? En vind je het niet erg dat maar een paar mensen het resultaat kunnen zien?
Samen met Karen Visser – een gewaardeerde collega-trainer in hetzelfde vakgebied – was ik in verkennend gesprek (online) met een Belgische opdrachtgever over een traject voor de komende jaren.
Aan het eind van gesprek vatte de opdrachtgever de afspraken samen en maakte er een tijdpad bij.
Als wij een menukaart zouden kunnen leveren dan zou zij uiterlijk 31 maart ons een reactie geven in de vorm van een echte vraag voor een offerte.
Karen reageerde uit een soort professioneel enthousiasme. ‘Wat mooi dat je geen 1 april zegt, want dat zou betekenen dat je jezelf psychologisch in een veel langere horizon zet met de kans dat het al snel een maand later wordt.’
Ik was eerst even in verwarring omdat 1 april bij mij ook te maken heeft met grappenmakerij. Maar daar ging het hier niet om.
Er waaiert een calvinistische norm door het land van productiviteit: Gij zult niet uitstellen! Met in het verlengde daarvan allemaal tips en trucs om deze zonde niet meer te begaan. Ik stel voor dat we deze norm eens wat nader bestuderen leidend tot een paar simpele tips. Een toetje volgt daarna.
De rationele opvatting zegt: er is oorzaak en gevolg (en ook nog in deze volgorde). Voor ons onderwerp betekent dit: er is een planning en er is productiviteit als gevolg van deze (uitgevoerde) planning. De planning is de werkvoorbereiding (zo efficiënt mogelijk en gericht op de goede zaken). De uitvoering volgt daarna.
Dus hoe beter ik de uitvoering van de door mij verzonnen planning volg, hoe productiever ik ben.
En zie: Tadaa! Hier verschijnt natuurlijk gewoon weer het ouderwetse werkvoorbereider/uitvoerder duo.
En als het niet lukt (dus uitstel verschijnt) ligt het aan toegeven aan afleiding, te weinig discipline, chaotisme enz. dus … procrastionation.
De werkelijkheid is dat we helemaal niet gestuurd wíllen worden. Niet door een externe werkvoorbereider maar ook niet door een efficient/effectieve interne alter ego. We willen gewoon cherry-picken; doen wat op dat moment het aardigste lijkt; we willen opties en keuzemogelijkheden.
Dus laten we dat gewoon toegeven en onze wereld zo organiseren. Dat kan met behulp van de volgende vier tips.
Tips:
Plan alleen die zaken die echt moeten, zet ze in een tijddoos, haal alle afleiding weg, doe het werk en houd zo veel mogelijk ruimte vrij er omheen;
Zorg voor een overzicht van ‘opties’: zaken die je zou kunnen doen;
Kies in een moment dat uit je opties wat het beste past bij de tijd en energie die hebt, de plek waar je bent, de spullen die je tot je beschikking hebt en uiteraard waarvan je de toegevoegde waarde het grootst acht;
Nick stuurde me een video van Tom Urban die op een vrolijke manier uitlegt hoe het toch komt dat we allemaal in meer en mindere mate last hebben van niet doen wat we ons hebben voorgenomen op de tijd die we daarvoor hadden bedacht.
Er zijn drie (interne) personages bij betrokken:
the rational desicionmaker
the instant gratificaton monkey
the panique monster
Deze drie alter ego’s maken de show. Als je een keer een vrolijke reflectie wil op het thema procrastination is deze video warm aanbevolen.
Er is een disclaimer: uiteraard is het kijken van deze video op zichzelf een zeer waarschijnlijke vorm van procrasination.
In 1969 keken we met de familie op vakantie in zwart wit in de avond naar de fantastische beelden van Neil Armstrong die als eerste mens een voet op de maan zette.
Om dat voor elkaar te krijgen was er uiteraard bijzonder intensieve samenwerking noodzakelijk tussen een groot aantal mensen.
E-mail bestond nog niet!
Hoe deden ze dat? Dan Markovitz heeft die vraag een keer gesteld en beantwoord gekregen. De vraag is verrassend, het antwoord eigenlijk niet eens zo zeer.
“It turns out that there is an engineer at the company who worked on the Apollo project, and the leader of the R&D group once asked him precisely that question: how did you manage without email? The engineer explained that the team met from 9-10 am three days per week. The rest of the time they were actually working on solving this enormous puzzle of landing on the moon. As Nathan Zeldes, a principle engineer at Intel puts it, these guys were “plan-driven,” not “interrupt-driven.” And when unexpected problems arose, they actually talked to each other.”
Waarmee maar weer eens duidelijk wordt: e-mail is een productiviteits-tool en geen werk op zich. Het bestaat ten behoeve van communicatie net als Teams, WhatsApp en telefoon. Allemaal handig als live afstemmen even niet mogelijk of wenselijk is.
Wat wij nu als innovatie eerste klas zien: een dagstart opzetten, was – zo blijkt – de basis voor ‘putting a man on the moon en let hem return save”.
Nog een keer in de woorden van Dan Markovitz:
“Remember: email is a tool to help you get your job done. It is not your job, anymore than the phone is. If you treat it as such, you might find that it’s less of a millstone around your neck and more of a true productivity tool.”
In 3 tips samengevat:
Laat je agenda leidend zijn voor je werk en niet je email.
Gebruik e-mail slechts voor zaken die niet dringend en niet complex zijn.
Kies wijs tussen de mogelijke communicatievormen (zie dit artikel met download overzicht).
Voor de meesten van ons geldt dat we last en plezier hebben van twee alterego’s. Ik noem ze de planner en de renner. Ze vertegenwoordigen allebei een andere kant van productiviteit.
De planner
Wanneer we in de planner-modus staan, gaan we overzichten en lijstjes maken. We stellen prioriteiten en denken van verre doelen terug naar de eerst mogelijke acties.
De planner geniet van dat overzicht/vergezicht. Het lucht op en geeft de indruk dat alles te doen is wanneer het lukt onszelf bij de planning te houden. Jammer dat er, ook al hebben we een mooi plan, nog niets veranderd is in de wereld. Helaas kun je zelfs zo maar doorschieten en terecht komen in de karikaturale communistische detailplanning die geen relatie meer heeft met de werkelijkheid.
De renner
We doen, we zijn druk, we regelen, we jongleren met acties, tijd, aandacht, energie, relaties, verwachtingen. We krijgen veel afgevinkt en het voelt helemaal geweldig.
Het lijkt helaas wel op het beeld van Alice in Wonderland die na een renpartij met de koningin nog steeds op dezelfde plaats is.
“Alice keek verwonderd om zich heen. ‘Neen, maar, ik geloof dat we steeds onder deze boom zijn gebleven! Alles is nog precies als daarnet!’ ‘Natuurlijk,’ zei de Koningin. ‘Wat had je dan gedacht?’ ‘Wel, in ons land,’ zei Alice, die nog steeds een beetje hijgde, ‘kwam je in het algemeen ergens terecht als je een lange tijd erg hard liep, zoals wij hebben gedaan.’ ‘
Wat een traag land is dat dan!’ zei de Koningin. ‘Want hier moet je zo hard lopen als je kan om op de zelfde plaats te blijven. Als je ergens anders wil komen, moet je minstens twee maal zo hard lopen!’”
Samenwerken
De planner en de renner snappen elkaar niet goed.
De planner zou het liefst zien dat de renner gewoon de planning uitvoert en heeft maar weinig gevoel voor de onvermijdelijkheid van dagdagelijkse verstoringen, omwegen die noodzakelijk blijken te zijn, en oplossingen met de spreekwoordelijke ‘ducttape’ .
De renner wil helemaal niet gestuurd worden door een planner die geen gevoel heeft voor de complexiteit en weerbarstigheid van het echte leven.
Er zijn twee routines die ervoor kunnen zorgen dat de planner en de renner het wel goed met elkaar hebben.
Dagreview (daily shutdown)
Dagelijks een beetje plannen en de renner terug laten kijken en vooruitkijken helpt heel goed voor synergie tussen deze twee alter-ego’s. Zie hier voor de routine.
Weekreview
Wekelijks de beide alter-ego’s aan tafel zetten en ze allebei geven wat ze nodig hebben kan super met een checklist weekreview. Mocht je geen weekroutine hebben dan is het nu de tijd om er mee te beginnen.
Wil je leren hoe je dat moet doen? Organiseer een workshop voor je team.
Jason Fried is een van de mannen van een projectmanagementtool Basecamp en daarnaast een fervent evangelist van nieuwe manieren van samenwerken (zoals bijvoorbeeld remote).
Daarnaast heeft hij ook duidelijke opvattingen over productiviteit en effectiviteit.
Hieronder in het kader een aantal van zijn tweets over dit onderwerp omdat ik vind dat ze de moeite van het delen waard zijn.
En ja, misschien is het voor een deel woordenspel. Tegelijk is de boodschap helder: Ben je klaar met je doelen voor vandaag? Ga wat aardigs doen en blijf vooral niet ‘productief’!
Als je meer wilt van zijn manier van denken dan kan ik je Rework aanbevelen. Mooi boekje met allerlei korte hoofdstukken met opvallende stellingnamen en inzichten.
Zes jaar lang was ik lid van BNI De Zwaan, een ondernemersgroep vol bijzondere mensen. Iedere vrijdagochtend op de Euromast en daarnaast nog op borrels en trainingen werkten wij met elkaar aan ons netwerk, onze dienstverlening en onze eigen ontwikkeling.
Ik wil vandaag de leden van deze fantastische club als afscheid in de schijnwerpers zetten met deze lange blogpost. Zoek je een betrouwbare, integere, op samenwerking en op toegevoegde waarde gerichte partner dan kun je die in deze lijst vinden. Warm aanbevolen!
IT, Windows & Mac
Joeri van der Wel (Bedrijfssoftware)
Met zijn bedrijf IT plus Partners haalt hij bedrijfssoftware uit de knoop, strijkt het en zorgt dat alles het weer netjes doet. Gericht op schaalbaar, robuust, veilig en betaalbaar.
Frans Diepenhorst (Windows) Solutions by FCD is een IT boer van de beste soort. Ervaring vanaf ongeveer 1880. De hele kroniek van Windows zit in zijn bast. Hardware, software, veiligheid, de digitale medewerker, voor alles is Frans je strategische en praktische partner. Klare taal en van alle markten thuis.
Patrick Savelberg (Apple)
Pasav ICT is de Apple expert van de regio en kan daarnaast ook maatwerk digitale oplossingen schrijven in Filemaker. Netwerken in elkaar zetten, werkplekken optimaliseren en onderhouden, kansen heel vroeg zien en daar weer creatief mee omgaan. Alles binnen MacOS en IOS.
Marketing (branding, websites, kleding, tekst, audio en videocontent)
Rob Smith (branding) L5 to Brand is een gerenommeerd Rotterdams merken-bouw-buro. Al meer dan 30 jaar actief. Dat je nog nooit iets hebt gezien dat gemaakt is door L5 is onwaarschijnlijk. Hun vlaggenschip is een brainstormmethodiek Lunch for the Brain waarmee L5 het voor elkaar krijgt om de beste ideeën uit een gemixte groep pro’s van de opdrachtgever te voorschijn te toveren. Ambacht in het kwadraat + sociale kunst maakt L5 uniek.
Joris van Oers (video)
Cinemato is een super videocontent bedrijf met Joris als spil. Animatie, livestreams, webinars, bedrijfspresentaties, productvideo’s, timelaps installaties. Je kunt het zo gek niet bedenken of Cinemato kan het het voor je leveren. Opnames van snel bewegende objecten (met de videorobot of met drones) zijn daarbij een niche.
Remco van de Schans (websites) Cherry Marketing bouwt, host en onderhoudt websites. Altijd vanuit het perspectief van de klantreis van de opdrachtgever. Remco zelf is een internet wizard die met mitrailleur snelheid zijn toetsenbord dwingt dat te doen wat er nodig is. En … daarnaast nog als singer-songwriter bekend onder zijn artiestennaam Mr Martin.
Deborah McLain Pont (audiobranding) Your Sound Productions is je OneStopShop voor Audio Branding, Audio Logo, Voice Overs, Muziek, Sounddesign en Zakelijke Voicemail. Nee, je hoeft voor geluid op maat niet naar Amsterdam. In 010 hebben we dat zelf ook. Op top-niveau en zonder gedoe.
Junior Veiga Gomes (maatpakken) Bij Twenty6suits ben je op de plek waar je jouw eigen superman pak kan laten maken. Een maatpak heb je voor jaren en daarom moet je er even de tijd voor nemen bij de start. Laat je adviseren over kleuren, stoffen en details. Je eigen merk de hele dag om je heen, dat is waar het hier over gaat.
Robbert Bloemendaal (verrekt lekkere teksten) Taalbouw helpt je bij Beleidsverwoording, Projectcommunicatie, Corporate Communicatie en gewoon met Lekkere teksten. Kijk vooral op zijn site om een gevoel te krijgen voor de kwaliteit en pret!
Mensenwerk
Joke Kras (leiderschap in familiebedrijven ) Bureau KEK helpt familiebedrijven vooral met de overgang van de eerste generatie naar de tweede generatie. Geworteld in het Westland kun je rekenen op een helder verhaal in klare taal. Voorbeeld: ‘We verbinden de kracht van het oude met de ambities van het nieuwe.’
Ellen Stokman (marktonderzoek)
Op de peilers: ‘meten, beleven en verbinden’ onderzoekt Marktcheck wat er speelt in een organisatie en brengt de werkelijkheid naar boven in cijfers, beelden en verhalen. Vooral warm aanbevolen voor HR-managers die op zoek zijn naar de thema’s die er het meest toe doen!
Gabi Preiss (incasso) ‘Met een glimlach bereik je meer’ is het motto van Gabi. Sociaal verantwoord incasseren met redelijkheid, humor en doortastendheid als de ingrediënten van het werk van Incasso Preiss. Zeker in deze tijden een belangrijke hulp om de keten van liquide afhankelijkheden van bedrijven onderling gezond te houden.
Percy Milzink (personeelsdiensten) Balans Personeelsdiensten is de verbinder tussen werkgever en werknemer (of ZZP-er) gericht op technische beroepen in de regio Groot-Rotterdam. Percy zelf is daarnaast ook nog actief in de steigerbouw dus mocht je daarmee een keer omhoog zitten dan is hij je man. Percy maakt een PLAN en zoekt de MAN.
Gerrit de Heus (fotograaf)
Voor authentieke (website) foto’s heb je geen keus: kies voor Gerrit de Heus. Ongedwongen en vrolijk krijgt hij je in de lens en vangt het moment dat nu juist jouw uniek zijn vangt. Ik spreek uit eigen ervaring (zie de foto’s op deze website en in deze post).
Het Goede Leven
Paul Fitzpatrick (stadstours)
Met Bike & Bite is Paul al wereldberoemd in Rotterdam maar er is nog veel meer. Zijn gidsen zijn allemaal bijzondere mensen en de ‘bite’ plekken brengen je daar waar je zelf nooit zou komen. Ook organiseert hij audiotours (self-guided) en dit zelfs in steeds meer steden.
Marcel Oostrom (koffie) Maatkoffie is de thuisplek van de koffie-king van Rotterdam. Wil je een goed verhaal over koffie, advies over bonen of machines, wil je een webinar of workshop? Marcel is je man. Mijn favoriet is zijn brand ‘Amber’ die ik zelf maal en slow zet.
Peter Schallenberg (wijn)
Hoewel ik zelf niets met wijn heb, weet ik dat Peter een hele goede naam heeft bij kenners en hen vele vreugdevolle momenten bezorgt zowel tijdens proeverijen als daarna bij hun eigen open haard. Peter houdt zijn proeverijen op een prachtige plek op het Vasteland (dat is een straat vlak bij de Erasmusbrug) in Rotterdam.
Tjara Hermans (bloemen, geschenken en kerstballen!) ‘Alles in Wonderland’ is op afstand de leukste winkel van Rotterdam voor kadootjes en prullaria naast de grootste collectie kerstboom ornamenten van de Benelux en ook nog het hele jaar door. En naast Alles in Wonderland vind je ook nog ‘Geschikt’ de plantenbloemenwinkel van dezelfde ondernemersfamilie met een keur aan prachtige (veelal) biologische bloemen en planten.
Marjon Trap (fotografisch kunstenaar)
Wil je een uniek kunstwerk aan de muur met de spullen die karakteristiek zijn voor je bedrijf in een totaal ander perspectief of een fotografisch kunstwerk van vergane boeketten van een bijzonder moment (‘De perfecte schoonheid van het imperfecte’)? Marjon is ‘the one’. Neem vooral een kijkje op marjontrap.nl om een idee te krijgen of ga naar een galerie waar haar werk hangt.
Doeners
Vincent de Groot (alles met hout, kunststof en metaal)
Voor alles wat te maken is van hout, kunststof of metaal of een combi van die zaken moet je bij Vincent zijn. Snel, betrouwbaar en altijd meedenkend over de beste en meest praktische oplossing zonder concessies te doen aan kwaliteit.
Eelke Ennik (interieurs) Ennik Interieur is een bedrijf vol van passie en power. Unieke en onderscheidende interieurs voor hotels, vakantieparken, resorts en kantoorgebouwen. Niet alleen ontwerpen maar ook zelf maken. Met zijn team is Eelke onverslaanbaar waar het gaat om iets echts moois te realiseren.
Robert Sesselaar (auto’s en meer)
Carguys Detailing á la Carte is je partner als het gaat om coaten, herstellen en poetsen van je auto. En dat laatste kan op locatie en speciaal interessant voor bedrijven met collectief (door meerdere chauffeurs) in gebruik zijnde auto’s.
Robert van der Wolf (spuiterij)
Kies deze spuiterij niet voor bulk of auto spuitwerk. Spuiterij Dordrecht is gespecialiseerd in bijzonder spuitwerk. Van kunstwerken tot hoogwerkers, van keukens tot gereedschap, alles is mogelijk bij deze bijzondere spuiterij.
Marcel Berrens (winkelinriching)
Ken je of ben je een winkeleigenaar die snapt dat de inrichting van de winkel voor een groot deel bepalend is voor je omzet dan moet je bij Marcel Berrens Design zijn. Ga naar zijn website en bekijk zijn portfolio dan zie je wat een goed interieur doet. Functioneel (gericht op omzet) en mooi gaan bij Marcel hand in hand.
Dienstverleners
Dennis Oemar Said (horeca advies) Kanters Horeca Advies baseert een advies – naast op uiteraard heel veel kennis en ervaring – op data uit een aantal unieke databases waardoor iedere horeca ondernemer geholpen kan worden aan meer klanten en rendement. Of je nu een nieuw idee hebt of al een jaren bestaand concept hebt, Dennis is je gesprekspartner op jouw horeca ondernemersreis.
Ed van Meer (arbeidsrecht)
‘Als ik de emotie uit een conflict haal, blijft er juridisch niet veel over’ is de uitspraak die blijft hangen als je aan de slag gaat met Ed. Met zijn team van Van Meer JZA bedient hij vakbonden, werkgevers en werknemers meestal zonder te procederen – en dat scheelt iedereen tijd en geld!
Armand Kriel (chiropractie)
Bij TopChiro Rotterdam kun je terecht voor chiropractische oplossingen. Helemaal uit Zuid Afrika en daarmee ook volledig Engelstalig kan hij iedereen die last heeft van uit de bocht gevlogen botjes en spieren weer in het gareel duwen en knijpen.
Jordy Leiwakabessy (schadeverzekeringen en audio spullen)
Delsalle is een verzekeringskantoor gespecialiseerd in schadeverzekeringen en Jordy is daar top-adviseur voor ondernemers. Daarnaast is Jordy partner bij het bedrijf AudioLease dat audioapparatuur verkoopt, verhuurt, least en financiert. Maak een afspraak met Jordy en laat je verrassen in het Experience Center.
Margarethe Reijke (facility management)
Your Need Organized betekent: alles wat jij nodig hebt op facilitair gebied wordt goed georganiseerd en geregeld tegen realistisch lage kosten. Er gaat veel geld om in facilities en het is de sport van Margarethe om een inventarisatie te maken van de huidige contracten en de daarbij behorende wensen, kwaliteit en tevredenheid om daar vervolgens een slag in te slaan met minder kosten, meer kwaliteit of een passender dienstverlener.
Raymond Wensing (drukwerk en meer) FWA Drukwerk is naast een drukkerij vooral ook een meedenkende en co-creërende denktank voor alles wat er nodig is in de breedste zin aan printwerk en signing. Van wanddecoratie tot kaartspelen en van bedrijfsauto’s beplakken tot letters op het dak. Raymond regelt het goed en snel. FWA is de huisdrukker van Adjustintime!
Eddy Ramos (virtuele balie)
‘Bereikbaar ook als u er zelf niet bent!’ is de slogan van Virtual Balie. Schakel door en laat de Angels (engelen) van Eddy je telefoon opnemen en de basis antwoordservice vervullen. Dat wat nog rest komt per e-mail naar je toe zodat je zelf kunt bepalen hoe jij wilt reageren op de betreffende boodschap. Simpel idee met veel toegevoegde waarde als telefoon een belangrijk communicatiekanaal is.
Shailendra Sripal (boekhouding en belastingadvies)
Een integere boekhouder die de poort vormt naar allerhande specialisten die je zelf niet goed kunt vinden en als je ze vindt er te weinig feeling voor hebt om zelf te kunnen beoordelen wat de toegevoegde waarde is. Het team van Sripal geeft je open en eerlijk advies onder het motto: ‘Proud to be fair’. Uiteraard onmisbaar in een club als BNI De Zwaan.
Deze uitspraak door een van de deelnemers aan een workshop was een briljante samenvatting van mijn betoog vlak daarvoor. Waarom dit logisch is (112 bellen en niet mailen ) beschrijf ik hieronder.
E-mail is voor de meeste van ons nog steeds de meest centrale communicatie-hub. E-mail is betrouwbaar, a-synchroon (je communiceert in een keten en niet op hetzelfde moment), goedkoop en eenvoudig als je je houdt aan een paar basale gewoontes.
E-mail heeft ook wel een paar beperkingen die vooral zichtbaar worden als je gaat voor slimme samenwerking. Er zijn kort gezegd twee grote domeinen waar je e-mail beter niet voor kunt gebruiken omdat het daar simpelweg niet geschikt voor is.
Je vraag is dringend/urgent
Hier komen we uit bij 112. Niemand zal 112 gaan e-mailen om spoedeisende bijstand. Toch doen we dat eindeloos met e-mail. Zonder spelregels voor e-mail gaan we er zo maar vanuit dat iedereen aan de andere kant de hele dag zit te wachten op ons dringende e-mailtje en vervolgens uiteraard direct reageert. Als dat niet gebeurt gaan we bellen (‘heb je mijn mailtje gezien’).
Zolang er geen corporate regel is die stelt dat je verplicht wordt om minimaal ieder kwartier je e-mail te processen (en die regel komt er nooit) is e-mail niet geschikt voor dringende zaken tenzij je deze vooraf laat gaan van een andere vorm van communicatie (dus vooraf bellen/chatten etc.).
Je vraag is complex
Voorbeeld: Je hebt een IT-probleem en wilt het oplossen met behulp van een vraag via de e-mail. Je stuurt een e-mail naar de helpdesk (die alleen per e-mail te bereiken is) en je wacht. Het antwoord dat je terugkrijgt is in bijzonder veel gevallen een oplossing voor een probleem dat je niet had. En dat komt omdat het nog niet zo eenvoudig is om in platte tekst iets wat complex is (waar je zelf waarschijnlijk niet alle ins en outs van kent) te beschrijven.
De ‘expert’ aan de andere kant doet zijn best maar begrijpt jouw uitleg van het probleem niet en stuurt je of een standaard antwoord (vaak in de vorm van een link) of een tekst die je nog niet verder helpt. Wat volgt is uiteraard nog een keer heen en weer en vooral de verzuchting van jouw kant dat dit allemaal veel sneller opgelost zou kunnen worden als je maar even de expert zou kunnen bellen.
Wat leert ons dit? Gebruik email niet voor complexe vragen. Het werkt in de meeste organisaties niet (complexe uitleg geven gaat iets beter). Complexe communicatie per e-mail werkt alleen in omgevingen waarin iedereen heel talig is en gewend om helder te denken en schrijven zoals bijvoorbeeld in de rechtspraak of bij remote werkende bedrijven die zich zelf daarin hebben bekwaamd.
Wanneer wel e-mail?
Wat blijft er dus voor ons gewone mensen over als het gaat om ‘good old e-mail’? Alle zaken die niet dringend en niet complex zijn. De dringende en complexe zaken doen we live, met een videocall, bellend, chattend maar niet met email. Dus 112 toch maar beter bellen!
Managers en Meetings. Volgens heel veel medewerkers dé grote verstoringen in het echt iets voor elkaar krijgen. Vandaar deze blog.
We hebben het ‘oude werken’ en het ‘nieuwe werken’ en we hebben echt vernieuwende manieren van samenwerken.
Een van de bedrijven die dat laatste voorleven is Basecamp. Jason Fried is een van de twee oprichters en een fanatiek evangelist van andere manieren van werken en samenwerken.
Jason Fried heeft het recht om deze rol te vervullen. Hij heeft op basis van zijn ervaringen in zijn eigen welbewust kleine bedrijf, al meerdere boeken geschreven die allemaal de onlogica bloot leggen van met name de amerikaanse manier van werk organiseren (vaste werkdagen, veel meetings, en veel onbetaald overwerk, cubicals, veel command & control aansturing van managers, veel korte termijn doelen enz.).
Zijn meest beroemde eerste boek heette Rework. Het boek staat helemaal vol met inzichten en tips over hoe je als bewust klein bedrijf of vrije afdeling je werk zo zou kunnen inrichten dat je zoveel mogelijk gedaan krijgt zonder te vergaderen, zonder dat je op dezelfde tijd of plaats werkt en zonder dat er een kant en klaar toekomstplan ligt.
Hierna een Ted-talk van Jason Fried. Onder de video zet ik een paar kernideeën van Jason uit de video.
De plek waar mensen hun beste werk doen is nooit het kantoor. Een kantoor huren, spullen erin zetten en je medewerkers naar die plek laten komen is dus iets om nog eens over na te denken.
Kantoren zijn plekken waar je geen werkdagen hebt maar in het gunstigste geval werkkwartieren of halfuren.
Managers (de eerste M) zijn er om je te onderbreken. Ze komen je vragen hoe het gaat en storen je daarmee in je flow.
Meetings (de tweede M) zijn giftig want slurpen tijd op en vormen ook onderbrekingen in je stroom. Ze gaan altijd over de zaken die later moeten gebeuren en leveren dus geen toegevoegde waarde in het moment.
Drie experimenten die hij voorstelt:
‘No-talk Thursday’. Besluit tot een dag of dagdeel waarin niemand praat en kijk wat je zo voor elkaar kunt krijgen wanneer je een aantal uren ononderbroken kunt werken.
Minder live overleg maar meer gebruik maken van niet-synchrone communicatiemiddelen (e-mail, sms, Slack, Asana, Basecamp, MS Teams etc.).
Blaas de eerst volgende vergadering gewoon eens af en kijk wat er gebeurt.
Uiteraard valt er van alles te nuanceren. Toch is de kijk van Jason Fried heel verfrissend en bevrijdend en geeft je vast een paar nieuwe ideeën die in je eigen situatie van toepassing kunnen zijn. Warm aanbevolen.
Mijn insteek is: redeneer vooral vanuit je eigen agendabeheer. Kijk iedere week een week terug en acht weken vooruit en denk goed na over waar je jouw tijd, aandacht en energie aan wilt besteden.
Ik kom steeds meer bedrijven tegen die zich bezig houden met bouwen van dashboards. Er is blijkbaar behoefte aan praktisch overzichten bij managers en pro’s. Een veel gebruikte logica op deze dashboards is ‘het gemiddelde’ uitdrukken in één getal. Helaas: op de waarde van ‘het gemiddelde’ valt heel vaak iets af te dingen. Vandaar dit artikeltje.
Het idee gemiddelde is handig want het maakt dat je een serie gegevens netjes terug kunt brengen tot één simpel getal. En dat is iets waar ons brein van houdt. Er zijn wel een paar dingen die je beter heel goed in de gaten kunt houden als je gaat sturen op dit getal.
Het bestaat niet in de werkelijkheid
“Het Nederlandse gezin heeft gemiddeld 1,7 kind.”
Een 0,7 kind bestaat uiteraard niet. En zo is het heel veel gemiddelden. Het getal is een abstractie.
Het verhult de data erachter
“Gemiddeld 45 % van de deelnemende medewerkers geeft aan dat zij het koud hebben op het werk.”
Hoeveel medewerkers er zijn ondervraagd betekent iets voor de waarde van het gemiddelde.
Niet altijd zinnig
Een gemiddelde berekenen heeft alleen maar zin in een situatie waarin er rust heerst en er geen hele grote uitschieters mogelijk zijn.
De gemiddelde lengte van de Nederlandse man is een getal wat betekenis zou kunnen hebben voor de kledingindustrie en dergelijke.
Het gemiddelde vermogen van de Nederlander berekenen is betekenisloos omdat een paar hele grote uitschieters zorgen voor een groot deel van dit percentage.
Drie manieren om een gemiddelde te berekenen
Tel alle data op en deel ze door het aantal (zie voorbeeld hieronder). Dit getal heet de ‘mean’.
Zoek het getal op met de middelste waarde (net zoveel hoger en net zoveel lager). Dit gemiddelde heet de ‘mediaan’.
Kijk naar welk getal het meest voorkomt. Dit getal heet de ‘modus’ (zoals in Jan Modaal).
Voorbeeld
Als ik een reeks heb van 2 -11-12-12-16-21-27-34-72 dan
is de mean: 207/9=23 (alle getallen opgeteld gedeeld door het aantal)
is de mediaan: 16 (4 eronder en 4 erboven)
is de modus: 12 (want komt het meeste voor)
Zoals je kunt zien is er nogal een verschil tussen de verschillende gemiddelden.
Hetgeen betekent dat wanneer je ergens een gemiddelde hoort noemen het handig is om te weten van welk van deze drie gemiddelden gebruikt wordt.
“Wij zijn een hele goede werkgever want het gemiddelde brutoloon is € 4500. “
Wanneer de directiesalarissen zijn meegeteld dan zegt dit niet zoveel (mean). Als dit het middelste loon is zegt het ook nog niet zo veel maar iets meer (mediaan). Wanneer dit het modale loon is dan is het wel een echt goede werkgever (als je kijkt naar salaris).
“Het gemiddelde ziekteverzuim is 3,4 %.”
Wanneer alle afdelingen zijn meegeteld dan hebben we iets wat we kunnen volgen als trend (mean). Als gebruikt gemaakt is van de mediaan dan worden we gefopt want dan vallen de afdelingen met de hoogste scores er uit (net als die met de laagste scores uiteraard maar die werken minder sterk door want lager dan nul kan niet). Als we hier de modus gebruiken zegt het ook niet zo veel.
De moraal van het verhaal
Omdat de meeste van ons een broertje of zusje dood hebben aan statistiek zijn we makkelijk te foppen met cijfers. Wees derhalve gezond kritisch als je het begrip gemiddelde voorbij ziet komen. En omgekeerd wees heel helder wat je hebt berekend als je zelf een gemiddelde wilt gebruiken als betekenisvol getal of als onderdeel van een argument.
Een klein maar niet onbelangrijk inzicht dat deze week weer eens tot mij door is gedrongen is het verschil tussen maximaliseren en optimaliseren. De begrippen liggen ogenschijnlijk dicht tegen elkaar aan. Toch zijn het helemaal geen vrienden van elkaar.
Ik heb in mijn jonge jaren van een boer les in spitten gehad. Toen ik het kunstje eenmaal door had wilde ik uiteraard laten zien wat ik waard was en ging er met volle kracht en snelheid tegen aan. Na een kwartier was ik helemaal uitgeput. De boer liet mij gewoon mijn gang gaan terwijl hij in een rustig tempo doorspitte en dat met groot gemak 1,5 uur achter elkaar volhield. Uiteraard was hij onverslaanbaar waar het ging om de kwaliteit en het aantal meters en was hij ook in staat om na een korte pauze weer anderhalf uur te spitten. Dit was voor mij een van de eerste lessen in het verschil tussen maximaal en optimaal.
Maximaliseren
Maximaliseren is gericht is het opzoeken van de grens.
In het woord maximum zit deze gerichtheid. We zoeken naar het punt waar het nog net mogelijk is. Vlak voor dat het onmogelijk wordt zit het maximum. We komen uit op:
zo snel mogelijk
zo veel mogelijk
zo duur mogelijk
Maximaliseren is gericht op de korte termijn
Als vanzelf komen we terecht in korte termijn politiek wanneer we bezig gaan met maximaliseren. We willen de winst en we willen het nu. We komen in de wereld van sprints, competitie, druk, extra beloningen enz.
Maximaliseren leidt tot uitputting
Een maximale prestatie kan uiteraard niet altijd en dus vergt het extra en vaak zelfs buitengewone inspanning. Dit leidt tot vermoeidheid en uitputting van materialen, machines en mensen.
Maximaliseren leidt tot verspilling op aanpalende terreinen
De focus op een enkel resultaat, kpi, norm, doelstelling etc. leidt altijd tot ‘collateral damage’. Andere zaken blijven liggen; schade en risico’s liften automatisch mee.
Optimaliseren
Optimaliseren is een zaak van balans en evenwicht.
Optimaal is de juiste mix van input van goede materialen, tools, menskracht, tempo, proces en output. En de kunst om dat evenwicht steeds weer te onderhouden als het er eenmaal is.
Optimaliseren is zaak van duurzaam organiseren.
Het is daarmee gericht op de lange termijn.
In het optimum is er geen uitputting van materialen, machines en mensen. In het optimum zit de zorg voor de lange adem. Niet even een sprint maar lang volhouden.
En de combi?
Wat mij betreft heeft een optimum altijd een realistisch maximum in zich. En daarnaast is het optimum niet statisch je kunt altijd op zoek blijven naar een beter balanspunt door zaken gemakkelijker, beter, sneller of goedkoper in te richten.
En je kunt het werken met sprints ook optimaliseren door pauzes in te lassen zodat je je weer even in het nu kunt oriënteren en eventuele neveneffecten kunt beheren. In alle gevallen gaat het erom dat je bewust rekening houdt met verspillingen, onbalans en opbranden.
Conclusie: Maximaal en optimaal zijn van nature geen vrienden. Je kunt wel met een beetje inzicht en nadenken het maximum optimaliseren en het optimum maximaliseren.
Het mooie van gewoontes is dat ze ons dragen in allerlei repeterende zaken. Dat ze bestaan, scheelt ons een heleboel dagdagelijkse beslissingen en daardoor mentale bandbreedte en energie.
We hebben een heleboel van die gewoontes en dat is dus maar goed ook. Tegelijk zijn er ook gewoontes die we nog niet hebben; gewoontes die waardevol waren maar nu in de weg zitten en gewoontes die we – zoals ze nu zijn – willen veranderen.
Het geen mij brengt tot de simpele constatering dat er maar 4 redenen zijn om te werken aan een gewoonte. Hier komen ze op rij.
Starten: ik wil een nieuwe gewoonte gaan hanteren. Voorbeelden:
aan het begin van iedere vrijdagmiddag doe ik de weekreview
iedere dag is Postvak IN een maal leeg
op de fiets naar mijn werk gaan
Stoppen: ik wil van een bestaande gewoonte af. Voorbeelden:
ophouden met roken
ophouden met telefoneren in de auto
ophouden met ‘ja-maar’-en
Meer: ik wil een bestaande gewoonte veranderen naar meer of vaker. Voorbeelden:
meer water drinken/flossen/schoenpoetsen etc
vaker tijd nemen voor een lunchpauze
3 keer per week work-out in plaats van 1 keer per week
Minder: ik wil een bestaande gewoonte veranderen naar minder. Voorbeelden:
minder koffie drinken
minder TV kijken
minder vaak ‘s-avonds op de bank aan het werk
Starten en stoppen staan veel meer op zichzelf. Meer en minder kunnen elkaar versterken als je het een beetje slim aanpakt (meer water en minder koffie bijvoorbeeld).
Mij helpt het onderscheid tussen start, stop, meer en minder bij het veranderen, versimpelen, versnellen, verbeteren van gewoontes.
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
In de jaren dat ik op het conservatorium zat heb ik veel respect gekregen voor ambacht. Wat is het toch heerlijk om iemand te ontmoeten die echt iets vreselijk goed kan.
Laden...
In 1969 keken we met de familie op vakantie in zwart wit in de avond naar de fantastische beelden van Neil Armstrong die als eerste mens een voet op de maan zette.
