Categories for Reflectie
Misschien wist je het nog niet, maar je zit midden in de toekomst. Thuiswerken (remote – op afstand) kon maar eens zo veel logischer en belangrijker worden dan ooit.
Voor deze crisis was thuiswerken misschien een gunst. Je hebt nu de de kans om te laten zien dat het werkt en win-win is. Wordt de beste thuiswerker die je maar kunt zijn. Dus lees even mee hoe je een goede start kunt maken met Personal Lean.
Wat moet je in ieder geval goed verzorgen?
- Schrijf en stuur een weekvooruitblik aan je baas en liefst ook aan je team. Dit doe je door antwoord te geven op de vraag: Waar ga ik deze week aan werken?
Doe het secuur, helder, met opsommingen, realistisch en … zorg dat je het ook direct kunt gebruiken als je eigen weekplan.
- Schrijf en stuur een dagelijkse reflectie voor je baas (en aan je team). Dat doe je door antwoord te geven op de vraag: Waar heb ik vandaag aan gewerkt en wat was het resultaat (en natuurlijk niet opschrijven: e-mailverwerken en andere blabla maar koppel het aan je weekplan).
- Bespreek wat voor jou en de ontvangers de beste plaats/tool is om dit te doen.
E-mail kan. Een bericht in Teams kan. Als jullie werken met Basecamp, Asana, Monday oid dan kan het nog veel beter daarin.
- Zorg voor een duidelijke start van de werkdag en een duidelijk eind van de werkdag (zie de post Daily Shutdown). En natuurlijk een grondige weekreview zodat je het weekend vakantie hebt.
- Werk zo veel mogelijk a-synchroon. De hele dag bellen en skypen lijkt leuk maar is niet productief en heel vermoeiend.
- Alles staat of valt met helder denken -> helder schrijven en dus -> helder communiceren. Als je daarin steeds beter wordt, ben je een betrouwbare thuiswerkende medewerker en collega en krijg je veel voor elkaar.
Jouw drie grootste voordelen:
- Geen reistijd heen en weer (dat scheelt jij bij 2 x 45 minuten per dag al snel 350 uur per jaar.
- Meer flexibiliteit in de momenten waarop je werkt. Je kunt toegeven aan je ochtend of avondmens logica. Je werktijd opsplitsen en tussendoor iets anders doen. Wat jou maar past. Er is geen reden je te houden aan 9-5 als je maar transparant bent in je planning en resultaten.
- Er wordt minder vergaderd en jij wordt minder gestoord. Waar een kantoor werkdag al snel bestaat uit vergaderingen plus een heleboel kwartiertjes kun je nu eindelijk eens diep gaan en werken met veel langere ongestoorde blokken.
De twee grootste klappers voor je werkplek als je een serieuze thuiswerker wilt worden.
Zorg voor een echte werkplek met twee schermen (als is de tweede maar een oud-PC scherm). Je kunt dan je planning/agenda openhouden terwijl je produceert op het andere scherm.
Zorg voor papier en pen en zet een ‘in’ bakje of mandje op je bureau. Zodra je iets te binnen schiet, of iets anderszins vastleggenswaardig is, schrijf je het op en gooi je het in je ‘in’. Twee keer per dag verwerk je de inhoud in je lijstjes.
Als je jouw thuiswerkskills wil ontwikkelen voor de toekomst die zih nu aan het ontwikkelen is, heb je hiermee een goede start vanuit Personal Lean.
Wil je nog 10 tips voor slim thuiswerken met kanban (inclusief instructie-video) kijk dan hier.
Laden...
De vraag is: ben je meester van je eigen tijd?
Als je agenda vol staat of je dag vol loopt met zaken die door anderen bepaald zijn én ‘je komt niet toe aan je eigen werk’ dan is er iets aan de hand.
Wat kun je doen om op te schuiven in de richting waarin je dat wilt?
Neem een A4 zet er een groot kruis op op zodat je 4 kwadranten krijgt.
Je maakt daarna gebruik van 4 oordelen:
- Belangrijk voor mijn doelen en geeft mij plezier
- Voor anderen en geeft mij plezier
- Belangrijk voor mijn doelen en mwah (saai)
- Voor anderen en mwah (saai)
- Links boven komt te staan BP (belangrijk + plezier)
- Links onder komt te staan AP (anderen + plezier)
- Rechts boven komt te staan BM (belangrijk + mwah)
- Rechts onder komt te staan AM (anderen + mwah)
Bij iedere actie, vergadering meeting, bila, gesprek, desnoods e-mail zet je een stip in een van de kwadranten. Doe dat een week, En kijk wat je er van vindt. Kan het beter?
Doe er iets aan.
Ingewikkelder is het niet.
Laden...
De tien meest gelezen en gewaardeerde blogs van 2019 van Adjustintime over Personal Lean en Tmemanegement hieronder op rij.ij.
- Over een persoonlijke standaard uitrusting en de vuistregel travel light.
- De reden waarom je je digitale agenda met zo min mogelijk mensen zou moeten delen.
- Hoe je engineer kunt zijn van je eigen gewoontes.
- Waarom de notie ‘primair proces’ nodig is om verder te komen.
- Een voorbeeld van personal lean aan de hand van een overleden scheerapparaat.
- Oproep om je ergernis te gebruiken als bron van innovatie.
- Leidende principes als grond om op te staan.
- Over vitaliteit en werkdruk (zorg minimaal 51 % voor jezelf)
- Waar gaan we eens mee ophouden?
- En tot slot: Inbox Zero voor WhatsApp
Dank voor de interesse in Personal Lean. Ik wens je een fijne en rustige jaarwisseling. Op naar 2020!
Laden...
Twee vragen zijn bepalend voor het verhelderen van onduidelijke dingen; verder brengen van projecten; synergetisch maken van vergaderingen en opbouwen van een persoonlijk dashboard.
1. Wat is de gewenste uitkomst?
- Printer is gerepareerd
- Training is voorbereid
- Marketing manager is in dienst
- Office 365 is geïnstalleerd op alle pc’s
- etc. etc.
Je beschrijft hier wat er in de wereld is veranderd als de ‘klus’ (vaak multistap) is geklaard. Je kunt de uitkomst niet doen dus je hebt acties nodig en daar komt WW WAF om de hoek kijken.
2. WW WAF (Wie doet wat en wanneer is het af )
Hier zoeken we naar de eerst-mogelijke actie om de reis naar de gewenste uitkomst aan de praat te krijgen.
Dus voor de bovenstaande voorbeelden :
- Garantiebewijs van de printer zoeken (Johan | donderdag)
- Outline van de training uitwerken (Anne | 1 december)
- Functieprofiel updaten ( Kirsten | morgen)
- Overzicht kosten van 365 in beeld brengen (Frans | 1 januari)
- etc.etc.
In de minimaal wekelijkse review van de projecten/uitkomsten/resultaten bepalen we weer de volgende eerst-volgende actie met zijn WW WAF. Net zo lang tot we een vinkje kunnen zetten voor het item (Printer is gerepareerd: tadaa!)
Simpel? Wel als je helder denkt. Eerst over de toekomst – wat ís je gewenste uitkomst. En dan gelijk over het nu – wat is de eerst volgende actie – wie gaat het doen – en wanneer is het af.
Kortom: met het eind voor ogen de eerste stap zetten, is een zekere weg naar een mooie toekomst.
Laden...
Ik leerde van een wijs mens dat er altijd maar 1 prioriteit is (!) en daarmee het meervoud van prioriteit een overbodig woord is geworden.
Dat is een mooie en schone gedachte als je alles abstract of laag resolutie houdt. Zoom je in op het leven van alle dag dan wordt het iets taaier.
In de snelle werkelijkheid van alle dag betekent het dat het prio 1 idee alleen werkt, als je op ieder besluitmoment moment een realistisch overzicht hebt van al je actie-opties.
En dat ook nog buiten je hoofd,
up-to-date gehouden door dag- en weekreview,
met niet zo veel actie-opties dat je uit de vaart van het beslissen raakt.
Daarnaast is het handig – zo niet noodzakelijk – dat je vaardig bent met het verschil tussen dringend en belangrijk, pareto (de 80/20 regel) kunt inzetten en je triage-skills hebt ontwikkeld.
Kortom er is wel een beetje ambacht voor nodig om dat allemaal praktisch aan de praat te houden.
Het goede nieuws is dat je vandaag kunt beginnen met de Daily Shutdown en met deze kleine 6 minuten routine kunt gaan oefenen om per dag overzicht te krijgen als basis voor prio 1. Het is niet moeilijk. Je moet het alleen wel doen.
Laden...
Leidend principe: Vitaal blijf je als je voor 51 % zorgt voor je zelf en 49 % dienstbaar bent aan een betekenisvolle zaak waar de wereld beter van wordt.
Wanneer je meer dan 49 % weggeeft word je op den duur een bedelaar (moeten anderen voor jou gaan zorgen).
Voorbeeld onderwijs
Een docent begeleidt jonge mensen in voor hen onbekend gebied, hij is de gids die helpt deze onbekende gebieden te ontdekken en er iets mee te doen, er iets van te leren, of er iets van te vinden – een goede docent ontsteekt ten slotte vuren en vult geen vakken – zo leerde Lievegoed mij.
Dat betekent zowel voor de docent als voor de student:
De moed hebben om met één been in de chaos te staan met tegelijk het andere been stevig been in de orde. Een beetje chaos, avontuur en stretchen is gezond en houd je vitaal. Vitaliteit die aanstekelijk werkt.
Te veel bezig zijn met zaken waar je (nog) niet goed in bent, (nog) niet begrijpt, waar je (nog) geen betekenis aan kunt geven en (nog) niet ziet hoe je er iets aan kunt veranderen, is dodelijk voor de vitaliteit en leidt tot een beleven van werkdruk en stress – die besmettelijk zijn.
Lesgeven is een ambacht. Een goede docent wordt daar blij van en blijft er vitaal bij ondanks de werkdruk en stress die daar een onlosmakelijk deel van is.
Maar puur lesgeven is nog iets heel anders dan bezig zijn met het ‘corvee’ (‘het is rot maar het mot’) dat hoort bij dit mooie vak. In dat corvee zit naar mijn waarneming de grootste bron van stress en werkdruk.
Voorbeelden van dit corvee:
- e-mail
- agendaplanning (inclusief voor- en na-bereiden van lessen),
- vastlegging in administratieve systemen zoals Magister,
- en vergaderen
Docenten hebben niet geleerd voor deze zaken en er meestal ook zelf nooit de tijd voor genomen om er goed passende gewoontes voor te ontwikkelen.
Wat kun je zelf doen als docent of faciliteren als schoolorganisatie?
Voorbeeld Outlook Inbox Zero
Outlook is gereedschap voor communicatie.
Communicatie moet stromen.
Iedere dag moet het Postvak In worden geleegd anders word je de bottleneck van je omgeving (en dat wil je niet).
Dus een goede strategie zou zijn:
- Leer je Outlook-gereedschap kennen (zoals de timmerman zijn hamer kent).
- Weet wat er mee wilt doen.
- Maak de simpelst mogelijke workflow voor jouw doel en passend bij jouw werkstijl.
- Breng de opties van Outlook terug tot precies dat wat jij nodig hebt.
- Stop met het gebruik van mappen maar gebruik de briljante zoekfunctie.
- Versnel het geheel door gebruik te maken van vier (4!) sneltoetsen.
Voordelen:
- Je hebt iets geleerd (dat vitaliseert)
- Je hebt iets elegant ingericht dat jou dient (geeft pret want je hebt je ambacht verrijkt)
- Het kost je minder tijd, aandacht en frustratie (helpt voor de werkdruk)
En hoera! – hiermee is e-mailen opgenomen in de 51% zelfzorg (in mijn terminologie ‘personal lean’).
Meer info over Inbox Zero.
Een vergelijkbare exercitie kun je ook doen met de andere corvee-bronnen. Wanneer je daar een klein gedeelte van je tijd en energie aan besteedt, kun je heel veel rendement halen. Iedere dag een klein beetje beter leidt al snel tot veel beter vanwege de samengestelde interest.
En de niet geringe bijvangst is deze: De student leert het meest van de docent die zelf in ontwikkeling is. Het enthousiasme voor nieuwe vergezichten, mogelijkheden, verantwoordelijkheden en betekenis is voeding voor het leren.
Dus samengevat:
Vitaliteit werkt aanstekelijk.
Werkdruk is besmettelijk.
Laten we kiezen voor vitaliteit door het ambacht uit te breiden tot het domein van het corvee en het daarmee op te nemen in de 51 %.
Wil je een keer over sparren over vitaliteit en werkdruk in jouw branche, een presentatie, workshop of training over organiseren? Laat het me weten via contact en ik zoek je op.
Laden...
De start van elke serieuze ontwikkelings- en dus ook productiveits-reis is dezelfde. Niet nieuw. Niet erg sexy. Wel heel onverbiddelijk en tegelijk bijzonder praktisch bruikbaar in het leven van alledag.
Twee grote denkers hebben het voor ons in woorden gevangen.
‘Vergelijk jezelf met je wie je gisteren was, niet met iemand anders vandaag.’ – Jordan Peterson
‘And to measure yourself against no one but yourself. Raise your standards as often as you can, but not because someone else you chose out of the lineup of success is somehow ahead of you.’ – Seth Godin
Heb een goede week.
Laden...
Wees blij wanneer je je ergert. Je krijgt zomaar een seintje dat iets niet is wat het zou kunnen zijn. En je kunt er, omdat je het nu in de gaten hebt, wat aan doen.
- Je beroerde dagplanning
- Eindeloze ‘waarde’-loze bijeenkomst
- Stress voor een deadline die je niet goed in beeld had
- Eindeloos ge-cc om je heen
- Feedback die je zou willen geven maar niet voor elkaar krijgt
- Je vele keer ‘eh’ tijdens je presentatie
Kortom allerlei kansen om dingen vast te pakken en een klein beetje verder te brengen. Ieder klein stapje telt want werkt voor de rest van je leven.
En het beste van dit verhaal: opgeteld wordt de winst steeds groter vanwege het ‘samengestelde interest’ effect van dagelijkse kleine verbeteringen.
Laden...
De goedkope frase is dat timemanagement niet bestaat omdat iedereen nu eenmaal evenveel tijd heeft en tijd altijd alleen beleefd kan worden tussen toen en ooit in. De beste time-manager heeft er met al zijn kunsten nog nooit een seconde bij versierd!
Daar is niets tegenin te brengen.
Je agenda is evengoed een heel belangrijk dashboard waar het gaat om tijd. In je agenda beheer je de planning van je tijd, de verdeling van je aandacht en het optimaal gebruiken van je energie.
De reuzen van deze manieren van kijken naar agenda verdienen het om af en toe ook hier de credits te krijgen.
Voor het formuleren van doelen moet je zijn bij David David Allen & Stephen Covey; het werken met voorgedefinieerde en daarmee delegeerbare acties leer je van Tim Ferris; het leren werken met energie als bepalende parameter leer je van Tony Schwartz.
Alle drie eindigen zij hun methodiek met reflectie en review. En dat is niet voor niets!
Want uiteindelijk komt alles toch neer op een moment stilstaan in het heden, om iets te bepalen in de toekomst, op basis van wel of niet welgevallige ervaringen in het verleden.
Heb je hier nog nooit iets mee gedaan? Begin dan met de Daily Shutdown. Kost je 6 minuten per dag en levert je heel veel meer op.
Laden...
Pas was ik weer terug in een bedrijf waar ik trainingen Personal Lean heb gegeven. Toen ik over een afdeling met engineers liep riep een van hen ‘Einde Werkdag’. Het was half tien in de ochtend. Ik vond het grappig en een compliment. Waarom?
Dat zit zo.
In de Training Timemanagement | Personal Lean zit een blok met o.a. de dagreview. De dagreview is een serie van zes kleine stappen van ieder ongeveer een minuut. Die routine is bedoeld voor het moment dat je de overgang wilt maken van werk naar niet werk. En de laatste stap is ‘Einde Werkdag!’ uitspreken als signaal voor je brein dat het kan gaan archiveren.
De engineer liet me weten dat de boodschap was aangekomen en dat hij aan het experimenteren was met deze routine. Beter voor hem, beter voor zijn familie en uiteraard ook beter voor het bedrijf omdat er weer een werknemer meer is die realistisch zelf stuurt.
Vier keer per jaar doe ik deze training via open inschrijving. Kijk hier voor de info en de knop om je aan te melden.
Laden...
Origami en Makigami (Japanse woorden) hebben allebei iets te maken met papier.
Ori-gami is het vouwen van de meest mooie miniaturen met dun rijstpapier. Maki-gami is een lean-tool die gebruik maakt van een rol papier om processen te tekenen.
Kortom ‘gami’ betekent papier en dat is een bijzonder mooi woord.
Over Makigami is veel te zeggen. En zo veel dat het niet past in deze blog. Daarom als uitzondering vandaag een link naar een webpagina waar ik een lang stuk met afbeeldingen hebben gemaakt over deze techniek om processen in kaart te brengen in de administratieve, informatie en service hoek.
Hier kun je meer lezen over Makigami.
Laden...
Af en toe lijkt het wel of de wereld steeds complexer wordt en sneller gaat. Met als effect dat wij ook steeds verleid worden om alles bij te houden, alles wat herrie maakt als prioriteit te beschouwen, de hele dag ‘aan’ te staan’ en daardoor vroeg of laat een grote kans te lopen op te branden.
Er is een tegengif dat het verdunnen van je aandacht voorkomt, het permanent opsouperen van je energie stopt en het uiteindelijk afbreuk doen aan je gezondheid vervangt door vitaliteit en duurzaam bijdragen aan deze complexe wereld.
- Ken jezelf (i.p.v. ‘Ik word gek van mezelf’)
- Ken je gewoontes (i.p.v. ‘Ik doe maar wat’)
- Werk aan betere gewoontes (i.p.v.’ Daar heb ik geen tijd voor’)
- Werk met een plan (i.p.v. ‘Alles moet’)
- Leer van het leven
Laden...
Het maakt nogal wat uit voor de ideale ‘compositie’ van de week of je een ochtendmens bent of een avondmens. Het is dus als eerste zaak er achter te komen waar jouw primaire biologische tijd van nature zit. In deze A-kwaliteit-tijd plan je idealiter andere dingen van in de B-tijd.
Hoe kom je erachter of je een ochtendmens of een avondmens bent?
Dat kan met een paar praktische vrolijke experimenten.
- Werk een week zonder kunstmatige uppers (koffie) en downers (alcohol) en kijk waar je natuurlijke uppers en downers te voorschijn komen.
- Doe in een vakantie een keer gek, Haal klokken en wekkers weg en kijk waar je natuurlijke ritme je brengt.
Google brengt je zo bij een eindeloze reeks testjes en rijtjes kenmerken die je kunnen helpen om er achter te komen.
En voor de duidelijkheid: 90 % van de hele gewone wereld is ingericht op de ochtendmens. Dat is mooi als je een ochtendmens bent.
Ben je dat niet, dan zijn er rituelen: radio en tv-programma’s die ons wakker praten; koffie om wakker te worden; e-mail-als-eerste-op-de-dag om een beetje op te starten.
Wil je zelf invloed op de inrichting van de week in het verlengde van je eigen aard dat is het wijs om een ideale werkweek voor jezelf te componeren. Dat doe je als volgt:
- Kom er achter of je een ochtend- of avondmens bent
- Download hier het werkblad weekplanning
- Vul het werkblad in met behulp van de instructie
- En vertel ons in de reacties onder de blog wat je er aan hebt gehad
Laden...
