Waar zullen eens mee ophouden?

Geen categorie

Er is onderzocht dat het ongeveer elf (11 !) keer zo moeilijk is om iets te stoppen als het is om met iets te beginnen. De simpelste berekening leert dat er dus steeds zaken bijkomen omdat er nu eenmaal veel minder afgaan. Dat op zichzelf maakt zaken niet eenvoudiger maar juist ingewikkelder. Een organisatie (of afdeling/team) wordt derhalve vanzelf steeds complexer en ingewikkelder. Om nu daar wat tegenwicht tegen te bieden is het wijs om regelmatig de vraag te stellen: “waar zullen we eens mee ophouden?”. Waarmee we ons zelf de kans geven oud hout te kappen, zaken weer simpel te maken, processen flexibel te maken, afdelingen vitaal te krijgen, beheerssytemen aan te harken enz.

Ter illustratie (lering en vermaak) een fout voorbeeld en een bijzonder goed voorbeeld.

Voorbeeld van hoe het niet moet. Dr. Robert Sobel Professor Geschiedenis vertelt dat de Britten in 1803 een burger-baan creeërden die inhield dat een man op de kliffen van Dover de wacht moest houden met een verrekijker. Hij werd geacht de bel te luiden als hij Napoleon aan zag komen. De baan werd opgeheven in 1945 (quote van hier)

Voorbeeld van hoe het wel moet. Robert Townshend werd in 1962 CEO van Avis (autoverhuur). Hij trof een verkalkte, verbureaucratiseerde verlieslijdende organisatie aan. In 1965 verliet hij een winstgevend, snel en flexibel autoverhuur bedrijf. Een van zijn eerste daden was om een ‘Vice President In Charge Of Killing Things’ aan te stellen. Het bestaansrecht van deze functie was het om fris en vol verwondering door te vragen waarom processen gingen zoals ze gingen, of waarom functies waren ontstaan. Als er geen goed antwoord kwam, volgde de vraag wat er zou gebeuren als de organisatie er mee stopte. Als het antwoord daarop ook nog vaag was dan kwam er een test periode om te onderzoeken wat er gebeurde als het proces tijdelijk werd opgeheven, of de betreffende functionaris tijdelijk iets anders ging doen. In veel gevallen gebeurde er natuurlijk helemaal niets. De tijdelijkheid werd omgezet in een echt besluit en de organisatie was weer wat functioneler geworden (lees uit zijn antiquarische maar zeer waardevolle ABC boek op Google Books het betreffende hoofdstuk)

Hierna een rijtje met zaken die vaak worden gestart:

  • een nieuw formulier
  • een nieuw soort overleg
  • een nieuw(e) product, locatie, vestiging
  • een nieuwe specialistische functie
  • een nieuwe controle
  • een nieuwe verantwoording
  • een nieuw software pakket
  • een nieuwe projectmedewerker
  • een nieuw samenwerkingsverband

Soms zeer nuttig maar soms ook overbodig. Wees dus heel alert bij het starten van nieuwe dingen!

Tactiek:

  • houd een goed overzicht bij van de inrichting van uw organisatie (liefst in mindmapvorm)
  • review dit overzicht per kwartaal zeer kritisch en beoordeel ieder aandachtgebied, verantwoordelijkheid en functie op zijn bijdrage aan uw doelen
  • start alle nieuwe zaken als ‘pilot’ met een go/nogo review na een paar maanden
  • houd in uw kpi’s. marap, MIS, bij hoeveel formulieren, functies, schalen, overleggen enz. er worden ingezet in uw organisatie en vind er iets van
  • stel regelmatig de belangrijkste vraag: “waar zullen we eens mee ophouden?”  (u vraagt daarmee naar een emotie, een ergernis, een ongemak, een ontevredenheid die zo maar eens veel zou kunnen opleveren).

Tip

Er is een fantastische Amerikaanse komiek met de naam George Carlin. Hij heeft een monoloog waarin hij ons allemaal spiegelt hoe het toch komt dat we steeds meer spullen verzamelen. Helaas is de man niet meer onder ons. ZIjn sketch is gelukkig te vinden op YouTube. Vijf minuten briljante Stand-Up-Comedian. En let op! Dit is precies wat er ook gebeurt in organisaties …

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je je op deze pagina aanmelden voor het Adjit Ezine. Aanmelders kunnen direct een eBook downloaden dat gaat over slimme systemen, processen en structuren (‘Minder managementcorvee, Ruimte maken voor resultaat). Daarna ontvang je steeds op donderdag om de twee weken het Adjustintime eZine met een artikel + een tip.

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *