Categories for Reflectie
In de gereedschapskist van Personal Lean zit een ogenschijnlijk simpel stuk gereedschap dat al tientallen jaren zijn toegevoegde waarde heeft bewezen. Het is de PDCA cyclus zoals die ontwikkeld is door Deming.
Iedere opleiding die ook maar enigszins te maken heeft met management of kwaliteit besteedt aandacht aan deze cyclus en het is dan ook het oerbeeld voor bewuste verbetering en verandering.
Toch kom ik regelmatig medewerkers/leidinggevenden tegen die PDCA beschouwen als 1 van de vele hypes die ze ooit in een ver verleden moesten verteren en nu wel naar de kelder kan. Dat is naar mijn inzicht zeer onterecht. Vandaar hier reclame voor PDCA.
Plan, Do, Check & Act
De cyclus bestaat uit vier stappen met ieder een eigen karakter en logica. Ze komen logischerwijze ook voor in een deze vaste volgorde. Ze hebben scherpe randen wat wil zeggen dat het onwijs is ze door elkaar te gooien.
Plan | Hypothese
De voorbereidingsfase gaat om het nauwkeurig definiëren van het onderwerp, het bedenken van een plan en het beschrijven van een gewenste uitkomst die meetbaar is. Dat laatste is erg van belang omdat anders het onduidelijk is of er wel een resultaat is. Plan kan gaan over een hele onderneming (business-plan) een afdeling of een project (business-case) over een proces (verbeterplan) of kan gaan over het kleinste persoonlijke verbeterdingetje. In alle gevallen is een bewust doordachte start van belang.
Do | Werkelijkheid
De uitvoeringsfase is uiteraard cruciaal. Als er al weer iets van rechts is gekomen dat voorrang heeft dan wordt de cyclus niet gelopen en valt er ook niets te checken of bij te stellen. ‘Do’ is de fase van uitproberen, testen en uitvoeren. Een beperkte periode waarvan de inschatting is dat het resultaat zichtbaar kan worden. Kan variëren van een uur tot een maand of nog langer. Alles afhankelijk van de inhoud van het plan.
Check | Review
Als in het plan duidelijke criteria zijn opgenomen is check niet zo ingewikkeld. Je voert de metingen uit en vergelijkt met de aannames die je in de ‘Plan’-fase hebt gemaakt. Het wordt moeilijk er geen duidelijke aannames geformuleerd zijn. Dan blijft het bij een beetje half terugblikken en is de kracht van PDCA verdwenen.
Act | Meer Minder
Hier zijn in de meeste gevallen drie mogelijkheden.
- ‘Hoera, het werkt zoals we dachten’ en dus wordt het de verbetering/verandering gestandaardiseerd en eventueel breder uitgerold (na een pilot).
- ‘Het werkt een beetje maar nog niet helemaal’. Dan is het nadenken geblazen over een bijstelling (adjust) en start de cyclus weer bij P.
- Het hele plan werkt niet zoals gedacht. In dat geval hebben we de werkelijkheid niet gesnapt en moeten we terug naar de oorspronkelijke status en hopelijk met vernieuwd inzicht werken aan een nieuw plan.
Laden...
Voor wie het huidige jaar wil afsluiten met een terugblik en vooruit wil kijken naar het jaar dat komt, hierbij een aantal tips. Je kunt dit voor jezelf doen maar uiteraard ook met jouw team. Zo’n einde jaar routine is zeker goed om te doen in dit rommelige Corona jaar.
Tip 1. Afsluiten en afronden
- Wat is er dit jaar afgerond?
- Wat heb ik dit jaar bereikt?
- Wat kan of wil ik afsluiten?
Tip 2. Opruimen
Kies iets uit om op te ruimen en beleef de creativiteit die direct het gevolg is van het opgeruimde gevoel. Werkt ook in overdrachtelijke zin.
Tip 3. Preview light (geen formele planning maar geleide nieuwsgierigheid of ambitie)
- Wat zou volgend jaar kunnen brengen?
- Hoe zou een succesvol jaar eruit kunnen zien?
- Welke nieuwe dingen staan er op de rol en hoe ziet succes eruit?
- Welke plannen/doelen komen er op?
Tip 4. Meer & minder
- Wat wil ik meer doen volgend jaar?
- Wat wil ik minder doen volgend jaar?
- Waar wil ik meer van volgend jaar?
- Waar wil ik minder van volgend jaar?
Tip 5. Reken niet op discipline en wilskracht
Nieuwe voornemens (gewoontes veranderen) zijn mooi maar als de drivers discipline en wilskracht moeten zijn dan is mislukking al snel aan de orde. Zoek het vooral in kleine stapjes die je iedere dag een beetje verder helpen. En vergelijk jezelf met wie jij gister was en niet met iemand anders.
Tip 6. Zoek je nog een echt waardevolle nieuwe gewoonte: doe de weekreview
Iedere vrijdagmiddag (of ander moment dat je schikt) zorgen dat je opgeruimd raakt, alles bijgewerkt is en je even overgeeft aan focussen op wat van belang is in het leven is het beste eindejaarskadootje dat je jezelf kunt geven.
Laden...
Michael Bungay Stanier is een groot denker die met een klein boekje mij al jaren inspireert. Het boekje heet ‘Do More Great Work‘.
Het concept is simpel maar verstrekkend. Kijkend naar je werk zijn er drie soorten te onderscheiden:
Vervelend werk (bad work)
Vervelend werk is het corvee dat bij iedere functie hoort. Meestal is dat het bureaucratische deel in het werk: het registreren, de boekhouding, soms vervelende bijeenkomsten enz. enz. De strategie is uiteraard ervoor te zorgen dat dit deel zo klein als mogelijk is en blijft
Prettig werk (good work)
Prettig werk is het werk dat ik goed kan, waar ik waardering voor krijg. Het kost me niet te veel energie maar is ook niet echt inspirerend.
Fantastisch werk (great work)
Fantastisch werk is het werk dat opwindend spannend is. Ik rek mezelf op, kom uit mijn comfortzone. Dit soort werk is persoonlijk ‘ontwikkelingswerk’. Ik leer ervan en krijg er bergen energie van ook al ben ik uitgeput van het feitelijke werk.
Door het vervelende werk te automatiseren, delegeren of er mee op te houden ontstaat er ruimte. Vervolgens ontkom ik er niet aan prettig werk op te geven om daarbij ruimte te maken voor fantastisch werk. Daar over nadenken is spannend en bevrijdend en een mooie bezigheid nu de herfst de wereld weer wat zwaarder maakt.
Laden...
Personal Lean is net als Lean Thinking een filosofie met een aantal basisprincipes.
Je kunt die basisprincipes ook los van alle handigheidjes voor e-mail, agenda, vergaderen, slim samenwerken en reflectieroutines gebruiken om op te reflecteren, of misschien zelfs wel op te nemen in je weekreview als toetssteen (ben ik op de goede weg?).
Ik noem hieronder de drie belangrijkste.
Doe wat je doet
- Eet als je eet.
- Lees als je leest.
- Vergader als je vergadert.
- Wees in het NU met tegenwoordigheid van geest.
Zorg minimaal 51 % voor jezelf en maximaal 49 % voor anderen
Als je dat niet doet val je om en moeten anderen voor jou zorgen
Vergelijk jezelf alleen met jezelf en niet met anderen
Jezelf vergelijken met wie jij gister was en streven naar beter is de enige serieuze weg. Jezelf vergelijken met een ander is altijd scheef en daardoor geen maatstaf voor een streven.
Met deze drie principes als begeleiders op de eindeloze reis tussen chaos en orde krijg je je leven in balans, heb je het goed in je werk, in je sociale omgeving en met jezelf.
Laden...
Het kwam er zo maar spontaan uit bij iemand uit mijn nabije omgeving: “Ik heb vandaag een echte puzzeldag”.
Navraag leerde dat het gaat om een dag met allemaal losse bouwstenen, op verschillende plekken, met net genoeg ruimte om alles af te kleppen en niet helemaal geleefd te worden. Als er tenminste niets mis gaat en je van te voren even goed nadenkt over welke spullen, informatie en koek & zopie je allemaal nodig hebt gedurende de dag.
De strategie is vervolgens om je niet te veel te bekommeren om de compositie en samenhang van de dag maar gewoon de eerste afspraak te doen; dan de tweede enz; en te proberen steeds in het moment te blijven en met niets (maar dan ook helemaal niets) op je geheugen te vertrouwen (dus alles wat je toezegt gelijk op te schrijven).
Je vindt jezelf vervolgens thuis op de bank terug met een hoofd vol indrukken en een lading briefjes met aantekeningen die nog een keer verwerkt moeten worden. Dat dan weer wel (om met Hans Teeuwen te spreken).
Een puzzeldag.
Het kan … maar ik zou ze niet zelf organiseren!
Laden...
La Dolce Far Niente is een begrip in Italië. Het staat voor een levenshouding waarvan nietsdoen een essentieel onderdeel uitmaakt. Nietsdoen staat voor ‘niet nuttig’ en daardoor juist voor ‘samen’, ‘eten en drinken’, ‘natuur’, ‘genieten’.
Tijd is een vast gegeven. Er zijn nu eenmaal maar 168 uur in een week. Energie is een flexibele bron. Je kunt jezelf weer opladen. La Dolce Far Niente oefenen is een mooie manier om jezelf (samen met anderen) weer op te laden. En de manier waarop is helemaal vrij als het maar leidt tot het beleven van het heerlijke nietsdoen.
Daarmee is het een begrip dat hoort in Kwadrant 4 van de Eisenhowermatrix dat gaat over zaken die niet dringend zijn en niet belangrijk (in de zin van belangrijk voor het halen van doelen).
La Dolce Far Niente komt daarmee in het rijtje:
- K.U.R.K.-en: (Kreatief Uit het Raam Kijken)
- D.E.L.L.E.: Durch Einfach Liegen Lassen Erledigt
- en natuurlijk uitrusten van kwadrant 1 (van de uitputting die het gevolg is van te lang en te vaak bezig zijn met zaken die dringend en belangrijk zijn).
Laden...
In het NU zijn is een van de moeilijkste dingen voor ons als mens. Als het lukt is de beloning groot want er is tegenwoordigheid van geest! Omdat je in het moment bent, werkt de intuïtie en doe je precies wat nodig is voor de wereld.
Hieronder een manier om zo te kijken dat het misschien weer wat vaker lukt.
Chronos
Chronos is de god van de tijd. Hij gaat over de kloktijd zoals die tevoorschijn komt in jaren, maanden, weken, dagen, uren, minuten en seconden. Chronos is ook de god van de seizoenen zoals die verschijnt in de oneindige cyclus van winter, lente, zomer en herfst.
Daarmee staat Chronos voor de horizontale dimensie van tijd.
Kairos
Kairos is de god van het moment. Je zou zelfs kunnen zeggen van de kwaliteit van het moment. Als ik niet ‘bezet’ bent met zaken voortkomend uit het voorafgaande moment (het nabije verleden) en ook niet ‘bezet’ bent met dat wat straks aan de orde is (nabije toekomst) dan ben ik in het NU.
Kairos is de verticale dimensie van tijd.
Het NU is het kruispunt tussen Chronos en Kairos en een moment dat in het beleven van onszelf kan uitdijen.
- Een kwartier wachten bij de tandarts duurt langer dan een kwartier met vrienden.
- In flow (een ander woord voor Kairos) kun je maar zo anderhalf uur verder zijn terwijl je ononderbroken geconcentreerd hebt gewerkt aan een interessante klus.
Agenda
Je agenda zo organiseren dat zowel Chronos als Kairos een plek krijgen helpt je zo veel en zo vaak mogelijk in het NU te zijn. Dat kun je doen door:
- overgangstijd te organiseren tussen overleggen
- rekening te houden met het gegeven dat je ochtend- of avondmens bent
- een dagplan te maken voordat je gaat marcheren
- altijd iets bij je te hebben om ingevingen vast te leggen
- het beheer van je agenda goed te organiseren
- etc. etc.
Laden...
In je agenda beheer je de meeste schaarse bronnen die je hebt. Tijd en aandacht. En dus het wijs om je eigen methodiek te ontwikkelen om deze bronnen te beheren en soms zelf een beetje beschermen. In de weekreview methodiek adviseer ik een week achteruit te kijken en acht weken vooruit.
De eerste twee weken krijgen nog extra aandacht. De werkwijze is simpel. Stel jezelf de volgende vragen bij iedere afspraak:
- Wat is het doel, gewenste resultaat van de afspraak?
- Is de lengte van de afspraak helder en zoals ik het wil?
- Moet het live of kan het per videocall/bellend?
- Draagt het bij aan mijn doelen of is het vooral voor de ander?
- Is het fun of zie ik er tegen op?
- Is de afspraak lang geleden gemaakt? -> Bevestigen.
- Staat er een adres bij? -> Toevoegen aan de afspraak voor je navigatie
- Heb ik voorbereidingstijd gepland? -> Plannen
- Reistijd OV of auto gepland? -> Kiezen en aanvullen
Als ik een week afgerond heb moet ik nog afwegen of ik het label ‘week is vol’ toeken.
Weekplan
Als sluitstuk van de review maak ik een simpel Weekplan bestaande uit een kort lijstje met de projecten waar ik deze week aan wil werken gegeven de tijd die mij rest naast al mijn afspraken. Eventueel kan ik ze zelfs al een beetje uitwerken naar acties voor deze week.
Laden...
Voor wie het niet wist. Op Adjustintime staat een werkstijltest. Iedereen heeft een mix van de drie hoofdstijlen: Visionair, Operator of Processor (en heel soms komt er Synergist uit als je van alles precies even veel hebt).
Die hoofdstijl betekent iets voor je manier van werken. De test is inmiddels 1000 keer ingevuld. En dat is toch best een vermelding waard! Wil je weten wat jouw werkstijl is?
Doe de Werkstijltest (het kost je drie minuten).
En als je de werkstijl wilt checken van je teamleden dan kun je de link natuurlijk doorsturen naar je collega’s. Voel je vrij.
Op naar de 2000!
Laden...
‘As our island of knowledge grows, so does the shore of our ignorance,’ [John Wheeler]
Lezen en leren zijn meta-skills. Ze zijn van een andere orde dan de gewone skills omdat ze je de mogelijkheid geven je kennis en kunde uit te breiden. En dat is nogal aan de orde in deze dagen waar er zoveel te leren en te ontwikkelen is, omdat veel op zijn kop gaat, anders moet en het leven je daardoor simpelweg dwingt om nieuwe dingen te leren.
- We moeten meer zelf uitzoeken (ov/mondkapjes, vaccinaties, vakantie, vliegen, wat mag wel en niet en wat is wijs) en we doen dat ook (Lang Leve Google en YouTube).
- We leren hoe we kunnen blijven verbinden met vrienden en familie ondanks de afstand.
- We leren hoe we thuis en werk kunnen combineren op zo’n manier dat we het zelf ook nog goed hebben.
- We leren zelfs hoe we met MS Teams (of Skype voor Business of Zoom) kunnen vergaderen en kijken af en toe stiekem naar wat die programma’s verder allemaal nog te bieden hebben.
- Kortom we lezen en leren ons zelf iedere dag rijker.
Dat is toch een mooi beeld: als jouw kenniseiland groeit, groeit het strand van je on-kennis mee. Hoe meer je weet, hoe beter je weet wat je nog meer niet weet. En zo heeft ieder nadeel toch ook weer zijn voordeel.
Laden...
In de oude opstelling (pré-Corona) was dit onderscheid niet zo belangrijk en bleef het meestal een beetje onbewust. In de werkelijkheid die zich nu aan het ontrollen is wordt dit onderscheid naar mijn idee veel belangrijker. De meeste mensen hebben een duidelijke voorkeur die anders uitwerkt in het remote werken.
Ik presenteer je de drie hoofdstijlen:
Alleen werken
Je werkt het liefst geconcentreerd door en hebt, naast af en toe functionele afstemming, genoeg aan af en toe een mini-praatje. Thuis werken vind je eigenlijk helemaal geen probleem. Je bent zelfs productiever dan je was toen je nog iedere dag tussen de anderen zat.
Tips
- Communiceer (meer dan anders) naar de leidinggevende en je collega’s waar je aan werkt
- Doe mee met check-in’s
Naast werken
Je hebt graag een paar mensen om je heen die bezig zijn met hun eigen werk maar vindt het wel prettig om spontaan even iets te delen of te vragen. Je werkt graag aan een gezamenlijk doel maar wel met duidelijke eigen verantwoordelijkheden. Thuiswerken is prima voor een tijdje. Het is wel zoeken naar manieren om in contact te blijven en verbonden te blijven.
Tips
- Zet Zoom of Teams open met een collega. Doe een praatje pot en ga lekker naast elkaar aan het werk
- Zorg dat je aangehaakt blijft aan de gezamenlijke doelen en houd je bijdrage daarin heel helder
Samen werken
Werken is een sociale aangelegenheid. Samen weet je meer en juist in de aanvullende talenten en stijlen vind jij je weg. Je bent geen echte zelfstarter en krijgt motivatie en energie van de anderen om je heen (en geeft dat ook weer aan hen). Thuiswerken is moeilijk en vermoeiend. Je hebt het idee dat je niet productief bent en raakt langzamerhand een beetje verpieterd.
Tips
- Organiseer een digitale dagstart en dagafsluiting.
- Maak een chatkanaal aan dat je open laat staan.
- Doe je tussen de middag wandeling maar nu remote (allebei een oortje in en wandelen in eigen buurt).
Kortom: Ken je eigen voorkeur en die van de individuele leden van je team en bespreek het met ze. Je kunt rekenen op veel herkenning. Vanuit deze herkenning kun je werken aan de synergie.
Kwaliteit en synergie ontstaat tenslotte dankzij en niet ondanks de verschillen!
Laden...
Het is in alle tijden een goed idee om te werken met een weekplan en een dagplan maar nu wel heel speciaal in deze verwarrende tijd.
De meeste logische werkritmes zijn weggevallen. De dagen hadden hun eigen kleur vanwege vaste overleggen met de daarbij behorende gewoontes, de woensdag en vrijdag waren rustige dagen omdat veel parttimers niet werkten. Heen en weren van huis naar werk en vice versa hielp je de overgangen te maken van privé naar werk en andersom. Dat is allemaal minimaal anders en vaak verdwenen.
Om structuur en logica in te bouwen moet je meer je eigen stuurman zijn. Dat kan heel goed door bewust te gaan werken met een weekplan en een dagplan. Ik heb de basis hieronder in een tekening gezet.
Weekplan
Een Weekplan is een kleine platte lijst met 5 tot 7 focus onderwerpen voor de week die komt. De vorm doet er niet toe (het kunnen ook een paar geeltjes geplakt op een A4 zijn). Dit zijn de onderwerpen die je week gaan bepalen – los van alles wat van rechts komt.
Dagplan
Je Dagplan is je stuur op de dag zelf. Het plan start met de drie meest belangrijke acties van de dag (3MBA’s). Daarna zet je de structuur van de dag op rij. Waar zitten jouw blokken ononderbroken focus tijd (de meeste van ons halen max 3 tot 4 van deze uren). Waar zit overleg en waar zit tijd gevuld met oppervlakkig werk zoals het bijhouden van chats, e-mail verwerken etc.
Je koppelt je dagplan aan je weekplan door iedere dag iets te plannen dat je weekplan verder brengt.
Een Dagplan kun je in een plat tekstbestand opzetten, je kunt het sturen met geeltjes op een scrum, kanban-achtige manier, of je kunt werken met getekende tijddozen. Wat jou maar het best bevalt.
Dagreview & Weekreview
Je sluit iedere dag met een dagreview. Dit is het moment waarop je terug kijkt en vooruit kijkt en het Dagplan maakt voor de volgende dag. En dit moment vormt de overgang van werk naar privé.
Op je laatste werkdag doe je een grondige review van al je inboxen, maak je al je overzichten up to date en kijk je naar de week die komt en maak je weer een nieuw Weekplan.
Risico’s
Als je niet werkt met dergelijke structuur loop je de kans om de hele dag druk te zijn met open lijnen met anderen (e-mail, chat, videobellen) en daarmee weer in de kwartiertjes eigen tijd terecht te komen. En dat is echt een heel slecht idee. Ononderbroken tijddozen heb je nodig om zaken verder te brengen en je dag af te sluiten met het gevoel dat het een goede werkdag was.
Laden...
Nu we (bijna) allemaal thuis aan het werk zijn is het misschien handig om op rij te hebben welke zaken ons helpen om niet te vervallen in allerlei corvee en verspilling. Juist nu is het zaak de eigen workflow goed te doordenken en te optimaliseren passend bij de eigen logische werkstijl.
Zeven zaken waar je aan kunt werken
- Je eigen werkstijl kennen. Zelfkennis is de start van alles. Zo ook van vrolijk, vitaal en effectief thuiswerken. Je kunt de werkstijl test hier doen.
- Je optimale week inrichten
Maak een tabel met weekdagen en uren en plan er jouw ideale werkweek in gegeven de situatie waarin je nu verkeert. Neem de mix van de levenssferen mee. Neem mee of je meer een ochtend of avond mens bent. Neem mee wanneer jij je beste werk doet en geconcentreerd ononderbroken gas wilt geven. Neem mee het familieritme dat nu van belang is. Maak van deze mix jouw optimale week.
- Geef voor jezelf antwoord op de volgende drie vragen:
1. Waar ga ik aan werken deze week? -> weekplan
2. Waar ga ik aan werken vandaag? -> dagplan
3. Waar heb ik aan gewerkt vandaag? -> dagverslag
Stuur antwoord 1 en 3 naar je baas en je collega’s zodat er samenhang blijft in de samenwerking op afstand.
- Maak verschil tussen bereikbaar zijn en beschikbaar zijn (bellen, videocall, openstaande chat). Maak bereikbaar normaal en beschikbaar bijzonder.
- Werk zo veel mogeijk a-synchroon en werk daarvoor aan helder schrijven.
- Richt je werkplek goed in. Kies een goede setup en leer zo snel als mogelijk de tools waarmee je dagelijks werkt heel goed kennen.
- Leer van alle ervaring die er al is met ‘remote’ werken. Er zijn bedrijven die dit al meer dan 20 jaar doen.
Toolkit Eerste Hulp bij Werken op Afstand (EHWA)
Om je te helpen hebben Nick en ik een online Toolkit ontwikkeld. Ieder van de bovenstaand zeven onderwerpen is uitgewerkt als deel van deze toolkit. De Toolkit is een mix van tekst, plaatjes, video, download en helpt jou en je medewerkers heel snel een pro te worden in het werken op afstand. De Toolkit staat op de website ExpertYourself.net (waar ook Inbox Zero e-learning woont).
Je kunt gebruik maken van de staffelprijzen die beschreven staan op deze info pagina van ExpertYourself. Als je er bijvoorbeeld 10 besteld kun je later zelf bepalen aan wie je een inlog wilt geven.
Bij alle vragen of maatwerk zaken kun je contact opnemen met nick@expertyourself.net.
Laden...
In de gereedschapskist van Personal Lean zit een ogenschijnlijk simpel stuk gereedschap dat al tientallen jaren zijn toegevoegde waarde heeft bewezen. Het is de PDCA cyclus zoals die ontwikkeld is door Deming.
