Categories for Reflectie
Voor de meesten van ons geldt dat we last en plezier hebben van twee alterego’s. Ik noem ze de planner en de renner. Ze vertegenwoordigen allebei een andere kant van productiviteit.
De planner
Wanneer we in de planner-modus staan, gaan we overzichten en lijstjes maken. We stellen prioriteiten en denken van verre doelen terug naar de eerst mogelijke acties.
De planner geniet van dat overzicht/vergezicht. Het lucht op en geeft de indruk dat alles te doen is wanneer het lukt onszelf bij de planning te houden. Jammer dat er, ook al hebben we een mooi plan, nog niets veranderd is in de wereld. Helaas kun je zelfs zo maar doorschieten en terecht komen in de karikaturale communistische detailplanning die geen relatie meer heeft met de werkelijkheid.
De renner
We doen, we zijn druk, we regelen, we jongleren met acties, tijd, aandacht, energie, relaties, verwachtingen. We krijgen veel afgevinkt en het voelt helemaal geweldig.
Het lijkt helaas wel op het beeld van Alice in Wonderland die na een renpartij met de koningin nog steeds op dezelfde plaats is.
“Alice keek verwonderd om zich heen. ‘Neen, maar, ik geloof dat we steeds onder deze boom zijn gebleven! Alles is nog precies als daarnet!’ ‘Natuurlijk,’ zei de Koningin. ‘Wat had je dan gedacht?’
‘Wel, in ons land,’ zei Alice, die nog steeds een beetje hijgde, ‘kwam je in het algemeen ergens terecht als je een lange tijd erg hard liep, zoals wij hebben gedaan.’ ‘
Wat een traag land is dat dan!’ zei de Koningin. ‘Want hier moet je zo hard lopen als je kan om op de zelfde plaats te blijven. Als je ergens anders wil komen, moet je minstens twee maal zo hard lopen!’”
Samenwerken
De planner en de renner snappen elkaar niet goed.
De planner zou het liefst zien dat de renner gewoon de planning uitvoert en heeft maar weinig gevoel voor de onvermijdelijkheid van dagdagelijkse verstoringen, omwegen die noodzakelijk blijken te zijn, en oplossingen met de spreekwoordelijke ‘ducttape’ .
De renner wil helemaal niet gestuurd worden door een planner die geen gevoel heeft voor de complexiteit en weerbarstigheid van het echte leven.
Er zijn twee routines die ervoor kunnen zorgen dat de planner en de renner het wel goed met elkaar hebben.
Dagreview (daily shutdown)
Dagelijks een beetje plannen en de renner terug laten kijken en vooruitkijken helpt heel goed voor synergie tussen deze twee alter-ego’s. Zie hier voor de routine.
Weekreview
Wekelijks de beide alter-ego’s aan tafel zetten en ze allebei geven wat ze nodig hebben kan super met een checklist weekreview. Mocht je geen weekroutine hebben dan is het nu de tijd om er mee te beginnen.
Wil je leren hoe je dat moet doen? Organiseer een workshop voor je team.
Laden...
‘Ooit is iets eigenaardigs, egel,’ zei de mier.
De egel knikte. Als de mier iets eigenaardigs vond, dan was het ook eigenaardig.
‘Het is alles wat voorbij is en alles wat nog komt, maar het is nooit nu,’ zei de mier. Hij keek de egel aandachtig aan.
De egel knikt opnieuw, hij was het zoals altijd met de mier eens. Daarna hadden ze het over dingen die niet eigenaardig waren, zoals thee en mooi weer.
Uit het prachtige boekje:
De egel, dat ben ik.
Van Toon Tellegen.
Laden...
Je hebt drie bouwstenen nodig voor het maken van een plan dat je inspireert en overzicht en grip geeft voor het nieuwe jaar. Ik noem ze hier eerst vooraf en in de tekst zelf staan de links nog een keer op de logische plaats.
Stap 1: Levensfase
Bepaal in welke levensfase je bedrijf, organisatie of team zich bevindt, en maak je plan in lijn met de kansen en risico’s van die betreffende levensfase.
Stap 2: Kernwaarden
Zoek je kernwaarden uit. Wat is jouw fundament, je norm en je brandstof? Neem ze mee in de kleur van je plannenmakerij.
Stap 3: Van missie naar actie in lijn
Werk op een A4 de zeven overzichten uit (tijdgeest, missie, visie, strategie, going concern, projecten en acties).
Na deze drie stappen heb je een globaal plan voor 2022. De kunst nu is om genoeg enthousiasme over te houden om Q1 uit werken in projecten en acties.
En … Voilá: je hebt je jouw goede en simpele plan voor 2022.
Heb je meer handleiding nodig? Gebruik dan de tools in het Handboek Personal Lean (Deel 5: Koers en Fundament). Nu in de Sint-Kerst-Actie voor € 22,50 in plaats van € 34,95).
Laden...
Dit aantal seconden heb ik iedere dag weer op deze planeet om (on-)zinnige, leuke, saaie, fantastische dingen te doen.
Tijd is wat het is. Ik gebruik het of niet: totaal mijn keus. Weg is weg. Komt nooit meer terug.
Tijd kan ik niet managen.
Ik richt me op mijn aandacht, mijn energie, mijn acties en mijn doelen.
Kortom: mijn leven.
Soms beland ik in een puzzeldag. Soms blijkt de dag een grandioze compositie te zijn.
Het nu is binnen bereik wanneer ik mij rekenschap geef van mijn verleden en me oriënteer op de toekomst.
Om te doen waarin ik het beste ben,
voor de mensen die daar het meeste aan hebben.
Laden...
Hoera! Je hebt een lijst met ideeën klussen, projecten. Dat is al fantastisch. Nu is het zaak er een beetje voor en achtergrond in aan te brengen want een lijst is maar een lijst en nog geen tijdlijn met acties.
Er zijn drie bewezen manieren om relatief snel en goed een lijst met dingen op rij te krijgen (te editen). Ik zal ze hieronder kort beschrijven:
Orden naar ‘waarde’ en ‘simpel te doen’
Zet al je ideeën op een eigen post-it en plak ze op een whitebord, raam of deur terwijl je ze ordent.
- Rechtsboven: veel waarde en simpel te doen
- Linksonder: weinig waarde en niet zo eenvoudig te doen
- Linksboven: niet veel waarde maar simpel te doen
- Rechtsonder: veel waarde maar niet zo eenvoudig te doen
Kwadranten van Eisenhower (dringend en belangrijk)
Mocht je deze nog niet kennen dan verwijs ik je naar dit lange artikel waar je er alles over kun lezen.
Intellectuele diversiteit -> gesprek buiten je bubbel
Zoek iemand op die je respecteert maar wel kritisch kan zijn en ga het gesprek aan over je ideeën, klussen en projecten. Dit is de koninklijke weg. Jij wordt er slimmer van, anderen ook. Een gesprek kan live zijn, maar uiteraard ook een blog zijn, een Post of reactie op LinkedIn.
Verzamelen van ideeën is één ding. Ze editen, verwerken, op rij krijgen is nog een heel ander ding.
Heb je nog hele andere manieren? Deel ze hieronder zodat ook deze blog verrijkt wordt.
Laden...
“Perfect your beingness by going slowly through the routine of your life until you have it mastered. Do the ordinary things that make up your life.
Learn to do those things to the point of mastery. You’ll find great satisfaction in them. Conduct your life from a place of quiet, calm loving.
Get it perfected so that the routine of your life does not distract you or disturb you and so you can maintain a state of loving in everything you do.
Then you can expand the scope of your activity, moving your loving heart out to others in a natural, ordinary way.
Then you are just present with people, loving them. Living your life in an ordinary way can be the most tremendous service to your fellow man.”
Citaat van John-Roger en niets meer aan toe te voegen.
Vrij vertaald:
“Perfectioneer je bestaan door stap voor stap zelf de baas te worden van de alledaagse dingen.
Leer die dingen te doen tot op het punt van volledig meesterschap. Je zult er veel voldoening in vinden. Organiseer je leven vanuit een plaats van stille, kalme liefde. Perfectioneer het zodat de routine van je leven je niet afleidt of stoort en je een staat van aandacht en liefde kunt behouden in alles wat je doet.
Daarna kun je de reikwijdte van je leven uitbreiden naar je omgeving, je liefhebbende hart op een natuurlijke, gewone manier uiten naar anderen.
Dan ben je in het moment echt aanwezig bij mensen en kunt van ze houden.
Je leven op deze ‘gewone’ manier leven kan de meest geweldige dienst aan je medemens zijn.’
Laden...
Als een klant naar je toe komt met de vraag hoe je een omelet moet maken en je vertelt dat hij/zij eerst een kip moet zien te vinden, dan geef je een advies dat niet gaat helpen, dus: waar maar nutteloos.
Het principe van ‘true but useless’ is dat vragen of problemen worden veralgemeniseerd en vergroot.
Voorbeeld Team
Je hebt een vraag over het versterken van samenwerken in een team en je adviseur legt je uit dat er een oplossing bestaat maar dat zij dan wel eerst een ronde gesprekken nodig heeft (je begrijpt dat).
Vervolgens legt zij uit dat zij graag wil onderzoeken in hoeverre uw strategie leeft in de organisatie (je fronst).
Vervolgens wil zij graag een sterke-zwakte analyse doen om het beste advies te kunnen geven (je bent nu helemaal niet meer blij).
Al deze dingen zijn vast zinnig en nodig maar gaan te ver van de vraag weg en worden daarvoor zonder waarde voor jou als opdrachtgever. De analyses die je krijgt zijn ongetwijfeld waar maar sluiten helemaal niet aan bij je scope en dus doet je er niets mee.
Voorbeeld duikboot
Er is een anekdote dat de Engelsen in de tweede wereldoorlog slimme koppen aan het werk hebben gezet om een manier te vinden de Duitse U-boten naar de bodem te helpen. Uiteindelijk kwam er een strategie namelijk: warm het water van de Noordzee een paar graden op. De constructie van de U-boot kan daar niet tegen en boot en bemanning vergaat. Het zal ongetwijfeld waar zijn maar je hebt helemaal niets aan zo’n idee.
Uitvergroten en veralgemeniseren is soms een zinnige en noodzakelijk omweg. Veel te vaak is het zonder waarde en daarmee verspilling van intelligentie, tijd, energie en budget. Een wijs mens weet het verschil.
Laden...
Seth Godin had deze week een prachtige blog. Ik permitteer me een kleine bewerking en vertaling. Aan het eind de link naar het origineel.
Hier zijn twee experimenten die leuk kunnen zijn om eens een maand te proberen:
Opt-out
Iedereen die is uitgenodigd voor een interne vergadering heeft de bevoegdheid om zich af te melden (vooraf en tijdens) met deze melding: “Stuur me alsjeblieft de samenvatting.” Als je gebruik maakt van opt-out geef je uiteraard jouw mogelijkheid om inspraak te hebben in de vergadering op, maar heb je wel je tijd terug om andere waardevolle dingen te doen.
De nucleaire optie
Stopzetten van een vergadering: als iemand in een interne vergadering aankondigt dat de vergadering zinloze tijdverspilling is, is het voorbij, over en uit. De organisator van de vergadering is verplicht om iedereen een memo te sturen (wat waarschijnlijk sowieso een beter idee zou zijn geweest).
Als je ontdekt dat je vergaderingen organiseert waaruit mensen zich terugtrekken met opt-out, of erger nog, de nucleaire optie gebruiken, moet je misschien wat voorzichtiger zijn met welke vergaderingen je organiseert en wie je uitnodigt.
Heeft jouw organisatie of team het lef om dit uit te proberen?
Het origineel staat hier.
Laden...
“Als iedereen en alles bij jou uitkomt …. dan ben je een bottleneck.” Deze intrigerende quote is van Les McKeown. Een bottleneck ben je als jij de schaarse ‘commodity’ bent en processen & besluiten altijd op enig moment jou in je functie nodig hebben.
Vóór jou ontstaan voorraden en stapels (voorraden mensen die een plek willen in je agenda; je ‘een minuutje’ nodig hebben, stapels facturen, mails, te lezen stukken enz.).
Achter jou ontstaat wachttijd. Processen kunnen niet verder voordat jij er je zegen aan hebt gegeven.
De bottleneck wordt zo veel mogelijk ingezet want anders loopt de boel vast. Als jij als baas de bottleneck bent, heb je het dus druk en krijg je het steeds drukker bij groei of problemen. Het is maar zeer de vraag of het wel echt nodig is.
Dit soort management werkt goed in kleine of startende organisaties (in ‘Vroege strubbelingen’ of ‘Pretfase’). Daar is het centrum logischerwijs verankerd in de visie van de pionier/eigenaar. Om in Voorspelbaar Succes te komen zal het anders moeten. Helder eigenaarschap, bouwen aan vuistregels en principes waarlangs besluiten kunnen worden genomen en daarna delegeren zijn o.a. de bouwstenen van deze fase.
Laden...
Vandaag even geen productiviteit maar een onwaarschijnlijk mooi loflied op het leven.
Tekst is van Jerry Reed (een van de pioniers van de fingerpicking free style gitaarspelerij).
Onder de tekst een link naar de a-capella versie van een van mijn andere helden.
Today Is Mine
When the sun came up this morning I took the time to watch it rise
As its beauty struck the darkness from the skies
I thought how small and unimportant all my troubles seem to be
And how lucky another day belongs to me
And as the sleepy world around me woke up to greet the day
And all its silent beauty seemed to say:
So what, my friend, if all your dreams you haven’t realized
Look around, you got a whole new day to try
Today is mine, today is mine, to do with what I will
Today is mine. My own special cup to fill
To die a little that I might learn to live
And take from life that I might learn to give
Today is mine
With all men I curse the present that seems void of peace of mind
And race my thoughts beyond tomorrow and vision there more peace of mind
But when I view the day around me I can see the fool I’ve been
For today is the only garden we can tend
Today is mine, today is mine, to do with what I will
Today is mine. My own special cup to fill
To die a little that I might learn to live
And take from life that I might learn to give
Today is mine
In de versie van Tommy Emmanuel.
De foto is van Dawid Zawila (Unsplash)
Laden...
Ieder modern mens kent dit soort momenten:
- te veel ideeën strijden om de aandacht
- er zijn een aantal losse eindjes die zich braaf steeds weer bij je melden
- het overzicht dat je had raakt steeds meer verdund
- je gerichtheid op waardevolle, leuke en interessante zaken of mensen verdwijnt
- tijd loopt door je vingers door
Als het zover is gekomen, is het tijd om je koppie te legen.
Er zijn drie methodieken die je daarbij kunnen helpen. Alle drie werken maar wel allemaal op een andere manier.
1. Vrij op papier
Neem een leeg vel (liefst A3) en iets om te schrijven (liefst kleur, stiften en potlood). Begin met opschrijven wat er bij je opkomt en associeer er vrijelijk op los. Zaken waar je acties uit volgen geef je al direct een code zodat je ze later makkelijk terug kunt vinden (ik zelf gebruik daar een driehoekje voor). Gewoon door blijven schrijven en associëren (minimaal een half uur).
2. Gebruik maken van een associatielijst
Dit is een open geleide werkmanier. De truc hier is om met behulp van een voorgebakken lijst je koppie leeg te krijgen. De lijst is een inventarislijst van onderwerpen die mogelijk de drukte in je hoofd veroorzaken. Die lijst heb je nu nog niet maar kun je hier downloaden. Je neemt weer een vel papier en iets om te schrijven en legt vervolgens een printje van de associatielijst ernaast. Je leest zelf de lijst en als je denkt ‘o ja, dat doet me denken aan ….’ schrijf je dat op. Ook als het ogenschijnlijk niets met het onderwerp te maken op de lijst. Wanneer je door de lijst heen bent houd je nog even de innerlijke radar aan en als het genoeg is dan is het klaar.
3. Werken met een mindmap van je speelveld
Deze manier van werken is het meest pro maar vereist dat je een dergelijke mindmap hebt. Lijkt je het wel wat om zo te werken dan kan het maken van zo’n mindmap ook een koppie leeg effect hebben. Ik heb de werkwijze om zo’n mindmap te maken uitgewerkt in een lang artikel wat je hier kunt vinden.
Heb je eenmaal zo’n mindmap dat is het een kwestie van regelmatig reviewen (zo veel en zo vaak als nodig) en je koppie raakt niet meer vol of is zo weer leeg.
Samengevat komen alle drie de methodieken neer op het volgende:
Eerst is je koppie vol en het papier leeg en
daarna is je koppie leeg en je papier vol.
Ingewikkelder is het niet.
Laden...
Ode aan monotasking
Ik zit als ik zit.
Ik kijk als ik kijk.
Ik spreek als ik spreek.
Ik luister als ik luister.
Ik speel als ik speel.
Ik lees als ik lees.
Ik eet als ik eet.
Ik loop als ik loop.
Ik voel wat ik voel.
Ik denk wat ik denk.
Ik wil wat ik wil.
Ik ben waar ik ben,
in het nu.
Laden...
De 100 flauwste redenen/excuses om niet te innoveren en verbeteren.
Herken je misschien een paar van deze redenen? Zo ja, zoek een manier om verder dan deze 100 te komen. Kost maar 5 minuten (of misschien wel je hele leven).
1. Ik heb geen tijd.
2. Ik krijg het geld niet rond.
3. Mijn baas geeft daar nooit toestemming voor..
4. Wij werken in een sector die niets heeft aan verbetering.
5. De afdeling juridisch zal nooit akkoord gaan.
6. Ik heb al veel te veel op mijn bordje.
7. Ik krijg op mijn donder als het mislukt.
8. Ik ben nu eenmaal niet zo creatief.
9. Ik heb al veel te veel ballen in de lucht..
10. Ik ben hier pas net.
11. Ik ben niet goed in het presenteren van mijn idee.
12. Afgezien van mezelf is er niemand die iets wil met verbetering.
13. Er is veel te veel bureaucratie om iets te kunnen doen.
14. Onze klanten vragen er helemaal niet om.
15. We hebben een risicomijdende cultuur. En dat zal altijd zo blijven.
16. We hebben geen verbeterprotocol.
17. We hebben geen cultuur van innovatie en verbetering.
18. Voor dat beetje wat ik verdien ga ik niet zoiets doen.
19. Mijn baas gaat er weer vandoor met het succes.
20. Als het niet lukt zal het mijn carrière schaden.
21. Ik heb al genoeg ellende aan mijn fiets hangen.
22. Ik ben niet goed in politieke spelletjes.
23. Mijn privé zal er onder lijden.
24. Ik ben niet gestructureerd genoeg.
25. Het is te vroeg voor zo’n plan.
26. Het zal me niet lukken om genoeg middelen te vinden.
27. Ik heb niet genoeg informatie.
28. Iemand zal er met het idee vandoor gaan.
29. Het neemt te veel tijd voor dat er resultaat is.
30. We zitten midden in een crisis.
31. Komt nooit voorbij het MT.
32. Ze lachen me uit.
33. Ik krijg niet eens een afspraak bij mijn manager.
34. Als iets het doet moet je er niet aankomen.
35. Dit idee gaat de hele boel verstoren.
36. Ik krijg nooit genoeg mensen mee.
37. Ik kan niet goed omgaan met onzekerheid.
38. Ik ben niet aangenomen om creatief te zijn.
39. Dit is geen goed moment om zo iets te starten.
40. Ik ben niet de juiste persoon om een verbeterteam op te bouwen.
41. Er is bij ons al zo veel aan de hand op dit moment.
42. Ik krijg er geen uren bij als ik dit project ga doen.
43. Als dit een succes wordt, gaan de verwachtingen nog meer omhoog.
44. Er verandert toch niets hier.
45. Alles verandert als zo snel dat ik het niet bij kan houden.
46. Alles wat ik bereik wordt vast weer te niet gedaan door een ander.
47. Ik heb niet genoeg slagkracht om dit voor elkaar te krijgen.
48. Het is gewoon de inspanningen niet waard.
49. Ik hoef nog maar even en dan kan ik met pensioen.
50. Mijn andere projecten zullen er onder lijden.
51. Heb ik allemaal al eens geprobeerd.
52. Ik wil er niet nog iets bij om over na te denken.
53. Zo blijft er helemaal geen tijd meer over voor thuis.
54. Een slimme concurrent haalt ons vast in vlak voor de eindstreep.
55. Samenwerking is een lachertje hier.
56. Ik heb zoiets nog nooit eerder gedaan.
57. Ik zie er niets van terug als dit een succes wordt.
58. Wij worden niet afgerekend op verbetering.
59. Ik heb niet genoeg krediet bij de mensen die nodig zijn.
60. We hebben meer gegevens nodig.
61. Staat niet in mijn functieomschrijving.
62. Het zal me niet lukken gemotiveerd te blijven.
63. Ik heb het al eens een keer geprobeerd en toen is het mislukt.
64. Ik ben niet slim genoeg om dit voor elkaar te krijgen.
65. Ik wil er geen vergaderingen bij.
66. Het zal veel te lang duren voordat er een beetje vaart in zit.
67. Ons kwaliteitssysteem zal alles verpesten.
68. Ik ben niet handig met het opstellen van businessplannen.
69. De zomer komt eraan.
70. Er is teveel beweging op de markt op dit moment.
71. Dat is een luxe die we ons nu even niet kunnen veroorloven.
72. Volgens mij worden we bijna overgenomen.
73. Ik was net bezig om mijn leven simpeler te krijgen, niet ingewikkelder.
74. Mijn hond heeft mijn plan opgegeten.
75. Alles hier hangt van geluk af en niet van een plan.
76. Mijn bedrijf is alleen bezig met iedereen uit te persen.
77. Mijn organisatie heeft niets met verbeteren.
78. Ik heb het geduld niet.
79. Ik heb geen idee hoe ik zou moeten beginnen.
80. Ik ben veel te rationeel voor dit soort zaken.
81. Het lukt me nooit om genoeg budget bij elkaar te grutten.
82. Ik ben hier te oud voor.
83. Alles hier is gericht op competitie. Samenwerking is echt een uitzondering.
84. De lente komt eraan.
85. Ik heb suikerziekte.
86. Dat hoort bij de verantwoordelijkheid van het senior management.
87. Ik denk erover een andere baan te zoeken.
88. De marktomstandigheden zijn nu even niet gunstig.
89. We kunnen beter even op de korte termijn denken.
90. Verbeteren is de nieuwe modegril.
91. Wat we echt nodig hebben zijn kostenbesparende maatregelen.
92. Six Sigma zal alles oplossen.
93. Mercurius staat in de foute stand.
94. De automatiseringsafdeling gaat er echt niets mee doen.
95. Misschien volgend jaar.
96. Dat hoort bij mijn baas.
97. Dat is de taak van R&D.
98. Ik zou het doen als ik het kon. Ik kan het niet dus ga ik het ook niet doen.
99. We moeten eerst onderzoeken hoe de concurrentie het doet.
100. Het mag niet van mijn geloof.
Hoe komen toch een beetje verder?
- Maak een lijst van de drie excuses die je meest opvallen.
- Verander het excuus in een vraag. Begin met “Hoe kan ik?” or “Hoe kunnen wij?” (Bij voorbeeld, als je gekozen excuus is “Ik heb geen idee hoe ik moet beginnen,” zou je kunnen vragen “Hoe kan ik beginnen?” of “Welke eerste stap kan ik met mijn team zetten om te beginnen?”
- Doe een brainstorm rondom iedere vraag. In je eentje of met je team.
- En…. DOE IN IEDER GEVAL EEN EERSTE ACTIE binnen 48 uur.
Laden...
