Het verschijnsel voicemail is op zijn retour. Helemaal zonder kunnen we nog niet en daarom is het wijs stil te staan bij de tekst die een ander hoort.
Wil je vol profijt hebben van deze blog?
Doe dan eerst dit kleine personal lean experiment: Bel jezelf! Omdat je jezelf niet kunt bellen zonder in gesprek te zijn, word je doorgestuurd naar je eigen voicemail en hoor je wat de anderen horen.
Letterlijk staat voicemail voor ‘stem-post’. Een beller kan je niet bereiken en wordt door jouw operator doorgezet naar een audio-boodschap. Er zijn vervolgens globaal 3 varianten.
Een anonieme stem leest jouw nummer (boe!!).
Een anonieme stemriedel waarin jij alleen je eigen naam noemt in het daarvoor bestemde moment (ietsie pietsie beter).
Een geheel door jezelf ingesproken boodschap (best).
Beoordeel je eigen tekst (dus eerst jezelf bellen om te weten wat je voor boodschap hebt) met de volgende vier vuistregels
Hoe korter hoe beter (want niemand zit te wachten op een tekst van een minuut en zeker niet de vaste bellers).
Vraag geen overbodige dingen (het telefoonnummer hoef je niet te vragen want deze zie je in het display).
Beloof niets wat je niet waar kunt maken (‘zo snel mogelijk | vandaag nog | binnen een werkdag’ klinkt stoer en goed maar gaat tegen je werken als je het niet waar maakt).
Zorg dat je boodschap past voor al je bellers (dus ook voor de herhalende bellers, je klanten, je familie, je medewerkers etc.).
Hier volgen zeven verschillende voicemailteksten.
Klassiek
Hallo, dit is de voicemail van Ad van der Hulst van Adjustintime. Ik ben op dit moment niet beschikbaar. Als je je naam en telefoonnummer inspreekt, bel ik je zo snel mogelijk terug. Bedankt!
Klassiek verbeterd
Dit is de voicemail van Ad van der Hulst. Laat naam en bericht achter en ik bel je ‘zo snel mogelijk/vandaag/binnen een werkdag’ terug.
Kort en simpel 1
Dit is de voicemail van Ad. Na de bliep kun je een bericht inspreken.
Kort en simpel 2
Dit is de voicemail van Ad. Spreek iets in na de bliep.
Sturende vorm lang
Dit is voicemail van Ad. Als het echt nodig is, spreek dan iets in. Stuur me liever een email of een tekstbericht. Ik reageer binnen een dag.
Sturende vorm kort
Dit is de voicemail van Ad van der Hulst. Stuur me als het dringend is een alsjeblieft een sms.
Vrolijk
Dit is de voicemail van Ad. Keep your message short and sweet, or I’ll have to press delete.
Dit is de voicemail van Ad. Houd je bericht kort en snel, dan heb je de meeste kans dat ik jou weer bel.
Alle voorbeelden beginnen met: ‘Dit is de voicemail van …’. En dat is slim. Direct beginnen met je naam sticht verwarring (‘Met Bart ….’) en als je niet oppast voelt de luisteraar zich een sukkel omdat hij merkt dat hij aan het praten is tegen een antwoordservice.
Twee vragen zijn bepalend voor het verhelderen van onduidelijke dingen; verder brengen van projecten; synergetisch maken van vergaderingen en opbouwen van een persoonlijk dashboard.
1. Wat is de gewenste uitkomst?
Printer is gerepareerd
Training is voorbereid
Marketing manager is in dienst
Office 365 is geïnstalleerd op alle pc’s
etc. etc.
Je beschrijft hier wat er in de wereld is veranderd als de ‘klus’ (vaak multistap) is geklaard. Je kunt de uitkomst niet doen dus je hebt acties nodig en daar komt WW WAF om de hoek kijken.
2. WW WAF (Wie doet wat en wanneer is het af )
Hier zoeken we naar de eerst-mogelijke actie om de reis naar de gewenste uitkomst aan de praat te krijgen.
Dus voor de bovenstaande voorbeelden :
Garantiebewijs van de printer zoeken (Johan | donderdag)
Outline van de training uitwerken (Anne | 1 december)
Functieprofiel updaten ( Kirsten | morgen)
Overzicht kosten van 365 in beeld brengen (Frans | 1 januari)
etc.etc.
In de minimaal wekelijkse review van de projecten/uitkomsten/resultaten bepalen we weer de volgende eerst-volgende actie met zijn WW WAF. Net zo lang tot we een vinkje kunnen zetten voor het item (Printer is gerepareerd: tadaa!)
Simpel? Wel als je helder denkt. Eerst over de toekomst – wat ís je gewenste uitkomst. En dan gelijk over het nu – wat is de eerst volgende actie – wie gaat het doen – en wanneer is het af.
Kortom: met het eind voor ogen de eerste stap zetten, is een zekere weg naar een mooie toekomst.
Me-mail is een mooie woordvondst. Verschillende clubs geven er verschillende betekenissen aan. Ik zet er hier 3 op rij.
1. E-mail = boring | Me-mail = fun (Seth Godin)
E-mail is vervelend, leidt af, zorgt voor werk, stress, gedoe, is in het belang van anderen, stapelt op, ontploft enz.
Me-mail zijn de berichten die ik graag ontvang. Zaken die af zijn, bedankjes, waardevolle info, besluiten die mij passen, vliegtickets, bewijsstukken, blogs enz.
Natuurlijk wil iedereen alleen maar me-mail. Me-mail is leuk, waardevol en/of belangrijk. E-mail is boring.
2. Me-mail is productiviteit! (App)
Het idee erachter is uiteraard dat je je Postvak In tot hoofdhub maakt en het dus logisch is om daar alles wat je zelf kwijt wil naar toe te sturen. En dat doe je dus met Me-mail. MeMail is een app die je helpt om emails aan jezelf te sturen vanaf een IOS apparaat (Apple). Deze app doet hetzelfde als Braintoss alleen heeft deze laatste meer functies en is niet beperkt tot Apple.
3. Me-mail is een uniek emailadres (Service)
MeMail is een service waar je allerlei bijzondere emailadressen kunt kopen die een expressie zouden moeten zijn van je eigenste zelf. Wel leuk als je een keer een bijzonder adres zoekt voor een project of een feest.
En misschien zijn er nog wel meer betekenissen voor dit mooie woord. Dus als je die kent, deel ze dan in de reacties hieronder dan hebben we er allemaal wat aan.
Wanneer je rust in je koppie wilt is het zaak om te werken aan een BuitenBoordBrein (BBB). Een extended-mind-plek waar alles wat je maar zou willen of moeten onthouden zijn thuis heeft. En laat er nu een praktische plek zijn om zo iets op te gaan bouwen. En laat het nu ook zo zijn dat de meeste van de Office gebruikers al hebben betaald voor die plek maar deze niet gebruiken. Daar gaan we iets aan doen in deze blog.
De essentie van een BBB is dat het antwoord geeft op de volgende 3 vragen:
Waar ben ik van (wat is mijn speelveld)?
Waar heb ik allemaal ja tegen gezegd (projecten, acties)?
Waar hebben anderen ja tegen gezegd (projecten acties) en gaan mij leveren?
plus alle info die daar nog bij hoort ter referentie.
OneNote is daar zeker een goede plek voor. En ja, ik weet dat er ook andere plekken zijn zoals Notes (MacOS) of Evernote. De meeste officegebruikers werken in een grotere organisatie waar OneNote door ICT gedoogd wordt en dat is nu eenmaal een voordeel.
Dus tik het woord OneNote in in het zoekveld bij start en waarschijnlijk zie je daar OneNote al staan.
Wat is OneNote
In essentie is OneNote een heel open systeem van notities. Je kunt notitieboeken, secties en pagina’s aanmaken en zelfs nog subsecties en subpagina’s. Op de pagina’s komen de notities. Je bent helemaal vrij in wat je daar opslaat. Dat kunnen doorgestuurde emails zijn, eigen notities, takenlijsten, Word/Excel/Pdf’s, afbeeldingen, audiobestanden etc. etc. Je kunt notitieboeken delen (bijvoorbeeld als thuisplek voor vergaderingen). Kortom de mogelijkheden zijn letterlijk eindeloos.
Relatie met de weekreview
Jouw BBB is uiteraard een verplichte kandidaat voor je checklist weekreview want het is noodzakelijk om vrienden te blijven met je BBB anders gaat je eigen brein het niet vertrouwen en toch weer alles proberen te onthouden (hetgeen kansloos is).
Wat is een goede start?
Een goede start is het bekijken van een paar video’s op YouTube waarin uitgelegd wordt wat de mogelijkheden zijn. Kies niet te korte video’s en vooral ook video’s die al veel keer zijn bekeken.
Rob van den Brand geeft regelmatig OneNote workshops. Je vindt ze op de agendapagina.
Ja , ik weet het . Zo’n lijstje is helemaal persoonlijk. Toch vind ik het altijd aardig om de voorkeuren van anderen te zien. Hier zijn die van mij. Ze zijn mij alle 10 even lief. Dus de volgorde is niet het meest van belang.
1 Deep Work | Cal Newport
Boek over het organiseren en onderhouden van tijd om diep geconcentreerd werk te kunnen doen. Het eerste deel is meer theoretisch. Het tweede deel “The Rules” zit vol met praktische strategiën. Bestaat ook in een vertaalde versie.
Confronterend boek over de effecten van altijd online zijn, multitasken en welk effect dat heeft op je brein. Veel herhalingen maar alles bij elkaar toch een heel relevant boek. En een beetje de antipool van Deep Work.
De bijbel van managementproductiviteit. Boek uit 1967 en het fundament voor David Allen en Stephen Covey. Peter Drucker maakt als eerste onderscheid tussen efficiëntie en effectiviteit. Toont het belang aan van jezelf managen als voorwaarde voor het beroep. Nog steeds heel leesbaar en vol van wijsheid.
“The Disciplined Pursuit of Less”. Een beschrijving van de weg naar de essentie met alles waar daar bij komt kijken. Veel voorbeelden, veel praktische strategiën en een oproep tot bewust kiezen.
Essentialisme | Greg McKeown
5. A Factory of One | Dan Markovitz
Een perspectief op persoonlijke effectiviteit vanuit de lean wereld. Ook waardevol als je niets van lean weet maar zeker interessant als je daar ervaring mee hebt.
A Factory of One | Dan Markovitz
6. Getting Results The Agile Way | J.D. Meier
Net als het boek hierboven een boek over de toepassing van agile en scrum op het onderwerp persoonlijke effectiviteit. Mooie vondsten en ideeën en zeker waardevol voor diegenen die al in teams met deze technieken werken. Vooral de invalshoek van ‘design’ je dag, week, maand en jaar kan inspirerend werken.
Even door de Amerikaanse marketingfluff heenprikken maar dan heb je ook wat. De 5 fasen wokflow is een ijzersterk archetype en is supergoed en praktisch uitgewerkt. En natuurlijk komt dit David Allen de eer toe als eerste grondig het belang en het proces te beschrijven van de weekreview. Engelse titel, redelijke NL-versie.
In dit boek beschrijft David Allen de door hem benoemde horizons of focus. De verbinding met de persoonlijke missie, visie en strategie en ook weer de 5 fasen van Getting Things Done in samenhang daarmee. Ik vind wel dat er een horizon mist (namelijk de tijdgeest) maar evengoed wel een belangrijk boek.
Making it All Work | David Allen
9. De zeven eigenschappen van effectief leiderschap | Stephen Covey
De orginele titel is wel stukken beter (“7 habits of highly effective people”). Prachtig boek, mooie compositie en onverslaanbare klassieker. Van ‘Begin bij het eind’ tot ‘Houdt de zaag scherp’.
Vervolg op het bovenstaande boek. Gaat meer in op de verbinding van missie en visie met je dagdagelijkse planning op basis van de kwadranten van Eisenhower. Inclusief agenda voorbeelden, testjes en van allerlei andere handige tips. Beetje gedateerd her en der maar zeker nog steeds zeer de moeite waard.
Het lijkt misschien een saai onderwerp maar is het zeker niet. Er wordt in ons landje onnoemelijk veel tijd versleten met het zoeken naar en terugvinden van bestanden. In deze blogpost op rij wat de meest waardevolle regels zijn voor een mappenstructuur, naamgeving van bestanden en slim zoeken.
Vroeger liep ik door gangen die volstonden met kasten met daarin ordners. Ook de werkkamers stonden vol met halfhoge ladenkasten, hangmapsystemen en daarnaast lagen alle horizontale oppervlaktes vol met papier, boeken en todo-blokken. Zoeken was een fysieke activiteit.
Dat is nu wel anders. Ik loop door strakke gangen en open ruimtes waar geen kast meer te vinden is. Het probleem is daarmee helaas niet opgelost maar verplaatst. Alles wat zichtbaar was is onzichtbaar geworden want verplaatst naar de virtuele wereld. Zoeken is nu turen op een scherm met rimpels in je voorhoofd.
Vuistregels
Gebruik deze vuistregels voor het simpel terugvinden van je bestanden. De eerste vuistregels gaan over opbergen de laatste over zoeken. Beiden zijn nodig.
1. Deel je mappenstructuur op in drie logische delen
Ik heb deze manier van ordenen beschreven in deze blogpost.
2. Gebruik logische consistente bestandsnamen.
Onderdelen van een goede bestandsnaam kunnen zijn: datumstempel (171020), categorie ‘offerte’ en een paar steekwoorden als representant van de inhoud. Zie deze blogpost voor tips voor bestandsnamen.
3. Zet alle bestanden van voor datum X naar een archiefplek (a-z geordend).
4. Maak één medewerker verantwoordelijk voor de hoofdstructuur.
Nummer de mappen die bij deze structuur horen. Zet de meest gebruikte mappen op nummer 1, 2 en 3. Beperk je tot steeds een laag van maximaal 7 + 2 mappen om het overzicht te behouden (en ga eventueel daarna een laag dieper).
5. Organiseer twee x per jaar een opruim/opschoonmoment. Geef iedereen op een rustig moment een map waar hij goed in thuis is en speel virtueel Hendrik Jan de tuinman. Tegelijk doen is het leukst. Wieden en snoeien dus!
6. Verbied mapjes met de namen: ‘allerlei’, ‘algemeen’, ‘diversen’ enz.
7. Gebruik zoeken in de verkenner
Eerst ga je naar de Verkenner met ‘Windowstoets-E’ en daarna gebruik je ‘Ctrl-F’ om vlot in het zoekveld te komen. Type de steekwoorden uit het bestand dat je zoekt. Je krijgt dan direct een lijst te zien van bestanden die voldoen aan jou zoekvraag. Verfijn het eventueel als je nog niet direct vindt wat je zoekt. Wel eerst je zoekinstellingen optimaliseren want die staan niet vanzelf goed.
8. Zet de door jou het meest vaak gebruikte mappen of bestanden in de verkenner onder snelle toegang.
Dat lukt door ze gewoon daarnaar toe slepen. Windows maakt dan een snelkoppeling voor je (rechtermuisklik: ‘vastmaken aan Snelle toegang’ kan ook). De mappen krijgen een pin-icoontje achter hun naam (zie plaatje).
9. Maak een checklist van de door jou (of je team) te hanteren vuistregels en bespreek die wanneer nodig (en stel dan uiteraard ook weer bij indien nodig).
“Alle medewerkers zijn tevreden” is geen helder gewenst resulaat. Het is een formulering in de orde van “De wereld is een paradijs” (en dat duurt nog even). Veel te abstract en dus niet bruikbaar. Dat kan anders en beter.
Tijdens mijn Training Timemanagement | Personal Lean besteden we tijd aan het formuleren van resultaten. En dat is niet voor niets omdat het voor de meeste deelnemers nog niet zo eenvoudig is om te komen tot heldere visie-volle afspraken (‘je kunt iets voor je zien’). Ik ontdek steeds preciezer wat daar de oorzaak van is. Hieronder een paar gedachten + tips daarover.
Abstractie is de norm
We hebben op de middelbare school geleerd om ‘samen te vatten’. Dat is een andere manier om te zeggen dat je een algemene formulering zoekt die geldt voor alle zaken waar je het over hebt. Het effect is dat je abstracter gaat denken. Wanneer je vervolgens een aantal van je samenvatingen nog een keer gaat samenvatten tot een nog meer algemener categorie, dan kom je in een nog abstracter wereld terecht en ben je zo maar weg van de werkelijkheid.
Voorbeelden van ‘De wereld is een paradijs’ resultaten
Alle medewerkers zijn tevreden.
Iedereen voelt zich gewaardeerd.
We zijn een topteam.
Een norm is nog geen resultaat.
‘Alle medewerkers zijn tevreden’ is een norm die je jezelf zou kunnen opleggen. Het betekent dat je misschien op enig moment kunt voldoen aan deze norm. De dag erna kun je er al weer vanaf zijn omdat er zich iets heeft voor gedaan waardoor een medewerker niet langer meer tevreden is. Kortom: als je ‘Alle medewerkers zijn tevreden’ als resultaat op zou nemen op je dashboard dan kun je dit resultaat nooit afvinken. Het is derhalve geen bruikbaar resultaat maar een norm waaraan je jezelf kunt toetsen.
Afpellen van lagen van abstractie
De kunst van het formuleren van afspraken wordt vaak gekoppeld aan SMART. Ik ben daar niet zo van (zie hier waarom). Ik zie meer in het afpellen van alle lagen van abstractie.
Dus in mijn voorbeeld ‘Alle medewerkers zijn tevreden’ zijn er een aantal abstracties:
1. alle
2. medewerkers
3 tevreden
de kunst is dus om hier terug te denken tot op het niveau van een resultaat waar ik iets mee kan.
Als ik dat doe, kom ik misschien uit op:
Er is op 1 januari een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd onder alle medewerkers van schaal 1 tot 3.
of
Ik heb voor 1 maart met de 14 medewerkers van mijn afdeling een gesprek gevoerd waar minimaal de vraag is gesteld: Ben je tevreden met je werk, de beloning en mijn stijl van leidinggeven?
Met een dergelijke concretisering kom ik tot een resultaat dat ik als eindpunt kan zien van een aantal acties. En dat werkt lekker (samen).
Vraag: Heb jij af en toe last van te abstracte doelen/resultaten? Heb je daar voorbeelden van? Oplossingen voor?
We leiden in grote getale aan een afschuwelijke verslaving. Die verslaving heeft een naam en er is al een serieuze lobby aan te gang om deze psychische verslaving op te nemen in DSM-V (dat is de grote bijbel van vastgestelde psychische en psychiatrische aandoeningen.
Nomofobie staat voor ‘no-mobile-phone-phobia‘ dus de angst die ontstaat door de gedachte dat je niet meer verbonden bent met, door en via je mobiele telefoon.
Een aantal serieuze mensen (wetenschappers) hebben er een testje voor ontwikkeld die je jezelf af kunt nemen en waarmee je kunt beoordelen of en in welke mate je leidt aan nomofobie. De test bestaat uit 20 vragen die je beantwoordt met behulp van een 7 punts schaal. Je telt de scores op en vindt jezelf terug in een categorie verslaafd (of niet natuurlijk). Score je hoog dan is het detoxen geblazen!
Dat hyperconnectiviteit niet bijdraagt aan productiviteit en vrolijkheid zal bij de meeste weldenkende mensen nu toch wel duidelijk zijn. Voor mij is de test dus vooral ‘pret’ en misschien helpt de vragenlijst voor nog iets meer bewustzijn (gecombineerd met een snufje schrik) om er iets aan te doen als het echt storend wordt.
In onze workshops en trainingen leerden we iedereen gebruik te maken van een code in de handtekening die vervolgens diende als trigger voor een (uitgaande) regel in Outlook.
De regel luidde:
als de unieke code in de handtekening gebruikt wordt in de hoofdtekst van de email (trigger)
kopieer deze email naar de map wachten op (actie)
Het resultaat daarvan is dat je een waterdichte administratie hebt van alle uitstaande vragen en je dus in je weekreview eenvoudig deze lijst kunt updaten.We gebruiken sinds kort een nieuwe manier voor de Wachten op regel. De ‘oude’ handtekening-regel had 2 nadelen:
Bij veel organisaties is de handtekening “dichtgetimmerd” door IT en kan de gemiddelde gebruiker ‘m niet veranderen. Hierdoor was je genoodzaakt telkens handmatig je unieke code te typen.
De regel die we maakten werkt alleen op de lokale installatie van Outlook, terwijl steeds meer mensen ook hun mobiele apparaten en/of de webversie van outlook gebruiken. Daar op misten ze dus de ‘Wachten Op’ functionaliteit.
De nieuwe regel (m.b.v. cc)
We gebruiken sinds kort een nieuwe manier voor de ‘Wachten op’ regel. In dit geval maken we geen gebruik van een uitgaande regel maar van een inkomende regel.
De regel luidt:
als de email afkomstig is van mij (trigger 1)
en mijn naam staat in cc (trigger 2)
verplaats de email naar de map wachten op (actie)
Wanneer je ook een regel hebt die de cc mails naar een aparte inbox stuurt dan moet je zorgen dat je die zodanig wijzigt dat je jezelf uitsluit: Deze regel wordt dan als volgt:
als mijn naam voorkomt in het vak cc (trigger)
verplaats de email naar de map cc mail (actie)
tenzij ik zelf de email heb verstuurd (uitzondering)
Het verschil tussen de eerste routine en de tweede is dat je in de eerste kopieert (dat kan niet anders) en in de tweede een versie in verzonden items hebt én een versie (n.l. de cc-versie) terecht komt in de map wachten op. Beide manieren kunnen uiteraard prima.
Collega Rob van den Brand heeft er een korte video van gemaakt die laat zien hoe je deze regel zelf instelt (wel even fullscreen zetten).
‘Wachten op’ is onderdeel van de Inbox Zero methodiek.
Je agenda is dé lijst waarin je je meest schaarse commodities beheert namelijk tijd & aandacht. Ik kom veel managers en drukke professionals tegen die geen goede manier hebben om die agenda te beheren. Ik wel en ik ga die delen.
Dit proces is prachtig in zijn eenvoud en helaas toch voor veel collega’s een hele heisa om dit werkelijk te gaan doen. De reden daarvoor kan ik ook verklappen: iets te veel verslaafd aan stress.
Dus voor wie zijn agenda in balans wil krijgen het volgende proces dat een onderdeel vormt van de weekreview (waarvoor je een checklist kunt downloaden hier op deze website).
Kies 20/30 minuten aan het eind van een week of direct bij de start van een nieuwe week. Zorg dat je even echt eigen tijd hebt (telefoon uit, deur dicht enz.).
Stap 1: Keek op de Week
Zoom in op de week die is geweest en herinner je van ieder item dat je in je agenda ziet staan:
wat het was;
wat de waarde was;
wat je vond van de duur, de vorm, de regie van de bijeenkomst;
beoordeel of er nog losse eindjes zijn.
Probeer een gevoel te krijgen bij de voorbije week. Was het een mooie week, was het een waanzinnige week, was het een spannende week met veel succes, was het een spannende week met veel risico’s die maar net goed is afgelopen, was het een saaie week?
Stap 2: Stel je zelf 2 vragen
waar wil ik meer van in de toekomst?
waar wil ik minder van in de toekomst?
schrijf deze voornemens even op zodat je die bij de hand hebt bij stap 3
Stap 3: kijk 8 (ja acht!) weken vooruit
Dit is een stap die voor de meeste collegae ongebruikelijk is en toch bijzonder noodzakelijk. De eerste paar weken van deze 8 zijn uiteraard al zo ongeveer gedefinieerd. Het is niet zo eenvoudig om daar zaken echt te verschuiven. Hoe verder weg vandaag hoe meer ruimte er is om iets te wijzigen, verzetten, reserveren enz.
Je bekijkt dus de planning van die weken en zoekt naar gekke of bijzondere zaken (en die zijn er eigenlijk altijd wel).
dubbele boekingen;
deadlines;
reizen;
familie-bijeenkomsten;
vakanties;
noodzakelijke voorbereidingen;
ruimte voor onverwacht;
meetings zonder doel of resultaat.
Je schoont op en maakt betere composities van die acht weken. En omdat je dit iedere week weer doet komt er een leerlus op gang die maakt dat je je tijd en aandacht goed gaat beheren en daardoor je werk en je leven steeds beter in balans komen. Je kunt beter prioriteren omdat je een globaal beeld hebt van alles wat er aan staat te komen. Je geeft minder snel tijd van jezelf weg omdat je die nu eenmaal zeer goed hebt doorgedacht en verankerd in deze komende acht weken.
Kortom: wie dit proces regelmatig aan de praat krijgt geeft zichzelf een mooi kado (en vermoedelijk zijn naast omgeving ook).
Hoewel mijn verbondenheid met het fenomeen tijd heel groot is, heb ik in de afgelopen jaren alleen in een paar korte periodes een horloge gedragen. Sinds een maand heb ik nu weer structureel een horloge om. Hieronder ter lering en vermaak mijn reflecties.
Horloge ja
Ik heb een mooi horloge. Het is een sieraad: heel plat en goudkleurig met een armband van hele fijne schakels. Het horloge heeft daarnaast een emotionele waarde (is van mijn vader geweest).
Af en toe is het handig dat ik even kan kijken hoe laat het is.
Als ik het draag dan wordt het horloge al heel snel een verlengde van mijn arm en ik voel deze dan ook helemaal niet zitten.
Horloge nee
De keren dat ik naar kijk zijn nihil. Er zijn zoveel andere plekken waar ik een klok kan zien (laptop, telefoon, aan de wand, op het station, op de toren) dat een horloge functioneel niet nodig is.
Ik heb een vuistregel ‘travel light’ die maakt dat ik af en toe eens kijk wat ik allemaal mee sleep en een horloge zou vanuit dit gezichtspunt een voorbeeld van ‘te veel’ kunnen zijn.
Toekomst
De toekomst van het fenomeen horloge is de smartwatch waardoor allerlei functies die nu in de telefoon hun plek hebben verhuizen en metamoforseren naar de context van een horloge. Dat levert allerlei mogelijkheden en vooral opties voor notificaties op. Mijn ecosysteem (laptop, telefoon) zou dan uitgebreid worden met een smartwatch. Dat zou iets heel aantrekkelijks kunnen hebben (‘boys love toys’) maar het grote nadeel is dat deze piep-bliep-knor-machinerie mij steeds weer uit het ‘nu’ haalt en dat is niet goed voor mij en dus geen argument voor ja.
Conclusie
Als sieraad is het ja. Als functioneel onderdeel van mijn PSU (persoonlijke standaarduitrusting) is het nee. Op het moment dat je me live ontmoet kun je de laatste overweging terugzien aan mijn pols.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
Voor de fijnproevers deze week een tip achter de komma. Er kwam een vraag binnen over de mogelijkheid om bestanden op te nemen in een standaard antwoord via een e-mail template of sjabloon.
Dit zou bijvoorbeeld aan de orde kunnen zijn wanneer er een vraag is naar instructie of norm waarvan het antwoord beschreven is in een bepaald document. In die situaties waarin dat vaker voor komt zou het de moeite waard kunnen zijn om die e-mail klaar te hebben staan in een template of sjabloon.
‘Kan dat in Outlook?’ is de vraag.
Het korte antwoord is: ‘nee’ (ten minste zover als wij dat hebben kunnen achterhalen). Het iets langere antwoord is: ‘ja, maar anders’ mits je bereid en in staat bent de zaak iets anders te organiseren.
Het doel is om via e-mail informatie bij zijn vrager te krijgen. Bestanden sturen is 1 manier. Er zijn er uiteraard nog meer. Ik geef er hieronder 3.
Links ipv bestanden Zet de betreffende bestanden in een map waar iedereen toegang toe heeft en stuur in plaats van de bestanden zelf, vanuit een template een link naar de map of naar het bestand. Dit heeft als voordeel dat e-mail omgevingen sneller blijven en er minder versies van bestanden zwerven.
Bieb van standaard antwoorden altijd bij de hand
Maak een bibliotheek aan van antwoorden op veel voorkomende vragen. Zet de antwoorden als blokken in de textblok-galerij. Voeg ze in als ze aan de orde zijn.
De galerij kun je vinden wanneer je een e-mail open hebt en op het tabblad invoegen klikt (iets rechts van het midden). Selecteer de tekst die je wilt bewaren en sla die op als tekstblok in de gallerij (wijst zich vanzelf).
VVV aanmaken op openbare plek
Maak een dashboardpagina aan in Sharepoint of een andere intranetfunctionaliteit en orden je informatie in het verlengde van de frequentie van het voorkomen van de vragen (dus NIET via bibliotheeklogica maar WEL via 80/20 Pareto-logica. Doe dat eventueel in de vorm van een VVV (veel voorkomende vragen). Verwijs daarnaar op het moment dat er een vraag komt.
Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.
Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Het verschijnsel voicemail is op zijn retour. Helemaal zonder kunnen we nog niet en daarom is het wijs stil te staan bij de tekst die een ander hoort.
Laden...
