Categories for Geen categorie
Deze vraag is listig. Want hoe verhoudt zich de waarde van ad-hoc vragen vol potentie tot zelf zorgvuldig geplande denktijd?
Daarnaast is er nog de eeuwige afweging waar je energie van krijgt, wat waarde oplevert, wat triviaal is en wat eigenlijk oervervelend is maar er nu eenmaal wel bij hoort.
Wie hier echt in wil duiken verwijs ik naar een eerdere lange blog over de kwadranten van Eisenhower. Daarin beschrijf ik het subtiele onderscheid tussen dringend en belangrijk. Leidend tot het inzicht hoeveel en hoe vaak je je bevindt in kwadrant I (dringend èn belangrijk ) en hoe veel en hoe vaak je werkt vanuit kwadrant II (niet dringend maar wel belangrijk). Het concept is briljant maar wel echt een ding.
Wil je meer weten van deze kwadranten, meld je dan aan voor de Online Workshop Personal Lean.
Er is gelukkig ook een ‘light versie’. Leuk om te doen, kost niet veel tijd en levert heel snel inzicht op. Het werkt als volgt:
- je print onderstaand overzicht uit (Pdf Versie van Fun Boring enz.);
- je neemt een stift (bijvoorbeeld een mooie felle rode);
- na iedere actie zet je een stip ergens in het kwadrant;
- je bekijkt het groeiende overzicht en voilá – je hebt het antwoord op de vraag uit de titel van deze blogpost.
Laden...
Een klein handigheidje waar Vera mij op attendeerde en dat ik hier nog nooit heb beschreven. Simpel en op sommige momenten in de drukte van alledag reuzehandig.
Je kunt het onderwerp van een ontvangen e-mail wijzigen.
Hoe het werkt
- Open een willekeurige e-mail
- Verander het onderwerp
- Klik op het kruisje
- Kies voor wijzigingen opslaan
That’s it!
Waarom zou je dat willen?
- Je krijgt een e-mail met in het onderwerp ‘Vraagje’ of iets anders dat nietszeggend is
- Je wil informatie toevoegen in verband met een zoekroutine (bijvoorbeeld ‘#factuur’ of ‘#recruiting’)
- Je wil je actie beschrijven omdat je toch al over na heb gedacht
Probeer het eens en je zult zien dat het reuze simpel werkt.
Laden...
Goed kunnen zoeken is een van de belangrijkste vaardigheden in Outlook omdat het er voor zorgt dat je zonder allerlei mappen kunt werken.
Lees eventueel eerst de blog over het optimaliseren van zoeken om te checken of je de basiszaken op orde hebt.
Geavanceerd zoeken gebruik je als je met de normale zoekactie via het zoekvenster niet kunt vinden wat je zoekt. Dat zal overigens maar heel zelden voorkomen. Maar voor die keren toch de werkwijze voor geavanceerd zoeken.
Let Op! Op dit moment (voorjaar 2022) is er soms een probleem met zoeken in Outlook voor 365 gebruikers. Dit is op te lossen door online te zoeken. Dat kun je doen door je exchange cache uit te zetten Zie voor hoe je dat doet dit help-artikel van Microsoft. Een andere manier is om naar OWA versie van Outlook te gaan en daar een zoekactie te starten.
Terug naar Geavanceerd Zoeken
Start van de zoekactie
Je start een geavanceerde zoekactie met de sneltoets CTRL-SHIFT-F. Er verschijnt een hulpvenster met drie tabbladen: ‘Berichten’, ‘Meer opties’ en ‘Geavanceerd’.
Op het tabblad ‘Berichten’ moet je als eerste de locatie aangeven waarin je wilt zoeken. Dat doe je rechts door op ‘Bladeren’ te klikken. Let op dat je onderin ook aan moet geven of Outlook ook in de submappen moet zoeken. Dat is in de meeste situaties wenselijk. Let er op dat je maar in één gegevensbestand/account tegelijk kunt zoeken. Wil je in een ander account zoeken dan kan dat alleen met een nieuwe zoekactie.
Na de locatie geef je aan op welke tekst je wilt zoeken en waar jij denkt dat deze tekst zich bevindt (onderwerp of hoofdtekst of beiden – dat doe je bij het keuzemenuutje rechts)
Wanneer je eenmaal de locatie en de tekst hebt bepaald, kun je met de rest van de keuzes heel precies aangeven wat de criteria zijn waar Outlook mee moet werken.
Hieronder nog een samenvatting van de inhoud van de tabbladen.
Tabblad Berichten
- Welke tekst
- Van of aan wie
- Op welk moment
Tabblad Meer opties
- Categorie
- Gelezen, ongelezen
- Bijlagen
- Vlag
- Grootte
Tabblad Geavanceerd
Hier kun je kiezen uit alle velden die beschikbaar zijn in Outlook – en dat zijn er bijzonder veel. Dit kan handig zijn als je een bijzonderheid weet van de e-mail.
Daarna klik je op zoeken. De resultaten verschijnen onderin dit hulpvenster. Je kunt het resultatenvenster optimaliseren door het groter te zetten. Het is – zoals met alle vaardigheden – de kunst een tijdje te spelen met Geavanceerd Zoeken om er handig in te worden.
Laden...
Gezien het gegeven dat het 11 keer zo eenvoudig is om iets te starten als om iets te stoppen, is het nogal van belang om een stopknop te hebben.
De stopknop doet wat het zegt: iets stoppen wat misschien ooit van waarde was maar het nu niet meer is.
De stopknop gebruik je voor gewoontes die vastgeroest zijn (uiteraard hadden ze ooit hun waarde maar nu zijn overbodig geworden).
- notulen maken?
- twitteren?
- vrijdagmiddagborrel?
- abonnement op de krant?
- iedere dag nieuws kijken?
De stopknop kun je gebruiken voor beleid dat nergens meer toe dient of innovatie in de weg staat.
- iedereen op dezelfde tijd op kantoor?
- tijd schrijven?
- overdreven complexe projecttemplates?
De stopknop kun je zelfs gebruiken voor het opschonen van historische paradigma’s.
- ik ben een introvert, geen netwerker (vul zelf maar in)?
- ik ben een ochtendmens
- het EU parlement moet een week per maand naar Straatsburg?
- wij zijn een bedrijf dat nu eenmaal dit product, deze dienst levert?
De stopknop moet wel regelmatig gebruikt worden anders zit hij vastgeroest op het ‘moment suprême’.
Wat helpt om dit soort zaken in het bewustzijn te krijgen zijn bijvoorbeeld de volgende zaken:
- verhuizen
- sabbatical
- kritische vragen van stagiaires, nieuwe medewerkers
- serieus aan de slag gaan met de vraag ‘Waar gaan we eens mee ophouden?”
- opletten waar je ergernis zit
Waar zit nu die stopknop? Die zit in het moment dat je je innerlijke radar aanzet tijdens je dagafsluiting of weekreview. Je kunt die beide routines leren tijdens de Online Workshop Personal Lean.
Laden...
Luisteren is een belangrijke skill tijdens alle menselijke uitwisseling. Ook tijdens vergaderingen, bila’s, presententaties, pitches en onderhandelingen.
Volgens Otto Scharmer zijn er vier manieren van luisteren.
Als ik ze op basis van mijn ervaring in mijn eigen woorden vertaal dan is het onderscheid als volgt eenvoudig te beleven.
Oordelend luisteren (downloaden)
Ik luister om te kunnen beoordelen of de spreker dat zegt wat in mijn normering past. Komt vooral voor bij intakes in zorgprocessen (bijvoorbeeld bij de huisarts), maar ook bij onderzoeksprocessen of data verzamelprocessen. Dit type luisteren is noodzakelijk om snel een pad te vinden om verder te gaan op basis van het antwoord op voorgedachte vragen.
Verrijkend luisteren (ophalen)
Ik luister om mijn data en informatie uit te breiden. Komt vooral voor bij netwerkgesprekken maar ook in leerling/meester situaties.
Inlevend luisteren (heen en weren).
Ik probeer te horen wat de spreker beweegt, waarom hij/zij zegt wat hij/zij zegt. Ik probeer dat zo te doen dat ik niet te veel interfereer (mijn sympathie en antipathie de ruimte geven) of mee tril (“dat heb ik ook meegemaakt en ik wil het graag vertellen”). Dit type luisteren is gebruikelijk in een zinvol heen-en-weer gesprek bijvoorbeeld tussen collega’s.
Luisteren naar potentie.
Ik luister of ik mogelijk aanknopingspunten hoor vanuit de toekomst naar het nu. Ik probeer potentie of kans te horen. Dit type luisteren zou bijvoorbeeld de basis kunnen zijn voor vruchtbare jaargesprekken tussen leidinggevende en medewerker en bij werving & selectiegesprekken. Hoe past het ‘verhaal’ van de medewerker het best bij het ‘verhaal’ van de organisatie? In de gevallen waarin de organisatie te veel downloadend luisteren heeft in gebouwd in haar gesprekkencycli (lijstjes afvinken en afwerken) raakt dit vruchtbare luisteren op de achtergrond en verdwijnt enthousiasme voor potentie.
Het is razend boeiend om je bewust te zijn van welke sociale techniek je gebruik maakt in welke situatie. Oefenen is simpel. Je kunt in iedere situatie proberen je bewust te zijn van de manier van luisteren die je zelf inzet of letten op de luisterstijl van je gesprekspartner.
Wil je meer met luisteren doen tijdens je vergaderingen? Plan een Workshop Effectief Vergaderen
Het absolute tegenbeeld van luisteren is de telemarketeer die mij opbelt, mij hoort spreken (overduidelijke mannenstem) en van zijn scherm de historische woorden spreekt: “Spreek ik met mevrouw van der Hulst?” en vervolgens mij allerlei vragen wil gaan stellen (en die invoert) zodat hij weer bij de volgende voorgebakken logische vraag komt. Uiteraard is daar geen luisteren, geen ontmoeting en moesten we daar maar snel mee ophouden.
Afbeelding komt van hier.
Laden...
Er zijn drie praktische manieren om te prioriteren. Ze hebben allemaal hun sterke kant.
De methodiek die gebruikt wordt bij de Spoed Eisende Hulp (SEH) is het meest krachtig als er veel tegelijk komt en alles even belangrijk lijkt. Het Handboek Personal Lean heeft een uitgebreid deel over prioriteiten. De drie manieren op rij.
1. Werken met Dringend en Belangrijk (kwadranten van Eisenhower)
Ieder kwadrant is een combi van dringend en belangrijk en heeft zijn eigen strategie. Ik heb er een uitgebreid artikel over geschreven met de focus op de overgangen tussen de verschillende kwadranten.
2. Pareto: de 80/20 regel
Dit principe stelt dat 20% van de oorzaken verantwoordelijk is voor 80% van de gevolgen:
- in 20 % van je tijd haal je 80% van je resultaat;
- 20 % van je collega’s of medewerkers vragen 80 % van je tijd;
- 20 % van je klanten zorgen voor 80 % van je omzet;
- 20 % van de mensen heeft 80 % van het inkomen;
- 20 % van de maakindustrie levert 80 % van de vervuiling.
De kunst is om te bepalen waar de 20 % oorzaken zich bevindt die 80 % van de gevolgen voor zijn rekening neemt. Als je de 20% vindt heb je de hefboom in beeld. De bedrijfskundige variant hiervan is de ABC-XYZ-analyse.
3. Triage (de prioritering bij de SEH)
Bij de SEH kunnen ze prioriteren als de beste en ze hebben er nauwelijks tijd voor nodig. Het is de kern van het succes. De triage-verpleegkundigen bepalen wie er eerst behandeld gaat worden en wie best een tijdje kan wachten. Alles gericht op redden van de meeste levens en het geven van directe hulp.
Het begrip triage is ontstaan aan de Franse kant van het slachtveld van WO I. De ‘tri’ stond voor drie simpele categorieën:
- onbehandelbaar;
- ter plekke behandelen;
- naar het hospitaal vervoeren.
Bij onze SEH’s gaat dat inmiddels wel iets anders maar de basis is onveranderd. Snel bepalen wat prio is. De triage-verpleegkundigen doen dat uiteraard niet zomaar maar hebben checklists, routines en protocollen die de basis vormen. De triage-verpleegkundige neemt ín het moment – op basis van alle eigen kennis en ervaring – in relatieve rust, razendsnel besluiten over de juiste dingen.
Wat kunnen wij leren van de SEH?
- Het bestaansrecht, de waarde en de leidende principes van deze bijzondere vorm van zorg zijn diep verankerd en altijd paraat.
- De kennis en ervaring is geborgd in ondersteunende systemen zodat de diegene die de triage doet vrij in het ‘hier en nu’ kan staan.
- De triagist heeft de skill om te focussen op één probleem te midden van allerlei stress.
Hoewel ons het in ons werk niet over leven en dood gaat, kunnen we triage goed gebruiken om voor- en achtergrond te krijgen in hectische momenten.
Laden...
Ik heb het ontdekt: er zit potentie in ergernis.
Ergernis gebruiken als energie voor kleine personal lean experimenten die je iets leren over jezelf en de wereld is nuttig – levert een heleboel op – en is leuk om te doen.
Dit idee gaat niet over het je ergeren aan mensen – hoewel je daar vermoedelijk net zo mee aan de slag kunt – maar vooral over ergernis ten aanzien van spullen, processen, projecten enz.
Wat is de potentie:
Ergernis geeft je een aanknopingspunt om iets te veranderen aan jezelf of aan je omgeving. De ergernis is een duidelijk signaal dat aangeeft dat je tijd, energie, intelligentie, elegantie en schoonheid verliest op een plek waar je dat liever niet zou hebben.
En dat is nogal wat. Je weet namelijk nu waar je iets aan moet pakken om je leven een beetje beter te krijgen.
Hoe maak je dit operationeel?
- Ga af en toe eens stil zitten
- Focus op een proces, een tool, een project of een plek
- Stel jezelf de vraag: wat vind ik ervan?
Gevolgd door de 2 belangrijkste vragen
- Waar wil ik meer van?
- Waar wil ik minder van?
Als je iets hebt gevonden maak je dat tot praktisch door je de gewenste toekomst zo concreet mogelijk voor te stellen en daar een, twee of drie – kleine- verbeteracties van af te leiden.
Het werkt het best wanneer je dit tot routine weet te maken. Bijvoorbeeld met de weekreview. Met kleine ministapjes schuif je zo langzaam op in de richting die je werk makkelijker, productiever, prettiger maakt. Dat is goed voor jou, jouw organisatie of klant en ultimo voor onze hele planeet. Het beleven dat je altijd ergens invloed kunt hebben maakt mij basaal vrolijk.
Dus dank aan de ergernis als wegwijzer voor anders en beter.
Lezer Erik Kootstra maakte naar aanleiding van een eerdere blogpost het volgende spreekwoord:
“Erger je gerust, als je het maar met verandering sust”
en dat vind ik dan weer leuk!
Laden...
Iedere vergadering is een toneelstuk met zeven rollen: vier primaire en drie secundaire rollen.
Tijdens de Online Workshop Personal Lean doen we een audit op je vergaderingen.
De vier primaire rollen
Zonder deze eerste vier is er geen zinvolle bijeenkomst. Als ze niet in balans zijn, is de vergadering minder effectief.
De eerste rol is de spreker. Zonder spreken is er geen vergadering mogelijk. In een topteam spreekt iedereen zich uit zodat alles wat m.b.t. het onderwerp relevant is aan de orde komt.
De tweede rol is de luisteraar. Luisteren is nog iets anders dan niet-spreken. Luisteren betekent jezelf terughouden om het spreken van de ander toe te laten. In versleten teams zie je vaak herhaling van zetten veroorzaakt door niet luisteren.
De derde rol is de voorzitter. In topteams wordt de voorzitter-rol vervult door de formele voorzitter. In veel andere teams regelt een deelnemer die van nature geneigd is overzicht te houden dit. Deze informele voorzitter zorgt dat de agenda logisch wordt doorgewerkt. Wie deze rol heeft wisselt soms door wijziging van het onderwerp.
De vierde rol is de notulist. Notuleren is de kunst van het absoluut helder maken wat er is afgesproken en wie wat gaat doen. Een goede notulist is goud waard en heeft een spiegelrol. Een goed verslag geeft helderheid ten aanzien van
- genomen besluiten;
- gewenste uitkomsten;
- acties en eigenaren.
Niet meer en niet minder.
De drie secundaire rollen
Deze rollen zijn goed zichtbaar als je er even op leert letten. Ze zijn belangrijk voor de verbintenis met het verleden en voor de kwaliteit van het moment.
De vijfde rol is de historicus. Vrijwel ieder punt op de agenda heeft een kroniek. Het punt komt ergens vandaan, heeft een geschiedenis. De historicus kent deze kroniek en brengt deze in als bijdrage aan de beweging van beeld naar oordeel naar besluit. Dit kan positief zijn maar ook ergernis geven als het altijd dezelfde mens is die deze rol vervuld (‘Krijgen we dat weer…’).
De zesde rol is de nar. In iedere vruchtbare vergadering wordt gelachen. Een snelle woordgrap, even iets uitvergroten, iets wat zich onder tafel verstopt er bovenop zetten: allemaal acties vanuit de nar-rol en zeer waardevol in een vergadering.
De zevende rol is de verzorger. De verzorger is degene die nog een rondje koffie inschenkt, het licht aan doet als het wat donker wordt, de verwarming lager zet als het te warm wordt, de pauze bewaakt enz. Een uiterst belangrijke rol die vaak door dezelfde mensen wordt vervuld.
Wat is jouw meest natuurlijke rol? Doe eens een experiment met een van de voor jou minder natuurlijke rollen. Zinnig en leuk om te doen.
Laden...
Digitaal aantekeningen maken lijkt handig. Ik kom managers en pro’s tegen die mij melden dat het hen ‘nog niet’ gelukt is om helemaal digitaal te gaan vanuit de aanname dat een papierloos bestaan de norm is.
Er zijn vanuit de Personal Lean kant een paar serieuze problemen met digitaal aantekeningen maken.
Praktische problemen
Een tool kiezen. Er zijn er heel veel en ze kunnen allemaal net iets anders – en vaak net niet genoeg. De kunst is om er één te kiezen en er bij te blijven (minimaal een half jaar). Tip: Heb je een MS 365 account? Kies dan voor OneNote.
Daarnaast heb je nog de volgende praktische problemen om op te lossen:
- er overal en altijd bij kunnen (ook zonder wifi);
- beveiliging en back-up organiseren (wat als je je laptop in de trein laat liggen?).
Sociale problemen
Digitaal aantekeningen maken vraagt meer focus en aandacht dan aantekeningen maken in een notitieblok. Door het onvermijdelijke switchen tussen scherm en gesprek, verlies je tegenwoordigheid van geest. Je gesprekspartner of medevergaderaars merken dit.
Aantekeningen maken op een tablet of laptop kan de schijn geven dat je bezig zijn met iets anders. Deze schijn is in het sociale al snel een feit voor de ander. Dat doet afbreuk aan de kwaliteit van het moment.
Schrijven op je tablet met een stylo is een alternatief. De praktische en procesproblemen zijn nog steeds aan de orde.
Procesproblemen
Er zijn drie fasen te doorlopen met aantekeningen (fysiek of digitaal):
- Verzamelen
- Verhelderen
- Organiseren
Aantekeningen maken is verzamelen van gedachten (fase 1). Door het verwerken van je aantekeningen (fase 2) komen de vruchten ervan terecht in acties en verslagen (fase 3).
Digitale aantekeningen krijgen vaak meer status dan ze verdienen omdát ze digitaal zijn en de illusie geven dat ze al georganiseerd zijn terwijl ze dat helemaal niet zijn.
Mijn advies in een vier tips:
- Als je geen heel goede reden hebt blijf dan op papier je aantekeningen maken (je werkt trager en dieper en bent er veel beter mee verbonden). Papier is low-tech, super snel en doet het altijd (er zit geen stekker aan). Daarnaast heb je het voordeel dat je direct tekeningen kunt maken en verbanden kunt aanbrengen met lijnen.
- Zet je notitieblok op de checklist van je weekreview zodat je er aan went je aantekeningen te verwerken tot acties en verslagen. .
- Wil je toch digitaal aantekeningen maken kies dan een tool die je mooi vindt. Dit helpt om het ook te blijven gebruiken. Als je een keus hebt gemaakt blijft er dan minimaal een half jaar mee werken..
- Maak bij de start van een gesprek of vergadering heel helder naar je gesprekspartner(s) dat je gekozen hebt voor het digitaal aantekeningen maken.
Deze blog is een bewerking van een blog uit 2016.
Heb je manier gevonden die wel werkt?
Heb je andere ervaringen?
Deel ze hieronder zodat iedereen ze kan lezen.
Laden...
Een metaskill is een vaardigheid die je hebt verworven die op veel terreinen toepasbaar is en daarmee van bijzonder grote waarde kan zijn.
In dit artikel wil ik er drie beschrijven waarvan ik de ervaring heb dat ze erg belangrijk zijn voor de manager of drukke pro die iets wil met zijn productiviteit. Ze zijn alle drie onderdeel van de toolkit Personal Lean.
Metaskill 1: Lezen & Leren
Lezen is met afstand de belangrijkste meta-skill. Door veel te lezen kan ik over alles wat ik maar wil, leren van de ervaringen & gedachten van anderen. De vrucht van jarenlange kennis en ervaring van een ander mens kan ik via een boek opnemen in mijn levensavontuur.
Metaskill 2: Gewoontes kunnen veranderen
‘Eerst vorm je je gewoontes en vervolgens vormen ze jou’ is een oud gezegde. Het vermogen om een slechte gewoonte aan te pakken of een nieuwe gewoonte te integreren in je leven is de tweede grote metaskill. Hier gaat het om doen in de vorm van uitproberen, meten, accountable zijn naar je sociale omgeving, triggers vervangen enz. Als je niets doet verandert er niets.
Leestip voor deze meta-skill:
Atomic Habits
Metaskill 3: Je gevoel gebruiken als stuur
De twee basisvragen voor productiviteit zijn
- Waar wil ik meer van?
- Waar wil ik minder van?
Dit zijn uiteraard geen rationele kop-vragen maar vragen die de basis hebben in waar jij blij of gelukkig van wordt (of je aan ergert), waar je energie van krijgt (of van leegloopt) waar je de meeste waarde schept voor jezelf, je team, je organisatie of de wereld (of beleeft dat je met kul bezig bent).
Laden...
Omdat we zelf postkantoor en archief zijn, is het slim op een keer wat tijd te besteden om zoeken binnen Outlook te optimaliseren. Deze truc is een onderdeel van de Online Workshop Inbox Zero.
Als je brein het vertrouwen heeft dat alles terug te vinden is, vervalt de behoefte aan het maken van mapjes.
Het optimaliseren gaat in drie stappen.
Stap 1: Zet de algemene instellingen goed
Ga binnen Outlook naar het tabblad ‘Bestand’ en klik links onderin op ‘Opties’.
In de navigatiebalk van het hulpvenster staat het item ‘Zoeken’, klik daarop.
Zet de instellingen zoals in dit plaatje.
Je zoekt nu altijd in alle mappen en ook in de prullenbak. En dat is wat we nodig hebben.
Stap 2: Optimaliseer het resultatenvenster
Het resultatenvenster is het scherm dat het ontstaat door een zoekwoord in het zoekveld te typen en op enter te klikken. Er ontstaat nu een nieuw venster dat standaard niet heel handig is. We kunnen daar iets aan doen door de kolommen beter in te richten.
Start een zoekactie zodat je in een resultatenscherm terecht komt. Dit is het venster dat verschijnt als resultaat van iedere zoekopdracht en dit is dus ook de plek die we gaan optimaliseren.
Ga eerst naar het tabblad ‘Beeld’. Zoek ‘Leesvenster’ en zet het voor nu uit.
Zoek op hetzelfde tabblad ‘Beeld’ op het lint naar een commando dat heet: ‘Kolommen toevoegen’ (ongeveer in het midden) en klik erop. Er komt een hulpvenster te voorschijn met rechts de kolommen die zichtbaar zijn en links alle kolommen die beschikbaar zijn maar niet zichtbaar. Je kunt kolommen van links naar rechts en andersom verplaatsen met ‘Verwijderen’ en ‘Toevoegen’. Zorg nu dat het rechterrijtje de kolommen bevat die hieronder op het plaatje zichtbaar zijn.
Zet nu het leesvenster aan maar op zo’n manier dat alle ingestelde kolommen zichtbaar blijven (dus een bescheiden leesvenster rechts of onder).
Stap 3: Zoekpaden leren gebruiken
Er zijn verschillende manieren waarmee je de zoekopdracht kunt verfijnen. We gebruiken hier de meest elementaire die in 99 % van de zoekacties volstaat. De taxonomie gaat als volgt: [zoekwoord 1] spatie [zoekwoord 2] spatie [zoekwoord 3]. Dus de zoekactie: “vergadering_kerstpakket_2017” levert mij alle e-mail op die deze drie woorden ergens (onderwerp, hoofdtekst, bijlages, metadata) hebben staan.
Doe dit een aantal keren en je wordt er vanzelf handig in.
Met deze drie stappen wordt je een zoek-ninja waardoor het organiseren in mapjes overbodig is geworden (scheelt intelligentie, tijd en energie).
Eventueel kun je deze lay-out opslaan voor later herstel of gebruik in een andere e-mailmap. Dat doe je door het lint op het tabblad ‘Beeld’ helemaal naar links te klikken op het blauwe pijl icoon (weergave wijzigen). Kies de middelste tekstkeus ‘Huidige weergave opslaan als een nieuwe weergave’ en geef deze weergave de naam ‘zoekvenster’. Wanneer je deze weergave nog een keer wilt toepassen kun je deze vinden als opgeslagen weergave onder een envelopje onder het icoon van de blauwe pijl op het lint op tabblad ‘Beeld’.
Laden...
Als alles steeds wederkerend een chaos dreigt te worden. Als je van je zelf weet dat je meer houdt van nieuwe ideeën dan van oude; morgen interessanter vindt dan gisteren; gericht bent op de toekomst en houdt van innoveren en risiconemen dan ben je vermoedelijk een visionair (en vaak ook een ondernemer).
Een visionair kan gemakkelijk beredeneren dat systemen inrichten, processen ontwerpen, overzichten en checklists maken heel waardevolle klusjes zijn en dus een goede, zinnige en waardevolle tijdsbesteding. Het probleem is helaas dat ze vooral leuk zijn om te verzinnen en te maken, maar niet leuk om ze te gebruiken (voor de Visonair zelf).
De remedie is jezelf deze drie vragen te stellen:
- Wordt mijn leven hier ingewikkelder van?
- Gaat dit ook werken als ik 38 graden koorts heb?
- Voldoet het aan het criterium ‘Stijlvolle Eenvoud’?
Als het antwoord tweemaal ja en eenmaal nee is, dan is het tijd om afscheid te nemen van het systeem, het proces of de checklist (of er sowieso niet aan te beginnen).
En wat mij betreft is het antwoord op vraag 3 het meest bepalend. Houd je eigen workflow mooi en eenvoudig en voeg niets toe dat de boel ingewikkelder maakt.
Laden...
Als jij niet je e-mail checkt terwijl wij praten, dan beloven wij jouw tijd niet te verspillen.
Als je toezegt mij in de ogen te kijken en de essentie probeert te ontdekken van wat ik zeg, dan zal ik scherp, overtuigend en in klare taal, soepel mijn punt maken.
Als je er voor zorgt dat jij heel helder bent over welke Zoom-sessies verspilling van tijd voor je zijn dan kunnen we die houden zonder jouw aanwezigheid.
Als je mij bij de les kunt houden en mij enthousiast kunt krijgen over de interactie, dan kan ik mijn bijdrage leveren en terugkijken met meer energie dan jij hebt ingebracht.
Het doel van een Zoom-sessie is niet om een tijddoos in ons aller agenda’s te vullen. Het doel is een idee te delen met alle emoties die daarbij horen en uit te vinden wat nog mist in ons geëngageerde gesprek.
Als dat niet mogelijk is, laten we dan geen Zoom-sessie houden.
Multi-tasking is niet productief, getuigt niet van respect en is ongezond.
Vrij naar Seth Godin
Laden...
Deze vraag is listig. Want hoe verhoudt zich de waarde van ad-hoc vragen vol potentie tot zelf zorgvuldig geplande denktijd?
