Bestanden in e-mail templates

Collectieve Productiviteit, Persoonlijke productiviteit

Voor de fijnproevers deze week een tip achter de komma. Er kwam een vraag binnen over de mogelijkheid om bestanden op te nemen in een standaard antwoord via een e-mail template of sjabloon.

Schermafbeelding 2017-06-29 om 08.13.52

Dit zou bijvoorbeeld aan de orde kunnen zijn wanneer er een vraag is naar instructie of norm waarvan het antwoord beschreven is in een bepaald document. In die situtaties waarin dat vaker voor komt zou het de moeite waard kunnen zijn om die e-mail klaar te hebben staan in een template of sjabloon.

‘Kan dat in Outlook?’ is de vraag.

Het korte antwoord is: ‘nee’ (ten minste zover als wij dat hebben kunnen achterhalen). Het iets langere antwoord is: ‘ja, maar anders’ mits je bereid en in staat bent de zaak iets anders te organiseren.

Het doel is om via e-mail informatie bij zijn vrager te krijgen. Bestanden sturen is 1 manier. Er zijn er uiteraard nog meer. Ik geef er hieronder 3.

Links ipv bestanden
Zet de betreffende bestanden in een map waar iedereen toegang toe heeft en stuur in plaats van de bestanden zelf, vanuit een template een link naar de map of naar het bestand. Dit heeft als voordeel dat e-mail omgevingen sneller blijven en er minder versies van bestanden zwerven.
Info over het gebruik van e-mail-templates  of sjablonen in Outlook vind je hier.

Bieb van standaard antwoorden altijd bij de hand
Maak een bibliotheek aan van antwoorden op veel voorkomende vragen. Zet de antwoorden als blokken in de textblok-gallerij. Voeg ze in als ze aan de orde zijn.
De gallerij kun je vinden wanneer je een e-mail open hebt en op het tabblad invoegen klikt (iets rechts van het midden). Selecteer de tekst die je wilt bewaren en sla die op als tekstblok in de gallerij (wijst zich vanzelf).

VVV aanmaken op openbare plek
Maak een dashboardpagina aan in Sharepoint of een andere intranetfunctionaliteit en orden je informatie in het verlengde van de frequentie van het voorkomen van de vragen (dus NIET via bibliotheeklogica maar WEL via 80/20 Pareto-logica. Doe dat eventueel in de vorm van een VVV (veel voorkomende vragen). Verwijs daarnaar op het moment dat er een vraag komt.

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

Met plezier gelezen? Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *