Standaard e-mail teksten altijd bij de hand (Snelonderdelen)

5. Communicatie, 6. Systeem

Iedereen heeft kortere en langere tekststukken die vaker worden gebruikt. Het is corvee, en verspilling van tijd, om die steeds opnieuw te typen of via zoeken, kopiëren en plakken te recyclen als dat ook slim kan.
In Outlook (en ook in Word) kan je de teksten die wilt recyclen opslaan en terugvinden in het onderdeel ‘Snelonderdelen’.

Hoe werkt ‘Snelonderdelen’?

‘Snelonderdelen’ bestaat uit twee lagen.

  1. Een beperkt aantal teksten die je altijd bij de hand wilt hebben. Dit zijn de ‘Snelonderdelen’ zelf.
  2. De rest van de teksten vallen onder het kopje ‘Autotekst’ en die kun je bereiken met één extra klik.

De werking is simpel. Je slaat een stuk tekst op en kunt deze op twee manieren weer terugkrijgen.

  • Je typt de naam van het fragment (die je zelf kun bepalen). Je ziet dan de tekst in een tekstblok verschijnen. Door op ‘Enter’ te klikken, verschijnt de tekst in jouw e-mail.
  • Je opent de galerij met teksten (dat gaan we doen met de ‘Snelle toegang werkbalk’ in de e-mail) en klikt op de gewenste tekst.

We gaan hieronder twee voorbeelden uitwerken.

Voorbeeld 1: je eigen mobiele nummer

Hoe handig zou het zijn als je altijd je telefoonnummer bij de hand hebt om te verwerken in een e-mail. We gaan dit nummer beschikbaar maken als Snelonderdeel in een 8 stappen.

  1. Open een nieuwe e-mail .
  2. Typ in de hoofdtekst je mobiele nummer in het formaat
    dat je zelf wil. Bij mij is dat 06 224 559 02
  3. Selecteer het nummer
  4. Ga in deze e-mail naar het tabblad ‘Invoegen’.
  5. Klik rechts van het midden op de icoon voor
    Snelonderdelen.
  6. Klik op ‘Selectie opslaan in galerij Snelonderdelen’
  7. Geef de tekst de naam ‘xmobiel10
  8. Klik ‘OK’

Het nummer is nu opgeslagen en op twee manieren op te roepen:

  • In de e-mail begin ik te typen ‘xmobiel’. Na de vierde letter verschijnt mijn nummer in een tekstvak boven de plek waar ik aan het typen ben. Als ik op ‘Enter’ klik, staat mijn mobiele nummer in de tekst van de e-mail. We gebruiken de x als eerste letter om te voorkomen dat de tekst uit zichzelf verschijnt als we ‘mobiel’ tikken.
  • In de e-mail ga ik naar het tabblad ‘Invoegen’, klik op ‘Snelonderdelen’. Daar zie ik mijn mobiele nummer in een tesktvak staan. Als ik er op klik, staat het nummer in de tekst van de e-mail.

Voorbeeld 2: informatie over zorgverlof

Stel dat we regelmatig medewerkers eenzelfde soort antwoord geven op een ingewikkelde vraag. We kunnen die tekst eenmaal goed doordenken en vervolgens opslaan in ‘Autotekst’ zodat we deze makkelijk en snel bij de hand hebben.

Op het moment dat we de tekst hebben opgeroepen kunnen we nog alle maatwerkveranderingen aanbrengen die nodig zijn. Het meeste typewerk hoeven we in ieder geval niet meer te doen (en we hoeven ook niet te zoeken, kopiëren en plakken).

De tekst die we willen opslaan zou iets kunnen zijn zoals:

***
Beste ,
Hieronder vind je het antwoord op jouw vraag betreffende het opnemen van zorgverlof.
Je komt volgens de CAO in aanmerking voor zorgverlof in die gevallen waarin blablabla etc.
Mocht je nog behoefte aan verdere uitleg dan vraag ik je mij te bellen op telefoonnummer ********** (ma-di-do-vrij).

***

We gaan deze tekst opslaan als ‘Autotekst’ en doen dat weer in een 8 stappen.

  1. Open een nieuwe e-mail .
  2. Typ de tekst die je wilt gebruiken in het tekstveld van de
    e-mail.
  3. Selecteer deze tekst
  4. Ga in deze e-mail naar het tabblad ‘Invoegen’.
  5. Klik rechts van het midden op de icoon voor
    Snelonderdelen.
  6. Klik op ‘Selectie opslaan in galerij Auto Tekst’.
  7. Geef de tekst de naam ‘xzorgverlof’.
  8. Klik ‘OK’

De tekst is nu opgeslagen en is ook hier op twee manieren op te roepen:

  • In de e-mail begin ik te typen ‘xzorgverlof’. Na de vierde letter verschijnt de tekst in een tekstvak boven de plek waar ik aan het typen ben. Als ik op ‘Enter’ klik, staat de tekst in de e-mail.
  • In de e-mail ga ik naar het tabblad ‘Invoegen’, klik op ‘Snelonderdelen’. Vandaar ga ik naar ‘Auto Tekst. Daar zie ik mijn tekst in een tekstvak staan. Als ik er op klik, staat de tekst in de e-mail.

Dit werken met ‘Snelonderdelen’ kan uiteraard met allerlei teksten die je snel bij de hand wilt houden zoals kostenplaatsen, projectnummers, routebeschrijvingen, instructies, uitnodigingen etc.

Uiteraard kan dit ook nog op vele andere manieren. Zie onder andere dit artikel over textexpanding.

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *