De 5e discipline van email

Geen categorie

diplomaAls er een diploma emailen zou bestaan dan zouden deze 5 vakken op het curruculum staan:

1. Blindtypen
2. Zoeken (en vinden)
3. Gebruik van sneltoetsen ipv de muis
4. Regels (filters & waarschuwingen) gebruiken
5. Text-expanding

De 5e discipline in dit rijtje gaat over het hergebruiken door uitvouwen van vooraf bepaalde zinnen of stukken tekst middels het typen van een unieke code.

Hierna dus een mini-cursus textexpanding.

De unieke code heet een snippet.
De uitvouwtekst is de text
Het uitvouwen heet expanding

Dus: ik typ xdb en er komt automatisch ’s-Hertogenbosch te staan. En dat is handig want het is een rotwoord om te typen en omdat ik in ’s-Hertogenbosch woonde moest ik het nog al eens typen.

Iedereen heeft van die repeterende zaken waarvan het eigelijk zonde is dat je steeds weer moet typen.

Hoor graag van je. (snippet b.v.: hgj)
Kun je kijken of de agenda zo verstuurd kan worden? (kjka)
Mw. Mr. J.G.W. Van den Bogaarde – van Tongeren (mwbt)

Het is wel slim een snippet te kiezen die je nooit zomaar als lettercombi gaat gebruiken.

Hoe doe je dat?
Als je invloed hebt op je software gebruik je Textexpander voor de Mac of PhraseExpress voor Windows. Het voordeel van deze programma’s is dat ze hun truc ook uitvoeren op andere plekken als in de mail.
Als je (en dat zullen de meesten zijn) geen invloed hebt op de software gebruik dan kun je de autocorrectie-tabel gebruiken zoals die voorkomt in alle emailprogramma’s

Outlook:
Ga naar: Bestand/opties/email/spelling&autocorrectie/autocorrectietabel.
Zet in de linker kolom je snippet en in de rechter je text.
Terug naar een lege mail en testen maar.

Of selecteer de tekst die vaker wilt gebruiken uit de e-mail die je wilt gaan verzenden. In je e-mail iconen-balk kies voor ‘invoegen’ en zoek op het lint naar ‘snelonderdelen’. Sla jouw stukje tekst op als ‘autotekst’ en je hebt deze voortaan op deze plek beschikbaar in alle verse e-mail die je schrijft.

Of gebruik e-mail sjablonen. Zie daarvoor deze link.

Of kopieer een handtekening en breidt de tekst van de handtekening uit met de tekst die je wederkerend nodig hebt en noem deze handtekening b.v. ‘uitnodiging functioneringsgesprek’. Door voor deze handtekening te kiezen heb je direct een hele complete e-mail geschreven.

Heb je eenmaal de smaak te pakken dan kun je je uitleven. En hier kan geen enkele blindtype-kampioen tegenop!

Ik hoor graag of je textexpanding gebruikt en hoe je dit gebruikt. Deel je ervaring ajb hieronder in de reacties.

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...

8 reacties

  • Rick says:

    Hoi Ad, leuke tip!
    Ik gebruik ‘m ook heel vaak, en vaak met een @ ervoor, zodat je de letters ook gewoon in een woord kunt blijven gebruiken.

    Onder mijn meest gebruikte zijn ddd, die geeft een datum weergave: 20141128 en ddl die geeft een lange datum weergave 28 november 2014

    Ik heb ze voor mijn handtekeningen in mijn mail en kan dus aan het eind van het mailtje zonder muis met 4 of 5 karakters aangeven hoe ik mijn mail wil afsluiten. Officieel, semi officieel of kort

    Daarnaast heb ik ook mijn out-of-office tekst erin staan, en bij Textexpander kun je ook aangeven waar de cursor moet komen te staan na expanden, zodat je gelijk de datum kunt invullen waarop je weer beschikbaar bent.

    Verder gebruik ik het veel voor typo’s (ik typ nogal eens accuont en dat wordt nu vanzelf account) en ook voor standaardberichten die op sommige vlakken aanpassing behoeven, daarvoor zijn de invulvelden ideaal.

    Oja, ik heb inmiddels meer dan 500.000 karakters niet hoeven typen en zo meer dan 31 uur bespaard (statistieken Textexpander)

    groeten, Rick

  • Martijn van Groningen says:

    Texter van Lifehacker gebruik ik hiervoor. Ook erg handig voor mailadressen en telefoonnummers, om te voorkomen dat je die niet per ongeluk fout typt. Zeker in telefoonnummers valt een fout niet altijd direct op.

    Texter wordt geloof ik niet doorontwikkeld, maar is nog altijd wel beschikbaar.

  • Rob says:

    Bedankt voor je tip Ad. Ik heb even gezocht naar alternatieven voor de Mac en kwam op dit artikel uit:

    http://lifehacker.com/5843903/the-best-text-expansion-app-for-mac

    Voor 4,5 euro lijkt me dit een goede. Ik ga ‘m uitproberen.

  • Ad van der Hulst says:

    Dank Rick, Rob & Martijn voor jullie aanvullingen. Zelf ben ik Mac-man en zal niet snel naar een alternatief zoeken voor textexpander. Doet het nu ook op iPad en iPhone en synchroniseert ook nog eens de gehele snippetbieb.

    Er is ook nog Fingertips (Windows) van Taco Oosterkamp. Doet hetzelfde en nog veel meer. Ook erg handig voor datumstempels en dergelijke. Is gratis.

    Zie

    http://www.getfingertips.com/?utm_medium=lhnu

  • Walrik says:

    Hai Ad,
    In het Electronisch Patiënten Dossier van het Radboudumc wordt dit veel gebruikt. Dat werkt het met een . er voor, dus bijv. .hb. Dan komt er automatische een concept-brief aan de huisarts met ook allerlei koppelingen er in dus gegevens van die patiënt, zoals uitslagen van tests en onderzoeken. Het programma hier heet EPIC. Een Smartphrase noemen ze het.
    Kost even tijd om in te (laten) stellen maar werk dan ook goed!
    Dagdag

  • lieuwe says:

    Phrase Express zojuist geinstalleerd, omdat Fingertips op mijn computer niet goed werkt (bekend probleem).

    Een paar teksten geprogrammeerd zoals Walrik getipt heeft met een . ervoor

    Werkt perfect !

    Groet,

    Lieuwe Dijkstra (236)

    Hierboven mijn informele mail-handtekening met intern tel nr

  • Ad van der Hulst says:

    Hoorde nog van een programma dat Textexpanding voor je kan verzorgen (windows). Autohotkey
    https://autohotkey.com/ Niet zelf getest maar wel uit betrouwbare bron deze tip.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *