Voorbeeld elegantie: Sudoku
Regelmatig hoor ik mijzelf iets uitspreken over ‘elegante processen’. In deze blogpost een poging daar iets meer zicht op te krijgen.
Als ik denk aan elegantie dan zie ik iemand voor mij die tijdloos mooi is, iets lichts heeft (althans niets zwaars heeft) en die op een beschaafde manier iets verleidelijks heeft.
Elegant Proces
Als ik zelfde beeld overzet naar processen dan kom ik op iets andere begrippen. Een elegant proces is mooi vormgegeven, heeft vaak symmetrieën in zich, of ritmes. Het is prettig op ermee te werken. Het doet wat het moet doen en heeft de neiging een klein beetje naar de achtergrond te raken omdat de flow zelf goed is. Een elegant proces is simpel ten opzichte van de complexiteit die beheerst moet worden. Al het overbodige is eruit. Het is basic gericht op de aanwezige complexiteit. En ten slotte is een elegant proces duurzaam, heeft bestaansrecht, gebruikt niet onevenredig natuurlijke bronnen als stroom, water of mensen. Het proces is herhaalbaar en stabiel. Als illustratie van een elegant proces een klein voorbeeld uit onverdachte hoek: De Sudoku.
Ontstaan
De puzzel is ontworpen door Howard Garns, een gepensioneerde architect en freelance puzzelmaker en werd voor het eerst gepubliceerd in 1979 onder de naam Number Place. De puzzel werd in 1984 door Nikoli in Japan geïntroduceerd waar het ook de naam sudoku kreeg. Vanaf 1986 genoot sudoku populariteit in Japan. In 1997 zag Wayne Gould, een Nieuw-Zeelandse gepensioneerde, een sudoku en werkte vervolgens 6 jaar aan een computerprogramma om sudoku’s op te stellen. Hij verkocht dit programma aan The Times die op 12 november 2004 begon met het publiceren van de puzzels. Een nieuwe rage was geboren. In de zomer van 2005 werd de puzzel ook geïntroduceerd in Nederland en kende al snel grote populariteit, onder meer omdat veel kranten dagelijks een sudoku begonnen af te drukken.
Spel
Een sudoku is een puzzel van negen bij negen vakjes met een klein aantal reeds ingevulde cijfers. De kunst is de overige vakjes te vullen op zo’n manier dat in elke horizontale lijn én in elke verticale kolom de cijfers 1 tot en met 9 één keer voorkomen. Bovendien is de puzzel onderverdeeld in negen blokjes van drie bij drie, die elk ook weer eenmaal de cijfers 1 tot en met 9 moeten bevatten.
Anders dan veel andere puzzels zijn sudoku’s op te lossen door iedereen die bereid is zijn hersens enige tijd geconcentreerd te gebruiken en systematisch na te denken. Ook is het niet vereist enige wiskundige kennis te hebben, aangezien de symbolen (in dit geval cijfers 1-9) geen betekenis hebben, behalve dat ze verschillend zijn. Een sudoku is geen rekenpuzzel.
De Sudoku is voor mij een voorbeeld van een elegant spel. Het spel zelf is simpel en complex tegelijk, het is symmetrisch, er is niet veel bijzondere kennis (geen algemene kennis of taalkennis) voor nodig, het is verleidelijk en het gebruikt geen hulpbronnen. Het brengt orde in (expres veroorzaakte) chaos.
Laden...
Er zijn grofweg vijf manieren om met elkaar te communiceren. Nummer 1 is de meest complete manier en nummer 5 is de meest incomplete manier. Allemaal fantastisch indien niet misbruikt. Synchroon communiceren betekent: in het zelfde moment. Asynchroon betekent na elkaar. Daar komen ze:
1. Live met elkaar spreken (synchroon + compleet)
Je hoort niet alleen een stem maar krijgt ook alle non verbale nuances mee. Je hoort niet alleen de inhoud (wat wordt gezegd) met beleeft ook de rest (wat wordt bedoeld). Derhalve heeft live de voorkeur bij emotionele en complex- dringende zaken.
2. Videobellen (synchroon + half compleet)
Videobellen (zoals met MS Teams of Zoom) heeft als grote voordeel dat je niet fysiek naar elkaar toe hoeft en scheelt dus verplaats-tijd. Je levert wel íets in maar blijft toch redelijk dicht bij live-ontmoeten, zeker als je elkaar daarnaast regelmatig in het echt ziet. Pas wel op dat je videobellen niet gaat gebruiken voor zaken die prima per e-mail afgestemd zouden kunnen worden.
3. Bellen (synchroon + kwart compleet)
‘De beller is sneller!’ Als zaken dringend maar niet heel complex zijn werkt bellen fantastisch. Je hoort alle nuances van de menselijke stem. Je mist wel de non-verbale lichaamscommunicatie. De voicemailfunctie vormt de overgang tussen synchroon en asynchroon.
4. Chat zoals MS Teams Chat, SMS, WhatsApp, Slack, Yammer etc. (asynchroon en super snel)
Werkt heel snel voor eenduidige afstemmingsdingetjes. Kan zelfs met clubs zodat iedereen op de hoogte blijft zonder direct te hoeven reageren. Een chatkanaal is een inbox en moet dus bijgehouden worden. Let op! Er komen vanzelf kanalen bij dus regelmatig wieden is het devies.
5. E-mailen (asyncroon en plat)
Uitstekend voor niet complexe en niet dringende zaken. Mits je het houdt bij liefst één onderwerp per mail is dit een heel goed en betrouwbaar communicatiemiddel (dus 112 kun je beter niet mailen!).
Tip: Kies wijs: ga niet live of aan het videobellen als het ook met mail kan. En e-mail vooral niet als het spannend, complex of dringend wordt.
Laden...
We gebruiken Google Search voor allerlei zoekopdrachten. En dat werkt over het algemeen al heel goed.
Minder bekend is dat de nerdy jongens en meisjes van Google nog allerlei andere functies in de zoekmachine hebben verstopt die af en toe razend handig zijn.
Deze week zet ik er een paar op rij.
Typ in het zoekveld eens: Zonsopgang Amsterdam
En je krijgt de tijd van de zonsopgang in Amsterdam van vandaag.
Type in: 6*35
Je krijgt de uitkomst van deze som 6 x 35
* = Vermenigvuldigen
+ = Plus
– = Min
/ = Gedeeld door
Type in: 6 pound = euro
Je krijgt het aantal euro dat hoort bij 6 Britse ponden
Werkt ook met dollars enz.
Type in: kaart Soest
En je krijgt de kaart van Soest in Google maps als uitkomst
Type: “dit is wat ik zoek” (inclusief deze aanhalingstekens)
Je krijgt alle teksten waarin staat “dit is wat ik zoek”
Type in: metronome
En je krijgt een metronoom die je kunt instellen zo snel als je wilt
Tik in roll a dice
En je krijgt een dobbelsteen (willekeurig 1-6) je kunt ook andere instellingen maken voor willekeurige reeksen
Bonus
Timer nodig? Type Timer
en je hebt een timer die je uiteraard kunt instellen op de tijd die he wenst.
Een uitputtende lijst van alle mogelijkheden geeft Google zelf en kun je hier vinden.
De strategie is eigenlijk simpel: als je denkt “ Hé, zou Google dat weten?” Type het in, en 9 van de 10 keer krijg je direct het gewenste antwoord.
Laden...
Niet alles wat handig lijkt, is dat ook. Wat mij betreft geldt dat ook voor S.M.A.R.T.
Huhh? Wie kan er nu tegen zijn om met S.M.A.R.T. serieus na te denken over het concreet maken van doelen?
Ik!
Want ik zie veel te vaak invuloefeningen die ‘voorschrift’, ‘kwaliteitsbeleid’ of ‘protocol’ zijn. Alle vakjes moeten vol met specifieke, meetbare, geaccepteerde enz. doelen. De intelligentie, energie en tijd die daarmee gemoeid is levert te weinig op. En.. heeft de kans om een doel in zichzelf te worden. Dus pas op: Niet het S.M.A.R.T.-formuleren van doelen is het doel. Het resultaat behalen dat verbonden is met het doel is het doel. Daarmee is S.M.A.R.T. formuleren te vaak een vorm van (bureaucratische) verspilling op de weg naar behalen van concrete resultaten.
Wanneer je als manager je medewerkers wil helpen concreter worden t.a.v. overeengekomen resultaten kun je beter een andere weg bewandelen. Vraag simpelweg:
Wat is de gewenste uitkomst?
Wat is de eerst mogelijke concrete actie?
Als opdrachtgever en opdrachtnemer daar hetzelfde beeld bij hebben is het doel defacto S.M.A.R.T.
Zie hier voor een eerdere blogpost over dit fenomeen.
Vraag: ben jij wel een fan van SMART? of loop je aan tegen dat wat ik hierboven beschrijf? Deel je gedachten heronder ajb.
Laden...
Dit blogartikel gaat over zaken onbedoeld beroerder maken.
In het Duits bestaat het begrip ‘verschlimmbesseren’. Wij Nederlanders doen daar ook aan maar hebben/hadden er alleen geen woord voor. Nu dus wel
VERERGBETEREN!
Hierbij een paar voorbeelden van ogenschijnlijk slimme ondersteunende systemen graag ingezet door managers.
De visionairs onder hen willen nog wel eens graag vooraan lopen met ontwikkelingen (early adapters zijn); de operators knopen van alles aan elkaar (desnoods met ducktape of elastiek) en de processors onder ons zien wel iets in ERP-systemen zoals SAP om alle wereldproblemen op te lossen.
Er is één klein probleem.
De meeste software lost wel één probleem op maar heeft net als chemische medicijnen onbedoelde en zelfs ongewenste bijwerkingen die te vaak pas aan het licht komen na de euforie van de start met zijn quick wins.
Voorbeeld 1
De speciaal-voor-jou-als -visionair ontwikkelde-interface die er zo gelikt uitziet en die al de door jou gewenste managementinfo met een druk op de knop onder handbereik zal gaan brengen blijkt helaas toch niet zomaar te praten met alle databases omdat er ergens nog een oer-Dbase onder water zit (die kan je leverancier uiteraard ook voor je vervangen en dan ben je echt van de problemen af ….).
Voorbeeld 2
Het turbo-excel-spreadsheet van de operator kan ook best wel – met een beetje aanpassing – jouw personeelsformatie bijhouden. Totdat na twee jaar blijkt dat er ergens in een formule een mini-foutje zit met grote gevolgen voor de begroting en daarmee voor de stabiliteit van je organisatie.
Voorbeeld 3
Het eindelijk – na eindeloos duwen en trekken van de processor – genomen besluit om SAP te gaan gebruiken heeft nu eenmaal als consequentie – zo wordt je geduldig uitgelegd door de SAP-consultants – dat je het beste jouw organisatie aan kunt passen aan de logica van SAP omdat je dan het meeste uit het systeem haalt.
Gevolgen:
- Meer kosten
- Langere doorlooptijden
- Nieuwe problemen
- Leercurves
- Verstoorde of gebroken processen
- En gedoe met de bouwers en consultants van tools.
Dit dus niet. Wat wel?
Mijn advies:
- Zorg dat je het probleem wat je wilt oplossen door en door begrijpt.
- Zorg dat je de oplossing die je voor je ziet, of geadviseerd krijgt, door en door begrijpt (en vraag vooral naar de bijsluiter!!!)
- Maak gebruik van het Scheermes van Ockem
- ‘Te mooi om waar te zijn’ is niet waar!
Alle andere meestal te vage technische/systeem/software-uitprobeer-trajecten leiden al snel tot verergbeteren.
PS: Accepteer de bijverschijnselen als de toegevoegde waarde van de oplossing dat rechtvaardigt.
Laden...
Er valt een boel te zeggen over het fenomeen Gedeeld Postvak. In deze blog vooral aandacht voor de basale inrichting. Meestal wordt de inrichting bepaald door de werkstijl van de teamleider en dat is zeker niet altijd logisch voor het type Gedeeld Postvak. Vandaar deze blog.
Er zijn drie manieren om te gaan ordenen in het Gedeelde Postvak:
- Mappen (mensen of processen)
- Categorieën (mensen of processen)
- Vlaggen (prioriteiten)
Welke ordening je nodig hebt is afhankelijk van het aantal en de complexiteit van de e-mails die dagelijks in dit Postvak binnen komen.
Hieronder een kwadrantenstelsel waarmee je zelf kunt bepalen welk type Gedeeld Postvak jij beheert. Ik zal er onder beschrijven wat volgens mijn ervaring de beste manier van inrichten is. Mijn uitgangspunt is dat één van de collega’s per tijdvak de binnenkomende post beheert en niet iedereen daarmee bezig. De rol van eerste beoordelaar noem ik hieronder triagist.
Kwadrant I: Pro-box
- De triagist is vooral de verdeler van de werklast over de experts.
- Handelt zo veel mogelijk alle twee minuten e-mails af.
- Eerste ordening mappen (voor de processen of onderwerpen).
- Tweede ordening (binnen de mappen) met categorieën voor de mensen.
- Derde ordening met vlaggen (prioriteiten).
Kwadrant II: In-Uit-box
- De triagist is een inhoudelijke expert en handelt zo veel mogelijke e-mail direct en zelf af.
- Verdeelt de resterende e-mail over collega-experts.
- Bespreekt ingewikkelde casuïstiek met een of meer collega’s.
- Ordening: mappen en/of categorieën (iedere collega krijgt een map of een categorie en hele specifieke soorten vragen kunnen ook nog een map of categorie krijgen)
Kwadrant III: Bulk-box
- De triagist handelt zo veel mogelijk zelf af.
- Verdeelt de rest over zijn collega’s.
- Eerste ordening categorieën (iedere collega is een categorie)
- Tweede ordening met vlaggen (prioriteit).
Kwadrant IV: Simpel-box
- De triagist handelt direct en zelf alles af.
- Er is geen ordening nodig.
Kijk eerst goed in welke kwadrant jouw Gedeelde Postvak valt en denk daarna na over de inrichting.
Heb je vragen, wil je een keer een workshop over dit specifieke onderwerp? Laat het me weten via contact.
Laden...
Ik wil met jullie een citaat delen dat mij zo uit het hart gegrepen is dat ik bij het lezen helemaal enthousiast werd.
Het citaat komt van een Japanner die een analyse geeft van het verschil tussen de ‘westerse’ manier van organiseren en de Japanse.
‘Westerse bedrijven zijn gebouwd op het model van Taylor (Scientific Management AvdH). En nog erger ook, jullie hoofden zijn zo gebouwd. Met jullie aanpak die er toe leidt dat de bazen het denken doen terwijl de medewerkers de schroevendraaiers ronddraaien, zijn jullie er ook nog van overtuigd dat dit de beste manier is om een bedrijf te runnen. Het is blijkbaar de kunst om de ideeën uit het hoofd van de bazen in de hoofden van de werkers te krijgen.
Wij zijn voorbij deze manier van denken.
Organiseren, zo weten wij, is ingewikkeld en complex. Het overleven van organisaties is riskant in deze steeds meer onvoorspelbare, concurrerende en van angst vervulde omgeving, en daarom hangt het voortbestaan van organisaties af van de dagelijkse mobilisatie van ieder greintje intelligentie.’
Konosuke Matsushita (oprichter van Panasonic)
Met name de laatste zin raakte mij. Het raakt aan mijn streven om de intelligentie (en daarmee de initiatiefkracht en creativiteit) te wekken van medewerkers die het feitelijke werk doen in organisaties. En dat zorgt ervoor dat er een vorm van ondernemerschap ontstaat waar iedereen bij gebaat is.
Daar word ik nou blij van.
Laden...
Soms is dat héééél handig en hier beschreven hoe dat kan.
Check als eerste of je verbinding hebt met de Exchange server.
Klik op het tabblad ‘Map’ en zoek naar ‘Verwijderde items herstellen’
- Je vindt hier de verborgen map met permanent verwijderde items tot dertig dagen terug.
- Selecteer de e-mail die je terug wilt hebben.
- Deze wordt teruggezet in de map van waaruit deze verwijderd is (meestal is dat Postvak IN).
- Zie je de e-mail niet? Dan ALT Q gebruiken (zoeken).
That’s it!
Laden...
Veel adviezen op het gebied van productiviteit, lean en lean-office hebben standaardisatie als basis .
Dat is logisch als het gaat over collectieve processen (namelijk voor zover de standaardisatie de basis vormt voor permanent verbeteren). Voor persoonlijke effectiviteit en productiviteit werken normerende, voorschrijvende systemen heel vaak tegen omdat iedereen nu eenmaal een andere natuurlijke werkstijl heeft.
Het beeld voor ‘One size fits all’ wordt akelig helder beschreven in
de mythe van Procrustes.
‘In de Griekse mythologie was Procrustes de wrede eigenaar van een klein landgoed tussen Athene en Eleusis. Hij had een merkwaardig gevoel voor gastvrijheid: hij ontvoerde reizigers, bood hun een copieuze maaltijd aan en nodigde ze uit de nacht door te brengen in een bijzonder bed. Hij eiste dat ze precies in het bed pasten: van degenen die te lang waren, hakte hij met een bijl de benen af; degenen die te klein waren, rekte hij uit.’
Mijn valkuil zou kunnen zijn dat ik iedereen waar ik mee werk, vanuit mijn expertise en autoriteit, in een zelfde standaard probeer te duwen en daarmee Procrustes wordt. Waarmee ik de natuurlijke stijl (aard en aanleg) van mijn ‘leerling’ (klant) veronachtzaam en hem/haar laat werken in een onnatuurlijke maar vast goed doordachte stijl. Uiteraard leidend tot terugval op enig moment. Dat doen we dus niet!
Daarmee wordt het allemaal wel veel ingewikkelder maar ook interessanter en blijft zelfkennis een voortdurende bron (wat bij mij werkt kan bij een ander maar zo eens tegenwerken). Mijn taak is om mijn ‘leerlingen’ (klanten) de algemene wetmatigheden en processen te laten leren kennen en hen daarna te verleiden dingen uit te proberen. Als het werkt is het systeem verbeterd, als het niet werkt is er meer inzicht.
Wil je meer weten over je natuurlijke stijl dan kun je mijn werkstijltest (drie minuten 12 vragen) een keertje doen. Met de eerste tips voor e-mail, agenda en vergaderingen.
Laden...
Ik krijg af en toe de vraag hoe je alle e-mails van een bepaalde domein – dus bijvoorbeeld @xyz.nl – bij ontvangst direct naar een daarvoor gemaakte map kunt sturen.
Het kan met gewone ‘Regels en Waarschuwingen’ en het kan ook met ‘Zoekmappen’ maar dat is allemaal net iets ingewikkelder.
Wat simpel werkt is een regel aanmaken in de webversie van Outlook. Je kunt die vinden door te gaan naar https://www.office.com/ – eventueel in te loggen – en te kiezen voor Outlook. Uiteraard kun je het instellen van de regel weer terug naar Outlook klassiek waar de regel vervolgens ook werkt.
De regel maak je als volgt:
- Ga in de webversie naar Instellingen (het tandwieltje)
- Kies daar voor ‘Regels/Nieuwe regel toevoegen’
- Neem onderstaande keuzes over (vervang xyz uiteraard voor het gewenste domein)
Klik op opslaan en check of het goed staat
Dat is het. Testen maar en je zult zien dat het werkt.
Laden...
Pas had ik in één week drie afspraken op voor mij nieuwe plekken. Om niet te laat zijn – en dus onzinnige stress te vermijden – ben ik op dit soort plekken meestal flink te vroeg.
Dat zijn altijd bijzonder waardevolle kwartiertjes. Ik zie medewerkers rondlopen, ik zie klanten zich aanmelden bij een receptie. Ik beleef de stijl van communiceren, de ongeschreven kledingregels, de vormgeving van de ruimtes en krijg daarmee al een degelijke indruk van de betreffende organisatie.
Ik zou ook kunnen beleven dat ik heb zitten wachten maar dat is niet zo. Het is heel waardevolle tijd in mijn bestaan.
Mijmering
- Wachten is altijd wachten op een ander ‘nu’.
- Wachten doen we op iets, want als dat iets er niet is, is het geen wachten.
- Wachten heeft te maken met een opvatting over een van de 4 soorten tijd (Chronos).
- Wachten kan het gevoel geven dat je tijd verspilt.
Wachten is een apart verschijnsel. We hebben al snel een beetje beeld erbij: wachten is niet fijn en als het kan dien je het te vermijden. Toch bestaat wachten feitelijk niet voor een mens.
Wie zich ergert aan wachten zet zichzelf ‘on hold’. Haalt zichzelf uit het ‘nu’ en accepteert dat het echte leven pas zo meteen weer begint.
Wachten is de middelste verspilling van de 7 verspillingen. Voor de mens hoeft deze niet te bestaan. Informatie wacht. Spullen wachten. Mensen kunnen kiezen of ze wachten (en zichzelf daarmee ‘on hold’ zetten) of ervoor kiezen in het ‘nu’ te blijven en daarmee te kiezen iets anders te doen. Bijvoorbeeld:
- Mensen kijken.
- Kreatief Uit het Raam kijken (KURK-en)
- Lezen
- Nadenken
- enz .enz.
Mijn advies: Ik zou gaan voor het laatste. Maakt het leven een stuk aardiger.
Laden...
“A small daily task, if it be really daily, will beat the labors of a spasmodic Hercules” Anthony Trollope
Regelmaat (iedere dag op dezelfde tijd) heeft een aantal bijzondere voordelen:
- regelmaat maakt beginnen gemakkelijker
- regelmaat houdt de zaken waar je mee bezig bent fris
- regelmaat werkt vruchtbaar voor je creativiteit
- regelmaat zórgt voor regelmaat
- regelmaat houdt je productief
- regelmaat haalt de haast eruit
- regelmaat maakt dat je in het moment kunt zijn
- regelmaat maakt dat je echt goed wordt
Iedere dag een kleine routine repeteren levert grote resultaten.
Kandidaten thuis: fit-oefeningen, muziekmaken, stilzitten, spelletje doen ..
Kandidaten werk: e-mail processen, dagstart doen, dagplan maken voor morgen!
Laten ons geen helden zijn maar ambachtslieden
Laden...
Een risico is de keerzijde van een kans. Zonder het nemen van risico’s kun je niet veranderen of innoveren. Evengoed is het uiteraard erg wijs om goed na te denken over risico’s omdat ze ook tot veel schade kunnen leiden.
Hierbij een snelle en slimme manier om risico’s te analyseren.
Stap 1. Wat is, als álles fout loopt, de consequentie van de keus?
Stap 2. Wat is de waarschijnlijkheid van deze uitkomst (in %)?
Stap 3. Is dit een aanvaardbaar risico voor mij?
In een paar voorbeelden:
Zal ik een staatslot kopen?
- In het slechtste geval ben ik mijn geld kwijt?
- De waarschijnlijkheid van deze uitkomst is vrijwel 100%?
- Geen goed plan. Ga ik niet doen.
Zal ik door rood rijden omdat ik op tijd bij mijn klant wil zijn?
- In het slechtste geval veroorzaak ik een ongeluk
- De waarschijnlijkheid van deze uitkomst is 3 % (gok op basis van mijn rij-ervaring)
- Dat vind ik een te groot risico. Ga ik niet doen.
Nog een voorbeeld uit de historie
Zal ik in mijn verantwoordelijkheid als hoofd P&O de wet SAMEN wel of niet implementeren
(De wet ging indertijd over het registeren van het geboorteland van ouders bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst, is inmiddels weer afgeschaft, vond ik een onzinwet met potentieel nare kantjes).
- Als ik het niet doe kan de organisatie een boete van € 1500 krijgen.
- De waarschijnlijkheid van deze uitkomst is grenzend aan 0 % (want de arbeidsinspectie heeft wel wat anders te doen).
- Dat vind ik aanvaardbaar en ik ga de wet niet implementeren.
Zo zie je. Met deze 3 vragen kun je prima en snel een eerste inschatting maken. Probeer het eens en laat me weten wat je ervan vindt hieronder in de commentaren(en ja, er zijn uiteraard genoeg keuzes die meer aandacht vragen om de risico’s ervan in beeld te brengen).
Laden...
Niet alles wat handig lijkt, is dat ook. Wat mij betreft geldt dat ook voor S.M.A.R.T.
