klantproject = e-mailadres (is dat een goed idee?)

Lean Organisatie, Tools

In gesprek met een opdrachtgever kwam hij met het idee om grote projecten een eigen e-mailadres te geven in zijn organisatie. ‘Is dat een goed idee?’ vroeg hij mij.

Een e-mailadres van zo’n project zou er als volgt uit kunnen zien:

project1483klantnaam@adjustintime.nl

Mogelijke voordelen:

  • alle e-mail van het klantproject komt binnen op dit e-mailadres
  • de projectleider is hoofdbeheerder van dit e-mailaccount en heeft zicht op, en regie over alles wat er gebeurt
  • de afdelingen die er iets mee moeten krijgen toegang tot dit e-mailaccount en kunnen door slimme triage van de klantprojecten (met bv categoriën) taken toegewezen krijgen
  • altijd alle communicatie bij elkaar gedurende de gehele looptijd van de klantrelatie over dit project

Mogelijke nadelen:

  • als je teveel klantprojecten hebt van een korte doorlooptijd dan wordt het te complex
  • als je projectleider geen Inbox Zero Champion is heb je een bottleneck georganiseerd

Het ging bij deze opdrachtgever om 30 klantprojecten per jaar (machinebouw). Ieder met veel beweging in het eerste jaar en daarna nog jarenlange communicatie.

Mijn voorlopige advies: probeer het eens uit met 1 project en houd goed bij waar je tegen aan loopt.

  • Wat mis ik hier?
  • Welke voordelen of nadelen zie ik over het hoofd?
  • Is er al een bedrijf dat dit heeft verzonnen en ervaring heeft?

Zet ze ajb hier onder in de reacties zodat we er allemaal van kunnen leren.

Met plezier gelezen? Dan is abonneren op Ad's Blog misschien wel een goed idee. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

1 reactie

  • Niels says:

    Indien je beschikt over een licentie van Office365 kun je gebruik maken van Teams.
    Met Teams kun je verschillende personen betrekken bij 1 project en daar ook alle conversaties en documenten bij dat ene project houden.
    Voor elke teampagina wordt ook altijd een uniek mailadres aangemaakt. Als je naar dat mailadres mailt, krijgen alle leden van de team pagina daar melding van en komt de informatie ook op de teampagina te staan.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *