Datumstempel in map- en bestandsnamen (er is zelfs een ISO standaard voor)

Personal Lean

Om allerlei redenen kan het belangrijk zijn om te weten wanneer een bepaald bestand of map gemaakt is. Het lijkt een klein ieniemienie-dingetje maar kan toch wel heel handig zijn.

In mappen en bestandenland zijn er twee globale typen gebruikers: jagers en boeren. Jagers werken met zo min mogelijk structuur en vertrouwen op de handigheidjes en de zoekfunctie van hun systeem. Boeren ontwerpen een structuur met geneste folders en kunnen op die manier de zaken eenvoudig terugvinden die ze nodig hebben.

Bij beide types is er het besef dat standaardisatie heel handig is omdat dit een heleboel beslissingen scheelt. Een keer nadenken en daarna zo blijven doen tot je een beter idee krijgt is nu eenmaal een ijzeren strategie.

Een van de standaardisaties is een datum aan het begin van bestandsnaam of mapnaam zetten.

Datumstempels (timestamps) krijgen hun betekenis voor de volgende zaken:

  • Visuele standaardisatie
  • Duidelijkheid over de laatste versie
  • Terugvinden met behulp van jaar, maand of dagnummer
  • Volgorde afdwingen
  • en vast nog voor een heleboel andere zaken.

Welke vorm gebruiken (ISO 8601)?

Het is vandaag 7 april 2019 en deze datum leidt tot de twee meest gebruikelijke datumstempels:

  • 2019-04-07
  • 19-04-07

eventueel nog in een streepjesloze variant

  • 20190407
  • 190407

Het voordeel van ‘jaar-maand-dag’ is uiteraard dat de bestanden of mappen op de goede volgorde komen te staan.

Metadata gebruiken

In de Verkenner (Windows) of de Finder (Mac) kun je een kolom aanzetten met de ‘startdatum’ van het document of map. Theoretisch is dat ook een manier om alles te organiseren. In de praktijk blijkt dat niet handig te zijn omdat we de datum zelf willen kunnen bepalen.

Automatiseren van het maken van de datumstempel

Er is geen manier in Windows zelf om een datumstempel te genereren. Er zijn wel textexpander programma’s die dat voor je doen. De meest bekende zijn Textexpander, Phrase Express, Fingertips en AutoHotkey. En tegelijk is het zelf typen nu ook niet zo’n klus.

Wie gebruikt datumstempels? Ook voor mappen?

Met plezier gelezen? Dan is abonneren op Ad's Blog misschien wel een goed idee. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars 1 beoordelingen
Loading...

4 reacties

  • Martin says:

    Bedankt Ad voor het artikel.
    Ik gebruik datumstempel, bijna, altijd in de documentnaam. Bijvoorkeur 2019-04-07 notitie want dit is leesbaar en sorteerbaar.
    Voor mijn mappen doe ik het niet trouwens.

  • Karin says:

    Ik gebruik de datumstempel ook, maar vooral in onenote pagina’s (notulen van meetings). Bij documenten niet zo vaak, omdat ik niet goed weet wat te doen bij wijzigingen van het document: geef je dan ook een nieuwe naam (en delete je de oude versie) of alleen bij grote nieuwe versies?

    • Ad van der Hulst says:

      Ik ga er als volgt mee om. De vuistregel is: ieder bestand krijgt een datumstempel tenzij. Bij overzichten die ik permanent bijgewerkt worden (in mijn geval bijvoorbeeld een overzicht van onder handen werk) zet ik geen datum stempel in de bestandsnaam.
      In eerdere tijden gaf ik geen datumstempels mee. Het blijkt bij mij toch wel vaak zo’n relevant gegeven dat het de moeite waard is om dit te doen. Mijn datumstempel komt uit Textexpander dus vraagt alleen een sneltoetsklik.

  • Bianca says:

    Dank voor de informatie.
    Mijn mappen hebben een vast volgnummer (geen datum) en maximaal 3 trefwoorden. Bijvoorbeeld : in de map 10 Projecten staan alle klantenmappen (die een volgnummer hebben(startend met jaartal), de persoonsnaam en de betreffende werkfase: 931 Jan Jansen F3). Alle werkbestanden (die niet afgerond zijn) beginnen altijd met het nummer 00. Alle bestanden met administratieve data beginnen met 09, en dan trefwoord: 09 Jan Jansen afspraken.
    Omdat ik met bestanden werk die steeds geactualiseerd werk, komt altijd de datum voor de bestandsnaam. Dus: 190409 Jan Jansen BW Vs3 staat voor: 3e versie van het binnenwerk van de tekst van Jan Jansen op 9 april 2019.
    Voor mij is dat logisch en het bestand is snel op te zoeken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *