Weekplan & Dagplan (redding in drukke tijden)

Het is in alle tijden een goed idee om te werken met een weekplan en een dagplan maar nu wel heel speciaal in deze verwarrende tijd.

De meeste logische werkritmes zijn weggevallen. De dagen hadden hun eigen kleur vanwege vaste overleggen met de daarbij behorende gewoontes, de woensdag en vrijdag waren rustige dagen omdat veel parttimers niet werkten. Heen en weren van huis naar werk en vice versa hielp je de overgangen te maken van privé naar werk en andersom. Dat is allemaal minimaal anders en vaak verdwenen.

Om structuur en logica in te bouwen moet je meer je eigen stuurman zijn. Dat kan heel goed door bewust te gaan werken met een weekplan en een dagplan. Ik heb de basis hieronder in een tekening gezet.

Weekplan

Een Weekplan is een kleine platte lijst met 5 tot 7 focus onderwerpen voor de week die komt. De vorm doet er niet toe (het kunnen ook een paar geeltjes geplakt op een A4 zijn). Dit zijn de onderwerpen die je week gaan bepalen – los van alles wat van rechts komt.

Dagplan

Je Dagplan is je stuur op de dag zelf. Het plan start met de drie meest belangrijke acties van de dag (3MBA’s). Daarna zet je de structuur van de dag op rij. Waar zitten jouw blokken ononderbroken focus tijd (de meeste van ons halen max 3 tot 4 van deze uren). Waar zit overleg en waar zit tijd gevuld met oppervlakkig werk zoals het bijhouden van chats, e-mail verwerken etc.

Je koppelt je dagplan aan je weekplan door iedere dag iets te plannen dat je weekplan verder brengt.

Een Dagplan kun je in een plat tekstbestand opzetten, je kunt het sturen met geeltjes op een scrum, kanban-achtige manier, of je kunt werken met getekende tijddozen. Wat jou maar het best bevalt.

Dagreview & Weekreview

Je sluit iedere dag met een dagreview. Dit is het moment waarop je terug kijkt en vooruit kijkt en het Dagplan maakt voor de volgende dag. En dit moment vormt de overgang van werk naar privé.

Op je laatste werkdag doe je een grondige review van al je inboxen, maak je al je overzichten up to date en kijk je naar de week die komt en maak je weer een nieuw Weekplan.

Risico’s

Als je niet werkt met dergelijke structuur loop je de kans om de hele dag druk te zijn met open lijnen met anderen (e-mail, chat, videobellen) en daarmee weer in de kwartiertjes eigen tijd terecht te komen. En dat is echt een heel slecht idee. Ononderbroken tijddozen heb je nodig om zaken verder te brengen en je dag af te sluiten met het gevoel dat het een goede werkdag was.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...