Categories for Systeem
Het kwam er zo maar spontaan uit bij iemand uit mijn nabije omgeving: “Ik heb vandaag een echte puzzeldag”.
Navraag leerde dat het gaat om een dag met allemaal losse bouwstenen, op verschillende plekken, met net genoeg ruimte om alles af te kleppen en niet helemaal geleefd te worden. Als er tenminste niets mis gaat en je van te voren even goed nadenkt over welke spullen, informatie en koek & zopie je allemaal nodig hebt gedurende de dag.
De strategie is vervolgens om je niet te veel te bekommeren om de compositie en samenhang van de dag maar gewoon de eerste afspraak te doen; dan de tweede enz; en te proberen steeds in het moment te blijven en met niets (maar dan ook helemaal niets) op je geheugen te vertrouwen (dus alles wat je toezegt gelijk op te schrijven).
Je vindt jezelf vervolgens thuis op de bank terug met een hoofd vol indrukken en een lading briefjes met aantekeningen die nog een keer verwerkt moeten worden. Dat dan weer wel (om met Hans Teeuwen te spreken).
Een puzzeldag.
Het kan … maar ik zou ze niet zelf organiseren!
Laden...
De kwast van Ad
Zo’n bescheiden klein ding waar maar weinig aandacht voor is. Simpel en goedkoop doet het altijd braaf zijn werk.
In Wikipedia heeft een schrijver de moeite genomen om op rij te zetten hoeveel soorten kwasten er wel niet zijn. Daar duizelde het mij ook.
- Blokkwast
- Blusherkwast (dit is een make-up kwast)
- Bokkenpoot, zo genoemd naar de vorm
- Glaskwastje
- Lijmkwast (vaak een blokkwast), bijvoorbeeld voor het aanbrengen van behangplaksel op behang.
- Make-up kwast
- Penseel, een dunne soepele kwast.
- Radiatorkwast
- Scheerkwast
- Schilderskwast ( rond of ovaal, meestal gebonden )
- Schoonmaakkwastje, meestal met een balgje om lucht te blazen tijdens het vegen.
- Stofkwast
- Tamponeerkwast
- Teerkwast, een andere naam voor bokkenpoot.
- Verfkwast
- Waaierkwast
- Waterkwast (met koper omvat)
- Witkwast (vaak een blokkwast).
- Daskwast, zeer zachte brede kwast om bij het brandschilderen aangebrachte verven gelijkmatig te verdelen. (Dassenhaar)
En dus: ….. geen Nachtwacht zonder kwast, geen schilderijen van Irka zonder kwast, geen Miss World zonder kwast; geen Chartres zonder kwast en geen kapperszaak zonder kwast.
Mijn Kwast en Thuiswerken
Maar mijn kwast (zie foto) is een onmisbaar onderdeel van mijn werkplek uitrusting. Ik gebruik de kwast bijvoorbeeld voor
- Kruimels uit mijn toetsenbord halen;
- Stofpluisjes verwijderen uit mijn telefoon-ingangen;
- Stof weghalen onder de snaren van mijn gitaar en mandoline (op de plaatsen waar je met een doek niet bij kunt komen);
- Roeren in mijn koffie op de momenten dat ik geen lepeltje bij de hand heb;
- Krabben op mijn rug als ik jeuk heb en er niet bij kan.
Kortom: Lang Leve De Kwast
Laden...
Als je op zoek bent naar een manier om al je projecten, acties, wachten op’s, afstemmingsdingetjes en ‘wie-weet-ooit’-dingen te ordenen dan zou je een experiment kunnen doen met MS To Do.
Ik heb een basisopzet beschreven op één A4 die je hieronder kunt downloaden. Het wijst zich vandaar allemaal vanzelf.
Download Manual MS To Do als BBB
Wanneer je gebruik maakt van Microsoft 365 kun je het beste inloggen met dat account want dat zorgt ervoor dat alle taken uit Outlook en MS Teams Planner/Taken gesynchroniseerd blijven.
Uiteraard kun je ook een BuitenBoordBrein inrichten in een andere app. Het mooie is dat je dan een vergelijkbare opzet kunt gebruiken om een start te hebben.
Disclaimer: MS To Do is nog volop in ontwikkeling (want voormalig Wunderlist).
Laden...
In je agenda beheer je de meeste schaarse bronnen die je hebt. Tijd en aandacht. En dus het wijs om je eigen methodiek te ontwikkelen om deze bronnen te beheren en soms zelf een beetje beschermen. In de weekreview methodiek adviseer ik een week achteruit te kijken en acht weken vooruit.
De eerste twee weken krijgen nog extra aandacht. De werkwijze is simpel. Stel jezelf de volgende vragen bij iedere afspraak:
- Wat is het doel, gewenste resultaat van de afspraak?
- Is de lengte van de afspraak helder en zoals ik het wil?
- Moet het live of kan het per videocall/bellend?
- Draagt het bij aan mijn doelen of is het vooral voor de ander?
- Is het fun of zie ik er tegen op?
- Is de afspraak lang geleden gemaakt? -> Bevestigen.
- Staat er een adres bij? -> Toevoegen aan de afspraak voor je navigatie
- Heb ik voorbereidingstijd gepland? -> Plannen
- Reistijd OV of auto gepland? -> Kiezen en aanvullen
Als ik een week afgerond heb moet ik nog afwegen of ik het label ‘week is vol’ toeken.
Weekplan
Als sluitstuk van de review maak ik een simpel Weekplan bestaande uit een kort lijstje met de projecten waar ik deze week aan wil werken gegeven de tijd die mij rest naast al mijn afspraken. Eventueel kan ik ze zelfs al een beetje uitwerken naar acties voor deze week.
Laden...
Een kleine Personal Lean tip. Steeds weer opnieuw kopiëren om hetzelfde stukje tekst of dezelfde weblink te gebruiken in een document is corvee. Daar moeten we vanaf en dat kan.
In Windows: gebruik niet ‘control + v’ maar de ‘windowstoets + v’.
Op de Mac: dat kan niet direct maar wel via bijvoorbeeld Paste of Alfred Power Pack.
Het is een klein weetje, maar scheelt wel een boel ergernis en dat is altijd goed. Het leven is te kort om je ergernis niet te gebruiken voor innovatie!
Laden...
Een beetje workflow heeft het karakter van in – door -uit. Iets komt de workflow binnen, wordt daar bewerkt en gaat er weer uit.
De hoofdworkflow van productiviteit is iets uitgebreider. Er zijn vijf globale fasen of stappen in het proces. Eenmaal gesnapt is het superlogisch en kun je de stappen overal herkennen en toepassen. De vijf zijn: verzamelen, besluiten, organiseren, kiezen en doen. De eerste drie vormen het fundament.
Opvangplekken (voor het verzamelen)
De kunst is om een gewoonte te ontwikkelen dat je echt altijd en overal iets kunt vastleggen zodat je geen enkel los eindje in je hoofd meer hebt. Uiteraard kunnen dat meerdere plekken zijn maar minder is beter want je moet ze stuk voor stuk weer leegmaken in de tweede fase. Papier werkt uitstekend (klein notitieblokje altijd bij je). Digitale notities op de mobiel kan. Via Braintoss naar de Inbox kan. Het maakt niet uit als het maar werkt.
Denkmomenten (voor het besluiten)
Nu we verzameld hebben komt het erop aan dat wat we opgevangen hebben, regelmatig (dagelijks) verwerken door na te denken over de betekenis voor ons handelen van het betreffende item. En denken is moeilijk en kost energie. Dus als ons brein geen garantie heeft dat de uitkomst wordt vastgelegd in een betrouwbaar systeem buiten ons hoofd gaat het niet meewerken. Dat brengt ons in fase drie.
BBB (buitenboordbrein)
We hebben een plek nodig die past bij onze manier van werken en denken en die het thuis wordt van onze projecten, onze acties, de vastlegging van de zaken waar we op wachten enz. enz. Dat kan op velerlei manieren: in Outlook, in een actielijsten app zoals ToDoist of Omnifocus, of in Google Keep. En het kan uiteraard ook op papier als je dat beter past.
De meest complete beschrijving van deze vijf fasen vind je bij David Allen in het boek Getting Things Done. Wil je een dag lang aan de slag met deze en andere workflows? Kom dan naar de Training Timemanagement Personal Lean
Laden...
Hoera voor alle briljante spamfilters zoals die van Microsoft, Apple en Gmail. Ruim 50% van alle verzonden e-mail in de wereld is gewoon ongevraagde troep. Dus mooi dat deze rommel wordt afgevangen.
Er is wel een prijs: de spamfilters staan zo strak afgesteld dat er ook gewenste e-mail in verdwijnt want zo slim zijn ze dan weer niet. Bijvoorbeeld: alle email die via een ander adres wordt verzonden komt in de spamfolder terecht. Ook van deze wekelijkse blog!
Er is een simpele hack die er voor zorgt dat je jouw spamfilter de ontbrekende kunstjes leert en ook tegelijk er ook voor zorgt dat gewenste e-mail wel in jouw Inbox terecht komt.
Outlook
- Zet je Favorieten’ aan (beeld/mappenvenster/favorieten)
- Je ziet nu in je navigatievenster links boven het compartiment ‘Favorieten’. Daar staan de snelkoppelingen naar de mappen die we snel bij de hand willen hebben.
- Schoon eerst even de mappen op die daar ten onrechte staan (rechtermuisklik ‘verwijder deze map uit Favorieten’).
- Sleep de map ‘Ongewenste e-mail’ naar het favorieten gedeelte.
- En check het regelmatig.
- Wil je iets met de e-mail (want onterecht in spam) klik rechts en kies voor ‘ongewenste e-mail’ en kies wat jou past.
In Gmail is zoiets ook te organiseren. Eenmaal in de geopende e-mail kun je direct je keuzes maken.
Bij de Mac staat de map ‘Ongewenste reclame’ bij de hand. Spam beheren is wel een even een puzzel (eerst naar ‘voorkeuren’ en dan maatwerk regels maken).
Door op deze manier met spam om te gaan wordt jouw e-mail weer betrouwbaar en dat is een goed ding bij deze communicatie dinosauris.
Heb je andere oplossingen? Laat het ons weten in de reacties.
Laden...
Het is wonderlijk. In vrijwel iedere organisatie waar ik kom en er naar vraag, wordt WhatsApp gebruikt voor snelle uitwisseling van korte berichten.
WhatsApp by Facebook is de formele naam. En dat is niet voor niets. Gratis en dus zijn wij het product. Aan de onzichtbare achterkant wordt data in elkaar geschoven en je hoeft geen helderziende te zijn om te snappen dat er advertenties aanstaande zijn. ICT afdelingen zijn er niet blij mee omdat al deze werkgegevens nu op andersmans servers staan.
WhatsApp is wel heel handig. Je kunt er:
- berichtjes mee sturen
- emoiji strooien
- gifjes invoegen
- audioboodschappen opnemen
- videoboodschappen opnemen
- foto’s toevoegen
- groepen maken
Maar ja wel ‘By Facebook’. Er is een alternatief: De chat die ingebakken zit in MS Teams.
Voor wie MS Teams al in gebruik heeft is de logische nieuwe vuistregel: Interne chats gaan via MS Teams (en dus niet meer via WhatsApp). MS Teams chat kan bijna alles wat WhatsApp kan en meer (audio- en videoboodschappen opnemen en versturen kan niet).
En natuurlijk kun je MS Teams zo op je mobiel en tablet zetten zodat je net zo snel kunt antwoorden als je dat nu doet met WhatsApp. Werk en privé zijn zo mooi gescheiden. Alle info van werk in de kroniek heb je bij elkaar, werkbestanden kun je delen in de chat, je kunt direct overschakelen naar (video-) bellen en nog veel meer.
Dus geen WhatsApp by Facebook maar: MS Teams Chat by Microsoft.
Tis even wennen maar je zult zien, al heel snel snel wil je niet meer anders.
Laden...
Het is een echt een fantastische aanbieding. Zo werkt het: Je koopt een schroevendraaier en krijgt er een gereedschapskist bij cadeau.
Er is één kleine bijzonderheid. De gereedschapskist wijzigt bijna iedere week. Soms gaan er dingen uit en soms komen er dingen bij en veranderen de namen van het gereedschap. De handleidingen worden dan uiteraard weer bijgewerkt.
Zo is het ook met MS Teams.
MS Teams krijg je cadeau bij Microsoft 365 (ja dat is de nieuwe naam :-)). Het ís een fantastisch verzameling tools. Je moet alleen wel heel goed nadenken wat je er mee gaat doen en je niet direct laten verleiden door je eigen werkstijl.
- Als je een visionair bent dan ontdek je steeds weer mooie nieuwe gadgets: ‘Kijk eens hoe handig!’
- Een processor is aan het zoeken om te kunnen blijven doen wat hij deed met dit mooie gereedschap (en in de verte lonken de Power BI Dashboards).
- De operator kijkt helemaal niet naar al deze verschillende tools. Zij neemt de drie makkelijkste en bekendste. Test deze en als ze voldoen dan is het dat.
- En de synergist zoekt naar manieren om in al dat digitale geweld de verbinding en het sociale overeind te houden.
Wat is de plek van MS Teams
Een organisatie kun je zien als een vehikel met een richting & een plan, een cultuur en systemen. MS Teams krijgt een plek in de verbinding tussen cultuur (‘Ons soort mensen doen dit soort dingen.’) en de systemen die noodzakelijk zijn om enige standaard en fundament te hebben in de samenwerking.
MS Teams gaat dus over communicatie en het organiseren van workflows.
Eerst bepaal je hoe je wilt organiseren, wat je wilt doen met wie en hoe je dat wilt doen. Dan pas kijk je naar de slimste manier om dit te doen met behulp van MS Teams.
Zomaar een beetje rondrommelen leidt onherroepelijk tot een nieuw moeras en dat zou echt zonde zijn.
Laden...
Er is een wijdverbreide gewoonte die van mij de naam ‘communicatie ping pong’ heeft gekregen. Het gaat om de hele dag openstaande snel verlopende afstemming over allerlei zaken. Dat ping pongen gebeurt via een van de kanalen die daar bij uitstek geschikt voor zijn zoals chat (Sms, WhatsApp, Slack, MS Teams etc.) bellen en e-mailen.
Agenda tetris is een variant hierop.
Weergegeven in een plaatje ziet dat er zo uit.
Het bij-effect van deze manier van werken is dat er geen blokken ononderbroken werktijd overblijven omdat er in de structuur en cultuur van de organisatie ingebakken zit, dat je de hele dag beschikbaar bent voor snelle afstemming (zodat ‘de ander snel weer verder kan’).
Je kunt van ping pong communicatie genieten omdat het je het gevoel geeft dat je er toe doet, van waarde bent en aan het samenwerken bent. De prijs is het gevoel, en vermoedelijk ook de realiteit, dat je niet toekomt aan werkelijk belangrijke zaken die nu eenmaal als voorwaarde hebben dat je een tijdje ononderbroken moet kunnen werken.
De oplossing is om precies genoeg tijd te stoppen in persoonlijk eigenaarschap.
Als het je lukt om:
- bij de start van een klus heel duidelijk te maken wie aanspreekbaar is op een bepaald resultaat;
- serieus werk te maken om alle verwachtingen ten aanzien van dat resultaat helder te maken;
- en de ‘eigenaar’ ook de daarbij behorende bevoegdheid te geven;
- dan kun je op de afgesproken tijd het resultaat bespreken;
en ben je van heel veel oppervlakkig ge-ping-pong af.
In een plaatje ziet dat er zo uit.
Wanneer je als teamleider je mensen meer tijd wil gunnen om daadwerkelijk iets voor elkaar te krijgen in plaats de hele dag bezig te zijn te zijn met dit vermoeiende en oppervlakkige communicatie ping pong, dan zou mijn advies zijn om te investeren in het versterken van eigenaarschap (en praat nooit, maar dan ook nooit over SMART!).
Laden...
Top 10 basismaatregelen voor iedereen
- Controleer regelmatig op beschikbare updates voor jouw systeem en installeer deze zo snel als mogelijk (minstens 1x per week, maar het liefst dagelijks). Vergeet niet om je systeem opnieuw op te starten, omdat sommige updates pas actief worden nadat opnieuw is opgestart.
- Gebruik sterke wachtwoorden (die niemand kan raden) in combinatie met tweefactor authenticatie voor alle diensten waar je via internet op inlogt. Bijvoorbeeld je webmail, je online bestandsopslag, maar ook je VPN verbinding met het werk. Deel je wachtwoord nooit met anderen.
- Gebruik een wachtwoordmanager (bijvoorbeeld KeePass, 1Password of Dashlane) om je wachtwoorden aan te maken én op te slaan. Sla wachtwoorden niet op in browsers, tekstbestanden of spreadsheets. Bijkomend voordeel is dat wachtwoordmanagers het makkelijk maken om overal een ander wachtwoord te gebruiken, zonder dat je dit hoeft te onthouden. Oh ja, de laatste bladzijde van je agenda of notitieboekje is ook geen goede plek voor het opslaan van wachtwoorden.
- Maak iedere dag een back-up! Doe dit automatisch zodat je het niet per ongeluk kan vergeten. Bewaar back-ups ook offline, zodat bijvoorbeeld een ransomware besmetting geen effect heeft op de back-ups die je hebt gemaakt. Heel vervelend wanneer ook de back-up beschadigd raakt. Wellicht maakt je werkgever zelf al back-ups van jouw persoonlijke mappen.
- Gebruik antivirussoftware en zorg dat updates van de antivirus definities automatisch worden opgehaald. Hoewel er op dit vlak veel keuze is én er sprake is van wisselende kwaliteitsverschillen, is het allerbelangrijkste dat er in ieder geval iets is geïnstalleerd. Zelfs gratis antivirussoftware biedt vergeleken met geen enkele bescherming tegen virussen al een enorme bescherming.
- Gebruik firewall software. Veel leveranciers van antivirussoftware bieden ook pakketten waarin naast de antivirussoftware ook een software firewall wordt aangeboden. Blokkeer standaard alle inkomende verbindingen, en sta uitsluitend verbindingen toe waarvan je zeker weet dat ze niet kwaadaardig zijn. Een voordeel van firewall software op je systeem is dat je ook beschermd bent wanneer je op een vreemde locatie gebuikt maakt van het netwerk. Je weet namelijk niet of de beveiliging van dit netwerk op orde is.
- Gebruik zoveel als mogelijk de voorzieningen die door jouw werkgever beschikbaar worden gesteld, in plaats van eigen middelen. Hiermee kun je voorkomen dat gevoelige bedrijfsinformatie rondslingert op plekken waar deze eigenlijk niet hoort te zijn én waarvoor een juridische basis vaak ontbreekt. Bijvoorbeeld in privé mailboxen, in persoonlijke online bestandsopslagdiensten, of op de privé laptop. Bovendien zet je met het negeren van de geldende regels jouw werkgever buiten spel, en ben je zelf aansprakelijk voor schade die mogelijk ontstaat als gevolg van een onzorgvuldige omgang met gegevens.
- Bedek de lens van je webcam wanneer je deze niet gebruikt. Hierdoor voorkom je beschamende momenten wanneer je de webcam per ongeluk inschakelt. Ook weet je dan zeker dat aanvallers niks kunnen zien wanneer deze A) op jouw PC in weten te breken, of B) stellen dit te hebben gedaan (terwijl dit in werkelijkheid niet zo is).
- Werk niet vanaf een USB-stick. Deze zijn onveilig, raken makkelijk kwijt, en gaan regelmatig spontaan kapot.
- Ben alert op verdachte e-mails. Cybercriminelen proberen je (door gebruik te maken van actualiteiten) continu te verleiden om a) gevoelige informatie af te staan of b) te klikken op een link. Onthoud: als iets te mooi klinkt om waar te zijn, dan is dat vaak ook zo. Verifieer altijd eerst de echtheid van een verzoek en gebruik hiervoor de informatie die je reeds had of zoek het op via bijvoorbeeld Google. Maak dus geen gebruik van de contactgegevens in de ontvangen e-mail (telefoonnummers of e-mailadressen), omdat ook deze vals kunnen zijn.
Zin in meer?
Wil je nog 12 extra tips? Ben je zelf een IT-er en benieuwd naar meer (8 tips voor gevorderden)? Wil je meer van Dennis weten? Kijk dan naar deze blogpost waar Dennis nog veel meer uitlegt (en je komt dan ook vanzelf op zijn website).
Laden...
Vergaderingen die verschuiven van kantoor naar remote worden onderworpen aan een waardetest. Blijft de toegevoegde waarde van dit specifieke overleg overeind nu we door omstandigheden elkaar niet meer treffen in één ruimte?
Als dat niet het geval is dan kunnen er twee dingen aan de hand zijn:
- De vergadering is zo afhankelijk van de live ontmoeting dat het online heel moeilijk is om dezelfde waarde te creëren.
- De vergadering had al te weinig gewicht en dit is een goed moment om er afscheid van te nemen of helemaal om te vormen.
Ga er bij twijfel maar vanuit dat het de tweede optie is!
Leer van online vergaderen de volgende vuistregels en pas die ook toe als je elkaar weer live kunt ontmoeten:
- zorg voor focus (onderwerp helder, goed voorbereid, opbrengst goed vastgelegd;
- houd ze kort (zo kort als mogelijk);
- met zo min mogelijk deelnemers.
Want iedere vergadering kan tenslotte worden omgevormd tot een ‘synergetische werkbijeenkomst’!
Laden...
‘Iedereen die geld aan mij verdient komt maar naar hier.’ Deze uitspraak deed een opdrachtgever van mij toen we spraken over de vuistregels die hij hanteerde voor het beheer van zijn agenda.
Als eindverantwoordelijke voor een serviceorganisatie weet hij als geen ander dat het belangrijk is om je klanten op te zoeken in hun eigen omgeving omdat je zo een veel completer beeld krijgt van de werkelijkheid van je klant.
Omgekeerd werkt het voor hem in zijn agendabeheer blijkbaar ook heel goed. Want:
- Het is een mooie zeef (is de ander, die uiteindelijk misschien geld aan jou kan verdienen, bereid om te investeren in de relatie?).
- Je hebt zelf geen reistijd (de ander reist).
- Je hebt een thuiswedstrijd (jij bepaalt begin- en eindmoment en inhoud van en logica van de ontmoeting).
- De ander leert jouw werkelijkheid kennen en kan zijn aanbod (als het daarvan komt) waarschijnlijk beter op je afstemmen.
Ik vind het een mooi elegante vuistregel. Ook iets voor jou?
Laden...
