Categories for Systeem

Beginnen = afmaken

Iets half doen is dodelijk voor de productiviteit:

  • alvast kort even iets zeggen;
  • een mailtje bekijken en weer markeren als ‘ongelezen’;
  • een gestart agendapunt doorschuiven naar de volgende keer enz.;
  • alvast iets doen aan de enquête.

Al dit soort dingen leiden tot twee keer starten. Daarnaast is er de kans dat het item helemaal naar de achtergrond verdwijnt en op vervolgens uiteraard op een onmogelijk moment van rechts aan komt zetten met een sirene erop (zeer dringend en zeer belangrijk ‘geworden‘).

Kortom de Gouden Tip voor vandaag:

Beginnen = Afmaken (en … wees geen perfectionist)

“A task left undone remains undone in two places – at the actual location of the task, and inside your head. Incomplete tasks in your head consume the energy of your attention as they gnaw at your conscience. They siphon off a little more of your personal power every time you delay. No need to be a perfectionist, that’s debilitating in an imperfect world, but it’s good to be a ‘completionist’. If you start it, finish it – or forget it.”

[Citaat van Brahma Kumaris]

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Sneltoetsen Windows 10 compleet (2021 + download)

Deze complete Windows sneltoetsen lijst is opgesteld door Frans Diepenhorst van Solutions by FCD (de Windows expert in regio Rotterdam) en is onderaan dit artikel te downloaden voor de liefhebber.

Kopiëren, plakken en andere algemene sneltoetsen

[table id=1 /]

Opmerking: Je kunt deze snelkoppeling zo wijzigen dat hiermee ook schermknipsels worden geopend waarmee je de schermafbeelding kunt bewerken. Selecteer Start>Instellingen>Toegankelijkheid>Toetsenbord en schakel de wisseltoets in onder Sneltoets voor schermafdruk.

Sneltoetsen samen met de Windows-logotoets

[table id=2 /]

Opmerking: Deze sneltoets is standaard uitgeschakeld. Als je de sneltoets wilt inschakelen, selecteer je Start>Instellingen>Cortana en schakel je de wisselknop in onder Laat Cortana luisteren naar mijn opdrachten wanneer ik de op de Windowstoets + C druk. Cortana is niet altijd en overal beschikbaar.

[table id=3 /]

Om deze handige sneltoets in te schakelen, selecteer je Start>Instellingen>Systeem>Klembord en schakel je de wisselknop in onder Klembordgeschiedenis.

[table id=4 /]

Sneltoetsen voor de opdrachtprompt

[table id=5 /]

Sneltoetsen voor dialoogvensters (tabbladen)

[table id=6 /]

Sneltoetsen voor de Verkenner

[table id=7 /]

Sneltoetsen voor virtuele bureaubladen

[table id=8 /]

Sneltoetsen voor de taakbalk

[table id=9 /]

Sneltoetsen voor instellingen

[table id=10 /]

Download en tip

Zoals je hierboven hebt kunnen zien zijn er heel veel sneltoetsen. Gelukkig heeft Frans ze in een downloadfile op rij gezet. Je kunt de Pdf hier downloaden.

Tip: Kies drie of vier sneltoetsen uit. Schrijf die op een geeltje dat je tijdelijk op je laptop of PC plakt. Als je ze geïnternaliseerd hebt kun je de volgende serie kiezen. Net zo lang tot het genoeg is voor deze ronde.

 

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

OWA (Outlook Web App)

Het zou maar zo kunnen zijn dat je het hele fenomeen OWA hebt gemist. En dat is jammer omdat de Outlook Web App misschien je weer eens een frisse blik kan geven op een vermoeide e-mailstroom en workflow. 

Wat is het

Outlook Web App is de Outlook-versie die hoort bij Microsoft 365 online. Je kunt erbij komen door in te loggen bij office.com en vervolgens op het Outlook icoontje te klikken. Je bent nu in compleet vernieuwde Outlook e-mail omgeving in de browser. Maar wel met jouw Postvak IN en alle mappen die je al eerder hebt aangemaakt.

OWA kan minder dan zijn grote broer maar is wel vele malen eleganter! Het is een danser in plaats van een vorkheftruck!

Frisse blik

Met OWA heb je een frisse interface zodat je als vanzelf gaat nadenken over je workflow.
Als je naar het tandwiel gaat en klikt op ‘Alle Outlook instellingen weergeven’ kun je zelf de keuzes maken die bij je passen. Je kunt bij ‘Regels’ op een eenvoudige manier zaken automatiseren. Dit onderdeel van OWA is veel simpeler dan in de bekende versie van Outlook. Het voordeel is ook nog dat de regels altijd werken omdat je direct ‘op de server’ maakt.

Sneltoetsen

Je komt bij de lijst met sneltoetsen door ‘Shift + ?’ in te toetsen. De sneltoetsen zelf zijn compleet en simpel. En werken dus ook in iedere browser. Bijvoorbeeld: de ‘v’ is voor verplaatsen.

Experiment

Wil je eens een keer op een andere manier naar je e-mailstroom en workflow kijken? Doe eens gek en  werk bij wijze van leuk experiment eens een week lang alleen in OWA in de browser.

MAC gedoe

Zit je vaak te tutten met Outlook voor de Mac (is toch een beetje kreupel) dan is OWA zeker een experiment waard.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 12 beoordelingen
Laden...

Alles Is Altijd Klad (in het midden tussen chaos en orde)

Er is een geheim: hoe specifieker je doel (het ‘wat’), hoe overvloediger de creativiteit zal zijn en hoe meer wegen je gaat vinden om het doel te bereiken (het ‘hoe’). Bij nieuwe doelen is dat het meest duidelijk. Er zijn nog geen procedures, gewoontes, routines, patronen, cultuur die het nieuwe in de weg staan.

Een nieuw ‘Wat’
Als je jouw doelen herijkt dan is dat op zich enthousiasmerend. Je weet weer wat je gaat doen en waarom je dat doet. Door je enthousiasme genereert je energie en focus. Vanuit dit momentum kan je snel veel bereiken. Het nieuwe zal een plek moeten krijgen in ‘Going Concern’: de staande organisatie. Als de staande organisatie een beetje stijf is geworden door alle kwaliteitsbeleid, procedures en checklists dan ontmoet je daar de weerstand van mensen en organisatiegewoontes.

Het oude ‘Hoe’
Je organisatie wás op orde. Het ‘Hoe’ zat verankerd in:

  • formulieren
  • procedures
  • S.A.P. of andere ERP spul
  • een certificering van het auditbedrijf (geborgd op intranet)
  • functiebeschrijvingen

Kortom: het oude ‘Hoe’ was goed en adequaat en passend voor toen en ooit. Helaas, de wereld is gewijzigd en daardoor nu ook het ‘Wat’ van je organisatie.

Alles is altijd klad
Het helpt om als leidend principe te gaan communiceren dat alles altijd klad is.  Je houdt daarmee het midden tussen chaos (vernieuwing en innovatie) en orde (optimalisatie en schaalbaarheid). ‘Alles is altijd klad’ is een goed principe voor Voorspelbaar Succes.

Alles wat er is georganiseerd zal steeds moeten worden herijkt en onderhouden om er voor te zorgen dat het elegant is, flexibel is en past bij jouw doelen en waarden van vandaag.

Implementeren is dan ook niet alleen nieuwe dingen inrichten maar ook de oude organisatiegewoontes tegen het licht houden en die weer in lijn brengen met de nieuwe doelen. En dat lijkt vaak saai en minderwaardig werk toch kan dit heel waardevol en energie gevend zijn.

Daar waar het ‘Hoe’ niet meer verbonden is met het ‘Wat’  van vandaag ontstaan:

  • bureaucratie
  • managementcorvee
  • onduidelijke schaduwplekken in de organisatie
  • verspilling van menskracht, energie, tijd en intelligentie.

Wil je daar eens over sparren? Laat het me weten.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 5 beoordelingen
Laden...

25 vergadertips

  1. Begin op tijd
  2. Eindig op tijd (of eerder)
  3. Beantwoord de vraag: Wat is de gewenste uitkomst van deze vergadering?
  4. Zorg dat de juiste mensen aanwezig zijn (en anderen niet)
  5. De agenda is ruim van te voren bekend en waar zinnig voorzien van schriftelijke voorbereiding
  6. Iedereen die deelneemt heeft zich voorbereid (minimaal door het lezen van de stukken)
  7. Degene die eigenaar is van een onderwerp voor en na de vergadering, is dat ook tijdens de vergadering
  8. Een vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur (anders minimaal een kwartier pauze).
  9. Een goede vergadering is werk (er wordt dus niet gemaild, en ge-sms-t, ander ‘werk’ of ‘spel’ gedaan)
  10. Een besluit wordt woordelijk vastgelegd met ‘wat’, ‘wie’ en ‘wanneer’ (en uiteraard voorgelezen)
  11. Ieder besluit heeft maar één eigenaar
  12. Een besluit wordt waar nodig direct voorzien van implementatieplan en communicatieplan
  13. Er is geen rondvraag of wvttk (voorzitter is de zeef voor alles)
  14. De live-vergadering vindt plaats in een ruimte die past bij het aantal deelnemers, er is licht en lucht en een redelijke temperatuur
  15. Een presentatie met Powerpoint heeft max 10 slides, duurt maximaal 20 minuten en heeft minimaal lettertype 30 (10/20/30 regel van Guy Kawasaki)
  16. Notulen worden alleen gemaakt bij ‘historische vergaderingen’ (die kroniekkarakter hebben)
  17. Er worden geen actie-lijst maar resultaats-afspraaklijst bijgehouden
  18. Deze lijst wordt op de vergaderdag zelf direct per mail rondgezonden
  19. Er is geen aansluitende vergadering voor of na de vergadering zonder ruimte voor een stap, hap, slok en een plas (ook online niet)
  20. Het vergadergebouw wordt jaarlijks kritisch onder de loep genomen
  21. In het geval er geen onderwerpen zijn wordt er niet vergaderd
  22. In het geval een vergadering meerdere keren niet is doorgegaan wordt het bestaansrecht serieus overwogen
  23. Het is helder of het doel van de bijeenkomst informeren, data verzamelen, opties ontwikkelen, besluiten of gewoon bijpraten/samenzijn betreft.
  24. Onderwerpen klaar? Vergadering eindigt!
  25. In december wordt er niet vergaderd
  26. Bonus: neem alle tips voor wat ze waard zijn in jouw situatie!

Vraag: heb je naast deze 25 vergadertips nog een ander briljante tip of commentaar op die van mij. Laat ze achter in de comments hier. Iedereen is er blij mee!

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Week is vol (balans tip)

Wie wel eens met mij heeft gewerkt weet dat ik advocaat ben van de agendareview (als onderdeel van je weekreview). Deze exercitie houdt in dat je één week terug kijkt en acht weken vooruit.

In dat vooruit kijken kun je een heleboel ontdekken. Een van de dingen die je zou kunnen ontdekken is dat de derde week vanaf nu eigenlijk al vol zit op basis van een misschien nog wat vaag oordeel.

Vuistregel

Je kunt dat oordeel professionaliseren door er een vuistregel aan te hangen. Dat werkt bijvoorbeeld als volgt: ‘Als er vier dagdelen gevuld zijn met overleg dan gaat de week op slot.’

Visueel maken

Praktisch gezien gaan we de week visueel markeren als zijnde vol. Dat gaat als volgt: Je maakt een nieuwe agenda afspraak. Je vinkt aan dat de bijeenkomst de hele dag duurt en geeft deze de naam ‘Week is Vol’. Je vinkt aan dat de afspraak duurt van maandag tot en met vrijdag en geeft deze met een categorie een heldere kleur.

Er verschijnt nu in de bovenbalk van iedere dag een melding dat de week vol is.

Onderhandelen

Wanneer er nu een nieuw agendaverzoek verschijnt in deze week dan is het aan je zelf om te boordelen of je deze er nog bij wilt doen, in wilt ruilen voor iets anders dat er staat, of een tegenverzoek doet voor een tijd en dag buiten de week die vol is. Je onderhandelt als het ware eerst met jezelf en daarna met degene die het agendaverzoek doet.

Als je met een ondersteuner werkt, kun je deze truc ook gebruiken. Eerst bepaal je samen de vuistregel en vervolgens ga je zien dat er weken op slot gaan. Daarna is het onderhandelen, kiezen, besluiten en communiceren.

Opbrengst: meer balans in je agenda, meer bewustzijn voor onderhandelen over tijd en aandacht. Allebei hele goede zaken.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 26 beoordelingen
Laden...

10 x De Windows Toets (functies die je ws niet kent)

Zo beroemd als de ‘Appeltje’ toets is/was op de Mac, zo onbekend is zijn collega op de Windows toetsenborden. De meeste gebruikers hebben nooit gezien dat die toets bestond en kennen derhalve ook niet zijn vele functies.

Daar gaan we per nu verandering in brengen. Hierbij de Top 10 van dit moment. De strategie is simpel namelijk: gelijk uitproberen!

  • 1. Windowstoets klikken en direct beginnen met de naam van het document, programma of map die je wilt zoeken en voilá!
  • 2. Windows + E : Een nieuw verkennervenster opent zich.
  • 3. Windows + A : Opent het actiecentrum waar je de laatste geopende bestanden, vensters en programma’s kunt terugvinden en ook nog eventueel een extra bureaublad aan kunt maken als je dat tot voordeel is.
  • 4. Windows + D : Sluit alle actieve vensters zodat je je bureaublad kunt zien.
  • 5. Windows + V : Zelfde als CTR + V maar nu met de historie erbij.
  • 6. Windows + pijltje rechts, links, op en neer : Uitproberen en je zult zien dat de venster verschuiven zodat je ze gemakkelijk kunt ordenen als je met meerdere programma’s tegelijk wilt werken.
  • 7. Windows + 1-9 : Opent het programma dat correspondeert met de plaats op de taakbalk. Staat Outlook op de eerste plek op je taakbalk dan opent Windows + 1 Outlook (en je kunt zelf met slepen de volgorde optimaliseren).
  • 8. Windows + T : Cirkelt door je taakbalk programma’s heen totdat je hebt gevonden wat je nodig hebt.
  • 9. Windows  + I : Opent het instellingen venster. Mooi plek om eens te snuffelen op een verloren moment en te kijken of je een verbetering voor jezelf kunt vinden (start met ‘Persoonlijke Instellingen’).
  • 10. Windows + L : Zet je scherm in de slaapstand.

En ja, er zijn er nog veel meer maar dit is al een mooi setje om mee te starten. Ken je nog heeeele waardevolle andere dan graag hieronder in de reacties zetten zodat we er allemaal wat aan hebben.

Bonussen

Als bonus nog wel een veel gezochte sneltoets te weten: Alt F4 -> sluit het actieve venster. Eventueel FN ALT F4 als je de FN lock hebt aanstaan.

Nagekomen: Windows + . (punt): gaat naar het emoji scherm.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 6 beoordelingen
Laden...

Als iets in je hoofd blijft rondzoemen/zingen

Bijen woordenWanneer een bepaalde gedachte steeds weer aandacht opeist is er een van de vier volgende situaties aan de orde:

1. wat het is en wat ik wil is onduidelijk

Ik heb niet geïnvesteerd in het voor mij zien van het gewenste resultaat en ik heb er geen besluit over genomen. Ik heb niet de voordelen, winst, pret voor mij gezien wanneer de uitkomst gerealiseerd zou zijn. Kortom ik heb wel gemerkt dat er iets aan mij knaagde maar tot nog toe geen serieuze aandacht aan besteed.

2. de eerst mogelijke stap heb ik niet bedacht

Misschien heb ik wel de uitkomst in beeld maar heb ik nagelaten mij voor te stellen wat de eerste concrete fysieke actie zou moeten zijn om een eindje op te schuiven richting mijn gewenste resultaat. Ik ben waarschijnlijk te abstract gebleven waardoor ik nooit toekom aan het zetten van de eerste stap en blijft het een beetje rondzingen rondom het ‘hoe..?’.

3. een combi van die twee

Dat komt het meeste voor. De zaak verschijnt steeds weer op mijn innerlijke radar (want zo’n trouwe helper is mijn brein!) maar ik kijk er net steeds een heel klein beetje naast. Ik merk subtiel dat iets mij ergert, misschien een kans zou kunnen zijn, ‘eigenlijk’ nu toch wel aandacht verdient, maar ik krijg het nauwelijks boven tafel in de schijnwerper van mijn bewustzijn.

4. niets is vastgelegd in een betrouwbaar buiten-boord-brein

Ik heb misschien wel een beeld van de gewenste uitkomst en heb ook nog nagedacht over een concrete actie om de zaak in gang te krijgen maar heb de resultaten van mijn aandacht niet vastgelegd in een simpel, betrouwbaar en degelijk systeem dat bij mij past. Dit veroorzaakt dat ik over een tijdje weer iets heb wat door in mijn radar verschijnt en om aandacht vraagt. Waarmee de cyclus weer opnieuw begint.

En moet dat nu echt, alles vastleggen? De eindeloze dans tussen chaos en orde heeft een hoog tempo en er gaat heel veel in om. Dan lukt het echt niet om te onthouden.

En als het een deuntje is dat rondzingt?

Dan ben je een gezegend mens tenzij het een irritant carnavalsdeuntje is. In de muzikantenwereld (waar ik vandaan kom) geldt als truuk dat je het deuntje achterstevoren moet afspelen in je eigen muzikale voorstelling om van een oorworm af te komen. En dat is helaas niet voor iedereen weggelegd.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 14 beoordelingen
Laden...

Standaard je vergaderingen met 10 of 5 minuten verkorten (hap, stap, plas)

Wie mijn boek kent, of met mij heeft gewerkt, weet dat ik al jaren de voorzitters train om een vergadering van een uur na 50 minuten af te ronden zodat iedereen tijd heeft voor een hap, een stap en een plas.

Ik ben blij dat Satya Nadella (de eindbaas van Microsoft) mijn boek heeft gelezen want HOERA! je kunt dit voor de planning van je vergaderingen en afspraken nu standaard instellen.

Dat gaat zo:

  • Ga in Outlook naar het tabblad ‘Bestand’ (links boven naast ‘Start’)
  • In ‘Bestand’ zie je de keus ‘Opties’ (links onderin)
  • In ‘Opties’ kies je voor ‘Agenda’
  • Daar vind je de keus: ‘Standaard duur voor nieuwe vergaderingen en afspraken’.

Zie de afbeelding hieronder.

 

 

In MS Teams videoafspraken komt er nu automatisch een melding dat de vergadering over 5 minuten afloopt. Maar daarover een andere keer.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 17 beoordelingen
Laden...

Over je beloftes waarmaken en kostenbesparen (effectiviteit en efficiëntie)

Schermafbeelding 2010-01-04 om 20.39.47In het boekje  Lean denken en doen in de zorg staat deze uitspraak (blz 118) van Teun Hardjono die hoogleraar Kwalititeitsmanagement en Certificatie aan de Erasmus Universiteit Rotterdam is:

” De ervaring leert dat aandacht voor effectiviteit (waarmaken van beloftes) en efficiency (kostenbesparing) gelijktijdig moeizaam en maar gedeeltelijk lukt. In feite is het beter eerst het accent op effectiviteit te leggen – met groei als uitkomst – en daarna op efficiency.”

Dat vind ik een interessante uitspraak. Ten eerste vanwege de transparante, duidelijke koppeling van effectiviteit met waarmaken wat je beloofd hebt en de onbedekte koppeling van efficiëntie met kostenbesparing. Lang leve de duidelijkheid!

Daarnaast staat er de stelling dat deze twee:

  • beloftes waarmaken en
  • kosten besparen

samen op willen laten lopen een moeizame route geeft. Dat is opmerkelijk omdat de beleidskaders in jeugdzorg, zorg en onderwijs juist altijd gaan voor de koppeling van deze twee. Uit het verdere betoog van Hardjono begrijp ik dat er een groot risico is dat patienten zich moeten gaan gedragen naar de logica van het systeem als efficiency de lead heeft.

Als het om leerlingen, patiënten, bewoners gaat is de serie grootte 1! Het vergt dus lenigheid om met generieke protocollen en richtlijnen om te gaan. Met ‘anarchie’ als risico.

De ideale marsroute volgens Hardjono is vervolgens zo samen te vatten:

1. aandacht voor innovatie;
2. aandacht voor effectiviteit (beloftes nakomen);
3. aandacht voor efficiency;
4. aandacht voor dienstverlening (weer terug naar effectiviteit);
5. aandacht voor innovatie (starten bij 1 op een nieuw niveau).

Dat voor een elegante marsroute lean denken een voorwaarde is, is voor mij al jaren een rotsvast gegeven.

Het boekje geeft 8 praktijkvoorbeelden van toepassing van de essentie van lean (niet het kunstje maar de cultuurverandering)  in zorgorganisaties en geeft hoop voor iedereen die de eerste stap nog wil gaan zetten. Warm aanbevolen.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 4 beoordelingen
Laden...

Open en gesloten actielijsten

Ons brein houdt niet van random actielijsten. Ze komen nooit af. Je bent blij als je iets af kunt vinken maar een minuut later moet je er al weer een paar acties aan toevoegen. En dat levert bepaald geen energie op.

Vandaar dat we werken met open en gesloten actielijsten.

Open actielijst

Een open actielijst is een voorraad van goed doordachte en omschreven acties. De meest gebruikersvriendelijke open actielijst is de actie-optie lijst. Deze is weliswaar open maar heeft toch een vooraf bepaalde maximale lengte van bijvoorbeeld 20 items, een pagina of een scherm. Wordt de lijst te lang dan kun je of schrappen of een aantal acties doorzetten naar de parkeer lijst. Op deze lijst gaat alles wat je zou kunnen doen, en misschien ook wel wil doen maar niet op korte termijn. Hier leeft de toekomst. Deze lijst kan zo lang worden als je zelf maar prettig vindt en in staat bent levend te houden.

Gesloten actielijst

Een gesloten actielijst werkt compleet anders. Het is een gelimiteerd lijstje en als je afvinkt wordt de lijst ook daadwerkelijk korter. Eenmaal de lijst gemaakt mag er niets meer bij op, alleen nog maar af door de acties uit te voeren die op de lijst staan. Voorbeelden van namen voor deze lijst: 3MBA’s (drie meest belangrijke acties) of 3 MIT (three most important tasks).

Je maakt deze lijst op zo’n manier dat wat er ook maar gebeurt vandaag, deze acties in ieder geval worden afgevinkt. Je kunt als gevolg van het gebruik van een gesloten lijst aan het eind van de dag tegen jezelf zeggen: ‘Goed gedaan jochie! (of meissie natuurlijk). En uiteraard hoeven het niet precies drie acties te zijn, het kunnen er ook zeven zijn. Als de acties die je kiest maar af kunnen komen op deze dag, gegeven alle andere zaken die een plek hebben in je agenda.

Heb je plotseling meer tijd dan je dacht en is je gesloten lijst af dan is de eerste plek om te kijken je actie-optie lijst.

Combi

Je houdt overzicht in de open actielijsten (daar staat de voorraad) en bepaalt vandaar per dag vanuit de actie-optie en parkeer lijst wat er op jouw gesloten actielijst van vandaag komt. Als je jouw workflow op deze manier inricht dan blijf je vriendjes met je brein. En dat werkt fijn.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 8 beoordelingen
Laden...

Minder Outlook en meer Teams

In 2020 kregen de meeste drukke werkers Teams erbij als communicatie en samenwerkingsgereedschap.

Teams is in eerste instantie in de plaats gekomen van live-meetings. Maar nu zo langzamerhand zie ik de vragen ontstaan naar wat Teams nog meer onder de motorkap heeft. En vooral ook wat dat betekent voor de workflows waar we aan gewend zijn.

Een voorbeeld: Bestanden heen en weren en bewerken

Als ik een bestand naar een Rob stuur via e-mail met de vraag voor review dan gebeurt er dit:

  1. Ik heb het bestand ergens in mijn systeem
  2. Ik voeg het als bijlage toe aan een e-mail (er ontstaat een ‘tijdelijk’ bestand in de outbox)
  3. Rob ontvangt het in zijn inbox (tijdelijk bestand wordt aangemaakt)
  4. Rob zet het ergens in zijn systeem als bestand en bewerkt het.
  5. Rob voegt het als bijlage toe aan een e-mail (tijdelijk bestand wordt aangemaakt)
  6. Ik ontvang het in mijn inbox (tijdelijk bestand wordt aangemaakt)
  7. Ik zet het ergens in mijn systeem

Kortom er zijn 7 bestanden nodig om deze samenwerking te organiseren. Dat is niet handig. Dat wisten ze bij Microsoft natuurlijk ook wel en dus is dit opgelost in Teams. Er is één bestand op een vaste plek dat daar wordt bewerkt en  waarvan alle wijzigingen zichtbaar blijven.

Hoera: we zijn af van overvolle inboxen, we zijn af van versie beheer en af van zoeken naar een van de vele incarnaties van ons bestand.

Dus als je intern samenwerkt stuur je NOOIT meer een bestand per e-mail. Alles krijgt een duidelijke plek in een Team/Kanaal en je hebt minder corvee, verspilling, gedoe en zoektijd.

Dit zal betekenen dat de communicatie rondom de bestanden logischer wordt via Chat of Posts in Teams. En dus Minder Outlook  | Meer Teams.

Het leven zit vol wonderen!

PS: Links onderin Teams staat ‘Help’. Daar vind je alle uitleg en video’s over de mogelijkheden en functies van MS Teams. Dus zorg dat je er niet pas over vijf jaar achter kom wat er allemaal mogelijk is…

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 2 beoordelingen
Laden...

Naming & Framing (over de kracht van naam geven)

Schedel labelerEen tijd geleden was schedel D2700 uit Georgië in het nieuws. Het ging om een deel van een verre voorloper van de mens (van 1,7 miljoen jaar geleden).

In mijn verbeelding zag ik een Neanderthalerachtige mannelijke gestalte voor mij, tot een medewerker van Naturalis mij meldde dat het scheen te gaan  om de schedel van een jonge vrouw.

Toen moest ik denken aan het skelet dat wij ter lering hadden op de middelbare school. Dat skelet had een naam: Hein. Het simpele feit dat het (overigens kunststoffen) geval een naam had maakte dat we het skelet op konden nemen in onze communicatie.

Had de Naturalis-schedel (want daar heeft D2700 zijn plek) bijvoorbeeld Lisa geheten dan was er totaal andere nieuwsgolf geweest. Al reflecterend op die ervaring kwam ik op het volgende.

Naam geven

Een goede naam geven aan een e-mail, een agenda item, een document of een map is een kunst en tegelijk een onwaarschijnlijke productiviteitsbooster.

  • De naam van een e-mail is de samenvatting van de inhoud in de onderwerp regel.
  • De naam van een agenda-item is de beschrijving van het gewenste resultaat (‘Besluit nieuwe locatie’)
  • De naam van het document heeft alle metagegevens die helpen voor de ontvanger en de zender voor begrijpen waar het document over gaat, eventueel aangevuld met een datumstempel en een naam of initiaal (‘2020-11-15 aanbod xxx adjustintime’)
  • De naam van een folder of een fysieke map heeft een logica binnen de hiërarchie van je systeem. Zie eventueel deze blog voor inspiratie.

Fysieke documenten

Zoek je een systeem voor het restant van je fysieke documenten (het meeste in inmiddels wel digitaal) dan heb ik nog een tip:

Gebruik de volgende logica:

  1. Geen bibliotheeklogica hanteren maar bouwen aan een terugvind-archief
  2. In een simpel A-Z mappensysteem
  3. In een verticaal systeem (staand of ‘landscape’)
  4. Waarin een nieuw item op te bergen is binnen 1 minuut
  5. En dat ook nog leuk/slim/snel is om te doen
  6. En last but not least…

ReferentiearchiefIeder item waar geen actie aan vast zit en dat je wilt bewaren voor ooit/misschien krijgt een eigen mapje met een eigen naam. En in dat naam geven zit hem de clou. Het is de kunst om de naam te vinden die de kans zo groot mogelijk maakt dat je het mapje terugvind op het moment dat je het nodig hebt.

Dat kan niet door  academisch in categorieën te denken maar wel door je even af te vragen welk woord of lemma -begrip er bij je boven komt als je aan het item denkt. Dat lemma komt via een labeler op de voorkant/zijkant van het mapje. De kick die dit proces geeft is het bewijs voor de stelling in de titel van deze blogpost. Het resultaat is een referentie-archief waarin alle zaken een naam hebben gekregen en zijn ingevoegd in een simpel A-Z mapjes systeem.

Dus: een goede naam is een frame die zorgt dat communicatie beter verloopt, terugvinden en review makkelijker wordt.

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 1 beoordelingen
Laden...