Over opvangplekken, denkmomenten en een BBB (buitenboordbrein)

Een beetje workflow heeft het karakter van in – door -uit. Iets komt de workflow binnen, wordt daar bewerkt en gaat er weer uit.

De hoofdworkflow van productiviteit is iets uitgebreider. Er zijn vijf globale fasen of stappen in het proces. Eenmaal gesnapt is het superlogisch en kun je de stappen overal herkennen en toepassen. De vijf zijn: verzamelen, besluiten, organiseren, kiezen en doen. De eerste drie vormen het fundament.

Opvangplekken (voor het verzamelen)

De kunst is om een gewoonte te ontwikkelen dat je echt altijd en overal iets kunt vastleggen zodat je geen enkel los eindje in je hoofd meer hebt. Uiteraard kunnen dat meerdere plekken zijn maar minder is beter want je moet ze stuk voor stuk weer leegmaken in de tweede fase. Papier werkt uitstekend (klein notitieblokje altijd bij je). Digitale notities op de mobiel kan. Via Braintoss naar de Inbox kan. Het maakt niet uit als het maar werkt.

Denkmomenten (voor het besluiten)

Nu we verzameld hebben komt het erop aan dat wat we opgevangen hebben, regelmatig (dagelijks) verwerken door na te denken over de betekenis voor ons handelen van het betreffende item. En denken is moeilijk en kost energie. Dus als ons brein geen garantie heeft dat de uitkomst wordt vastgelegd in een betrouwbaar systeem buiten ons hoofd gaat het niet meewerken.  Dat brengt ons in fase drie.

BBB (buitenboordbrein)

We hebben een plek nodig die past bij onze manier van werken en denken en die het thuis wordt van onze projecten, onze acties, de vastlegging van de zaken waar we op wachten enz. enz. Dat kan op velerlei manieren: in Outlook, in een actielijsten app zoals ToDoist of Omnifocus, of in Google Keep. En het kan uiteraard ook op papier als je dat beter past.

De meest complete beschrijving van deze vijf fasen vind je bij David Allen in het boek Getting Things Done. Wil je een dag lang aan de slag met deze en andere workflows? Kom dan naar de Training Timemanagement Personal Lean

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...