Categories for Communicatie
Vanaf mei 2009 schrijf ik wekelijks een artikel op deze blog met direct toepasbare tips in klare taal op het gebied van Personal Lean en Lean Office
Daarnaast schrijf ik reflecties op zaken die mij raken zoals echt ambacht, bijzondere boeken, en soms ook zaken die gewoon grappig zijn [geen katten] onder de noemer Fun en Filosofie.
- Inmiddels zijn er ruim 600 blogs gepubliceerd.
- Er zijn ruim 1700 lezers die zich hebben geabonneerd op de blog via e-mail of via RSS.
- Deze site heeft maandelijks ruim 8000 bezoekers die vooral op zoek zijn naar tijdloze principes, praktische vuistregels en handige tips en trucs.
“Ik lees je tips al een tijdje en ik wil je complimenten geven voor de heldere taal. Ik wil je ook complimenten geven, omdat je het leven van drukke managers ontwart, die te vaak de hoofdprijs betalen wanneer ze dat niet doen. Of eigenlijk: hun gezinnen c.q. vrouw en kinderen, en hun toekomst.”
Basis
Een paar lange basisartikelen voor wie zich snel wil inlezen in de hoofdonderwerpen van deze blog.
Abonneren
Je kunt je op twee verschillende manieren abonneren.
De eerste manier is via e-mail. Dat doe je door hiernaast je e-mail adres in te geven en op ‘Abonnneer mij’ te drukken [en uiteraard moet je akkoord gaan met de privacy-verklaring die je hier kunt lezen]. Afmelden kan in iedere e-mail die je van mij ontvangt. Even opletten dat de blog niet in ‘ongewenste mail | spam’ terecht komt).
Deze blog kun je ook volgen in je RSS-reader [Really Simple Syndication] van keus. Als je geen idee hebt waar dit over gaat en hoe handig dit is kun je hier lezen wat het is en hoe je RSS gebruiken kunt voor het in één overzicht bijhouden van blogs.
De RSS feed van Ad’s Blog.
Zoeken
Je kunt door de hele website op ieder woord zoeken door een zoekterm in te tikken rechts bovenin op de hoogte van het logo.
Laden...
Een bilateraal overleg (bila) is een overleg tussen twee personen die een verantwoordelijkheids- of aandachtsgebied delen.
De onderstaande checklist is gericht op de variant leidinggevende-medewerker.
Waarom
Denk heel goed na waarom je een bila inricht. Een bila kan een heel zinnige vorm van overleg zijn, het kan ook verspilling van tijd en aandacht zijn. Redenen om een bila in te richten zouden kunnen zijn:
- voorkomen van veel spontaan binnenloop overleg;
- voorkomen van veel andere communicatie (bellen/e-mail etc.);
- kennisoverdracht, coaching en begeleiding;
- bespreken van gevoelige of emotionele onderwerpen.
Met wie
Een bila kan waardevol zijn in bijvoorbeeld de volgende situaties:
- medewerker is junior;
- medewerker bevindt zich in een functioneringstraject;
- er loopt een strategisch project en doorlopende afstemming is noodzakelijk.
Een vaste cyclus van bila’s organiseren met iedereen van dezelfde functiecategorie is geen goed idee. Een zeer ervaren senior medewerker vraagt iets anders dan een net binnengekomen junior.
Hoe vaak
Iedere dag een bila kan zinnig zijn en eenmaal per maand kan ook zinnig zijn. Denk hier goed over na en zorg dat je afspraken die je daarover maakt tijdelijk houdt.
Hoe lang
Kort! Een bila langer dan een half uur verliest zijn functie. Een kwartier kan ook heel goed werken als het goed is voorbereid. Een standaardtijd van een kwartier eventueel na afstemming te verlengen tot een half uur is een prima werkbare vorm.
Lijst of open gesprek
Een lijst bespreekpunten dient als agenda voor de bila.
Soms gaat de lijst aan de kant omdat er iets anders aan de orde is in het moment.
Wie doet wat | voor en nabereiding
De medewerker brengt de lijst met bespreekpunten mee – en is daarmee verantwoordelijk voor de voorbereiding. De leidinggevende vult de lijst aan en is voorzitter van het moment (en bewaakt de tijd). De medewerker legt de afspraken vast en koppelt die op een overeengekomen manier terug aan de leidinggevende.
Overzicht en onderhoud
Zorg dat je als leidinggevende een compleet overzicht hebt van alle bila’s inclusief hun duur en hun frequentie en review dit overzicht twee keer per jaar (zomerreces, kerstreces). Dat is de beste manier om ervoor te zorgen dat ieder bilateraal overleg waardevol blijft en synergie oplevert.
Dat is het. Aanvullingen graag hieronder dan hebben we er allemaal iets aan.
Laden...
Je maakt nog eens wat mee in de trein. Ik zat naast een vrouw die de treinreis gebruikte om haar Postvak IN te cureren. Omdat ik een buitengewone interesse heb in hoe mensen omgaan met hun Postvak In kon ik het niet laten om af en toe een blik te werpen op haar manier van werken. Wat me opviel is dat ze langere e-mails überhaupt niet las! En daar is zij niet de enige in (let er maar eens op bij jezelf).
Too Long Didn’t Read (TL;DR)
Deze afkorting is beroemd in schrijversland. Te veel tekst op de foute plek. En ja, dat gebeurt nog al eens in een email. Het natuurlijke thuisland van email wordt gevormd door communicatie over eenduidige, simpele zaken waar geen tijdsdruk op staat (zie voor de logica daarvan het gedeelte ’email-kwadrant’ uit dit artikel).
Als je email gaat gebruiken voor complexe zaken (en dus veel woorden gebruiken om context te geven, argumenten op te bouwen en conclusies te trekken) dan ben je al heel snel je lezer kwijt.
E-mail gebruiken voor dringende zaken kan alleen als de ontvanger daar van te voren mee akkoord is gegaan (en dus niet als permanente strategie).
Kortom (en to-the-point): lange e-mails worden niet gelezen.
Overproductie en aanpalende ellende
Vanuit leanthinking kennen we de 7 verspillingen. De moeder van alle verspilling is overproductie: meer doen, eerder doen en vaker doen dan de klant waardeert. Overproductie leidt tot transport (heen en weer) en opslag (stapels). Dat is ook aan de orde met lange e-mails. Dus:
- De e-mail wordt helemaal niet gelezen en verdwijnt daarmee in het moeras. Al het schrijfwerk was verspilling.
- De e-mail wordt niet in zijn geheel gelezen (dat komt later wel) en blijft dus hangen in Postvak IN (stapels), of wordt gedeeltelijk beantwoord hetgeen uiteraard leidt tot ge-heen-en-weer.
Wat dan wel?
- Voor dringende of complexe zaken stijg je een of meer tredes op de communicatieladder (dus bel, Skype of ga live).
- Beperk de lengte van je emails tot het realistische minimum. Twee regels context + een duidelijke, liefst visueel afwijkende call-to-action (witregel ervoor-erna; schuin; vet) wordt het meest gewaardeerd.
- Gebruik de onderwerpregel als samenvatting van de inhoud van je e-mail.
- Als je handtekening langer is dan de omvang van je email -> doe er iets aan (als je die invloed hebt).
Conclusie: houd je e-mail kort en to-the-point en gebruik de onderwerpregel wijs.
Laden...
1. Notulen: Nee, tenzij!
Het maken van notulen is vrijwel altijd overproductie. En dus vrijwel altijd corvee voor diegene die de sjaak is (beroepshalve of letterlijk als corvee).
Soms is de vergadering zelf zonder waarde. Tijdens de Personal Lean workshop doen we vergaderaudit die de waarde van de vergaderingen in kaart brengt.
Notulen worden opgesteld, verzonden, gelezen (?), geprint, besproken – tekstueel en inhoudelijk – , bijgesteld, vastgesteld en opgeborgen. Alleen omdat we dat zo gewend zijn. Opschrijven dat de voorzitter de vergadering opent en weer sluit, wat wie gezegd heeft en wat de discussielijn was, heeft vrijwel nooit toegevoegde waarde.
Wanneer wel notuleren?
In die doodenkele gevallen dat er een ‘historisch besluit’ genomen gaat worden, kan het handig zijn om vast te leggen wat de argumenten waren, wie welk oordeel had en hoe het besluit tot stand is gekomen. Hoe vaak maak je een historische besluit?
En omdat het wettelijk moet bij Raden van Toezicht, Raden van Commissarissen en dat soort gremia.
Hoe dan wel vastleggen wat de afspraken zijn? Een van de deelnemers zet zijn laptop open, opent een mailtje (of een OneNote pagina in een Kanaal in MS Teams) en legt het minimale vast. Na einde bijeenkomst zet hij/zij alle deelnemers in het ‘aan’-veld en drukt op ‘send’. Tegen de tijd dat iedereen op zijn werkplek is, staan de afspraken al netjes te wachten in de inbox.
Voldoet in het overgrote deel van de bestaande vergaderingen, bijeenkomsten enz. Is sneller, praktischer en scheelt een boel corvee (nog los van de kosten van de inzet van een beroepsondersteuner).
2. Actielijsten maken: Heeft mijn voortdurende aandacht (?!)
Veel vergadernotulen hebben een soort aanhangsel dat actielijst heet. Op deze lijst staan de afspraken uit de vorige vergaderingen die nog niet af te vinken zijn als ‘gedaan’. Als ik MT-vergaderingen bijwoon, wil het nog al eens voorkomen dat deze actielijst besproken wordt en voorzien van dit soort commentaar:
- ‘Mag erop blijven staan.’
- ‘Ben ik nog mee bezig’
- ‘Staat er zo lang op, mag er wel af”
- en soms zelfs
- ‘Zou ík dat doen?’
- enz, enz.
Mij bekruipt soms het gevoel dat de actielijst feitelijk een Misschien-Ooit-lijst is met het karakter: “Het heeft onze voortdurende aandacht (maar in de werkelijkheid verandert er niets).
3. Rondvraag: vuilnisbak van losse eindjes?
Op de meeste vooraf geformuleerde vergader-agenda’s staat ergens het onderwerp ‘rondvraag’. Het idee ervan is dat zaken die op dat moment aandacht vragen maar niet als agendapunt zijn opgevoerd toch een plek krijgen. In mijn ervaring kan dit punt voor veel gedoe zorgen als de voorzitter niet heel strak de touwtjes in handen heeft. Ontsporingen die ik regelmatig zie:
- De rondvraag staat als eerste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de aandacht voor geplande en voorbereide agendapunten onder druk komt en de creatieve energie al opgesoupeerd is.
- De rondvraag staat als laatste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de agenda uit zijn geplande tijd vliegt en mensen in de problemen komen met andere verplichtingen.
- De rondvraag wordt een ‘vuilnisbak’ van allerlei onduidelijke zaken, ergernisjes, losse eindjes enz.
Dus:
- Geen rondvraag op de agenda zetten en als u toch iets dergelijks wilt er ‘mededelingen’ van maken en aan het begin van de vergadering vastzetten in een strikte snelle ronde langs de deelnemers.
- Van alle punten die echt op het allerlaatst toch ‘vreemd aan de orde van de dag’ op de agenda moeten, zeer kritsch bekijken of het niet ‘latest, loudest’-dingen zijn en als dat zo is, de indieners ervan feedback geven ter lering voor volgende keren.
PS: Voor wie eens een grondige review/audit wil doen van al zijn vergaderingen kan hier een instrument met toelichting daarvoor downloaden.
Deel je ervaringen in de commentaren hieronder ter lering en vermaak!
Laden...
Wat gebeurt er als bepalende functies te veel en te vaak niet meer betrokken zijn op de zaak waar het over gaat? Er ontstaat een soort eigen werkelijkheid en logica los van de ‘klant’/’cliënt’. Duurt dat te lang dan ontstaat er humor om de zaak dragelijk te houden. Ik wed dat de schrijver van deze parabel een werker in het primaire proces is. Herkomst is mij niet bekend, ik heb de tekst al jaren in bezit. Als iemand het weet hoor ik het graag.
Parabel
Een man vloog in een heteluchtballon boven het land en besefte dat hij verdwaald was. Hij zag beneden een man lopen en daalde tot hij binnen gehoorafstand was.
“Neem me niet kwalijk,” riep hij, “Kunt u mij misschien helpen? Ik heb mijn vriend beloofd hem een half uur geleden ergens te ontmoeten, maar ik weet niet waar ik ben?”
De man beneden antwoordde: “Ja. U bent in een heteluchtballon en zweeft ongeveer 10 meter boven de grond. U bevindt zich tussen de 40 en 42 graden noorderbreedte en tussen de 58 en 60 graden westerlengte.”
“U bent zeker een Systeem Beheerder.” Zei de man in de heteluchtballon.
“Inderdaad” zei de ander, “maar hoe weet u dat?”
“Nou”, zei de man in de ballon: “alles wat u zegt is technisch gesproken juist, maar ik heb helemaal niets aan die informatie. En al met al ben ik nog steeds verdwaald.”
De man op de grond zei: “U bent zeker manager?”
“Dat klopt”, zei de man in de ballon: “maar hoe weet u dat?”
“Eenvoudig. U heeft geen idee waar u bent. U weet al helemaal niet waar u naartoe gaat. U heeft iets beloofd terwijl u geen idee heeft hoe u die belofte moet waarmaken, en u verwacht dat ik uw probleem oplos. U verkeert nog steeds in dezelfde positie als voor wij elkaar ontmoetten, maar op een of andere manier is het nu ineens mijn schuld.”
Laden...
