Too Long Didn’t Read

Je maakt nog eens wat mee in de trein. Ik zat naast een vrouw die de treinreis gebruikte om haar Postvak IN te cureren. Omdat ik een buitengewone interesse heb in hoe mensen omgaan met hun Postvak In kon ik het niet laten om af en toe een blik te werpen op haar manier van werken. Wat me opviel is dat ze langere e-mails überhaupt niet las! En daar is zij niet de enige in (let er maar eens op bij jezelf).

Too Long Didn’t Read (TL;DR)

Deze afkorting is beroemd in schrijversland. Te veel tekst op de foute plek. En ja, dat gebeurt nog al eens in een email. Het natuurlijke thuisland van email wordt gevormd door communicatie over eenduidige, simpele zaken waar geen tijdsdruk op staat (zie voor de logica daarvan het gedeelte ’email-kwadrant’ uit dit artikel).

Als je email gaat gebruiken voor complexe zaken (en dus veel woorden gebruiken om context te geven, argumenten op te bouwen en conclusies te trekken) dan ben je al heel snel je lezer kwijt.
E-mail gebruiken voor dringende zaken kan alleen als de ontvanger daar van te voren mee akkoord is gegaan (en dus niet als permanente strategie).

Kortom (en to-the-point): lange e-mails worden niet gelezen.

Overproductie en aanpalende ellende

Vanuit leanthinking kennen we de 7 verspillingen. De moeder van alle verspilling is overproductie: meer doen, eerder doen en vaker doen dan de klant waardeert. Overproductie leidt tot transport (heen en weer) en opslag (stapels). Dat is ook aan de orde met lange e-mails. Dus:

• De e-mail wordt helemaal niet gelezen en verdwijnt daarmee in het moeras. Al het schrijfwerk was verspilling.
• De e-mail wordt niet in zijn geheel gelezen (dat komt later wel) en blijft dus hangen in Postvak IN (stapels), of wordt gedeeltelijk beantwoord hetgeen uiteraard leidt tot ge-heen-en-weer.

Wat dan wel?

• Voor dringende of complexe zaken stijg je een of meer tredes op de communicatieladder (dus bel, Skype of ga live).
• Beperk de lengte van je emails tot het realistische minimum. Twee regels context + een duidelijke, liefst visueel afwijkende call-to-action (witregel ervoor-erna; schuin; vet) wordt het meest gewaardeerd.
• Gebruik de onderwerpregel als samenvatting van de inhoud van je e-mail.
• Als je handtekening langer is dan de omvang van je email -> doe er iets aan (als je die invloed hebt).

Conclusie: houd je e-mail kort en to-the-point en gebruik de onderwerpregel wijs.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

2 beoordelingen

Laden...