Categories for Communicatie
Het is wonderlijk. In vrijwel iedere organisatie waar ik kom en er naar vraag, wordt WhatsApp gebruikt voor snelle uitwisseling van korte berichten.
WhatsApp by Facebook is de formele naam. En dat is niet voor niets. Gratis en dus zijn wij het product. Aan de onzichtbare achterkant wordt data in elkaar geschoven en je hoeft geen helderziende te zijn om te snappen dat er advertenties aanstaande zijn. ICT afdelingen zijn er niet blij mee omdat al deze werkgegevens nu op andersmans servers staan.
WhatsApp is wel heel handig. Je kunt er:
- berichtjes mee sturen
- emoiji strooien
- gifjes invoegen
- audioboodschappen opnemen
- videoboodschappen opnemen
- foto’s toevoegen
- groepen maken
Maar ja wel ‘By Facebook’. Er is een alternatief: De chat die ingebakken zit in MS Teams.
Voor wie MS Teams al in gebruik heeft is de logische nieuwe vuistregel: Interne chats gaan via MS Teams (en dus niet meer via WhatsApp). MS Teams chat kan bijna alles wat WhatsApp kan en meer (audio- en videoboodschappen opnemen en versturen kan niet).
En natuurlijk kun je MS Teams zo op je mobiel en tablet zetten zodat je net zo snel kunt antwoorden als je dat nu doet met WhatsApp. Werk en privé zijn zo mooi gescheiden. Alle info van werk in de kroniek heb je bij elkaar, werkbestanden kun je delen in de chat, je kunt direct overschakelen naar (video-) bellen en nog veel meer.
Dus geen WhatsApp by Facebook maar: MS Teams Chat by Microsoft.
Tis even wennen maar je zult zien, al heel snel snel wil je niet meer anders.
Laden...
Het is een echt een fantastische aanbieding. Zo werkt het: Je koopt een schroevendraaier en krijgt er een gereedschapskist bij cadeau.
Er is één kleine bijzonderheid. De gereedschapskist wijzigt bijna iedere week. Soms gaan er dingen uit en soms komen er dingen bij en veranderen de namen van het gereedschap. De handleidingen worden dan uiteraard weer bijgewerkt.
Zo is het ook met MS Teams.
MS Teams krijg je cadeau bij Microsoft 365 (ja dat is de nieuwe naam :-)). Het ís een fantastisch verzameling tools. Je moet alleen wel heel goed nadenken wat je er mee gaat doen en je niet direct laten verleiden door je eigen werkstijl.
- Als je een visionair bent dan ontdek je steeds weer mooie nieuwe gadgets: ‘Kijk eens hoe handig!’
- Een processor is aan het zoeken om te kunnen blijven doen wat hij deed met dit mooie gereedschap (en in de verte lonken de Power BI Dashboards).
- De operator kijkt helemaal niet naar al deze verschillende tools. Zij neemt de drie makkelijkste en bekendste. Test deze en als ze voldoen dan is het dat.
- En de synergist zoekt naar manieren om in al dat digitale geweld de verbinding en het sociale overeind te houden.
Wat is de plek van MS Teams
Een organisatie kun je zien als een vehikel met een richting & een plan, een cultuur en systemen. MS Teams krijgt een plek in de verbinding tussen cultuur (‘Ons soort mensen doen dit soort dingen.’) en de systemen die noodzakelijk zijn om enige standaard en fundament te hebben in de samenwerking.
MS Teams gaat dus over communicatie en het organiseren van workflows.
Eerst bepaal je hoe je wilt organiseren, wat je wilt doen met wie en hoe je dat wilt doen. Dan pas kijk je naar de slimste manier om dit te doen met behulp van MS Teams.
Zomaar een beetje rondrommelen leidt onherroepelijk tot een nieuw moeras en dat zou echt zonde zijn.
Laden...
De rondvraag, wat-verder-ter-tafel-komt en alles wat daar op lijkt, is geen goed idee. Daar zijn verschillende redenen voor:
Rafelig einde
Het blijkt voor de meeste voorzitters lastig om zo’n rondje van de zaak te beheren. Met als gevolg dat de overeengekomen eindtijd niet wordt gehaald. Met onrust tot gevolg en daardoor een rafelig einde van de bijeenkomst. En dat is wat deelnemers onthouden en meenemen naar een volgend moment.
Vlieghoogten verschillen
Ik zie deelnemers aan vergaderingen in dergelijke situaties ter plekke hun energie verliezen. En dat is zonde. Bijvoorbeeld:
Je hebt net met elkaar gewerkt aan hele praktische operationele zaken als iemand in de rondvraag feedback geeft vanuit de missie, visie of kernwaarden.
Of andersom: na een strategische sessie komt er gemopper over de kwaliteit van de koffie.
Vuilnisbak
Iedere vergadering heeft zijn eigen bestaansrecht, zijn gewenste doelen, zijn eigenaars per agendapunt en dat allemaal gestuurd door een voorzitter die tijd en resultaat bewaakt. Aan het eind nog een rondje rijp, groen, mooi en lelijk doen past niet in een kwalitatief en gefocuste synergetische werkbijeenkomst.
Is er een tenzij?
Ja, er is altijd een tenzij. Er kan een situatie zijn dat een rondje maken heel verstandig of nodig is. Bijvoorbeeld na een crisis (‘hoe zit iedereen erbij?’) of voorafgaand aan de start van het project (‘zie je nog beren op de weg op jouw deel?’).
Wat doe je met acute, net opgekomen issues?
Van te voren naar de voorzitter gaan en afstemmen of deze het ‘vreemd aan de orde van de dag’ een plek wil geven op de agenda. Kan dat niet, dan zul je een andere weg moeten zoeken. Het is niet anders.
Laden...
Iedereen heeft kortere en langere tekststukken die vaker worden gebruikt. Het is corvee, en verspilling van tijd, om die steeds opnieuw te typen of via zoeken, kopiëren en plakken te recyclen als dat ook slim kan.
In Outlook (en ook in Word) kan je de teksten die wilt recyclen opslaan en terugvinden in het onderdeel ‘Snelonderdelen’.
Hoe werkt ‘Snelonderdelen’?
‘Snelonderdelen’ bestaat uit twee lagen.
- Een beperkt aantal teksten die je altijd bij de hand wilt hebben. Dit zijn de ‘Snelonderdelen’ zelf.
- De rest van de teksten vallen onder het kopje ‘Autotekst’ en die kun je bereiken met één extra klik.
De werking is simpel. Je slaat een stuk tekst op en kunt deze op twee manieren weer terugkrijgen.
- Je typt de naam van het fragment (die je zelf kun bepalen). Je ziet dan de tekst in een tekstblok verschijnen. Door op ‘Enter’ te klikken, verschijnt de tekst in jouw e-mail.
- Je opent de galerij met teksten (dat gaan we doen met de ‘Snelle toegang werkbalk’ in de e-mail) en klikt op de gewenste tekst.
We gaan hieronder twee voorbeelden uitwerken.
Voorbeeld 1: je eigen mobiele nummer
Hoe handig zou het zijn als je altijd je telefoonnummer bij de hand hebt om te verwerken in een e-mail. We gaan dit nummer beschikbaar maken als Snelonderdeel in een 8 stappen.
- Open een nieuwe e-mail .
- Typ in de hoofdtekst je mobiele nummer in het formaat
dat je zelf wil. Bij mij is dat 06 224 559 02
- Selecteer het nummer
- Ga in deze e-mail naar het tabblad ‘Invoegen’.
- Klik rechts van het midden op de icoon voor
Snelonderdelen.
- Klik op ‘Selectie opslaan in galerij Snelonderdelen’
- Geef de tekst de naam ‘xmobiel10
- Klik ‘OK’
Het nummer is nu opgeslagen en op twee manieren op te roepen:
- In de e-mail begin ik te typen ‘xmobiel’. Na de vierde letter verschijnt mijn nummer in een tekstvak boven de plek waar ik aan het typen ben. Als ik op ‘Enter’ klik, staat mijn mobiele nummer in de tekst van de e-mail. We gebruiken de x als eerste letter om te voorkomen dat de tekst uit zichzelf verschijnt als we ‘mobiel’ tikken.
- In de e-mail ga ik naar het tabblad ‘Invoegen’, klik op ‘Snelonderdelen’. Daar zie ik mijn mobiele nummer in een tesktvak staan. Als ik er op klik, staat het nummer in de tekst van de e-mail.
Voorbeeld 2: informatie over zorgverlof
Stel dat we regelmatig medewerkers eenzelfde soort antwoord geven op een ingewikkelde vraag. We kunnen die tekst eenmaal goed doordenken en vervolgens opslaan in ‘Autotekst’ zodat we deze makkelijk en snel bij de hand hebben.
Op het moment dat we de tekst hebben opgeroepen kunnen we nog alle maatwerkveranderingen aanbrengen die nodig zijn. Het meeste typewerk hoeven we in ieder geval niet meer te doen (en we hoeven ook niet te zoeken, kopiëren en plakken).
De tekst die we willen opslaan zou iets kunnen zijn zoals:
***
Beste ,
Hieronder vind je het antwoord op jouw vraag betreffende het opnemen van zorgverlof.
Je komt volgens de CAO in aanmerking voor zorgverlof in die gevallen waarin blablabla etc.
Mocht je nog behoefte aan verdere uitleg dan vraag ik je mij te bellen op telefoonnummer ********** (ma-di-do-vrij).
***
We gaan deze tekst opslaan als ‘Autotekst’ en doen dat weer in een 8 stappen.
- Open een nieuwe e-mail .
- Typ de tekst die je wilt gebruiken in het tekstveld van de
e-mail.
- Selecteer deze tekst
- Ga in deze e-mail naar het tabblad ‘Invoegen’.
- Klik rechts van het midden op de icoon voor
Snelonderdelen.
- Klik op ‘Selectie opslaan in galerij Auto Tekst’.
- Geef de tekst de naam ‘xzorgverlof’.
- Klik ‘OK’
De tekst is nu opgeslagen en is ook hier op twee manieren op te roepen:
- In de e-mail begin ik te typen ‘xzorgverlof’. Na de vierde letter verschijnt de tekst in een tekstvak boven de plek waar ik aan het typen ben. Als ik op ‘Enter’ klik, staat de tekst in de e-mail.
- In de e-mail ga ik naar het tabblad ‘Invoegen’, klik op ‘Snelonderdelen’. Vandaar ga ik naar ‘Auto Tekst. Daar zie ik mijn tekst in een tekstvak staan. Als ik er op klik, staat de tekst in de e-mail.
Dit werken met ‘Snelonderdelen’ kan uiteraard met allerlei teksten die je snel bij de hand wilt houden zoals kostenplaatsen, projectnummers, routebeschrijvingen, instructies, uitnodigingen etc.
Uiteraard kan dit ook nog op vele andere manieren. Zie onder andere dit artikel over textexpanding.
Laden...
Het mag duidelijk zijn dat ik geen jurist ben maar het onderwerp benader als praktische denker op zoek naar toepasbare inzichten voor de dagdagelijkse gebruiker.
Wil je een onderbouwd waterdicht juridische insteek dan moet je niet bij mij zijn en beloof ik je dat je snel zult verzanden in onmogelijke ingewikkelde beoordelingen per e-mail.
Ik ben (wat mij betreft gelukkig) ook geen IT-er want die heeft nog hele berg andere uitdagingen waar het hier niet over gaat.
Context voor deze blogpost
- De AVG (en ook zijn voorganger) gaat over de verwerking van persoonsgegevens en roept vooral op tot het gebruik van ‘gezond verstand’ en niet tot gebruik van ‘juridisch verstand’. Zie aan het eind van deze post de zes richtlijnen van de AVG. De geest van de wet is simpel: ga fatsoenlijk om met persoonlijke gegevens.
- E-mail en AVG is een onhandige combinatie. E-mail is een feit en gaat voorlopig niet weg. AVG is een feit en gaat voorlopig niet weg. Samen is het al snel een rommeltje.
- Zolang de grote persoonsgegevens-stofzuigers Google, Facebook en Apple gewoon hun goddelijke gang kunnen gaan is e-mail een relatief klein AVG-probleem.
Als er al iets verstandig te zeggen is, wil ik dat doen in vuistregels.
Acht vuistregels
Vuistregel 1: De zender is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de AVG-veiligheid van de communicatie.
Vuistregel 2: Tenzij er een hele goede reden is om de e-mail te bewaren wordt deze ‘na gebruik’ verwijderd.
Vuistregel 3: E-mail met inhoud of bijlages die bewaard moet worden gaan uit de e-mailcontext naar de plek waar ze horen.
Het gaat hier over zaken die je moet bewaren voor de belastingdienst (akkoord op offertes, facturen etc.), of die bewaard moeten worden vanuit juridisch oogpunt (contracten, algemene voorwaarden etc.) of communicatie met ‘kroniekkarakter’. Ze gaan uit de e-mail context en komen in het klantdossier, de boekhouding of het CRM.
Dit kun je handig doen door er een Pdf van te maken voor zover dat nog niet het geval is.
Vuistregel 4: Een handtekening heeft zo min mogelijk gegevens.
Naam, functie + telefoonnummer volstaat in vrijwel alle gevallen. Een longform handtekening is op zichzelf al een hele waslijst met vaak gevoelige persoonsgegevens niet nodig voor de communicatie die gewisseld wordt in de e-mail.
Vuistregel 5: Adreslijsten en andere duidelijke persoonsgegevens worden niet verzonden in e-mail zonder toestemming van de zender en ontvanger(s).
Het is vaak een kleine moeite een wachtwoord op een bestand te zetten en dan pas te versturen. Het wachtwoord gaat vervolgens via een ander kanaal (bellen, sms etc) heen en weer.
De lijsten worden vervolgens uiteraard niet bewaard in de e-mail omgeving maar bij het betreffende onderwerp in het documentsysteem.
Er zijn diensten voor beveiligde e-mail. Dit soort diensten met karakter ‘spring-eerst-door-een-aantal-hoepeltjes-voordat-je-de-e-mail-van-mij-krijgt’ is clunky, niet elegant, niet snel en is hopelijk heel snel vervangen door iets beters (en zoals het er nu uitziet wordt alle e-mail straks versleuteld).
Vuistregel 6: Verwijderen op verzoek doen we met goed ingesteld zoeken en de functie definitief verwijderen.
Wanneer een persoon of bedrijf een verzoek doet tot het verwijderen van zijn gegevens is het zaak een zoekactie te doen op de persoonsnaam en op het e-mail-domein door jouw hele e-mailsysteem en alles wat je vindt te verwijderen (definitief verwijderen uiteraard).
NB: Ik heb dat nog nooit meegemaakt in de e-mailsfeer. Wel in ons CRM-systeem (Infusionsoft) dat daar volledig op is ingericht inclusief EU- afspraken over de opslag van data. In dat geval is alle e-mail-communicatie vastgelegd in een AVG-proof platform en kan eenvoudig verwijderd worden als dat verzoek komt.
Vuistregel 7: E-mail archivering van het restant gebeurt in jaarmappen. Het derde archiefjaar wordt elk jaar gewist.
Als de eerdere vuistregels zijn toegepast en relevante info, klachten, onderhandeling etc. zijn opgenomen in het klantdossier, CRM of boekhouding dan is er niet veel meer dat resteert en kan steeds het derde jaar in zijn geheel worden verwijderd. Ik kies voor dit derde jaar omdat de meeste communicatie dan ruim gedateerd is.
Vuistregel 8: Waar deze vuistregels geen leidraad geven, beslist het eerlijke gezond verstand met inachtneming van de hierna beschreven logica.
Toetje: Inbox Zero is een hele goede basis voor dit verhaal.
***
De basisrichtlijnen van de AVG
Er staan een paar opmerkingen over e-mail op de website van de autoriteit persoonsgegevens die allemaal neer komen op: ‘Hangt van de context af: denk zelf na.’
De zes algemene richtlijnen die je kunt gebruiken om zelf na te denken staan hier.
- Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt in overeenstemming met de wet. Voor de betrokkene (dat is degene van wie de persoonsgegevens verwerkt worden) moet het behoorlijk en transparant zijn hoe en waarom de persoonsgegevens verwerkt worden.
- Persoonsgegevens mogen alleen verzameld worden met een gerechtvaardigd doel. Dat doel moet welbepaald zijn en vooraf uitdrukkelijk zijn omschreven. Het doel waarvoor een organisatie de persoonsgegevens gaat verwerken moet verenigbaar zijn met het doel waarmee de persoonsgegevens zijn verzameld.
- Verwerkt een organisatie of persoon persoonsgegevens? Dan moet de persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt in ieder geval op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke) en van het doel van de gegevensverwerking.
- Als organisaties persoonsgegevens verwerken, dan moeten ze daarbij als uitgangspunt hanteren ‘zo min mogelijk’. Dat houdt o.a. in dat de verwerking van de gegevens moet passen bij het doel waarvoor ze worden verwerkt.
- De verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgen dat de gegevens juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd.
- De gegevensverwerking moet op een passende manier worden beveiligd. Voor bijzondere gegevens, zoals over ras, gezondheid en geloofsovertuiging, gelden extra strenge regels.
***
Reacties, aanvullingen en verbeteringen stel ik erg op prijs
Laden...
Het optimum zit daar ergens.
Je bent altijd op de een of andere manier te bereiken.
A-synchroon. Zodat je kunt reageren op jouw eigen tijd.
Dat kan met
- E-mail
- Chat: maar dan vanzelfsprekend nooit gebruik maken van stoplicht-signalering (bijvoorbeeld groen is beschikbaar)
- ‘Teams’ berichten
- En uiteraard heel goed in de Asana’s, Monday’s, Basecamp’s etc van deze wereld
Collega’s kunnen zo een boodschap, een vraag, een antwoord aan je kwijt. En jij kunt eerst nadenken over je antwoord en het verhaal zorgvuldig weer een stapje verder brengen.
Je bent niet altijd beschikbaar.
Beschikbaar is van een heel andere orde. Een overleg, meeting, overval ‘heb je een minuutje?’ kunnen zo beperkt blijven als uiterste maatregel als het andere niet werkt.
Zo houden we meer tijd over voor geconcentreerd waarde toevoegend werk.
Dus vooral schrijven in plaats van praten.
Helder schrijven vereist helder denken. En daar kunnen we best wel een beetje meer van gebruiken.
Laden...
Wel eens geprobeerd om iets af te stemmen per e-mail – bijvoorbeeld een datum? Wel eens in een – zullen we dit? – of zullen we dat? – onderhandeling verzeild geraakt per Whatsapp?
Dan had je ongetwijfeld net als ik een lichte ergernis over de mist waarin je terecht komt. Het gaat traag en je bent er zomaar een paar keer druk mee. Het is net niet duidelijk genoeg om verder te kunnen dus moet je weer een stapje terug etc. etc.
En dan zijn er nog de Slack; Teams; Asana’s; Monday’s van deze wereld met chatfuncties waarin je ook afstemmend en onderhandelend uitstekend kunt verdwalen.
Op die momenten is de beller stukken sneller.
- Bellen is een redelijk complete vorm van communicatie.
- Bellen is een synchrone vorm van communicatie.
- Bellen speelt zich af in het hier en nu en haalt je uit het multitasken
Gebruik a-synchrone communicatie (zoals e-mailen en chat/appen) als het kan, omdat het zorgt dat er rust in de tent is. Maar waar het gaat over afstemmen en onderhandelen is de beller sneller – achteraf vastleggen is een stuk eenvoudiger dan heen-en-weren óver het verhaal.
En uiteraard is er ook hier weer een tenzij (b.v. bij juridische kwesties, zaken die geen haast hebben maar vooral heel zorgvuldig moeten, zaken waar meerdere mensen bij betrokken zijn ….).
En dan is er nog 112 …
Laden...
In je Outlook agenda kun je van iedere tijddoos/afspraak aangeven of je:
- beschikbaar bent (free);
- ergens anders werkt (working elsewhere),
- voorlopig bezet bent (tentative);
- bezet bent (busy);
- niet aanwezig bent (out of office).
Vijf keuzes die in de interface zijn opgenomen.
Voor het gemak van anderen!
De keuzes zijn bedoeld als een hulpmiddel voor het voorstellen van afspraken (het zou er makkelijker door moeten worden).
Werkt niet (in de zin van: niet effectief).
Er zijn drie redenen
- Steeds meer mensen krijgen toegang tot je agenda en dat is geen goed idee als je ooit nog eens iets gedaan wilt krijgen.
- VOP problemen. In de praktijk wordt dit niks omdat er teveel verschil is tussen Visionairs, Operators en Processors. V’s en O’s gaan al deze keuzes niet gebruiken. Te veel systeem dat te veel tijd, intelligentie en energie kost [doe hier de test]. Pogingen tot collectieve afspraken over betekenis en gebruik heb ik nog nergens zien werken.
- Voor iedereen toegankelijke agenda’s in combinatie met deze folklore leidt tot meer agenda-tetris. Een bijzonder akelig spel dat vooral ongeliefd is bij ondersteuners. [zie deze blog].
Personal Lean inzichten
- Deel je agenda met zo min mogelijk collega’s [zie deze blog].
- Gebruik een goed doordacht rijtje kleuren voor een paar basale categoriën (dat vind je brein fijn).
- Gebruik Inbox Zero en neem direct een besluit over elk agendaverzoek.
- Doe dat op basis van de twee basale gewoontes: dagreview & weekreview [zie deze blog].
Laden...
Voor iedereen die nu al werkt met Office 365 en dus steeds een update krijgt die maakt dat je snel bij bent het volgende. Outlook krijgt een iets andere ‘look en feel’ en een paar extra keuzes.
Uiteraard vinden wij daar iets van. Sommige zaken zijn een verbetering zoals bijvoorbeeld een vereenvoudigd lint en de opties bij het uitnodigen voor een vergadering. Sommige nieuwigheden zijn verpakte complexiteit waar je niet veel aan hebt en je verder weg brengen van Inbox Zero. Vandaar deze video die je door de nieuwigheden heen loodst en zorgt dat je niet gaat ‘verergbeteren’. Je hoort Rob van den Brand in deze video (die onderdeel is van de Outlook Video Cursus).
Tip: Zet de video op schermvullend dan kun je alles beter zien.
Laden...
Onze organisaties zitten zo in elkaar dat zij twee tegenstrijdige berichten uitzenden. Dat botst vooral in de kantoortuin.
De eerste gaat over de hele dag gefocust waardetoevoegend werk verzetten. De tweede gaat over de hele dag bereikbaar zijn voor iedereen.
Dat gaat niet!
Toch moet dit dilemma worden opgelost als je af en toe nog eens toe wil komen aan diep werk.
Een deel van het probleem is dat het in een kantoortuin niet zo vanzelfsprekend duidelijk is of je bezig bent met diep werk of dat je oppervlakkig werk aan het doen bent waarin je best wel even gestoord kan worden.
Voor dit deel van het dilemma bestaat een oplossing op de basisschool in de vorm van een ‘gedragscodekubus’.
[Het bijzondere is dat ze daar blijkbaar hetzelfde probleem ook kennen en aan het zoeken zijn naar oplossingen.]
Gedragscodekubus
Een ding in de vorm van een dobbelsteen.
- Een rode stip betekent: niet storen ajb
- Een groene stip betekent: je mag me iets vragen
- Een oranje stip betekent: ik werk samen
- Een vraagteken betekent: ik wil jou iets vragen
Het zou een goed idee zijn om iets dergelijks in te zetten waar je met elkaar een stukje op wil schuiven in de richting van Lean Office. Een simpel eenduidig visueel signaal op de hoek van je bureau.
- Rood: niet storen.
- Groen: je mag me storen.
En ik vrees dat er ook nog wel een snufje leiderschap nodig is om er voor te zorgen dat het echt gaat werken.
Laden...
In gesprek met een opdrachtgever kwam hij met het idee om grote projecten een eigen e-mailadres te geven in zijn organisatie. ‘Is dat een goed idee?’ vroeg hij mij.
Een e-mailadres van zo’n project zou er als volgt uit kunnen zien:
project1483klantnaam@adjustintime.nl
Mogelijke voordelen:
- alle e-mail van het klantproject komt binnen op dit e-mailadres
- de projectleider is hoofdbeheerder van dit e-mailaccount en heeft zicht op, en regie over alles wat er gebeurt
- de afdelingen die er iets mee moeten krijgen toegang tot dit e-mailaccount en kunnen door slimme triage van de klantprojecten (met bv categoriën) taken toegewezen krijgen
- altijd alle communicatie bij elkaar gedurende de gehele looptijd van de klantrelatie over dit project
Mogelijke nadelen:
- als je teveel klantprojecten hebt van een korte doorlooptijd dan wordt het te complex
- als je projectleider geen Inbox Zero Champion is heb je een bottleneck georganiseerd
Het ging bij deze opdrachtgever om 30 klantprojecten per jaar (machinebouw). Ieder met veel beweging in het eerste jaar en daarna nog jarenlange communicatie.
Mijn voorlopige advies: probeer het eens uit met 1 project en houd goed bij waar je tegen aan loopt.
- Wat mis ik hier?
- Welke voordelen of nadelen zie ik over het hoofd?
- Is er al een bedrijf dat dit heeft verzonnen en ervaring heeft?
Zet ze ajb hier onder in de reacties zodat we er allemaal van kunnen leren.
Laden...
Er is een wijd verbreide organisatie gewoonte om iedereen toegang te geven tot alle agenda’s. Dat is een slecht idee.
De vermeende logica en meerwaarde van deze gewoonte is dat het eenvoudig wordt om collega’s te vinden, volgen en natuurlijk uit te nodigen voor meetings.
Het effect ervan is ‘agenda tetris‘ plus een complexe Outlook agenda interface (staat helemaal vol met agenda’s waar je toegang toe hebt) en daarmee een hoop verlies van tijd, intelligentie en energie op de verkeerde want niet waarde-toevoegende dingen.
Ik denk dat er een andere oplossing mogelijk is:
- organiseer betrouwbare a-synchrone communicatie: e-mail-achtige, chat-achtige en taak-uitwissel-achtige communicatie op 1 platform zoals Basecamp, Trello, Sharepoint etc.
Dus geen interne e-mail via Outlook, geen gechat via Whatsapp (op de server van FB), geen vage taaklijsten overal en nergens maar alles op 1 geïntegreerd simpel en eenduidig platform.
- geef trainingen in duidelijk schriftelijk vragen stellen en antwoorden
- leer er met elkaar op vertrouwen dat de communicatie en de kroniek van de communicatie altijd op 1 plek te vinden is
Voordelen
- Gewoon weer ouderwets onderhandelen over tijd (dat is goed bestede tijd)
- Minder en betere vergaderingen
- Meer mogelijkheden voor hele snelle 1 op 1 afstemming (face-to-face, bel, of video-call)
- Meer respect voor en regie over de eigen tijd inclusief je eigen biologische ritme
- Communicatie op 1 plek (inclusief de historie)
- Serieuze ruimte voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken
Kan niet bij jou? Want IT wil niet mee, we zijn te groot, we zijn te klein, enz. enz?
Begin klein en wordt zo goed met jouw team dat niemand er om heen kan en ook zo’n manier van werken wil.
Laden...
VUCA is een acroniem dat staat voor Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous.
VUCA-world is een begrip dat razendsnel om zich heen grijpt en dat is mooi want een naam geven aan iets helpt om het te begrijpen, er betekenis aan te geven en er iets mee te doen. VUCA hoort bij steeds grotere onderlinge afhankelijkheid, globalisatie en snelheid. Hoe groter of sneller een ontwikkeling, bedrijf of systeem hoe meer VUCA-effect.
Het aardige is dat de inhoud precies het tegenovergestelde probeert te vangen. Potentieel chaos alom!
Volatile: beweeglijk, snel en veranderlijk
Uncertain: onzeker en onvoorspelbaar
Complex : complex en steeds moelijker te begrijpen
Ambiguous: vaag, en voor meerderlei uitleg vatbaar, dubbelzinnig
Zie deze video voor een 4 minuten uitleg.
In de grote wereld is dit allemaal aan de orde.
De kleine wereld is gelukkig vaak nog steeds met een beetje moeite te begrijpen, je kunt er betekenis aan geven en je hebt invloed als je dat wilt.
Laden...
