Drie keer niet doen bij vergaderingen

4. Cultuur, 5. Communicatie, 6. Systeem

Vergadering1. Notulen: Nee, tenzij!

De hoofdregel is dat het maken van notulen overproductie is en daarmee ook al snel corvee voor diegene die bij de bijeenkomst de sjaak is (beroepshalve of letterlijk als corvee). Notulen worden opgesteld, verzonden, gelezen (?), geprint, besproken tekstueel/inhoudelijk, bijgesteld, vastgesteld en opgeborgen omdat we dat zo gewend zijn. Opschrijven dat de voorzitter de vergadering opent en weer sluit, wat wie gezegd heeft en wat de discussielijn was enz. heeft vrijwel nooit toegevoegde waarde.

Wanneer wel notuleren? In die doodenkele gevallen dat er een ‘historisch besluit’ genomen gaat worden kan het handig zijn om vast te leggen wat de argumenten waren, wie welk oordeel had en hoe het besluit tot stand is gekomen. Hoe vaak maak je historische besluiten?

Hoe dan wel vastleggen wat de afspraken zijn? Een van de deelnemers zet zijn laptop open, opent een mailtje en legt vast wie, wat, wanneer gedaan zegt te hebben. Na einde bijeenkomst zet hij/zij alle deelnemers in het aan veld en drukt op ‘send’. Tegen de tijd dat iedereen op zijn werkplek is, staan de afspraken al netjes te wachten in de inbox. Voldoet in het overgrote deel van de bestaande vergaderingen, bijeenkomsten enz. Is sneller, praktischer en scheelt een boel corvee (nog los van de kosten van de inzet van een beroepsondersteuner).

2. Actielijsten maken: Heeft mijn voortdurende aandacht (?!)

Veel vergadernotulen hebben een soort aanhangsel dat actielijst heet. Op deze lijst staan de afspraken uit de vorige vergaderingen die nog niet af te vinken zijn als ‘gedaan’. Als ik MT-vergaderingen bijwoon, wil het nog al eens voorkomen dat deze actielijst besproken wordt en voorzien van dit soort commentaar:

  • ‘Mag erop blijven staan.’
  • ‘Ben ik nog mee bezig’
  • ‘Staat er zo lang op, mag er wel af”
  • en soms zelfs
  • ‘Zou ík dat doen?’
  • enz, enz.

Mij bekruipt soms het gevoel dat de actielijst feitelijk een Misschien-Ooit-lijst is met het karakter: “Het heeft onze voortdurende aandacht (maar in de werkelijkheid verandert er niets).

3. Rondvraag: vuilnisbak van losse eindjes?

Op de meeste vooraf geformuleerde vergader-agenda’s staat ergens het onderwerp ‘rondvraag’. Het idee ervan is dat zaken die op dat moment aandacht vragen maar niet als agendapunt zijn opgevoerd toch een plek krijgen. In mijn ervaring kan dit punt voor veel gedoe zorgen als de voorzitter niet heel strak de touwtjes in handen heeft. Ontsporingen die ik regelmatig zie:

  • De rondvraag staat als eerste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de aandacht voor geplande en voorbereide agendapunten onder druk komt en de creatieve energie al opgesoupeerd is.
  • De rondvraag staat als laatste punt op de agenda en kost veel tijd waarmee de agenda uit zijn geplande tijd vliegt en mensen in de problemen komen met andere verplichtingen.
  • De rondvraag wordt een ‘vuilnisbak’ van allerlei onduidelijke zaken, ergernisjes, losse eindjes enz.

Dus:

  1. Geen rondvraag op de agenda zetten en als u toch iets dergelijks wilt er ‘mededelingen’ van maken en aan het begin van de vergadering vastzetten in een strikte snelle ronde langs de deelnemers.
  2. Van alle punten die echt op het allerlaatst toch ‘vreemd aan de orde van de dag’ op de agenda moeten, zeer kritsch bekijken of het niet ‘latest, loudest’-dingen zijn en als dat zo is, de indieners ervan feedback geven ter lering voor volgende keren.

PS: Voor wie eens een grondige review/audit wil doen van al zijn vergaderingen kan hier een instrument met toelichting daarvoor downloaden.

Deel je ervaringen in de commentaren hieronder ter lering en vermaak!

 

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

5 reacties

  • Henriëtte says:

    Beste Ad,

    Jouw vergadertips gelden volgens mij alleen voor informele overleggen. Bij formele overleggen dienen de notulen te worden vastgesteld. Accountant en inspectie vragen ieder jaar inzage in formele notulen. De actielijst is handig om snel de acties te kunnen inzien. De rondvraag is belangrijk omdat in de tijd tussen het verspreiden van de vergaderagenda en de vergadering mogelijk een belangrijk onderwerp besproken dient te worden. Uiteraard verdient ieder overleg een uitstekende voorzitter die de vergadertouwtjes streng in handen houdt.

  • Ad van der Hulst says:

    Dag Henriëtte,

    Eens: de voorzitter bepaalt of een bijeenkomst waardevol is of niet!
    En daarnaast maakt het nogal wat uit of je in een gemeente of een productiebedrijf werkt.
    Mijn verder reactie:
    Het leeuwendeel van de vergaderingen zijn afstemmingsmomenten waarbij geen geschiedenis wordt geschreven en daarbij zijn notulen overproductie.
    Uiteraard moeten een aantal besluiten formeel worden vastgelegd maar dat zijn er als je goed regisseert maar heel weinig. Het beste besluit leidt immers tot actie/resultaat en wordt dus zichtbaar in de werkelijkheid.
    Actielijsten zouden minimaal omgevormd moeten wordt naar resultaatlijsten (wie/wanneer/wat als resultaat) wil je verder komen met elkaar.
    In mijn ervaring werkt de rondvraag vrijwel nergens.

  • Henriëtte says:

    Dag Ad,

    Klopt wat je schrijft; een besluitenlijst is meestal voldoende. Als bestuursassistent notuleer ik alleen formele overleggen.

  • Paul says:

    De inefficientie van de rondvraag hangt samen met dat het vaak wordt gebruikt voor “Wat verder ter tafel komt” (WVTTK).

    De rondvraag is voor vragen, die geen discussie vereisen of tot besluiten moeten leiden, maar waarvoor de vereiste deskundigheid aan tafel zit om de vraag meteen te beantwoorden. Dit kan, mits goed gebruikt, zeer efficient zijn.

    WVTTK is per definitie erg inefficient, omdat het onmogelijk is de juiste tijd te agenderen voor onderwerpen die bij het opstellen van de agenda nog niet bekend zijn en de aanwezigen deze onderwerpen nog niet hebben kunnen voorbereiden. Het is daarom meestal beter deze, indien mogelijk, te agenderen voor de eerstvolgende vergadering.

    Het enige positieve punt van een geagendeerd agendapunt WVTTK is, dat onderwerpen hiernaartoe “geparkeerd” kunnen worden, zodat de discussie bij de rest van de agendapunten minder uitweidt.

  • Ad van der Hulst says:

    Dag Paul,

    dank voor je aanvulling en nuancering. In mijn schotschrift heb ik de Rondvraag en WVTTK aan elkaar geknoopt.

    Beter en duidelijker om ze uit elkaar te halen. Onderschrijf jouw beeld.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *