Week is vol (balans tip)

Wie wel eens met mij heeft gewerkt weet dat ik advocaat ben van de agendareview (als onderdeel van je weekreview). Deze exercitie houdt in dat je één week terug kijkt en acht weken vooruit.

In dat vooruit kijken kun je een heleboel ontdekken. Een van de dingen die je zou kunnen ontdekken is dat de derde week vanaf nu eigenlijk al vol zit op basis van een misschien nog wat vaag oordeel.

Vuistregel

Je kunt dat oordeel professionaliseren door er een vuistregel aan te hangen. Dat werkt bijvoorbeeld als volgt: ‘Als er vier dagdelen gevuld zijn met overleg dan gaat de week op slot.’

Visueel maken

Praktisch gezien gaan we de week visueel markeren als zijnde vol. Dat gaat als volgt: Je maakt een nieuwe agenda afspraak. Je vinkt aan dat de bijeenkomst de hele dag duurt en geeft deze de naam ‘Week is Vol’. Je vinkt aan dat de afspraak duurt van maandag tot en met vrijdag en geeft deze met een categorie een heldere kleur.

Er verschijnt nu in de bovenbalk van iedere dag een melding dat de week vol is.

Onderhandelen

Wanneer er nu een nieuw agendaverzoek verschijnt in deze week dan is het aan je zelf om te boordelen of je deze er nog bij wilt doen, in wilt ruilen voor iets anders dat er staat, of een tegenverzoek doet voor een tijd en dag buiten de week die vol is. Je onderhandelt als het ware eerst met jezelf en daarna met degene die het agendaverzoek doet.

Als je met een ondersteuner werkt, kun je deze truc ook gebruiken. Eerst bepaal je samen de vuistregel en vervolgens ga je zien dat er weken op slot gaan. Daarna is het onderhandelen, kiezen, besluiten en communiceren.

Opbrengst: meer balans in je agenda, meer bewustzijn voor onderhandelen over tijd en aandacht. Allebei hele goede zaken.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

26 beoordelingen

Laden...