Open en gesloten actielijsten

1. Lean, 6. Systeem

Ons brein houdt niet van random actielijsten. Ze komen nooit af. Je bent blij als je iets af kunt vinken maar een minuut later moet je er al weer een paar acties aan toevoegen. En dat levert bepaald geen energie op.

Vandaar dat we werken met open en gesloten actielijsten.

Open actielijst

Een open actielijst is een voorraad van goed doordachte en omschreven acties. De meest gebruikersvriendelijke open actielijst is de actie-optie lijst. Deze is weliswaar open maar heeft toch een vooraf bepaalde maximale lengte van bijvoorbeeld 20 items, een pagina of een scherm. Wordt de lijst te lang dan kun je of schrappen of een aantal acties doorzetten naar de parkeer lijst. Op deze lijst gaat alles wat je zou kunnen doen, en misschien ook wel wil doen maar niet op korte termijn. Hier leeft de toekomst. Deze lijst kan zo lang worden als je zelf maar prettig vindt en in staat bent levend te houden.

Gesloten actielijst

Een gesloten actielijst werkt compleet anders. Het is een gelimiteerd lijstje en als je afvinkt wordt de lijst ook daadwerkelijk korter. Eenmaal de lijst gemaakt mag er niets meer bij op, alleen nog maar af door de acties uit te voeren die op de lijst staan. Voorbeelden van namen voor deze lijst: 3MBA’s (drie meest belangrijke acties) of 3 MIT (three most important tasks).

Je maakt deze lijst op zo’n manier dat wat er ook maar gebeurt vandaag, deze acties in ieder geval worden afgevinkt. Je kunt als gevolg van het gebruik van een gesloten lijst aan het eind van de dag tegen jezelf zeggen: ‘Goed gedaan jochie! (of meissie natuurlijk). En uiteraard hoeven het niet precies drie acties te zijn, het kunnen er ook zeven zijn. Als de acties die je kiest maar af kunnen komen op deze dag, gegeven alle andere zaken die een plek hebben in je agenda.

Heb je plotseling meer tijd dan je dacht en is je gesloten lijst af dan is de eerste plek om te kijken je actie-optie lijst.

Combi

Je houdt overzicht in de open actielijsten (daar staat de voorraad) en bepaalt vandaar per dag vanuit de actie-optie en parkeer lijst wat er op jouw gesloten actielijst van vandaag komt. Als je jouw workflow op deze manier inricht dan blijf je vriendjes met je brein. En dat werkt fijn.

Wil je hier meer van? Schrijf je in voor de Online Workshop Timemanagement Personal Lean. In een dagdeel is je e-mail in control, je agenda in balans en heb je in ieder weekend vakantie. Meer info vind je hier

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren 7 beoordelingen
Laden...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *