Zeven rollen in vergaderingen
Iedere vergadering is een toneelstuk met zeven rollen: vier primaire en drie secundaire rollen.
Tijdens de Online Workshop Personal Lean doen we een audit op je vergaderingen.
De vier primaire rollen
Zonder deze eerste vier is er geen zinvolle bijeenkomst. Als ze niet in balans zijn, is de vergadering minder effectief.
De eerste rol is de spreker. Zonder spreken is er geen vergadering mogelijk. In een topteam spreekt iedereen zich uit zodat alles wat m.b.t. het onderwerp relevant is aan de orde komt.
De tweede rol is de luisteraar. Luisteren is nog iets anders dan niet-spreken. Luisteren betekent jezelf terughouden om het spreken van de ander toe te laten. In versleten teams zie je vaak herhaling van zetten veroorzaakt door niet luisteren.
De derde rol is de voorzitter. In topteams wordt de voorzitter-rol vervult door de formele voorzitter. In veel andere teams regelt een deelnemer die van nature geneigd is overzicht te houden dit. Deze informele voorzitter zorgt dat de agenda logisch wordt doorgewerkt. Wie deze rol heeft wisselt soms door wijziging van het onderwerp.
De vierde rol is de notulist. Notuleren is de kunst van het absoluut helder maken wat er is afgesproken en wie wat gaat doen. Een goede notulist is goud waard en heeft een spiegelrol. Een goed verslag geeft helderheid ten aanzien van
- genomen besluiten;
- gewenste uitkomsten;
- acties en eigenaren.
Niet meer en niet minder.
De drie secundaire rollen
Deze rollen zijn goed zichtbaar als je er even op leert letten. Ze zijn belangrijk voor de verbintenis met het verleden en voor de kwaliteit van het moment.
De vijfde rol is de historicus. Vrijwel ieder punt op de agenda heeft een kroniek. Het punt komt ergens vandaan, heeft een geschiedenis. De historicus kent deze kroniek en brengt deze in als bijdrage aan de beweging van beeld naar oordeel naar besluit. Dit kan positief zijn maar ook ergernis geven als het altijd dezelfde mens is die deze rol vervuld (‘Krijgen we dat weer…’).
De zesde rol is de nar. In iedere vruchtbare vergadering wordt gelachen. Een snelle woordgrap, even iets uitvergroten, iets wat zich onder tafel verstopt er bovenop zetten: allemaal acties vanuit de nar-rol en zeer waardevol in een vergadering.
De zevende rol is de verzorger. De verzorger is degene die nog een rondje koffie inschenkt, het licht aan doet als het wat donker wordt, de verwarming lager zet als het te warm wordt, de pauze bewaakt enz. Een uiterst belangrijke rol die vaak door dezelfde mensen wordt vervuld.
Wat is jouw meest natuurlijke rol? Doe eens een experiment met een van de voor jou minder natuurlijke rollen. Zinnig en leuk om te doen.
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
nog geen beoordelingen
Laden...