7 rollen in vergaderingen

Geen categorie

Als een van 7 de rollen oververtegenwoordigd is zijn vergaderingen uit balans en is er minder resultaat. De rollen verschuiven tussen personen in een topteam. In een meer ‘versleten MT’ blijven de rollen aan mensen plakken en dat is vaak veel minder effectief. Ik beschrijf de rollen niet in een zeer bewuste volgorde. Ze zijn er altijd allemaal en werken het best als ze in balans zijn.

De eerste rol is de spreker. Zonder spreken is er geen vergadering mogelijk. In een topteam spreekt iedereen zich uit zodat alles wat m.b.t. het onderwerp relevant is aan de orde komt.

De tweede rol is de luisteraar. Luisteren is nog iets anders als niet-spreken. Luisteren betekent jezelf terughouden om het spreken van de ander toe te laten. In ‘versleten MT’s’ zien je hier vaak herhaling van zetten veroorzaakt door niet luisteren.

De derde rol is de notulist. Notuleren is de kunst van het absoluut helder maken wat er is afgesproken en wie wat gaat doen. Daarmee is deze rol ook een spiegelrol. Een goede notulist is goud waard (ik bedoel daarmee dus niet iemand die zo snel kan typen dat alles wat gesproken wordt vastgelegd wordt). Deze rol gaat over volstrekte eenduidigheid ten aanzien van gewenste uitkmomsten, acties en eigenaren.

De vierde rol is de historicus. Vrijwel ieder punt op de agenda heeft een kroniek. Het punt komt ergens vandaan, heeft een geschiedenis. De historicus kent deze kroniek en brengt deze in als bijdrage aan de beweging van beeld naar oordeel naar besluit. Ook dit kan positief zijn maar kan uiteraard ook werken als een ‘zandzak-mechanisme’ wanneer het altijd de zelfde is die deze rol vervuld.

De vijfde rol is de nar. In iedere vruchtbare vergadering wordt gelachen. Een snelle woordgrap, even iets uitvergroten, iets wat onder tafel zit bewust op tafel zetten: allemaal acties vanuit de nar-rol en zeer waardevol in een vergadering.

De zesde rol is de voorzitter. In topteams wordt de voorzitterrol ook vervult door de formele voorzitter. In veel andere teams is er iemand die van nature geneigd is overzicht te houden en ervoor te zorgen dat processen van agendapunten een beetje logisch verlopen. Kan ook wisselen door wisselende betrokkenheid of belang bij een punt.

De zevende rol is de verzorger. U kent ze wel. De verzorger is degene die nog een rondje koffie doet, het licht aan doet als het wat donker wordt, de verwarming lager zet als het te warm wordt, de pauze bewaakt enz. Een uiterst belangrijke rol die vaak wel door dezelfde mensen wordt vervuld.

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je je op deze pagina aanmelden voor het Adjit eZine. Aanmelders kunnen direct een eBook downloaden dat gaat over slimme systemen, processen en structuren (‘Minder managementcorvee, Ruimte maken voor resultaat). Daarna ontvang je steeds op donderdag om de twee weken het Adjustintime eZine met een artikel + een tip.

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Loading...

1 reactie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *