Tag Archieven : 5. Fun en Filosofie
Op deze plek staan de verzamelde blogartikelen over de spelende of filosoferende mens.
De inhoud kan een anekdote zijn, een verhaal, een gekke waarneming, een overweging, een inzicht, een boek of wat mij op enig moment ook maar inspireerde.
Elegantie en stijlvolle eenvoud zijn de woorden die vaak voorkomen in deze blogs omdat ze mij na aan het hart liggen.
In de oude opstelling (pré-Corona) was dit onderscheid niet zo belangrijk en bleef het meestal een beetje onbewust. In de werkelijkheid die zich nu aan het ontrollen is wordt dit onderscheid naar mijn idee veel belangrijker. De meeste mensen hebben een duidelijke voorkeur die anders uitwerkt in het remote werken.
Ik presenteer je de drie hoofdstijlen:
Alleen werken
Je werkt het liefst geconcentreerd door en hebt, naast af en toe functionele afstemming, genoeg aan af en toe een mini-praatje. Thuis werken vind je eigenlijk helemaal geen probleem. Je bent zelfs productiever dan je was toen je nog iedere dag tussen de anderen zat.
Tips
- Communiceer (meer dan anders) naar de leidinggevende en je collega’s waar je aan werkt
- Doe mee met check-in’s
Naast werken
Je hebt graag een paar mensen om je heen die bezig zijn met hun eigen werk maar vindt het wel prettig om spontaan even iets te delen of te vragen. Je werkt graag aan een gezamenlijk doel maar wel met duidelijke eigen verantwoordelijkheden. Thuiswerken is prima voor een tijdje. Het is wel zoeken naar manieren om in contact te blijven en verbonden te blijven.
Tips
- Zet Zoom of Teams open met een collega. Doe een praatje pot en ga lekker naast elkaar aan het werk
- Zorg dat je aangehaakt blijft aan de gezamenlijke doelen en houd je bijdrage daarin heel helder
Samen werken
Werken is een sociale aangelegenheid. Samen weet je meer en juist in de aanvullende talenten en stijlen vind jij je weg. Je bent geen echte zelfstarter en krijgt motivatie en energie van de anderen om je heen (en geeft dat ook weer aan hen). Thuiswerken is moeilijk en vermoeiend. Je hebt het idee dat je niet productief bent en raakt langzamerhand een beetje verpieterd.
Tips
- Organiseer een digitale dagstart en dagafsluiting.
- Maak een chatkanaal aan dat je open laat staan.
- Doe je tussen de middag wandeling maar nu remote (allebei een oortje in en wandelen in eigen buurt).
Kortom: Ken je eigen voorkeur en die van de individuele leden van je team en bespreek het met ze. Je kunt rekenen op veel herkenning. Vanuit deze herkenning kun je werken aan de synergie.
Kwaliteit en synergie ontstaat tenslotte dankzij en niet ondanks de verschillen!
Laden...
Verzamelen is de eerste van de vijf fasen van iedere goed doordachte workflow. De andere zijn: er iets van vinden | organiseren | kiezen en als laatste uiteraard: doen.
Verzamelen heeft twee richtingen.
De eerste is van buiten naar binnen.
Op allerlei plaatsen verzamelen zich nieuwe zaken; inbox mail, postvak, voicemail, whatapp enz. Uiteraard gaat dat allemaal geheel vanzelf. De e-mail verschijnt vanzelf, Post.nl en collega’s brengen netjes de post langs, klanten, vrienden en familie spreken de voicemail in, je krijgt appjes etc.
De kunst van deze manier van verzamelen is dat je precies genoeg inboxen hebt. Niet te veel en niet te weinig.
De tweede richting is van binnen naar buiten.
Iets vraagt onze aandacht, we beloven iets, iemand zegt ons iets toe, we krijgen een briljant idee. Ons brein heeft in die gevallen de niet uit te roeien neiging ons er voortdurend aan te herinneren dat er een los eindje in onze innerlijke inbox zwerft. Daar is ons brein niet voor gemaakt en dus is het wijs die innerlijke inbox naar buiten te brengen.
Dat kan door ervoor te zorgen dat je altijd iets bij je hebt waar je op kunt schrijven, in kunt spreken of anderszins iets op/in vast kunt leggen. Een simpel A6 blokje of een app op je telefoon kan al voldoende zijn. Alles werkt zolang als het prettig is om te gebruiken en zonder problemen binnen een seconde of drie paraat is.
De kracht van verzamelen komt het best tot zijn recht als er een duidelijke grens blijft met de volgende fase ‘er iets van vinden’. Pas daarna komen we in de fase ‘organiseren’. Gooi verzamelen en organiseren niet door elkaar want dan wordt het een bende!
NB: De eer voor het onderscheiden van deze vijf fasen komt toe aan David Allen.
Laden...
Twee vragen zijn bepalend voor het verhelderen van onduidelijke dingen; verder brengen van projecten; synergetisch maken van vergaderingen en opbouwen van een persoonlijk dashboard.
1. Wat is de gewenste uitkomst?
- Printer is gerepareerd
- Training is voorbereid
- Marketing manager is in dienst
- Office 365 is geïnstalleerd op alle pc’s
- etc. etc.
Je beschrijft hier wat er in de wereld is veranderd als de ‘klus’ (vaak multistap) is geklaard. Je kunt de uitkomst niet doen dus je hebt acties nodig en daar komt WW WAF om de hoek kijken.
2. WW WAF (Wie doet wat en wanneer is het af )
Hier zoeken we naar de eerst-mogelijke actie om de reis naar de gewenste uitkomst aan de praat te krijgen.
Dus voor de bovenstaande voorbeelden :
- Garantiebewijs van de printer zoeken (Johan | donderdag)
- Outline van de training uitwerken (Anne | 1 december)
- Functieprofiel updaten ( Kirsten | morgen)
- Overzicht kosten van 365 in beeld brengen (Frans | 1 januari)
- etc.etc.
In de minimaal wekelijkse review van de projecten/uitkomsten/resultaten bepalen we weer de volgende eerst-volgende actie met zijn WW WAF. Net zo lang tot we een vinkje kunnen zetten voor het item (Printer is gerepareerd: tadaa!)
Simpel? Wel als je helder denkt. Eerst over de toekomst – wat ís je gewenste uitkomst. En dan gelijk over het nu – wat is de eerst volgende actie – wie gaat het doen – en wanneer is het af.
Kortom: met het eind voor ogen de eerste stap zetten, is een zekere weg naar een mooie toekomst.
Laden...
De start van elke serieuze ontwikkelings- en dus ook productiveits-reis is dezelfde. Niet nieuw. Niet erg sexy. Wel heel onverbiddelijk en tegelijk bijzonder praktisch bruikbaar in het leven van alledag.
Twee grote denkers hebben het voor ons in woorden gevangen.
‘Vergelijk jezelf met je wie je gisteren was, niet met iemand anders vandaag.’ – Jordan Peterson
‘And to measure yourself against no one but yourself. Raise your standards as often as you can, but not because someone else you chose out of the lineup of success is somehow ahead of you.’ – Seth Godin
Heb een goede week.
Laden...
Het leven is een eindeloze dans tussen orde en chaos.
Jouw organisatie bevindt zich ergens op dit continuüm.
Jouw medewerkers bevinden zich ergens op dit continuüm,
en wij dus ook.
Als er teveel orde is, ontstaat er verveling en dooft het leven uit (en stopt de dans).
Als er teveel chaos is, ontstaat er angst en gaat iedereen voor zijn eigen hachje (wordt solodanser).
Het is aan ons om de dans betekenisvol te houden door richting te houden
en beweging en elegantie voor te leven.
***
Laden...
Herstellen gaat over alles wat maar fout gaat in een proces en vervolgens gecorrigeerd moet worden. Herstellen is een van de 7 verspillingen.
We leven met een vaag beeld dat alles in één keer goed zou moeten kunnen gaan. Dat is ongeveer nooit het geval. Het papier in het kopieerapparaat kreukelt. PC loopt vast. Een hulpmiddel kan kapot, onvindbaar of niet meer adequaat zijn. Medewerkers kunnen moe, nieuw of incompetent zijn.
Op plekken waar het kritisch is, zijn er meestal meldingssystemen ingericht om zicht te houden op de aantallen voorkomens, risico’s van fouten en bijna ongelukken.
Zoals ook de meeste andere verspillingen is er bij herstellen een optimum. Het ten koste van alles streven naar nul fouten, defecten en bijna ongelukken kan zoveel andere verspilling veroorzaken dat het niet meer logisch is als streven.
Ook ontwikkelen en leren van mensen verloopt via het maken van fouten die weer hersteld zullen moeten worden.
Bij volledig geautomatiseerde processen streven we naar ongeveer foutloos en dus naar 6 sigma, wat betekent dat er maximaal 3,4 afwijkingen voorkomen per 1.000.000 bewerkingen.
Als ik mij inleef in de verspilling Herstellen dan komt het volgende bij mij op:
“Ik ben de kracht die ervoor zorgt dat als het even kan er zaken in de herbewerking moeten. Het lijkt er wel op maar is het toch net niet. Even slordig invoeren, een paraaf vergeten, onduidelijke vraag stellen, inferieure kwaliteit van materiaal accepteren en er is weer een’ loop’ terug in het proces of er ontstaat een prachtige berg afval. En.. iedereen is daar heel druk mee.
Ik ben de kracht die het ‘bakje-in-bakje-uit’ denken levend houd en het liefst daar ook de statistieken op maakt.
- Hoeveel telefoontjes heeft u afgehandeld (dat ze later weer terug moeten bellen is toch niet uw zaak!)?
- Hoeveel klanten heeft u (verder) geholpen aan de balie (dat u met hen met een veelbelovend kluitje in het riet heeft gestuurd is toch geen probleem?).
Ik ben het bestaansrecht van de klachten-afhandelingsafdeling. Ik krijg vaak een prachtige titel mee: ’serviceafdeling’.
Ik mag graag zorgen voor rommelige en onoverzichtelijke werkplekken waar dingen makkelijk mis gaan. Ik heb een hekel aan opgeruimde ruimtes met visuele hulpmiddelen voor de logica van processen.”
Klein experiment
Herstellen gaat over zaken twee maal doen als het ook in één keer had gekund. Probeer eens op te letten hoe vaak je de backspace of delete toets gebruikt op je PC of Mac. Iedere keer dat dit gebeurt is er sprake van herwerk en dus van de verspilling herstellen. Goed (blind) kunnen typen is dan ook een gouden competentie als je veel schrijft (die ik mij overigens ook nog steeds beter aan het eigen maken ben).
Laden...
Een simpel idee.
Lezers van Ad’s Blog zijn (uiteraard) Inbox Zero Hero’s. Inbox Zero werkt beter als meer mensen het gebruiken.
- Het idee: zet ergens in jouw e-mail-handtekening ‘Inbox Zero Hero’,
- waardoor sommige van jouw e-mailcontacten getriggerd raken en op zoek gaan naar wat dat betekent,
- en misschien, heel misschien hun e-mail-routine veranderen naar Inbox Zero,
- waarmee jouw werk (en de wereld) een heel klein beetje beter wordt.
Doe je mee? (en je kunt er eventueel zelfs nog een link aan plakken zoals hieronder)
[Ben je zoek naar info over workshops of trainingen kijk dan hier.]
Groet,
[vanuit een warm Palm Coast | Florida]
Ad van der Hulst | 06 224 559 02
Inbox Zero Hero
PS: Zet ‘Ik doe mee’ in het reactieveld onder deze blog.
Laden...
De goedkope frase is dat timemanagement niet bestaat omdat iedereen nu eenmaal evenveel tijd heeft en tijd altijd alleen beleefd kan worden tussen toen en ooit in. De beste time-manager heeft er met al zijn kunsten nog nooit een seconde bij versierd!
Daar is niets tegenin te brengen.
Je agenda is evengoed een heel belangrijk dashboard waar het gaat om tijd. In je agenda beheer je de planning van je tijd, de verdeling van je aandacht en het optimaal gebruiken van je energie.
De reuzen van deze manieren van kijken naar agenda verdienen het om af en toe ook hier de credits te krijgen.
Voor het formuleren van doelen moet je zijn bij David David Allen & Stephen Covey; het werken met voorgedefinieerde en daarmee delegeerbare acties leer je van Tim Ferris; het leren werken met energie als bepalende parameter leer je van Tony Schwartz.
Alle drie eindigen zij hun methodiek met reflectie en review. En dat is niet voor niets!
Want uiteindelijk komt alles toch neer op een moment stilstaan in het heden, om iets te bepalen in de toekomst, op basis van wel of niet welgevallige ervaringen in het verleden.
Heb je hier nog nooit iets mee gedaan? Begin dan met de Daily Shutdown. Kost je 6 minuten per dag en levert je heel veel meer op.
Laden...
“Toen Tijl Uilenspiegel met zijn knapzak te voet naar de volgende stad trok, werd hij door een snel rijdende koets ingehaald.
De koetsier, die erg veel haast scheen te hebben riep: ‘Hoe ver is het tot de volgende stad?’ ‘Als u langzaam rijdt een half uur, als u snel rijdt twee uur, meneer!’ antwoordde Tijl Uilenspiegel.
‘Dwaas! schold de koetsier. Hij greep zijn zweep en zette de paarden nog eens extra aan waardoor de koets met hoge snelheid verder reed.
Tijl Uilenspiegel vervolgde zijn weg. Er zaten veel gaten en kuilen in het wegdek. Een uur later trof hij een koets aan die blijkbaar met schade in een greppel langs de weg lag.
De koetsier was vloekend en tierend bezig de gebroken as te repareren. De koetsier keek Tijl Uilenspiegel verwijtend aan waarop deze slechts opmerkte: ‘Ik zei u toch: als u langzaam rijdt een half uur…’
Anekdote overgenomen uit Een volle agenda maar nooit druk |Benedictijns Timemanagement van Denise Hulst
De moraal: Haast u langzaam. Te snel zorgt ervoor dat mensen en dingen breken.
Laden...
Het primaire proces is het proces waar klanten voor betalen. De rest van de activiteiten is niet primair en daarmee direct kandidaat voor niet-doen, terugbrengen tot het realistisch minimum of automatiseren.
In dat primaire proces zijn er drie zaken van belang:
- De verwachtingen
- Het proces
- De tevredenheid
Alles start met de verwachtingen van de klant en dus met helderheid vanuit ons als leverancier (bij de slager kun je nu eenmaal geen brood kopen).
Het proces is de drager van de weg van verwachtingen naar tevredenheid. Het is de taak van team en leidinggevende om de beste, eenvoudigste en veiligste manier te zoeken om iets te doen, dat vervolgens vast te leggen om daarna in een eindeloze reis dat proces nog beter, eenvoudiger en veiliger te maken (omdat klant, wereld en techniek nu eenmaal steeds in beweging zijn).
De tevredenheid maakt van de klant een eerlijke reclame-maker voor onze dienst of product.
Zo simpel als het lijkt, zo moeilijk is het in de alledaagse rommeligheid om je blik op het primaire proces in de ontwikkelstand te houden.
Laden...
Origami en Makigami (Japanse woorden) hebben allebei iets te maken met papier.
Ori-gami is het vouwen van de meest mooie miniaturen met dun rijstpapier. Maki-gami is een lean-tool die gebruik maakt van een rol papier om processen te tekenen.
Kortom ‘gami’ betekent papier en dat is een bijzonder mooi woord.
Over Makigami is veel te zeggen. En zo veel dat het niet past in deze blog. Daarom als uitzondering vandaag een link naar een webpagina waar ik een lang stuk met afbeeldingen hebben gemaakt over deze techniek om processen in kaart te brengen in de administratieve, informatie en service hoek.
Hier kun je meer lezen over Makigami.
Laden...
Het maakt nogal wat uit voor de ideale ‘compositie’ van de week of je een ochtendmens bent of een avondmens. Het is dus als eerste zaak er achter te komen waar jouw primaire biologische tijd van nature zit. In deze A-kwaliteit-tijd plan je idealiter andere dingen van in de B-tijd.
Hoe kom je erachter of je een ochtendmens of een avondmens bent?
Dat kan met een paar praktische vrolijke experimenten.
- Werk een week zonder kunstmatige uppers (koffie) en downers (alcohol) en kijk waar je natuurlijke uppers en downers te voorschijn komen.
- Doe in een vakantie een keer gek, Haal klokken en wekkers weg en kijk waar je natuurlijke ritme je brengt.
Google brengt je zo bij een eindeloze reeks testjes en rijtjes kenmerken die je kunnen helpen om er achter te komen.
En voor de duidelijkheid: 90 % van de hele gewone wereld is ingericht op de ochtendmens. Dat is mooi als je een ochtendmens bent.
Ben je dat niet, dan zijn er rituelen: radio en tv-programma’s die ons wakker praten; koffie om wakker te worden; e-mail-als-eerste-op-de-dag om een beetje op te starten.
Wil je zelf invloed op de inrichting van de week in het verlengde van je eigen aard dat is het wijs om een ideale werkweek voor jezelf te componeren. Dat doe je als volgt:
- Kom er achter of je een ochtend- of avondmens bent
- Download hier het werkblad weekplanning
- Vul het werkblad in met behulp van de instructie
- En vertel ons in de reacties onder de blog wat je er aan hebt gehad
Laden...
Een van de 7 verspillingen heeft als naam ‘opslag/voorraden’. Een bijzonder soort verspilling en als je niet gewend bent aan de lean-bril nog niet eens zo gemakkelijk te zien.
‘Stilstand, stapel en voorraad’ in plaats van ‘Flow’
Verspilling door opslag/voorraad is het oppakken, verplaatsen, neerzetten en stil laten staan van materialen en informatie (in klantprocessen zelfs soms ook van mensen).
Het is wel een beetje opletten geblazen. Een blinde ambitie voor nul opslag of voorraad is nogal onverstandig. Opslagplekken en voorraden verkleinen en steeds verder verkleinen is de goed reis. Een kleine, goed doordachte tussen-voorraad is in de meeste gevallen het optimum.
Tot je spreekt deze verspilling:
- Ik ben overal maar niemand ziet mij meer, zo gewend als men is aan mijn aanwezigheid.
- Men pakt mij op en zet mij weer neer zonder erbij na te denken. Ik ben er al zolang dat bijna niemand meer weet dat ik bijzonder ben.
- Ik ben de pallet printpapier.
- Ik ben de mailbox met 3000 mails.
- Ik ben de horizontale stapels op bureaus.
- Ik ben de kelder vol met levensmiddelen (die ‘helaas’ wel eens over de datum gaan).
- Ik ben het onderhanden werk, de werkvoorraad en de achterstand. Als het even kan zorg ik ervoor dat er stilstand komt, er gestapeld wordt en voor de zekerheid overal zeer veel meer dan genoeg van alles op voorraad is.
- Ik ben blij met overproductie en kan het heel goed vinden met transport.
- Ik ben bang de korting te missen van het in één keer veel bestellen.
- Ik ben bang voor het moment dat er geen excuus meer is om echt aan de slag te gaan omdat er niets anders meer voorhanden is dan dat wat moet.
- Ik ben bang voor te kleine voorraden omdat ik er niet op wil vertrouwen dat mijn leveranciers op tijd zullen kunnen of willen zijn.
Er is zojuist een korte video ontdekt van Steve Jobs die de essentie van de nadelen van voorraden/magazijnen uitlegt aan studenten van MIT. Collectors item.
Laden...
