Capture (verzamelen)

Productiviteit

afbeelding-13Capture is de eerste van de vijf fasen van de workflow van GTD (de andere zijn process/organize/review/do). Een van de basisnoties van Gettings Things Done is dat je onderscheid maakt tussen het verzamelen (of vangen) van losse eindjes, informatie, ideeën enz. en het verwerken ervan.  Hoe meer je in de gaten hebt wat eigenlijk je aandacht vraagt op een soort bijna onbewust niveau, hoe meer de behoefte ontstaat om daar een plek voor te hebben buiten je hoofd/bewustzijn.

Capture heeft twee richtingen. De eerste is van buiten naar binnen. Op allerlei plaatsen verzamelen zich nieuwe zaken; inbox mail, postvak, voicemail, Rsss feed enz. Uiteraard gaat dat allemaal geheel vanzelf. De mail verschijnt vanzelf, Kpn (en tegenwoordig Sandt en anderen) brengt netjes de post langs, klanten, vrienden en familie spreken de voicemail in, feedburner zorgt dat je bij blijft met RSS-feeds. De kunst bij dit verzamelen is dat je precies genoeg inboxen hebt. Niet te veel en niet te weinig.

De tweede richting is van binnen naar buiten. Die beweging is minder duidelijk en we zijn niet zo maar gewend om daar de ideeën en losse eindjes te vangen (capture) als ze je bewustzijn binnen vliegen. Wie heeft niet eens een briljant idee gehad voor een kadootje voor je lief en gedacht dat het zo simpel en geniaal was dat je het nooit meer kan vergeten. Vervolgens ben je het idee na een volgende vergadering of (Bbq) kwijt en komt het nooit meer terug! Zo gaat het ook met briljante bedrijfsideeën, oplossingsrichtingen voor problemen enz.

Als je dit herkent en als hypothese neemt dan zorg je ervoor dat je altijd iets bij je hebt waar je iets op kunt schrijven, in kunt spreken of anderszins iets op/in vast kunt leggen. Dat kan een simpel A6 blokje zijn of een notetake-applicatie op je telefoon. Alles werkt zolang als het prettig is om te gebruiken en zonder problemen binnen een seconde of 3 paraat is.
Op de GTD blog van Kelly Forrister stonden wat voorbeelden van studenten van een school voor ontwerpers die als opdracht out-of-the-box ontwerpen mee hadden gekregen. Zo kan het dus ook (zie foto bovenaan de blogpost) en heb je altijd iets bij de hand om op te schrijven. Hoewel ik hoop dat niet ieder restaurant, toilet of vliegtuig zichzelf op deze manier gaat inrichten. Op haar blog geeft ze nog een mooie opsomming van do en don’t’s van Capture.

De kracht van capture komt het best tot zijn recht als er een duidelijke grens blijft met de volgende fase van GTD te weten verwerken/beslissen. Alles wat tot je komt (van buiten af of van binnen uit) gaat direct in 1 van je inboxen. Rijp en groen door elkaar. Vervolgens is er een ander moment waarop alles wordt beoordeeld (wat is het?, wat is de betekenis, zit er een actie aan vast? enz.). Maar daarover later.

Het oerbeeld van capture is het doodgewone postbakje (stuffbakje). Zet dit op je bureau, liefst naast je (niet voor je), gooi alle hardcopy stuff er in, alle losse papiertjes met kadotips, kranteknipsels, bonnetjes enz. er iedere dag gelijk in. En … laat je omgeving er ook aan wennen dat ze alles daar in doen en niet op een ander plat vlak neerleggen. Deze gewoonte ontwikkelen is echt goud waard.

 

 

Met plezier gelezen? Dan is abonneren op Ad's Blog misschien wel een goed idee. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

3 reacties

  • Walrik says:

    Hai Ad,

    Leuk en interessant, goed gespreksonderwerp met mijn vrouw ook, voor mezelf, en voor haar, en.. voor ons beiden!

    Dagdag,
    Walrik

  • Hoi Ad,

    Begrijpelijk en zo werk ik ook. Ben voornamelijk benieuwd naar tips voor volgende stuk over dat ander moment waarop alles wordt beoordeeld (wat is het?, wat is de betekenis, zit er een actie aan vast? enz.)

    gr Anita

  • Ad van der Hulst says:

    Dag Anita,

    De beste tip is: koop Getting Things Done en lees de eerste hoofdstukken. Een andere mogelijkheid is een samenvatting lezen van mijn hand (is te vinden via menubalk hierboven).
    De allerbeste en duurzaamste optie is: gebruik mijn expertise om je snel op weg te helpen op een manier die past bij jouw aard, aanleg en energie.
    Zie Aanbod MMC trainingen.

    gr Ad

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *