Tag Archieven : 5. Fun en Filosofie

Werkvoorraad of achterstand

In het NRC van deze week stond op de achterpagina een klein berichtje over een ervaring van een burger met een gemeente. Naast het ergelijke voor de vrouw maakt het ook duidelijk dat de concrete vraag van de concrete mens uit beeld is geraakt is het proces. Ik merk dat wel vaker. Een vaak voorkomende sluier voor dit fenomeen is het vervangen van het woord ‘achterstand’ voor het woord ‘werkvoorraad’. Als ik als werker in een proces zicht zou hebben op het bestaansrecht van het proces waar ik een bijdrage aan lever (in dit geval het verstrekken van hulpmiddelen aan gehandicapten) heb ik een innerlijke morele norm om het proces in stroom te houden. De Wet Dwangsom helpt daarbij natuurlijk helemaal niet. Deze wet wordt nu de nieuwe norm met een sanctie uit een heel andere dimensie. Al het werk tussen nu en de deadline is vanaf de invoering van de wet veilige werkvoorraad geworden  (dus geaccepteerde achterstand) los van de problemen die dat oplevert in de concrete wereld met concrete mensen.

De oplossing zit hem er m.i. in dat organisaties er aan werken dat medewerkers zicht krijgen/hebben/houden over het totaal van de processen waar ze hun bijdrage aan leveren. Dat ze daarnaast in gesprek blijven over de zin en het bestaansrecht van dit proces. En tenslotte dat ze invloed krijgen/hebben en houden op de inrichting en de kwaliteit van dit proces.

nog geen beoordelingen

Laden...

De spelende mens is in het nu!

Wat gebeurt er met mensen als iedere trede van een trap een pianoklank geeft? Kees Kamsteeg, een executive searcher uit het zuiden des lands maakte mij via linkedin attent op een prachtige video.

Wat zie ik nu gebeuren met deze mensen? Ik zie dat ze even uit hun doelgerichte stroom (‘ik ben op weg naar ……’) in het hier en nu terecht komen en even plezier of aandacht hebben. Het is houding die kinderen nog van nature hebben. Ik beleef dit moment als het midden, in balans tussen hard nadenken en fanatiek doen. Het midden is de plaats die ontstaat als alle andere dimensies in balans zijn. Het is de plaats waar alles klopt. De plaats waar een bij het moment passende balans is tussen verleden en toekomst, tussen creativiteit en analyse, tussen spiritualiteit en aards gegrond zijn en tussen de beweging van binnen naar buiten en de beweging van buiten naar binnen.
Tegelijkertijd betekent dit dat het midden ook de meest persoonlijke plek is. Ik wil proberen hieronder de vondsten een aantal denkers en schrijvers weer te geven die het generieke van deze ervaring naar mijn idee goed gepakt hebben.

Flow

De schrijver die voor mij het meest het midden heeft beschreven is een Hongaar (hoogleraar Psychologie in Chicago) met een lange en ingewikkelde naam: Mihaly Csikszentmihalyi. Het boek heeft als titel: Flow: psychologie van de optimale ervaring. Zie onder voor meer info.
De door hem onderzochte ervaring heeft denk ik iedereen wel. Je voelt je sterk, alert, alles gaat schijnbaar zonder moeite of inspanning, je hebt het gevoel de situatie volledig meester te zijn en op de top te presteren. Kunst en Kunde vallen samen in persoonlijk meesterschap. De tijd als belevingsfactor is verdwenen.

De spelende mens

Van de klassieke schrijvers is er Schiller degene die een concept heeft beschreven dat het midden benaderd. Schiller heeft het verwoord in een serie brieven aan zijn mecenas. De brieven zijn gepubliceerd onder de titel ‘Aestetische Erziehung des Menschen’. Hij beschrijft de Formtrieb, de Sachtrieb en de Spieltrieb. De laatste is de hoogste en de belangrijkste menselijke drift.

Ben in het hier en nu

‘Als ik zit, dan zit ik. Als ik sta, dan sta ik. Als ik ga, dan ga ik,’ zei de man. ’Maar dat doe ik ook’, onderbrak de ander hem. ’Nee,’ reageerde de eerste, ‘Als jij zit, dan sta je al. Als je staat, dan loop je al. En als jij gaat, ben je er al.’
(Arabische wijsheid: citaat uit ‘Leidinggeven aan professionals: niet doen.’ van M. Weggeman.)

nog geen beoordelingen

Laden...

Roddelen (wat doe je ermee of tegen?)

In de afgelopen weken had ik twee keer met opdrachtgevers een gesprek over roddelen. Wanneer ik probeer weer te geven hoe die situaties eruit zien dan kan ik dat als volgt beschrijven. Een medewerker komt naar je toe en vertelt je iets over een derde dat over het algemeen niet gunstig is. Vervolgens kom je als leidinggevende in de beroerde positie dat je iets weet maar er niets mee kunt want:
1. Je hebt geen directe waarneming dus
2. Je weet niet of het waar is en;
3. Omdat het niet iets positiefs of leuks is kun je er niet naar vragen en
4. Daarmee wordt het juist een zeer onnuttige, belastende en ‘lelijke’ ervaring.

Wat kun je er wel mee:

Lees de volgende zinnen en handel als Socrates wanneer een medewerker je iets wil gaan vertellen van deze orde.

Op een dag liep Socrates een kennis tegen het lijf die zei: ‘Socrates, weet je wat ik zojuist hoorde over een van je studenten?’ ‘Wacht even,’ antwoordde Socrates, ‘voordat je verdergaat, wil ik dat je een kleine test doet die Drievoudige Filter heet. Laten we eerst eens filteren wat je te zeggen hebt, voordat je verder gaat om met mij over een van mijn studenten te praten.’

‘Het eerste filter is: Heb je je er zelf van vergewist dat hetgeen je me gaat vertellen echt waar is?’

‘Ehh … nee,’ zei de kennis, ‘eigenlijk hoorde ik het net en ik dacht … ‘ ‘Goed,’ zei Socrates, ‘dus je weet niet zeker of het waar is.

Laten we nu eens het tweede filter proberen, het zogenaamde goedheidsfilter. Is hetgeen je gaat vertellen over mijn student iets goeds?’

‘Nee, juist het tegendeel…,’ antwoordde de kennis.

‘Dus’, ging Socrates verder ‘wil je me iets slechts over iemand vertellen, terwijl je niet zeker weet of het waar is.’

Dit maakte dat zijn kennis een beetje beschaamd en ongelukkig om zich heen begon te kijken.

‘Maar het kan nog steeds nuttig zijn dat je me vertelt wat je wilt vertellen omdat er ook nog een derde filter is: het filter van nuttigheid,’ zei Socrates. ‘Is hetgeen je wilt vertellen op de een of andere wijze nuttig voor mij?”

‘Ehhh … nee niet echt,’ gaf de kennis aan.

‘Welnu,’ zei Socrates, ‘als wat je me wilt vertellen niet Waar is noch Goed of Nuttig, waarom zou je me dat dan moeten vertellen?’ Socrates vervolgde zijn weg, de kennis verslagen achterlatend.

Bron van deze vertelling: Geciteerd door Max Herold – Managementissues.com (oerbron niet meer bereikbaar).

nog geen beoordelingen

Laden...

De omweg is de kortste weg (de omgekeerde tijd)

In de blogpost Tijd: die wonderlijke vriend…. maakte ik een rij van vier soorten omgang met tijd. Dat onderwerp blijft razend boeiend omdat tijd een fenomeen is dat ons allen ‘boeit’ en ‘bindt’.

Daarnaast is het ook de basis van Timemanagement. Gisteren werd ik attent gemaakt op een visueel voorbeeld van de laatste soort tijd dat ik jullie niet wil onthouden (met dank aan Jerre). De vier soorten tijd waren.

1. Op tijd.
2. Neem tijd.
3. De juiste tijd.
4. De omgekeerde tijd.
   Het begrip van de omgekeerde tijd komt uit de muziek. Je kunt aan een muzikant horen of hij zijn werk doet met bewustzijn voor de laatste noot. Als dat niet het geval is verwordt de muziek tot techniek, het afwerken van de genoteerde guirlandes. Maar zo is het met alles. Je speelt als het ware tegelijk van het nu naar het eind en van het eind weer terug. Onvoldoende focus op het gewenste resultaat leidt tot chaotisch, voor anderen niet te volgen beleid. De wet van de omgekeerde tijd zou kunnen worden beschreven als : de omweg is de kortste weg.

De omweg is de kortste weg

Deze notie is prachtig weergegeven in het volgende animatie filmpje. De muziek is De Toccata en Fuga van Johan Sebastiaan Bach (d-mineur). Het is een prachtig orgelstuk dat vrijwel iedereen wel in zijn oren heeft zitten. Je kunt hier heel goed de weg van eerste noot naar laatste noot beleven. Bach doet niets anders als het vormgeven van 8 minuten ‘hier en nu’ in prachtige guirlandes (Toccata) en over elkaar duikelende reeksen (Fuga). Als de musicus dit stuk niet zou kunnen spelen met de laatste noot als in zijn bewustzijn zou de muziek niet om aan te horen zijn.

1 beoordelingen

Laden...

Staple to order (niet jezelf vast aan het formulier)

‘Staple to order’ oftewel jezelf vastnieten aan een formulier is een van de instrumenten uit de lean gereedschapskist. Ik gebruik de techniek om de horizontale weg in de ruimte en tijd zichtbaar te maken van een proces dat verbonden is met een formulier. En dat is vaak heel boeiend! Om deze methodiek beleefbaar te maken wil ik hier een voorbeeld beschrijven dat elementen bevat van verschillende concrete situaties die ik ken. Dus op pad!

Het betreft het formulier ‘Indiensttreding’. Wat ik als eerste doe is het aan mijn colbertje vastnieten zodat het formulier en ik even hetzelfde zijn: samen heten we FAD (formulierad). Vervolgens maak ik een wandeling samen met alle medewerkers die op weg iets met mij van doen hebben. Ik start bij een formulierenplank waar alle formulieren hun vaste plek hebben.

De start.
FAD. wordt opgehaald door een medewerker van de personeelsadministratie die ons meeneemt naar haar bureau en daar samenvoegt met een aantal andere formulieren in informatiezaken. FAD. komt terecht in een plastic mapje. Vervolgens verhuizen we naar een postvak in (zelfde ruimte) van een personeelsadviseur.

Daar moeten we wachten.
De personeelsadviseur werkt drie dagen per week en heeft net gisteren haar laatste werkdag gehad.  De reis gaat over vier dagen verder (1,2,3,4). De personeelsadviseur neemt ons mee (gang door, eind van de gang rechts en dan de derde kamer) en we komen op zijn tafel terecht in verband met een afspraak aan het eind van de middag. Tijdens deze afspraak worden we volgeschreven. De aanstaande medewerker tekent, de personeelsadviseur tekent en samen met nog wat andere formulieren gaan we in het plastic mapje weer retour naar de personeelsadministratie (gang linksaf deur aan het eind). FAD wordt daar in het postbakje in gelegd van de secretaresse. De volgende dag worden we gekopieerd/gekloond (halfweg de ruimte is een klein apart hokje waar alle kopieerspullen staan ivm met arbo-regels). De kloon gaat naar de salarisadministratie en gaat vanaf daar haar eigen weg en eindigt in een naargeestige dikke ordner op maand gesorteerd.

Onze reis gaat nog verder.
Met behulp van de gegevens op FAD worden er verschillende documenten gemaakt zoals een aanstellingsbrief, een arbeidsovereenkomst (in tweevoud) en worden er wat mailtjes gestuurd naar bijvoorbeeld de ICT afdeling in verband met emailadres en dat soort zaken. Samen met de aanstellingsbrief en de arbeidsovereenkomsten maken we een reis (oversteken naar een ander gebouw, door de gang linksaf, 1e deur rechts) naar de kamer van de bestuurssecretaresse. Daar gaan we in het postvak. Later deze dag komen we terecht in een prachtige vakkenmap met te tekenen stukken. Deze vakkenmap (met ons erin) verhuist vlak voor het einde van de dag naar het kantoor van een van de leden van de Raad van Bestuur.

We brengen die nacht door in een mooi kantoor.
De volgende morgen worden er stukken getekend en de eerste keer dat de bestuurssecretaresse in de kamer komt neemt ze ons weer mee terug. Later die dag worden we opgehaald door de secretaresse van de afdeling personeelszaken. We steken weer over (het regent inmiddels). Op het secretariaat krijgen we twee gaatjes en komen we terecht in een personeelsdossier. De reis is ten einde!

Is dat niet leuk om te doen?
En uiteraard is het ook heel verhelderend. We reflecteren met elkaar en het interessante van een dergelijke oefening is dat iedereen heel goed zicht krijgt op het werkelijke proces. We kijken op de werkplek zelf (dat is wat de Japanners de Gemba noemen) naar zaken die echt gebeuren. Als je dat doet dan komen er automatisch beelden van dingen die onhandig zijn, beter kunnen, overbodig zijn enz. En dat is mooi. Want verspilling of onhandigheid opheffen is niet zo moeilijk maar het waarnemen wel.

De methodiek is ook beschreven in een artikel in de Harvard Business Review.

nog geen beoordelingen

Laden...

Netwerken (Bank van wederdienst)

Ik las het boek ‘De Zahir’ van Paulo Coelho, AP uitgeverij (gekregen van Sven, waarvoor veel dank). In het boek staat in dialoogvorm (blz 44 en 45) heel mooi de essentie van netwerken beschreven. De metafoor is een onzichtbare bank met de welluidende naam Bank van Wederdienst. Het betreffende citaat:

‘Wat is dat: de Bank van Wederdienst?’
‘Dat weet je wel. Geen mens ter wereld die hem niet kent.’

‘Dat kan zijn, maar ik snap toch nog niet wat je bedoelt.’
‘In een boek van een Amerikaanse schrijver wordt hij beschreven. Het is de machtigste bank ter wereld. En in alle sectoren aanwezig.’

‘Ik kom uit een land zonder literaire traditie. Ik zal waarschijnlijk niemand een dienst kunnen bewijzen.’

‘Dat is niet van belang. Ik kan je een voorbeeld geven: ik weet dat jij iemand bent die gaat groeien, op een dag zul je veel invloed hebben. Ik weet het omdat ik ooit net zoals jij ben geweest, ambitieus, onafhankelijk, eerlijk. Vandaag de dag heb ik niet meer de energie die ik vroeger had, maar ik wil jou helpen omdat ik niet kan of niet wil blijven stilstaan, ik droom niet van mijn pensioen maar ik droom van het interessante gevecht dat het leven is, van macht, van glorie. Ik begin met stortingen te doen op jouw rekening – geen geld maar contacten. Ik stel je voor aan allerlei mensen, ik maak bepaalde onderhandelingen gemakkelijker voor je – voorzover dat wettelijk is toegestaan. Jij weet dat je me het een en ander schuldig bent, ook al vraag ik je nooit om iets in te lossen.’

‘Tot op een goede dag … ‘

‘Precies. Tot op een goede dag het zover is, en ik jou om iets vraag. Je kunt nee zeggen, maar je weet dat je bij me in het krijt staat. Je zult doen wat ik je vraag, ik blijf je helpen, de anderen zullen horen dat jij een betrouwbaar iemand bent, ze doen stortingen op jouw rekening-uitsluitend contacten, want deze wereld bestaat uit contacten en verder niets. Op een dag zullen ze jou ook om iets vragen, jij toont respect voor de persoon die jou geholpen heeft en biedt hem jouw steun, en na verloop van tijd zul je beschikken over een netwerk dat de hele wereld omspant, je zult de mensen leren kennen die je moet kennen, en je invloed zal steeds groter worden.’

‘Of ik weiger te doen wat jij me vroeg.’

‘Natuurlijk, dat kan. Investeren in de Bank van Wederdienst is – net als bij iedere andere bank – niet zonder risico. Je weigert me de dienst waar ik je om vroeg, want je vindt dat ik je hielp omdat jij dat verdiende, jij bent de grootste, wij hebben allemaal de plicht jouw talent te erkennen. Goed, ik bedank je, ik vraag wel een ander op wiens rekening ik ook heb gestort, maar vanaf dat moment weet iedereen, zonder dat er iets gezegd hoeft te worden, dat jij het vertrouwen niet waard bent.
Je kunt groot worden, maar je zult nooit zo groot worden als je ambieerde. Op een gegeven moment begint je leven bergafwaarts te gaan, je bent halverwege gekomen maar de top heb je niet bereikt, je bent maar half tevreden en niet echt vrolijk, je bent noch een gefrustreerd man, noch iemand die zich volledig heeft kunnen ontplooien. Je bent warm noch koud, je bent lauw en, zoals de een of andere evangelist zegt in een of ander heilig boek, lauwe dingen smaken niet.’

En dat is toch maar weer eens mooi beschreven!
Later meer.

nog geen beoordelingen

Laden...