7 Bouwstenen voor vruchtbaar vergaderen

Geen categorie

1. Weet wat voor soort bijeenkomst aan de orde is.

Dit is van belang omdat iedere type bijeenkomst zijn eigen logica en natuurlijke gang heeft. Een tactisch probleemoplossingsbijeenkomst heeft nu eenmaal een andere dynamiek dan een reflectie op bestaansrecht en kernwaarden. Er zijn globaal drie typen bijeenkomsten.
a. Tactisch (over uitvoeringszaken)
Hier lossen we problemen op. Stemmen zaken af. Reviewen resultaten enz. Deze bijeenkomsten zijn over het algemeen snel en kort.
b. Bestuurlijk (over proces)
Hier richten we processen, projecten en strategiën in. Hier beoordelen we voortgang en bespreken we of we op koers zijn. Deze bijeenkomsten hebben onderhoudskarakter worden vaak cyclisch gepland.
c. Strategisch (over redenen en doelen)
Hier staan we stil bij de lange termijnzaken. Deze bijeenkomsten hoeven niet heel vaak gehouden te worden. We hebben er daarentegen wel echt tijd en aandacht voor nodig.

2. Houdt de reden van de bijeenkomst/of het agendapunt helder
Er zijn 5 redenen om een bijeenkomst te houden of een agendapunt op te voeren.
a. Informatie geven
Bijeenkomsten als briefing, voorlichting, nieuwe omstandigheden, producten, medewerkers, protocollen enz.
b. Informatie verzamelen
Bijeenkomsten om data, meningen, beelden, ideeën enz. te verzamelen om met elkaar een zo compleet mogelijk beeld te hebben van de werkelijkheid.
c. Opties ontwikkelen
De verzamelde info interpreteren en keuzemogelijkheden met elkaar ontwikkelen en over deze verschillende mogelijkheden een oordeel ontwikkelen.
d. Besluiten nemen
Uit de opties de beste destileren deze met zo’n groot mogelijke consensus omzetten en een besluit, een communicatieplan en een implementatieplan.
e. Menselijke ontmoeting
Kerstbijeenkomst, maandborrel, weekafsluiting enz. zijn allemaal momenten waarop het doel is ‘warm magical human contact’ (term van David Allen). Er is geen direct ander doel dan elkaar live te ontmoeten.
Uiteraard zullen bijeenkomsten vaak meerdere redenen in zich hebben. Dan nog geldt dat er een belang is om dat per agendapunt bij te houden.

3. Maak de gewenste uitkomst voorafgaand aan de bijeenkomst expliciet
Hier gaat het in de praktijk heel vaak stroef waarmee de verwachtingen van de deelnemers vaag worden en deelname minder bewust en gestuurd. Het gaat uiteraard niet om de inhoudelijke uitkomst maar om de gewenste opbrengst van de bijeenkomst.

4 Denk goed na over wie waarom deelneemt
DIt is eenvoudiger bij incidentele bijeenkomsten dan bij cyclisch terugkomende bijeenkomsten. Bij eenmalige bijeenkomsten moet u er wel over nadenken. Als de agenda daarnaast ook de reden + de gewenste uitkomst weergeeft maakt dat het mogelijk dat de deelnemers zelf ook hun eigen afweging maken in het licht van hun eigen proioriteiten.

5. Heb respect voor begintijd en eindtijd
‘In de afspraak incarneert het sociale’ Lex Bos
Begin op tijd en eindig op tijd wat er ook gebeurt. Punt.

6. Plan transitietijd tussen bijeenkomsten
Laat bijeenkomsten niet aansluiten. Zorg voor minimaal een kwartier overlooptijd zodat er even gelopen, gedronken en gelucht kan worden. Maak bijvoorbeeld bila’s drie kwartier ipv een uur. Zie ook deze blogpost over dit onderwerp.

7. Organiseer verantwoordelijkheid voor alle eerst volgende acties voortkomend uit de bijeenkomst.
Laat iemand de rol op zich nemen van ‘secretaris’ die alle acties, resulaten en afspraken vastlegt met de naam van de eigenaar erbij. En liefst op zo’n manier dat het direct na afloop van de bijeenkomst rondgemaild kan worden. Op basis van dit mailtje kan iedereen de zaken overnemen in zijn eigen agenda en workflow.

Gezond verstand.
Inderdaad allemaal geen groot nieuws, geen evangelie maar toch hopelijk bruikbaar doordat het eens op rij staat.

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je je op deze pagina aanmelden voor het Adjit Ezine. Aanmelders kunnen direct een eBook downloaden dat gaat over slimme systemen, processen en structuren (‘Minder managementcorvee, Ruimte maken voor resultaat). Daarna ontvang je steeds op donderdag om de twee weken het Adjustintime eZine met een artikel + een tip.

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *