Notulen: Nee, tenzij!
Huh, wat is dat nu voor rare titel….
Nee, is het helemaal geen rare titel maar een wet voor het verslaan van bijeenkomsten, vergaderingen enz. De hoofdregel is dat het maken van notulen overproductie is en daarmee ook al snel corvee voor diegene die bij de bijeenkomst de sjaak is (beroepshalve of letterlijk als corvee). Notulen worden opgesteld, verzonden, gelezen (?), geprint, besproken tekstueel/inhoudelijk, bijgesteld, vastgesteld en opgeborgen omdat we dat zo gewend zijn. Opschrijven dat de voorzitter de vergadering opent en weer sluit, wat wie gezegd heeft en wat de discussielijn was enz. heeft vrijwel nooit toegevoegde waarde.
Wanneer wel notuleren? In die doodenkele gevallen dat er een ‘historisch besluit’ genomen gaat worden kan het handig zijn om vast te leggen wat de argumenten waren, wie welk oordeel had en hoe het besluit tot stand is gekomen. Hoe vaak maak je historische besluiten?
Hoe dan wel vastleggen wat de afspraken zijn? Een van de deelnemers zet zijn laptop open, opent een mailtje en legt vast wie, wat, wanneer gedaan zegt te hebben. Na einde bijeenkomst zet hij/zij alle deelnemers in het aan veld en drukt op ‘send’. Tegen de tijd dat iedereen op zijn werkplek is, staan de afspraken al netjes te wachten in de inbox. Voldoet in het overgrote deel van de bestaande vergaderingen, bijeenkomsten enz. Is sneller, praktischer en scheelt een boel corvee (nog los van de kosten van de inzet van een beroepsondersteuner).
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
nog geen beoordelingen
Laden...