2 uur vergaderen? 1 uur voorbereiden!

Collectieve Productiviteit, Lean office

Deze 50 % norm geldt vooral voor voorzitters en niet persé voor de deelnemers (hoewel dat af en toe ook aan de orde kan zijn). Deze evidence-based norm zal ik hieronder uitwerken.

voorbereiden-vergadering

Waar is onze voorzitter allemaal verantwoordelijk voor?

  • Het is volstrekt helder wat de reden is om bij elkaar te komen en wat de gewenste uitkomsten zijn.
  • Er is nagedacht over werkvormen die het meest bijdragen aan de effectieve behandeling van de diverse agendapunten.
  • De juiste mensen zijn aanwezig (niet te veel en niet te weinig).
  • De geplande tijd is niet te lang en niet te kort.
  • Er is een duidelijke agenda inclusief globale tijd per agendapunt (met een eigenaar erbij) + cristal-clear verwachtingen naar de deelnemers.
  • De voorzitter heeft een helder beeld van de gewenste vorm van verslaglegging van ‘wie-wat en wanneer’.
  • Er is een goede ruimte met de juiste spullen (zeker als er tech nodig is).
  • En die agenda met alle info is ruim op tijd bij de gewenste deelnemers.

Ook al is onze voorzitter regisseur van een cyclische (en dus ogenschijnlijk repeterende) meeting dan nog zijn bovenstaande zaken iedere keer weer van belang om te doordenken.

Wil je maximale synergie bereiken en kort, snel en effectief vergaderen dan heb je derhalve voldoende tijd nodig om je voor te bereiden. De vuistregel daarbij is:

Besteedt 50% van de tijd die de vergadering gaat duren aan het voorbereiden van de vergadering.

Voordelen

  • Je zult direct ervaren dat je ‘de baas’ bent en dat de deelnemers dat alleen maar prettig vinden.
  • Het tempo blijft erin en de resultaten worden behaald.
  • Eigenaarschap blijft helder.
  • Accountability stijgt.
  • Deelnemers gaan door het tempo geen andere dingen doen.
  • Je begint en en eindigt op tijd.

en het allerbeste: van goed voorbereide vergaderingen wordt niemand moe. En dat is toch maar weer mooi meegenomen.

Met plezier gelezen? Dan is abonneren op Ad's Blog misschien wel een goed idee. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

2 reacties

  • Saskia says:

    en wat betreft verslaglegging; realiseer je goed wat je wilt bereiken met het verslag. Een hele discussie weergeven of alleen de actiepunten omschrijven en toewijzen.
    Mijn vuistregel is duurt een vergadering 1 uur, dan is het uitwerken, redigeren en verzenden van het verslag ook 1 uur.

    • Ad van der Hulst says:

      Daar zet ik mijn handtekening niet onder. Vastleggen zou ik zo min mogelijk doen. Geen notulen tenzij het echt echt noodzakelijk is en vooral een zo simpel mogelijke lijst van besluiten en wie-doet-wat-en-wanneer-is-het-af. Gr Ad

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *