Op deze plek staan de verzamelde blogartikelen over de spelende of filosoferende mens.
De inhoud kan een anekdote zijn, een verhaal, een gekke waarneming, een overweging, een inzicht, een boek of wat mij op enig moment ook maar inspireerde.
Elegantie en stijlvolle eenvoud zijn de woorden die vaak voorkomen in deze blogs omdat ze mij na aan het hart liggen.
Ik weet niet of het waar is maar ik hoorde eens dit mooie verhaal:
Bij de NASA waren een aantal onderzoekers bezig met het ontwikkelen van een pen die zou blijven werken in een ruimtestation ver weg van Moeder Aarde toen een van hen op het idee kwam om een spion naar de russen te sturen om te achterhalen hoe deze dit ‘probleem’ opgelost hadden. Deze kwam terug met de mededeling dat de russen … potloden gebruikten!
Hetgeen bewijst dat low tech voor high tech gaat. Wanneer iets simpel kan, houd het dan ook zo. Wanneer het noodzakelijk lijkt om up te graden doe het dan. Wanneer blijkt dat de upgrade ten koste gaat van levenskracht en energie heb dan de moed om weer terug te gaan naar low tech. Wat kunnen we met deze wijsheid doen?
Papier ℗ en potlood ℗: onverslaanbaar duo: Het PP-systeem
Papier is vrijwel altijd voorhanden, je hebt geen stroom nodig, is goedkoop, werkt simpel dus er is geen leercurve. Potlood (natuurlijk met een gummetje eraan) doet het altijd, is makkelijk te wissen, vlekt niet.
Dus hierbij een simpel PP-systeem om overzicht te houden. Wat je nodig hebt is een blanko A4, het liefst zonder lijntjes, en een mooi (vulpotlood). Zelf gebruik ik Quantore Blank (omdat het ook nog eens mooi dun papier is) en een super elegant Lamy vulpotlood. Het PP-systeem is minder geschikt voor mensen die groot schrijven.
Opzet van het systeem
Vouw je A4 door het midden over de breedte en doe daarna het zelfde over de lengte. Vouw het daarna nog een keer zodat het formaat A7 ontstaat. Wanneer je het vel nu weer openvouwt heb je 8 vlakken en dat aan 2 kanten. Dus in totaal 16 vlakken.
Daarmee heb je maximaal de ruimte voor 16 verschillende lijsten. Of 8 iets grotere (of uiteraard een combinatie van kleiner en groter).
Zie plaatje
Ben je een GTD-fan dan gebruik je de vakjes voor de verschillende lijsten: doen, wachten-op, ooit-misschien & projecten. Desgewenst maak je vakjes voor contexten (bellen, mailen, boodschappen, bila’s, thuis, werk, stad enz). En de achterkant gebruik je natuurlijk als inbox. Als je twee keer per week je papier ververst heb je gelijk je weekreview gedaan. Ben je Agile Result-fan dan hou je je drie van de maand/week in een vak bij, de 3 van de dag in een volgend vak erop bij (met bijvoorbeeld een * ervoor) en gebruik je de rest als b.v. een GTD-systeem.
Ben je een fan van je eigen systeem. Houd het vooral daarbij.
Samengevat de voordelen van het PP-systeem:
Kost bijna niets
Kan zonder stroom
Heb je altijd bij je
Reviewen doe je vanzelf
Als je moe bent van je supersonische app op je smartphone/ipad-enz. wissel dan eens een paar weken naar dit systeem dan weet je zo weer waar het in essentie om gaat. En mocht je toch weer supersonisch willen vraag je zelf dan eerst af of je leven er complexer of simpeler van wordt.
Dit PP-systeem werkt bij mij in ieder geval super: Ik heb er jarenlang een complexe HRM-baan mee gemanaged.
Hardloper Hans had een tijd geleden een prachtig bizar voorbeeld van een manier om tijdens je werk te kunnen bewegen.
TREADMILL DESKS
Je zet gewoon een loopband onder je bureau en loopt tijdens je werk terwijl je niet van plaats veranderd. Op deze manier kun je makkelijk een paar kilometer per dag extra wandelen.
Nu nog het raam open en het dak eraf en we zijn waar we wezen willen. Lekker buiten, bewegend in de open lucht.
Of een douche en toiliet erbij en we zijn weer bij Intensieve Menshouderij.
NB1: Dit is geen geintje maar serious business (in de VS: dat dan weer wel).
NB2: Niet doen dus, of er verschrikkelijk veel pret mee hebben.
Langzamerhand begin ik steeds meer te ontdekken van de oerprincipes van persoonlijke en collectieve productiviteit. Een van die ontdekkingen wil ik hier beschrijven.
Het ultieme doel van een goede workflow is het realiseren van een betrouwbaar systeem buiten je hoofd waarin alles wat voor jou van belang is een plek heeft en dat beschikbaar is (of zichzelf middels een piepje meldt) op de tijden dat je dat wenst.
Als dat lukt dan ben je op een relaxte manier productief en kun je veel doen van de dingen die voor jou op dat moment aan de orde zijn.
Waarom zou ik dat willen en wat levert mij dat op?
Het levert mij drie grote winsten:
Innerlijke ruimte voor reflectie. Ik kan terugblikken op de dag/week die was en kan daardoor oogsten, ontwikkelen en leren.
Tegenwoordigheid van geest (intuïtie). Ik ben aangesloten aan de werkelijkheid en de context van het moment. Ik word niet gestoord door belangen, emoties en impulsen uit het verleden of de toekomst. Daardoor kan ik precies het juiste doen in het moment.
Creativiteit. Door de rust die ik heb gaat er van alles borrelen. Ik krijg plannen ideeën. Ik laat mij inspireren. Ik wil nieuwe dingen doen, nieuwe paden op, nieuwe mensen en zaken ontmoeten.
Met deze drie winsten bevind ik mij in de drie grote richtingen van het bestaan.
Het reflecteren sluit aan bij de onderzoekende houding van de onderzoeker/wetenschapper. Ik verzamel feiten en trek conclusies.
De tegenwoordigheid van geest steunt op de onbewuste bekwaamheid van de professional handelend vanuit ervaring en kennis.
De creativiteit hoort bij de kunstenaar die in gesprek met de toekomst impulsen naar het nu haalt en iets gaat doen.
Ik denk dat ieder compleet mens (of beroep) deze drie zaken op de een of andere manier ruimte zou moeten geven. Einstein speelde tenslotte ook piano & viool en Leonardo was ook een onderzoeker (van bijvoorbeeld de anatomie van de mens).
Er waren de nodige reacties op mijn blog PDCA is soms helaas SRFF. Gerard van Heugten (Manager Transport Planning at Rockwool Roermond) heeft er wel echt werk van gemaakt en mij twee visualisaties gestuurd van de combi van de Deming en de Dooming Cirkel. En Gerard vindt het oké dat ik ze hier openbaar maak. Waarvoor dank!
Je moet even op de afbeeldingen klikken om ze groter in beeld te krijgen.
De DOOM OF THE DEMING CIRCLE laat mooi zien hoe de dagelijkse veel voorkomende stijl zich verhoudt tot een degelijke PDCA aanpak.
In de tweede visualisatie zijn de valkuilen nog op een andere manier mooi in beeld gebracht.
Voor wie af en toe nog moeite heeft met de logica en kracht van deze simpele maar niet eenvoudige formule van Deming het volgende ezelsbruggetje dat ik al werkende weg ontdekte. PDCA is denken-doen-denken-doen en dan weer opnieuw. Dus:
Plan = denken
Do = doen
Check = denken (want reflecteren en nadenken over het verschil tussen dat wat je dacht dat er zou gebeuren en dat wat er feitelijk gebeurd is)
Act = doen (standaardiseren, bijstellen, aanpassen of stoppen)
Als je wilt leren zwemmen moet je naar zwemles, als je wilt leren typen moet je naar typeles. Logisch?
Er stond pas een artikel op Volkskrantbanen dat 66% van de werknemers die meer als 2 uur per dag moeten typen dat niet blind kunnen. Zij hebben zichzelf zo goed en kwaad als het gaat typen aangeleerd met 2 of drie vingers. En ik kom er daar nogal wat van tegen. Aangetoond is dat blind typen 50 % sneller is dan tik-tak-tok-herstel-tik-tak-tok-herstel typemanieren.
Dus: wanneer je nog niet blind kan typen, besteed dan 5 minuten per dag aan beter leren typen. Er zijn overal slimme programmaatjes te vinden op het internet die je daarbij gaan helpen.
In mijn innerlijk is een comité aan het werk bestaande uit drie verschillende typen managers die ieder hun eigen logica hebben en pas serieus gaan samenwerken als ik daar actief iets aan toevoeg. Ik stel de eerste drie voor:
De Doener (Operator) is gek op het afvinken van actie-lijstjes. Als het maar duidelijk is wat er gedaan moet worden (wat het resultaat zou moeten zijn) en de doener is al onderweg om het te gaan regelen. De doener is doelafhankelijk, hulpvaardig, heeft geen zin overleg of afstemming maar wil gewoon aan de slag. Als de doener zich uitleeft ben ik de hele dag aan het reageren op wat anderen willen.
De Systematicus (Processor) houdt van opruimen, ordenen, dingen die vaker voorkomen onderbrengen in checklists en routines. De systematicus wil graag met elkaar nadenken over ervaringen om het beste daarvan te oogsten en onder te brengen in een systeem dat bij een volgende gelegenheid succes garandeert. Als de systematicus zijn gang kan gaan wordt ik een micromanager.
De Visionair kijkt ver en ziet patronen en verbanden en krijgt briljante ideeën. Hij praat met veel inspirerende mensen, ziet ‘het’ ineens en kan er uren over vertellen en alles wat er om hem heen gebeurt duiden in het nieuwe thema of het nieuwe concept. De visionair kan heel makkelijk anderen meenemen in zijn enthousiasme. Als de visionair zijn gang kan gaan wordt ik een crazymaker.
Deze drie leden van mijn innerlijke comité kunnen heel gemakkelijk in een patstelling met elkaar terecht komen. De visionair zegt ja, de systematicus zegt nee en de doener roept ‘gaan we nog wat doen?’. De visionair zegt: dat is een klusje van een uur, de operator weet al dat het een dag gaat duren en de systematicus ziet alles wat ook nog nodig is en weet dat alles bij elkaar een week nodig is.
Ik krijg het comité in de goede (af-)stemming als ik als voorzitter de synergie op zoek en de scherpe kanten beheer en mij op verschillende momenten verbind met een van deze specialiteiten. Als de visie een maal duidelijk is, het gewenste resultaat is geformuleerd en er serieus is gekeken naar voorwaarden, middelen en eerdere ervaringen werk ik in het verlengde van mijn natuurlijke energie, in het goede tempo en haal ik het gewenste resultaat.
Praktisch:
– Alle vragen van buiten worden afgezet tegen de acties, projecten, aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden waar ik al ja tegen hebben gezegd
– Bij de neiging om nieuwe systemen te bouwen komt er een ‘on hold/incubatietijd’ van minimaal een week
– Alle goede ideeën gaan eerst in de inbox om er later serieus over na te denken
Herken je deze innerlijke rollen? Hoe ga jij ermee om? Laat het me weten.
Edwards Deming is de vader van praktisch omgaan met cijfers, statistieken, systemen en processen in organisaties vanuit de notie dat de aandacht zou moeten liggen op processen en hun kwaliteit. Hij is de man van de PDCA cyclus. Mopperen op, en afrekenen van, medewerkers heeft vrijwel nooit zin omdat de bulk van de problemen zijn herkomst heeft in de (vaak beroerde) kwaliteit van processen.
De veertien (door mij vertaalde) punten zijn 14 ‘draaien om de oren’ van managers met als oproep: doe wat je moet doen en laat alle flauwekul nu eens achterwege: wordt een leider.
Creëer lange termijn doelen voor de verbetering van producten en diensten met als doel concurrerend te zijn, gezond te blijven als bedrijf, èn werkgelegenheid te realiseren.
Neem de samenwerkingsfilosofie ‘win-win’ op in je bedrijfscultuur. Beoefen dit, leer het aan medewerkers, klanten en leveranciers.
Neem afscheid van massa-inspectie om kwaliteit te bereiken. Verbeter het proces en bouw je kwaliteit in het proces (kan niet fout gaan).
Hou op met gunnen enkel en alleen op prijs. Verlaag de totale kosten van je proces op de lange termijn. Schuif op in de richting van één leverancier voor een onderdeel op basis van een lange termijn relatie gebouwd op loyaliteit en vertrouwen.
Blijf permanent werken aan de verbetering van je systemen van productie, dienstverlening, planning en van alle andere denkbare activiteiten. Dit zal ten goede komen aan de kwaliteit en dus aan de productiviteit en daarmee de kosten permanent verlagen.
Institutionaliseer training van vaardigheden.
Bepaal en organiseer visie op leiderschap voor het leidinggeven zelf. Herken de verschillende talenten, vaardigheden en ambities van managers. Het doel van leiderschap is het werk van mensen, machines en hulpmiddelen beter te maken. Leiderschap ten aanzien van managers en leiderschap ten aanzien van productiewerkers is aan revisie toe.
Zorg dat angst verdwijnt en vertrouwen ontstaat zodat iedereen effectief kan zijn.
Verwijder rigoureus de hekken tussen afdelingen. Schaf interne competitie af en bouw aan een intern win-win samenwerkingssysteem. Medewerkers in onderzoek, vormgeving, verkoop en productie moeten gaan samenwerken als een team om problemen in de productie, of bij het gebruik van, het product bijtijds te onderkennen.
Elimineer slogans, aansporingen en targets die vragen om foutloos te werken (zero-defects) of vragen om nieuwe (hogere) niveau’s van productiviteit. Zulke aanmoedigingen kunnen allen maar scheve verhoudingen veroorzaken omdat de bulk van de oorzaken van lage kwaliteit of lage productiviteit gegevenheden van het systeem zijn en derhalve buiten de invloedsfeer van de werknemers liggen.
Elimineer numerieke doelen, numerieke quota’s en stop met ‘management by objectives’. Vervang dit alles door leiderschap.
Verwijder wat vreugde in het werkt wegneemt van mensen. Dit betekent het afschaffen van systemen die mensen jaarlijks ten opzichte van elkaar (goed, beter, best) beoordelen en daardoor competitie en conflict veroorzaken.
Organiseer een krachtig onderwijs/je-zelf-verbeteren- programma.
Laat iedereen in de organisatie permanent bezig zijn met omvormen. Omvormen is onderdeel van ieders werk.
Voor wie het nog niet gezien heeft hierbij een prachtige staaltje synergie/energie van een cover van dé hit van 2011 ‘Somebody That I Used To Know’ van Gotye maar nu door een groepje Canadezen met de naam Walk off the Earth. Wat mij betreft net zo goed als het origineel en daarnaast heel ambachtelijk knap!
Een beetje reflecterend op wat nu de essentie is van de meeste processen kwam ik op de woorden verwachting en tevredenheid. Ik ga ervoor dat een goed proces de elegantste weg is tussen de verwachting van de (interne of externe) klant en de tevredenheid die deze klant uitspreekt of toont na levering. Dat is natuurlijk allemaal simpel en helder in de profit-wereld waar relatief heldere producten en diensten gefabriekt worden en de definitie van de klant niet zo moeilijk te maken is.
Helaas is het vaak onmogelijk ingewikkeld in publieke sectoren of semi-overheid. Een voorbeeld.
NS & ProRail
De NS is de grootste vervoerder van Nederland en gaat over treinen en dienstregelingen. ProRail gaat over sporen en wissels. De laatst aangetreden bestuurder (Marion Gout) van ProRail stuurde (en het kan niet anders zijn dan zeer bewust) de verwachtingen van Nederland door klip en klaar bij haar eerste interview (april 2011) te stellen dat zij zich ging bemoeien met de belangen van de vervoerders (en van de eigen medewerkers) en niet met die van de reizigers. Heel politiek Den Haag en heel Nederland viel over haar heen. Ik bewonder deze bestuurder die haar klant direct helder definieert en haar plannen daarop richt, de verwachtingen realistisch maakt zodat de kans op tevredenheid ook realistisch wordt. De vervoerders zijn de klanten van ProRail en niet de reizigers. Maar… leg dat maar eens uit aan politici die eerst complexiteit hebben georganiseerd en er nu zelf geen verantwoordelijkheid voor willen hebben.
Jouw klant
Wie is jouw klant? Heb je die helder in beeld en gevraagd naar haar verwachtingen? Heb je formeel of informeel gecontracteerd over de gewenste uitkomst? Vraag je na levering naar de tevredenheid (en natuurlijk niet met een kwaliteitsinstrumentje dat niets met de klant-leverancier relatie doet)? Leer je ervan en maak je zo je proces steeds beter?
Ikea is een bedrijf met een bijzonder grote naamsbekendheid. En .. er zal vrijwel geen huishouden zijn dat niet iets van Ikea in huis heeft, want wie wil er nu niet mooie, praktische huisinrichtings-dingen kopen tegen een bijna onwaarschijnlijk lage prijs. De missie van Ikea zou een uitdrukking moeten zijn van al deze zaken: praktisch, mooi, huisinrichting breed, lage prijs en voor iedereen bereikbaar (soms wel met een beetje file maar een kniesoor die daar op let).
Daarnaast is Ikea innovatief en is het bedrijfsconcept schaalbaar (dezelfde soort winkel kan bij iedere grote stad opgetuigd worden).
Hier komt de missie van Ikea:
Betaalbaar en functioneel designmeubilair voor iedereen beschikbaar maken
Er is ook een wat uitgebreidere versie van en die luidt:
Het dagelijks bestaan voor zoveel mogelijk mensen beter maken
door het aanbieden van een breed assortiment
functionele en goed vormgegeven woonartikelen
tegen zulke lage prijzen dat
zoveel mogelijk mensen in staat zijn deze producten te kopen.
Prachtig geformuleerd! En reken maar dat er een boel tijd in is gaan zitten om dit zo bondig te formuleren. Alles bij elkaar genomen is Ikea in mijn optiek dan ook een mooi voorbeeld van een bedrijf in de fase “Predictable Success”.
De HEMA is ons allen zo vertrouwd dat we het gevoel hebben dat deze winkel er altijd was en ook wel altijd zal blijven. Je kunt er redelijke spullen kopen tegen een redelijke prijs. Je hoeft jezelf niet te schamen om er te zijn en de mix van parfum en warme worst krijg je er gratis bij. Taarten zijn beroemd en het ondergoed vormt de basis van menig huishouden.
Ook zo’n organisatie heeft een missie die bepalend zou moeten zijn voor de dagelijkse keuzes en dat is in dit geval ook zo.
Je kunt aan zo’n omschrijving zien dat er aan ‘gebeeldhouwd’ is. Ieder woord is precies wat het moet zijn en geeft een kader voor visie en strategie. Vooral mooi is het paar ‘onverslaanbare basics’. Worst, ondergoed, taart zijn onze basics en maken ons leven makkelijker en leuker.
Hoe is het met de missie van uw bedrijf?
Een pagina lang? Dan is een beeldhouwsessie misschien een goed idee?
We gebruiken cookies zodat deze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.IK BEN AKKOORDNee, ik wil meer info
Laden...
In de categorie zomerfun een video waarin de instructies voor de volgende versnellingen:
Als je wilt leren zwemmen moet je naar zwemles, als je wilt leren typen moet je naar typeles. Logisch?
Een beetje reflecterend op wat nu de essentie is van de meeste processen kwam ik op de woorden verwachting en tevredenheid. Ik ga ervoor dat een goed proces de elegantste weg is tussen de verwachting van de (interne of externe) klant en de tevredenheid die deze klant uitspreekt of toont na levering. Dat is natuurlijk allemaal simpel en helder in de profit-wereld waar relatief heldere producten en diensten gefabriekt worden en de definitie van de klant niet zo moeilijk te maken is.
Ikea is een bedrijf met een bijzonder grote naamsbekendheid. En .. er zal vrijwel geen huishouden zijn dat niet iets van Ikea in huis heeft, want wie wil er nu niet mooie, praktische huisinrichtings-dingen kopen tegen een bijna onwaarschijnlijk lage prijs. De missie van Ikea zou een uitdrukking moeten zijn van al deze zaken: praktisch, mooi, huisinrichting breed, lage prijs en voor iedereen bereikbaar (soms wel met een beetje file maar een kniesoor die daar op let).