PDCA (‘ja, ja, dat weten we nu wel’ ?)
In de gereedschapskist van Personal Lean zit een ogenschijnlijk simpel stuk gereedschap dat al tientallen jaren zijn toegevoegde waarde heeft bewezen. Het is de PDCA cyclus zoals die ontwikkeld is door Deming.
Iedere opleiding die ook maar enigszins te maken heeft met management of kwaliteit besteedt aandacht aan deze cyclus en het is dan ook het oerbeeld voor bewuste verbetering en verandering.
Toch kom ik regelmatig medewerkers/leidinggevenden tegen die PDCA beschouwen als 1 van de vele hypes die ze ooit in een ver verleden moesten verteren en nu wel naar de kelder kan. Dat is naar mijn inzicht zeer onterecht. Vandaar hier reclame voor PDCA.
Plan, Do, Check & Act
De cyclus bestaat uit vier stappen met ieder een eigen karakter en logica. Ze komen logischerwijze ook voor in een deze vaste volgorde. Ze hebben scherpe randen wat wil zeggen dat het onwijs is ze door elkaar te gooien.
Plan | Hypothese
De voorbereidingsfase gaat om het nauwkeurig definiëren van het onderwerp, het bedenken van een plan en het beschrijven van een gewenste uitkomst die meetbaar is. Dat laatste is erg van belang omdat anders het onduidelijk is of er wel een resultaat is. Plan kan gaan over een hele onderneming (business-plan) een afdeling of een project (business-case) over een proces (verbeterplan) of kan gaan over het kleinste persoonlijke verbeterdingetje. In alle gevallen is een bewust doordachte start van belang.
Do | Werkelijkheid
De uitvoeringsfase is uiteraard cruciaal. Als er al weer iets van rechts is gekomen dat voorrang heeft dan wordt de cyclus niet gelopen en valt er ook niets te checken of bij te stellen. ‘Do’ is de fase van uitproberen, testen en uitvoeren. Een beperkte periode waarvan de inschatting is dat het resultaat zichtbaar kan worden. Kan variëren van een uur tot een maand of nog langer. Alles afhankelijk van de inhoud van het plan.
Check | Review
Als in het plan duidelijke criteria zijn opgenomen is check niet zo ingewikkeld. Je voert de metingen uit en vergelijkt met de aannames die je in de ‘Plan’-fase hebt gemaakt. Het wordt moeilijk er geen duidelijke aannames geformuleerd zijn. Dan blijft het bij een beetje half terugblikken en is de kracht van PDCA verdwenen.
Act | Meer Minder
Hier zijn in de meeste gevallen drie mogelijkheden.
- ‘Hoera, het werkt zoals we dachten’ en dus wordt het de verbetering/verandering gestandaardiseerd en eventueel breder uitgerold (na een pilot).
- ‘Het werkt een beetje maar nog niet helemaal’. Dan is het nadenken geblazen over een bijstelling (adjust) en start de cyclus weer bij P.
- Het hele plan werkt niet zoals gedacht. In dat geval hebben we de werkelijkheid niet gesnapt en moeten we terug naar de oorspronkelijke status en hopelijk met vernieuwd inzicht werken aan een nieuw plan.
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
3 beoordelingen
Laden...
6 reacties
Dag Danielle,
PDCA is de basiscyclus van ISO, van INK, van HKZ en alle andere kwaliteitssystemen. Het wordt ook gebruikt in leanmanagement en als verbetercyclus onderwezen in vrijwel alle opleidingen waar management als onderwerp aan de orde is.
Er bestaat ook nog een iets complexere variant in Six Sigma n.l. DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve en Control). En ja, het is allemaal heel logisch maar toch heel lastig om zo toe te passen dat er werkelijk gecheckt kan worden.
Groet Ad
Hallo Ad,
Ik vind het een zeer goede methode zo als ik ‘t lees.
Wat ik me af vraag is voor wat voor zaken wordt dit vooral gebruikt?
En wat is nou eigenlijk juist ‘t verschil met andere methodes?
Wat de Stappen zitten eigenlijk vrij logische en standaard in elkaar als ik het zo bekijk.
Met vriendelijke groet, Danielle
Hoi Ad,
De PDCA cyclus wordt op alle hbo’s aan studenten geleerd en is best een nuttig hulpmiddel. Echter het wordt tot heilig verklaard. DE pdca cyclus is 1 van de middelen die je kan inzetten. Het hangt echter af van de complexiteit en soort vraagstuk waar je mee zit. De PDCA cyclus is een feedback systeem. Het werkt achterwaards. Dus je kijkt om naar het verleden en probeert daarmee de toekomst te verbeteren. Er zijn ook feed forward systemen, en ander methodes. Het gaat te ver om hier nu een betoog over te geven.
Wat ik dus mis in je verhaal is het plaatsen van de PDCA cyclus in een verband en het aangeven wanneer dit nuttig is en er ook op wijzen dat er dus andere mogelijkheden zijn en andere (voor sommige situaties) betere oplossingen. Overigens dit bezwaar heb ik ook tegen de HBO opleidingen die klakkeloos dit model propageren.
Groet,
Vlady
Dag Vlady,
dank je voor de aanvullingen. Ik denk dat er al heel veel gewonnen zou zijn als we in staat zouden zijn PDCA goed toe te passen. En in mijn ervaring zit hem dat dus vooral in de plan en check kant (duidelijke hypothese als basis voor check). Ik zie PDCA niet zozeer als regelsystematiek maar als een relatief simpel handvat voor het organiseren van de inzet van de creativiteit en intelligentie van de mensen die het werk doen ten gunste van verbetering (sneller, goedkoper, minder complex enz.). Feed Forward in termen van MRP en ERP systemen (bedoel je die?) komen in mijn omgeving nauwelijks voor en ik moet zeggen dat mijn lean-voorbeelden er allemaal zeer kritisch over zijn. Ik kan daar ook in komen omdat ERP een soort zenuw-zintuigsysteem voor de organisatie moet zijn wil het werken. Omdat ERP (zoals SAP) en dergelijke een vaste inrichting kent heeft de organisatie de neiging zich aan te gaan passen aan de ERP. Met alle gevolgen van dien. Maar dat logistiek en inzet van slimme systemen veel kunnen betekenen is wel duidelijk. Of zit ik nu op een heel ander spoor als jij?
Groet Ad.
Op zich is de PDCA cyclus niet bedoeld om voor- of achteruit te kijken. Het gaat om continu verbeteren, het verminderen van rework, het verbeteren van de productiviteit et cetera zoals Deming met zijn belangwekkende schema weergaf. Dat de PDCA cyclus wordt gebruikt als klinisch kwaliteitssysteem of een rigide regelsysteem ligt meer aan de toepassing ervan en het gebrek aan creativiteit van degene die het gebruiken, dan aan de methode zelf. Als je PDCA echt goed invult, wordt je wel gedwongen om vooruit te kijken (plan) en achteruit te kijken (check) en vervolgens bij te stellen (act). Prima methodiek lijkt me, mits deze op de juiste wijze wordt toegepast.
Daar ben ik het helemaal mee eens. In de leanwereld is Check de plek van ‘Hansei’. Hansei is het heel diepgaand reflecteren op het verschil tussen dat wat je dacht dat er zou gebeuren en dat wat feitelijk is gebeurd en vervolgens proberen te begrijpen waar het verschil door veroorzaakt wordt.