Vergadergebouw Post Corona II: de middelen

2. Leiderschap, 6. Systeem

Dit is het tweede artikel van vier over een innovatieslag ten aanzien van het vergaderen.

Onder vergadergebouw verstaan wij een overzicht van de samenhang tussen alle cyclische steeds weer terugkerende vergaderingen.

De andere drie artikelen kun je hier vinden:

Vergadergebouw Post Corona I: de audit
Vergadergebouw Post Corona III: het proces
Vergadergebouw Post Corona IV: de cultuur

Een Post Corona Vergadergebouw is onvermijdelijk een hybride vergadergebouw. Sommige deelnemers zullen op de zaak zijn, andere deelnemers op een vestiging elders en weer anderen zullen thuis werken.

Er zijn drie zaken die bepalend zijn voor goede en duurzaam ingerichte hybride vergaderingen:

  1. kwaliteit van het geluid (oortjes of headset)
  2. kwaliteit van het beeld (groot scherm is beter dan klein scherm)
  3. kwaliteit van de internetverbinding (vast is beter dan wifi)

Onder middelen verstaan wij de zaken die ondersteunend zijn voor deze nieuwe manier van werken:

  • de ruimtes waarin deelnemers zijn op het moment dat ze deelnemen aan een vergadering (ook als is dat hybride)
  • de hardware (laptops, schermen, headsets, schermen, webcams, microfoons en andere techniek voor hybride bijeenkomsten)
  • de software (bijvoorbeeld MS Teams)
  • de veiligheid (het beheer van de hardware en software ten behoeve van kwaliteit en dataveiligheid).

Iedere ruimte heeft zijn eigen mix van middelen nodig om als basis te kunnen dienen voor hybride vergaderen. Er wordt op dit moment overal geëxperimenteerd met hardware en software die daar een bijdrage aan kan leveren.

Voorbeeld

Als je met twee of drie deelnemers in één ruimte bent en deel wilt nemen aan een Teamsvergadering is er een handig stuk hardware dat er voor zorgt dat er geen microfoon- en luidsprekerproblemen ontstaan (rondzingen en ruis). We hebben er een aantal weken mee getest. Het apparaat (zie plaatje boven aan dit artikel: Jabra 510) is frictieloos via bluetooth aan PC of laptop aan te sluiten. De deelnemers plaatsen het draadloze apparaat tussen hen in en kijken vervolgens naar één scherm. Geluid is vervolgens van top kwaliteit. Als je daarnaast nog een HD webcam gebruikt vastgeklemd op de laptop of PC die je als collectief scherm gebruikt werkt het uitstekend voor je hybride vergaderingen.

Deze middelen kant is voorwaardelijk voor een hybride vergadergebouw. Het is tegelijk niet mijn expertise. Wil je meer weten over de middelenkant van hybride vergaderen dan kun je het beste even sparren met Frans Diepenhorst van Solutions by FCD. Hij kan je alles vertellen van mogelijkheden voor de set-up van vergaderruimtes.

Wil je een keer sparren over je vergadergebouw? Laat dat weten via contact.

Wil je hier meer van? Schrijf je in voor een van de Online Workshops. Kort, vrolijk en direct toepasbaar. Meer info vind je hier.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *