Vergadergebouw Post Corona I: de audit

Dit is het eerste artikel van vier over een innovatieslag ten aanzien van het vergaderen naar aanleiding van de ervaringen in de Coronatijd.

Onder vergadergebouw verstaan wij een overzicht van de samenhang tussen alle cyclische vergaderingen.

De andere drie artikelen kun je hier vinden:

Vergadergebouw Post Corona II: de middelen
Vergadergebouw Post Corona III: het proces
Vergadergebouw Post Corona IV: de cultuur

De meeste organisaties gebruiken daarvoor een Excelspreadsheet waarin deze vergaderingen op rij worden gezet, waarna ze vervolgens weer voor een heel jaar in de agenda van alle deelnemers worden gekieperd. Met dit vergadergebouw worden veel werkuren opgestookt. Soms bijzonder waardevol maar soms ook iets minder.

We zitten nu op een logisch moment om tijd aan te besteden aan een kritische blik. In de meeste organisaties zijn door de alle Corona gedoe al verschuivingen gekomen in het vergadergebouw. Het zomerreces geeft vaak wat lucht om eens te reflecteren op zo’n basale organisatie inrichting als het vergadergebouw.

Er zit iets rationeels in het werken met een vergadergebouw maar dan wel onder de voorwaarde dat je regelmatig met elkaar de snoeischaar ter hand neemt en heel kritisch kijkt naar iedere cyclische vergadering op basis van een aantal gegevens die je verzameld hebt zoals:

• Wat is het bestaansrecht van deze vergadering?
• Wat is de frequentie van de vergadering?
• Hoeveel deelnemers zijn er standaard aanwezig?
• Hoe lang duurt deze vergadering?
• Hoeveel werkuren zijn er per cyclus gemoeid (aantal aanwezigen x lengte in minuten gedeeld door 60)
• Wat is het rapportcijfer dat deze vergadering gegund wordt (eventueel navragen bij een paar deelnemers)?
• Hybride variant logisch, wenselijk, mogelijk?

Je kunt deze audit heel goed (laten) voorbereiden door de antwoorden op bovenstaande vragen in een overzicht op rij te zetten zodat je er een keer met de voorzitters naar kunt kijken.

Op basis van deze verzamelde gegevens kijk je kritisch naar alle vergaderingen. Waarschijnlijk zijn er bij waarvan de lengte of de frequentie, het aantal deelnemers of überhaupt het bestaansrecht aandacht verdient. Doe eventueel een experiment voor een bepaalde periode als je twijfelt aan de beelden die je met elkaar hebt.

Na deze auditronde heb je de basis voor je Post Corona Vergadergebouw en kun je door naar het artikel over de middelen.

Wil je een keer sparren over je vergadergebouw? Laat dat weten via contact.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...