Vergadergebouw Post Corona IV: de cultuur

2. Leiderschap, 6. Systeem

Dit is het vierde en laatste artikel van vier over een innovatieslag ten aanzien van het vergaderen.

Onder vergadergebouw verstaan wij een overzicht van de samenhang tussen alle cyclische vergaderingen.

De andere drie artikelen kun je hier vinden:

Vergadergebouw Post Corona I: de audit
Vergadergebouw Post Corona II: de middelen
Vergadergebouw Post Corona III: het proces

Principes

Alles in een vergadering zou gericht moeten zijn op paar basale principes die leiden tot een vruchtbare cultuur.

  • De voorzitter is de leider van de vergadering en verantwoordelijk voor de opbrengst ervan.
  • Er is altijd duidelijk wat het antwoord is op de vraag: wat is het gewenste resultaat van deze bijeenkomst (respectievelijk van dit agendapunt).
  • Er is synergie (de opbrengst van de bijeenkomst is meer dan dat de deelnemers zelf aan het werk zouden zijn geweest.
  • Het is vooraf duidelijk wie de eigenaar is van een agendapunt en wat de gewenste procesgang is (beeldvorming, input van de anderen, voorgenomen besluit bespreken etc.)

Hybride vergaderen

In het Post Corona vergadergebouw is er extra zorg nodig tijdens alle hybride overleg.

  • Deelnemers aantal zo klein mogelijk.
  • Vergaderingen realistisch kort.
  • Creatief zijn met werkvormen (whitebords, break-out-rooms etc).
  • Bij wat grotere groepen werken met een moderator (die de chat in de gaten houdt).
  • Overgangstijd organiseren naar een volgend overleg (de simpelste manier is om alle vergaderingen 10 minuten eerder af te ronden dan gepland).

En speciaal voor de voorzitter:

  • vaak samenvatten
  • besluiten notuleerbaar verwoorden
  • acties als gewenste resultaten formuleren en vastleggen (of laten vastleggen)
  • op de vitaliteit letten (humor en tempo houden helpen daarbij het beste)

Dit is niet anders dan bij kwalitatieve ‘gewone’ vergaderingen maar misschien nog wel belangrijker om er voor te zorgen dat deelnemers niet afhaken of hun vitaliteit inleveren.

Dit is einde van het laatste artikel. Wil je een keer sparren over je vergadergebouw? Laat dat weten via contact.

Wil je hier meer van? Schrijf je in voor een van de Online Workshops. Kort, vrolijk en direct toepasbaar. Meer info vind je hier.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *