Vergadergebouw Post Corona III: het proces
Dit is het derde artikel van vier over een innovatieslag ten aanzien van het vergaderen.
Onder vergadergebouw verstaan wij een overzicht van de samenhang tussen alle cyclische vergaderingen.
De andere drie artikelen kun je hier vinden:
Vergadergebouw Post Corona I: de audit
Vergadergebouw Post Corona II: de middelen
Vergadergebouw Post Corona IV: de cultuur
Nu we toch bezig zijn, is het wijs om gelijk na te denken over het basisproces van de verschillende vergaderingen en te bepalen hoe de elementen van dit proces worden vastgelegd zodat iedereen er bij kan.
De vuistregels daarbij:
- Bestanden blijven op hun plek
- Er is haalplicht
- Agenda en verslagen krijgen een plek in MS Teams
Bestanden op hun plek
Bestanden worden niet rondgestuurd maar hebben een vaste plek in een groeps-Chat (bij tijdelijke projecten), in een Kanaal (bij echte cyclische vergaderingen) of in de standaard Meeting-notes als de vergadering heel operationeel is en een voortschrijdend bijhouden van overzichten betreft (in de repeterende vergaderafspraak staat alles steeds weer bij de hand) of in een OneNote Notebook.
Er is haalplicht
Wie uitgenodigd is voor een vergadering haalt zelf de informatie op, leest deze, bereidt zich voor, checkt de aan hem toegewezen acties enz. Je kunt niet langer meer het ontvangen van een agenda of notulen als trigger gebruiken voor je eigen bijdragen. Die tijden zijn definitief voorbij.
Agenda en verslagen krijgen een plek in MS Teams
De meeste organisaties werken nu met MS 365 en betalen dus ook voor al deze prachtige mogelijkheden. Denk even door totdat je de agenda’s en verslagen een standaard plek hebt gegeven in MS Teams. Actielijsten komen terecht in een Planner of een List.
Wil je een keer sparren over je vergadergebouw? Laat dat weten via contact.
PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.
Beoordeel deze tip:
nog geen beoordelingen
Laden...