Vergadergebouw Post Corona III: het proces

2. Leiderschap, 6. Systeem

Dit is het derde artikel van vier over een innovatieslag ten aanzien van het vergaderen.

Onder vergadergebouw verstaan wij een overzicht van de samenhang tussen alle cyclische vergaderingen.

De andere drie artikelen kun je hier vinden:

Vergadergebouw Post Corona I: de audit
Vergadergebouw Post Corona II: de middelen
Vergadergebouw Post Corona IV: de cultuur

Nu we toch bezig zijn, is het wijs om gelijk na te denken over het basisproces van de verschillende vergaderingen en te bepalen hoe de elementen van dit proces worden vastgelegd zodat iedereen er bij kan.

De vuistregels daarbij:

  1. Bestanden blijven op hun plek
  2. Er is haalplicht
  3. Agenda en verslagen krijgen een plek in MS Teams

Bestanden op hun plek

Bestanden worden niet rondgestuurd maar hebben een vaste plek in een groeps-Chat (bij tijdelijke projecten), in een Kanaal (bij echte cyclische vergaderingen) of in de standaard Meeting-notes als de vergadering heel operationeel is en een voortschrijdend bijhouden van overzichten betreft (in de repeterende vergaderafspraak staat alles steeds weer bij de hand) of in een OneNote Notebook.

Er is haalplicht

Wie uitgenodigd is voor een vergadering haalt zelf de informatie op, leest deze, bereidt zich voor, checkt de aan hem toegewezen acties enz. Je kunt niet langer meer het ontvangen van een agenda of notulen als trigger gebruiken voor je eigen bijdragen. Die tijden zijn definitief voorbij.

Agenda en verslagen krijgen een plek in MS Teams

De meeste organisaties werken nu met MS 365 en betalen dus ook voor al deze prachtige mogelijkheden. Denk even door totdat je de agenda’s en verslagen een standaard plek hebt gegeven in MS Teams. Actielijsten komen terecht in een Planner of een List.

Wil je een keer sparren over je vergadergebouw? Laat dat weten via contact.

Wil je hier meer van? Schrijf je in voor de Online Workshop Personal Lean. In een dagdeel is je e-mail in control, je agenda in balans en heb je in ieder weekend vakantie. Meer info vind je hier

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *