Ben jij de bottleneck?

[Dit is een bewerkt archief artikel van het Adjit eZine.]

Situatie:
Je hebt met je secretaresse de afspraak dat alle stukken die getekend moeten worden, alle facturen die een akkoord moeten krijgen, alle aanstellingsbrieven, arbeidsovereenkomsten, verslagen van functionerings en beoordelingsgesprekken en alle andere zaken die aandacht vragen, verzameld worden, zodat je daar op een daartoe bestemde moment mee aan de slag kunt. Hoewel het niet echt veel werk is, is er toch vaak dringender werk te doen, of ben je niet op kantoor, en daardoor blijft deze stapel zomaar één of meer dagen liggen. Je secretaresse krijgt vervolgens rappèls van mensen die je bijdrage nodig hebben voor hun proces en dus niet door kunnen met hun werk.

Daarnaast bestaat de stapel voor een heel groot deel uit zaken waarbij je handtekening of akkoord een formaliteit is. Je kunt niet beoordelen of de factuur wel juist is, je bent niet bij het beoordelingsgesprek geweest en kunt daar dus ook niets van vinden, je hebt niet de selectiegesprekken gedaan en kun dus niet iets vinden van de arbeidsvoorwaarden die overeengekomen zijn.

Kortom: zonder dat je het door hebt, ben je de bottleneck aan het worden. Allerlei zaken hopen zich op voor jouw workflow en worden tot ‘werkvoorraad’. Je bent de smalle poort waardoor alles heen moet voordat het weer kan gaan stromen in je organisatie. En ongetwijfeld beleef je dit als managementcorvee.

Hetzelfde fenomeen doet zich overigens voor in je email-inbox. Helaas is het daar nog minder zichtbaar. Allerlei voor jouw minor-zaken die het werk van andere stagneren hebben de neiging zich ergens in je inbox te verstoppen en pas na rappèl weer zichtbaar te worden met alle ergernis van dien.

Strategie:

• Gebruik de eerstvolgende stapel om eens heel goed na te gaan of je oordeel/toestemming/akkoord/handtekening wel waarde heeft.
• Maak bij twijfel een afweging wat het risico is wanneer je niet meer zelf alles langs ziet gaan en bepaal of je jezelf  niet op een andere globalere manier kunt laten informeren (bijvoorbeeld door een item toe te voegen aan de bestaande maandarapportage).
• Maak procuratieregelingen (tot welk bedrag, tot welke formatieomvang, tot welke offertebedragen  geef je mandaat weg).
• Ontwikkel een verfijnd gevoel voor de momenten waarop jouw toestemming wordt gevraagd terwijl het besluit binnen de bevoegdheden van de ander valt. Gebruik die momenten om eigenaarschap, verantwoordelijkheid en accountability aan te scherpen.
• Doe hetzelfde met alle vergelijkbare zaken in je email inbox.

Effect: Je brengt deze vorm van managementcorvee terug tot een aanvaardbaar minimum. Je empowert de mensen in het team, je scherpt eigenaarschap, verantwoordelijkheid en accountability aan. Je reduceert de communicatiestromen die feitelijk zonder waarde zijn (rappèls, toestemmingsverzoeken enz.).

Tip: Gebruik de wijsheid van je secretaresse bij deze excercitie. Grote kans dat zij feilloos weet welke zaken van je bord af kunnen.

Als je dit artikel waardevol vond en er wel meer van zou willen kun je je op deze pagina aanmelden voor het Adjit Ezine. Aanmelders kunnen direct een eBook downloaden dat gaat over slimme systemen, processen en structuren (‘Minder managementcorvee, Ruimte maken voor resultaat). Daarna ontvang je steeds op donderdag om de twee weken het Adjustintime eZine met een artikel + een tip.

Plaatje komt van hier

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...