Van e-mail naar Pdf (email archiveren)

Er kunnen hele goede redenen zijn om e-mail te willen bewaren. En als je dat wilt doen voor langere tijd dan kun je dat het beste doen in Pdf formaat en niet in de het eigen e-mail-formaat.

Redenen om e-mail te willen bewaren kunnen zijn:

• projectdocumenttatie
• organisatiegeschiedenis
• casuïstiek
• afspraken/besluiten e-mails
• onderzoek/journalistieke e-mails
• enz.

Je kunt ervoor kiezen deze e-mails te bewaren in eigen formaat binnen het ecosysteem van je e-mailprogramma zoals Outlook of Gmail.

Bij Outlook zitten daar echt serieuze grenzen aan. Als je duizenden e-mails gaat bewaren wordt je systeem traag, breekbaar en wordt het ‘zoek-in-alles’ aanzienlijk trager. Dus dat is geen goed idee.

Bij Gmail kun je wel ongelofelijk veel e-mails bewaren en blijvend snel doorzoeken. Het grote nadeel is wel dat je boert op gepacht land. Google kan zo maar eens besluiten om haar beleid om te gooien en dan kun je in de problemen komen (dat zou niet de eerste keer zijn dat grote groepen mensen hun bestaan hebben gebouwd op een Google-app en deze verdwijnt of radicaal wordt gewijzigd).

Dus is wel veel te zeggen voor de keus om e-mail die je voor langere tijd wilt archiveren om te zetten naar Pdf en daarmee voor langere tijd en in een heel generiek formaat te gaan bewaren.

Hoe doe je dat?

Mijn aanbeveling is om een workflow te maken waarin je een specifieke map maakt die dient voor ‘in Pdf te bewaren e-mail’. Je gebruikt vervolgens een programma dat naar die map kijkt, de nieuwe e-mails herkent, omzet naar Pdf (bijlagen in een mapje bij de betreffende e-mail) en de e-mails netjes organiseert naar jaar-maand-dag-tijd in een map op jouw harde schijf (of op een plek in de cloud als je daar de voorkeur voor hebt).

Eenmaal zo georganiseert heb je er geen omkijken meer naar. De betreffende programma’s maken allemaal gebruik van OCR (optical character recognition) zodat je je e-mail eenvoudig terugvindt op het moment dat je een zoekactie doet in je systeem.

Ik gebruik deze manier al jaren naar volle tevredenheid.

• Alle e-mail waarvan ik bij opbergen heb besloten dat ik die wil bewaren gaat in een archief map en wordt omgezet naar Pdf.
• E-mail tussen nu en een jaar geleden blijft in mijn systeem.
• E-mail die ouder is verwijder is uit deze map (want heb ik ook in Pdf).

Werkt perfect.

Voor mac beveel ik EA3 aan (gebruik ik zelf)

Voor Windows zijn er een paar programma’s (heb ik zelf geen ervaring mee)

emailarchiver

messagesave

Als je eens een keer een workshop wilt over dit onderwerp laat het me weten via de contactpagina.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

2 beoordelingen

Laden...