Tickler File (Kietel-archief)

De meeste kantoorwerkers hebben een ladenblok met daarin een stoffige rij nauwelijks in gebruik zijnde mappen. Dat kan beter! Dus hierbij een beschrijving van wederom een degelijk stuk gereedschap uit de schatkist van slim werken. De tickler file is in de basis niets anders dan een papieren piepsysteem (‘kietel’ in de letterlijke vertaling). In de jaren dat ik een vaste werkplek had heb ik er  met veel tevredenheid mee gewerkt. Op dit moment past het even niet in de organisatie van mijn eigen werkstroom. In de afgelopen maanden heb ik de tickler file  twee maal met veel toegevoegde waarde geïntroduceerd bij opdrachtgevers en ik zie daardoor ook weer opnieuw de kracht ervan.

Wat is het?

In zijn simpelste vorm is het een bak/la met 43 mappen erin. 12 voor de maanden van het jaar en 31 voor het maximale aantal dagen per maand.  De dagmap met het nummer van vandaag hangt/staat vooraan in de rij. Direct daarachter hangen de dagmappen tot en met 31 en daarachter de mappen tot en met gisteren. Direct daar achter hangen de maandmappen.

Wat zit er in?

De tickler file wordt gevuld met zaken die je terug wilt vinden op een bepaalde datum. En dat kan van alles zijn;

• agenda en notulen van bijeenkomsten;
• aantekeningen over toezeggingen van anderen aan jou;
• kaarten voor een theatervoorstelling;
• een reminder over een feest dat er aan zit te komen;
• een check op de implementatie van een nieuwe gewoonte;
• een nog-maar-eens-een-nachtje-over slapen-idee (iemand op zijn tabbert geven; iets aanschaffen enz);
• biebboeken-moeten- terug-papiertje,
• broek ophalen bij de stomerij;
• tijd om bomen te snoeien,
• apk-melding,
• loten van de padvinders enz. enz.

Kortom er zijn 1000 en 1 zaken die een plek kunnen krijgen in dit systeem. Wanneer je informatie kwijt wilt die niet in de dagmappen van de lopende maand hoort dan stop je die in de maandmap van de betreffende maand. Dat wil dus zeggen dat ik zaken al kwijt kan die pas over 10 maanden aan de orde zijn en toch de zekerheid heb dat ik ze dan weer terug vind. Is dat niet briljant?

Hoe werkt het?

Door het systeem te vullen zoals hierboven beschreven ontstaat er voor iedere dag een dagmap waar alles in zit waar je die dag iets mee moet of wilde doen.  Als de dagmap geleegd is gaat deze naar achteren als laatste dagmap, zodat de eerste map de dagmap van morgen is. Als de maand voorbij is verdeel je de map van de komende maand over de dagmappen.

Een tickler file werkt vooral goed bij mensen die tijd-georiënteerd zijn. Wat ook heel goed werkt is een tickler file laten vullen door een secretaris/secretaresse/personal assistent en de dagmap aan het begin van de dag even door lopen in combi met het doornemen van een print van de agenda van de betreffende dag.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...