MS Teams is toch om te videobellen?

Als ik het in een percentage zou moeten uitdrukken dan zou ik zeggen dat 10% van de waarde van Teams zit in de videobelfunctie. Dat maakt dat er dus nog 90% overblijft waar we misschien nog veel te weinig over nadenken, mee experimenteren en plezier van hebben (we hebben er tenslotte al voor betaald).

Dus daarom in zeven voorbeelden en vogelvlucht op rij wat je verder nog allemaal kunt met Teams.

E-mailen

Je kunt in Teams prima e-mailen. De functie heet ‘Posts’ en staat als functie bij ieder Kanaal van ieder Team. Het verschil is dat je hier ieder draadje op onderwerp bij elkaar hebt staan en je dus niet langer archivaris hoeft te zijn van al deze communicatie.

Samenwerken in bestanden

De grote kracht van moderne technologie zie je hier. Zet een bestand op zijn plek bij ‘Bestanden’ in een Kanaal en Team en laat het daar. Je kunt vervolgens met meer mensen tegelijk werken aan het document. Iedere microwijziging wordt direct opgeslagen en als je morgen terug wilt naar de versie van vandaag dan kan dat ook nog zonder enige moeite. Dus niet langer bestanden rondsturen maar haalplicht in plaats van brengplicht.

Gereedschap bij de hand

Werk je veel in  een planningsoverzicht in Excel? Raadpleeg je dagelijks een bepaalde website? Je kunt alle zaken die je nodig hebt om je werk soepel te kunnen doen een vast plek geven bij het betreffende Kanaal in een Team. Je krijgt zo een tab voor je Excel of je website zodat je er met één klik bij kunt.

Actielijstjes up-to-date en compleet

In de combi van MS ToDo (voor je persoonlijke lijstjes) en Planners (samenwerkingslijstjes op het niveau van Kanaal en Team) geeft Teams je op ieder moment een geaggregeerd overzicht van al je taken (zelf gedefinieerd en aan jou toegewezen) via de optie ‘Tasks voor Planners en ToDo’) én zie je ook alles in ToDo op je telefoon en overal waar je maar wilt.

Werk-chat niet langer in WhatsApp

Met Teams heb je een chat functie voor gevorderden. Je privé communicatie houd je lekker in WhatsApp en je werkcommunicatie verhuist naar Teams. Logischer, gezonder en werkt uitstekend als je er goede afspraken over maakt met je collega’s.

Alles overal gemakkelijk terugvinden

Met het zoekvak dat is gebaseerd op ‘Global Search’ kun je makkelijk alles terugvinden wat je maar nodig hebt. Door – net als in Outlook – gebruik te maken van [zoekwoord] spatie [zoekwoord] spatie etc. alles in een flits vinden. ‘Pile not File’ is de grote kracht van Teams.

Kiezen hoe je berichten wil zien via ‘Meldingen’

Je kunt in Teams heel precies instellen van welke Teams en Kanalen je direct bericht wilt krijgen als er iets gebeurt. Het is helemaal aan jou om dat te bepalen. Dus je moet er wel echt even over nadenken en dan gaat de postbode van Teams precies dat doen wat jij wilt. Je vindt de plek waar je dat kunt doen onder de drie puntjes naast je accountnaam.

Er is een prijs!

De prijs voor al dit moois is het inleveren van een stukje autonomie. Hebben en houden is er niet bij. Als je met elkaar besluit om intern niet meer te e-mailen en al je communicatie in Teams te gaan doen is dat een briljant besluit. Maar nu nog al die hardnekkige oude gewoontes afwennen! Dat vergt tolerantie, aanspreken en geduld. Het is niet anders.

Maar krijg ik er niet een tool bij?

Dat is de grootste weerstand die ik hoor. ‘Ik wil er geen nieuwe Inbox bij. Ik word nu al gek van alles wat ik niet bij kan houden.’ Gelukkig is dit een oneigenlijk argument. Minder Outlook en Meer teams levert je overzicht, grip en tijd op. Ik kan het alleen maar blijven roepen en met mij de organisaties en teams die al zover zijn. Het is zo, maar je zult zelf de brug over moeten lopen.

Minder Outlook Meer Teams

Wil je meer weten over deze manier van denken? Organiseer een Workshop Minder Outlook Meer Teams.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...