Mappenstructuur in MS Teams

6 juni 2022 | ,

Het was altijd al een hele toer om een goede structuur op te zetten op een netwerkschijf. Nu zijn veel bedrijven overgestapt of zijn aan het overstappen naar MS Teams en daarmee automatisch naar SharePoint als plek om bestanden op te slaan, te bewerken en te beheren.

Je netwerkschijf-indeling 1 op 1 overzetten naar SharePoint is in ieder geval een heel slecht idee. Het is een veel betere strategie om te redeneren vanuit MS Teams omdat je daarmee een heleboel zaken indirect veel beter ordent (de belangrijkste daarvan is een heldere rechtenstructuur). Een tweede voordeel is dat je niets met SharePoint te maken hebt. MS Teams regelt alles op de achtergrond voor je in SharePoint.

Hoe organiseer ik een mappenstructuur in MS Teams?

  1. Beschouw een Team als een hoofdmap
  2. Beschouw een Kanaal binnen een Team als de eerste submap
  3. In de ‘Bestanden’ tab per kanaal kun je een tweede submap aanmaken en eventueel die nog weer onderverdelen met nog een laag submappen.

Dus Team -> Kanaal -> Submap 1 -> Submap 2.

That’s It.

Houd het daarbij. Vier lagen moet genoeg zijn. Wil je persé nog meer ordening dan kun je gebruik maken van kolommen en metatags.

Map- en bestandsnamen

Houd alle namen kort – ook van Teams en Kanalen – met het liefst alleen kleine letters en gebruik geen tekens behalve ‘-‘ (middenstreepje) en ‘_’  (onderstreepje) – dus ook geen punt wat veel van ons gewend zijn om te doen. Met deze simpele regels voorkom je synchronisatie en back-up-problemen.

Wil je hier meer over weten, kun je ondersteuning gebruiken?
Maak een kennismakingsafspraak van een half uur in mijn en jouw agenda.

Wil je hier meer van? Schrijf je in voor een van de Online Workshops. In een dagdeel is je e-mail in control, je agenda in balans en heb je in ieder weekend vakantie. Meer info vind je hier

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

4 reacties

  • Rob says:

    Een heldere blog op precies het juiste moment.
    Dankjewel hiervoor.

  • Yvonne says:

    Hoi Ad,

    Wat bedoel je precies met kanaal ?

    • Ad van der Hulst says:

      Ha Yvonne, binnen MS Teams kun je Teams aanmaken. Onder dat Team staat een standaard ‘Kanaal’ met de naam ‘Algemeen’. Je kunt daar nog allerlei andere kanalen aan toe voegen als representant van aandachtvelden. Bij een afdeling HR bijvoorbeeld: recruitment, arbo, administratie etc. Dat is handig want dan kun je de documenten van die samenwerkende mensen (en ook de taken die voortkomen uit vergaderingen etc) daar centraal kwijt. Document blijft op zijn plek. Medewerkers gaan er naar toe. Dat is het idee. Gr Ad

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.