Hybride werken: stop met bestanden geklungel!

Met dit onderwerp zijn we aangekomen bij een van de grote voordelen van MS Teams ten opzichte van een netwerkschijf als basisplaats voor bestanden.

Tot nu toe e-mailen we bestanden vanaf een netwerkschijf en komen dan direct terecht in allerlei opberg-, versie- en zoek-geklungel. Om duidelijk te maken hoe het nu gaat (netwerkschijf) en hoe het kan (MS Teams) hieronder het verschil tussen bestanden op een netwerkschijf en bestanden binnen teams/kanalen.

Netwerkschijf

Een bestand op een netwerkschijf kun je openen, bewerken, kopiëren en verplaatsen. Per map kun je de toegang en bevoegdheden organiseren. Je kunt niet met meerdere gebruikers tegelijk in het bestand werken zonder dat je in grote synchroniseer- en versie-problematiek terecht komt. Er is geen automatische opslaan functie. Je kunt niet terug naar vorige versies en je kunt niet annoteren.

Bestand in MS Teams

Een bestand in MS Teams is tegelijkertijd beschikbaar voor iedereen die lid is van het Team/Kanaal waarin het bestand zich bevindt. Je kunt met het gehele team tegelijk in het bestand werken en ook zien wie wat bijdraagt, wijzigt of aanvult. Bestanden worden na iedere micro-wijziging opgeslagen. Je kunt indien nodig terug naar een vorige versie en je kunt voor de anderen zichtbare aantekeningen maken naast het betreffende bestand.

Dus in de nieuwe wereld blijven bestanden op hun plek. Wij gaan er naar toe! En we gaan zeker niet langer bestanden rondsturen per e-mail (zie deze blogpost voor die logica).

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...