Hybride werken: De historie en structuur van Microsoft 365 voor leken

5. Communicatie, 6. Systeem

De start: Outlook

We zijn de afgelopen 20 jaar gewend geraakt aan Outlook als de belangrijkste ‘hub’ voor (a-synchrone) communicatie en samenwerking. Bijna alles passeert ons Postvak IN en wordt van daaruit verder verwerkt.

Veel werkers hebben een haat liefdeverhouding met e-mail ontwikkeld omdat ze het sluimerende gevoel hebben gekregen (en soms niet eens zo onterecht) dat ze in de e-mailverwerkende industrie terecht zijn gekomen en daardoor te weinig toe komen aan hun ‘echte werk’.

E-mail is ondanks alles een betrouwbaar communicatiemiddel gebleven en dat is belangrijk. We willen zeker weten dat communicatie terecht komt op zijn bestemming.

We zijn steeds meer online gaan doen. Was papierloos werken ooit een idee, nu is het voor de meeste van ons voor 99% van het werk een realiteit.

Dit heeft als effect dat er andere workflows zijn ontstaan waarvoor Outlook niet het meest ideale gereedschap is. We hebben wel ons best gedaan om te proberen het allemaal wel in Outlook te houden en veel kunst en vliegwerk lukt dat meestal ook nog wel maar het is zeker niet optimaal.

Sharepoint

Microsoft is in 2001 gestart met Sharepoint als document opslag en manangement systeem. Je kunt in Sharepoint groepen definieren die ieder hun eigen pagina (het ziet eruit als een webpagina) krijgen met links naar lijsten, bibliotheken, nieuwsfeeds en alles wat je verder nog maar zou wensen. Als het werkt functioneert Sharepoint als een intranet voor een team of afdeling waar alles te vinden is en waarop alle interne communicatie plaats vindt.

In de loop der jaren zijn veel organisaties aan de slag gegaan met Sharepoint.

De IT-ers die ik spreek zijn lovend over de mogelijkheden maar zuchten over de complexiteit van het beheer.

Sharepoint is op veel plekken een succes maar op nog veel plekken een pijnlijke herinnering aan een kostbaar en nooit goed gelukt of renderend project.

Microsoft 365

MS 365 is een geheel opnieuw in de cloud opgebouwd platform van Microsoft. Op dit moment (2020) zijn er ruim 80 miljoen zakelijke en 24 miljoen thuisgebruikers.

Op dit platform huur je als bedrijf virtueel online vastgoed. Het prijsmodel is simpel: gebruikers maal bedrag per maand. Je kunt eenvoudig krimpen en uitbreiden.

MS Teams

Microsoft is in 2016 gestart met de ontwikkeling van Teams als antwoord op de ontwikkeling van bijzonder populaire samenwerkingstools als bijvoorbeeld Slack, Google Docs etc.

Microsoft wil een compleet pakket van gereedschappen bieden binnen een veilige online omgeving om daarmee de meer dan 1 miljard gebruikers van het Office pakket een goed alternatief te bieden.

In het voorjaar van 2020 is MS Teams uit de beta fase gehaald. Dat wil zeggen dat er nu een basaal goed functionerende omgeving is.

Het is wel zo dat er permanent aan ontwikkeld wordt en er dus regelmatig dingen verbeterd en soms ook vererg-beterd worden.

MS Teams is de plek voor chat, berichten, bestanden, workflows en een uitgangspunt voor verdere automatisering van processen.

Om duidelijk te maken wat de essentie is van de architectuur van MS 365 het volgende beeld.

Je huurt als organisatie een plek in de cloud. Je kunt dit beschouwen als een online omheind terrein met drie gebouwen erop. Naast Outlook (dat ook onderdeel uitmaakt van MS 365) kun je daar de volgende zaken ontdekken.

Het eerst in het oog springende gebouw is MS Teams. Een groot gebouw waarin alles nog moet worden ingericht. Je moet zelf nog bepalen waar de kamers komen, waar de trappen, waar de kasten, hoe de looproutes zijn enz.

Voor de kijker links van het gebouw staat een grote huis dat OneDrive heet. Iedereen die toegang heeft tot het online vastgoed krijgt automatisch een eigen opslagplek waar al zijn eigen bestanden zullen wonen.

Deze OneDrive plek vervangt de C-schijf op de eigen pc en werkt als een privé “Dropbox”.

Voor de kijker rechts van het gebouw staat een andere opslagsilo die Sharepoint heet. Dat is de machinekamer en de opslagplek voor alle collectieve zaken. Hier is een plek voor alle groepen, bibliotheken met bestanden, lijsten en alle zaken die nodig zijn om MS Teams goed te laten draaien.

Dus MS 365 in een notendop: OneDrive voor jezelf, Sharepoint voor alle gedeelde zaken en MS Teams voor veilige communicatie en samenwerking.

Deze blog is tot stand gekomen door samenwerking met Frans Diepenhorst van Solutions by FCD. Wil je meer weten over hardware of de digitale infrastructuur dan is Frans je man.

Wil je hier meer van? Schrijf je in voor een van de Online Workshops. Kort, vrolijk en direct toepasbaar. Meer info vind je hier.

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

2 reacties

  • Bij informatiemanagement niet vergeten dat je deze ook duidelijk inzichtelijk hebt binnen je bedrijfsvoering, hoe je deze actueel houdt en zorgt voor de juiste autorisatie. Zoals Ad aangeeft is SharePoint een optie die ook kan uitlopen op een drama bij onjuiste inrichting en/of gebruik. Niets ten nadele van Microsoft maar vaak wordt het gepositioneerd dat iedereen zomaar alles kan met de MO365 Apps. De praktijk is echter weerbarstiger en hulpen/of continue ondersteuning van IT-professionals is dan vaak een must. Hou hier rekening mee.

  • Heleen van Rootselaar says:

    Hoi, interessante informatie. Ik schrok wel even van het getal 1 miljard. Dat krijg ik niet als ik 80 miljoen optel bij 24 miljoen, mis ik nog iets?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *