Hybride werken: drie problemen van Outlook

Probleem 1: van digitale slakkenpost naar de e-mailverwerkende industrie

Toen in het begin van de 90-er jaren van de vorige eeuw e-mail beschikbaar kwam was het letterlijk een e-brief die we stuurden (ik kan het weten want ik was erbij). Alle etiquette voor gewone post werd omgezet naar digitaal. ‘Geachte heer’ was de start van een gesprek dat zijn tijd nodig had. Met een beetje geluk zag de ontvanger de e-brief dezelfde dag en kwam de volgende dag met een zorgvuldig geformuleerd antwoord.
In de loop der tijden zijn er twee bewegingen op gang gekomen die nog niet zijn gestopt.

Steeds méér communicatie

We zijn met zijn allen steeds meer gebruik gaan maken van deze gemakkelijke manier van communiceren. Ik kom in mijn werk nu verbazend veel mensen tegen die meer dan 100 e-mails per dag krijgen. Als je weet dat het verwerken (dus bekijken, er een besluit over nemen en het op een plek zetten die past bij de betekenis) van deze e-mails (inclusief de twee minuten acties) al 100 minuten duurt, dan kun je wel raden dat het doen van alle acties waarvan deze 100 e-mails de drager zijn wel zo ongeveer de hele dag opslokken.
De reden van deze steeds meer beweging is dit: e-mail kost niets, is gemakkelijk, is (in ieder geval in zijn opzet) asynchroon en is snel.

Steeds snèllere communicatie

Er is een versnelling gekomen in ons gebruik van e-mail. De reden daarvoor is dat we nu ons Postvak In altijd tot onze beschikking hebben op onze telefoons. We kunnen overal waar we maar willen even wat e-mail verwerken. Het tempo waarmee e-mails heen en weren vliegen is zo toegenomen, en de daarbij sluimerende verwachting dat dit tempo normaal is ook, dat we niet anders meer weten dan dat e-mail de drager is van zo’n beetje alles wat we doen.
Dit heel snel e-mails heen en weren leidt ertoe dat Outlook opschuift richting synchrone communicatie (net zoals dat gebeurd is met WhatsApp en andere chatkanalen).

Probleem 2: alles is ‘All Over The Place’

Degene onder ons die gezegend is met slechts 30 e-mails per dag ontvangt er per jaar een kleine 7000. Van die 7000 gaat ongeveer een kwart direct naar de prullenbak. Ruim 5000 moeten ergens een plek krijgen in ons systeem. Deze 5000 zijn verbonden met:

• projecten
• vergaderingen
• agendaverzoeken
• acties
• herinneringen
• bestanden
• en dat ook nog met heel veel verschillende mede-emailers.

De communicatie en samenwerking staat overal en nergens. Een deel staat bij ons, een deel staat bij onze collega’s. Een deel van de bestanden staan op onze harde schijf, een deel staat in ons Postvak In en in ons Verzonden items. Een ander gedeelte staat op deze zelfde plekken maar dan bij een van onze collega’s. Een gedeelte van de bestanden staan op onze gedeelde netwerkschijf. De e-mails zelf staan bij ons in mapjes en een archief en zo ook bij onze collega’s.

Probleem 3: versie gedoe

Als mijn kompaan Frans een bestand naar mij toe doet voor review dan ontstaat er het volgende proces:

Frans heeft het origineel op zijn harde schijf staan (doc 1) en verstuurt dit via Outlook naar mijn e-mail adres. Er ontstaat nu een temporary file (tf) in zijn map Verzonden items (doc 2). Het bestand komt bij mij aan in mijn Postvak IN en krijgt een plek in een tf (doc 3). Ik zet het bestand op mijn harde schijf om te voorkomen dat de wijzigingen die ik maak straks niet meer te vinden zijn (doc 4). Na mijn review stuur ik het de nieuwe versie naar Frans met als gevolg dat er een tf ontstaat in mijn Verzonden items (doc 5). Frans ontvangt de nieuwe versie in zijn Postvak IN (doc 6) en zet het bestand in zijn nieuwe versie op zijn harde schijf (doc 7).

Dus voor iedere heen-en-weer-tje met een bestand ontstaan er minimaal 7 nieuwe bestanden. Stel je nu voor dat dit niet tussen twee personen verloopt maar tussen vijf of zes personen en probeer je dan eens voor te stellen wat er aan de achterkant allemaal voor rommelarij ontstaat.

Geen wonder dat er in de laatste jaren allerlei oplossingen zijn ontwikkeld om hier iets aan te doen. En vandaar dat we nu overstappen naar MS Teams om te kijken hoe dit allemaal wat slimmer kan. Niet ideaal, maar wel eind in de goede richting! Vandaar binnenkort een nieuwe workshop: Minder Outlook Meer Teams.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...