We belluh (maar waarvoor, en wanneer?)

Jaren geleden deed ik een project samen met een interimmanager. Bij de introductie naar de medewerkers schreef hij zijn 06 nummer op een flap-over en meldde dat iedereen hem 24/7 mocht bellen maar dat hij ontzettend de pest had aan mensen die daar misbruik van maakten. Ik vroeg hem na de bijeenkomst naar deze ongebruikelijke insteek en hij vertelde me dat hij dit altijd zo deed en dat het maar af en toe fout ging en hij dan heel duidelijk maakte waarvoor hij wel en niet gebeld wilde worden.

Wanneer is bellen het beste, wanneer is langs gaan het beste en wanneer kun je beter mailen?
De eerste logica is dat bellen gaat om onmiddellijk contact en mailen het beste is wanneer je de ander wil en kunt laten reageren op haar eigen tijd. Deze logica was er, is er en zal er voorlopig ook nog wel even zijn maar helpt ons niet zo veel in drukke tijden. In dit artikel werk ik een idee uit om collectieve afspraken te maken in nauw samenwerkende teams. Het idee is eerder maar een beetje anders uitgewerkt in een artikel over Standardized work.

In onderstaande matrix zijn op de beide assen twee dimensies weergegeven: urgentie en complexiteit in drie varianten: laag gemiddeld en hoo

Dus:
Zeer urgent: Face-to-face of bellen op 06 met de verplichting om indien ook maar even mogelijk direct op te nemen.

Zeer complex: Via vaste telefoon (kantoorlijn) of face-to-face (eventueel na afspraak).

Gemiddeld urgent en gemiddeld complex: Mailen en werken met de standaardreactietijd.

Niet urgent en niet complex: Mailen en werken met de standaardreactietijd.

Al deze logica valt of staat met heldere reactietijden. Als je als organisatie geen duidelijke reactietijden voor mail hebt dan gaan medewerkers die door willen werken je binnen een uur bellen of je hun mail al hebt gelezen. Als het duidelijk is dat interne mail altijd uiterlijk de volgende werkdag wordt beantwoord is dat telefoontje niet nodig. En als de kwestie echt urgent en/of complex is voldoet mail sowieso niet.

Opties voor Face to Face

• naar elkaar toe gaan
• skype-sessie
• facetime (mac)
• google hang-out
• alle andere video-diensten

Opties voor alleen urgente en eenduidige informatie/communicatie in een team (betekent wel een nieuwe inbox)

• groeps-whatsapp
• yammer

Ben benieuwd of je al werkt met een dergelijke systematiek (of nog een betere). Ik hoor het graag.

PS: Ben je een Visionair, Operator of Processor? Doe de gratis drie minuten werkstijltest. Je ontvangt je profiel + een Pdf met tips om je e-mail en agenda routines te verbeteren.

Beoordeel deze tip:

nog geen beoordelingen

Laden...