Er was er eens … steeds meer werk (60/40 regel)

Persoonlijke productiviteit

40 60 regelEr was er eens een manager die zijn zaakjes aardig voor elkaar had. Haar email was regelmatig bij, haar agenda zat weliswaar vol, maar het was te doen. En van af en toe een keertje eerder komen of later gaan heeft nog nooit iemand wat gekregen. En bovendien hoort dat toch ook wel een beetje bij de baan.

Tot op een kwade dag
  • een collega omviel en onze manager een deel van diens werk erbij nam;
  • de secretaresse aankondigde dat zij in verwachting was (heel leuk voor haar);
  • een ontevreden klant zichtbaar maakte dat er een team was dat toch niet zo heel erg goed functioneerde,

vanaf die tijd had onze manager haar werk niet meer in control. De mailbox kwam nooit meer leeg, de agenda stond dagen achtereen volgepland met vergaderingen, de inval-secretaresse kon haar werk niet aan, de baas begon steeds vaker te morren over ontevreden klanten en ontevreden medewerkers.

Onze manager stopte steeds meer tijd in haar werk. Iedere avond thuis even snel de mail checken (waarmee haar hoofd weer vol liep met werkzaken), eerst de zondagavond er bij nemen en later toch ook maar de zondagmiddag.

Gevolg: Echtgenoot-lief die haar support gaf vond het niet langer meer leuk en gezond. En de gesprekken met hem gingen al snel ook over werk (“Snap dat dan… dat ik… even….”).

En zij leefde niet meer lang (in deze functie) en ook niet gelukkig.

Deze manager is in de 60/40 valkuil getrapt (DOE DAT NIET).

De 60/40 verhouding zegt dat iedere manager er naar moet streven om 40% van zijn werktijd vrij te hebben voor ad-hoc zaken (je weet wel dat ze komen, maar niet wanneer ze komen) en het eigen operationeel management (email verwerken, agenda voor- en nabereiden, weekreview doen, nadenken over projecten, leeswerk en opruimwerk).

Het vervelende van deze verhouding is dat de 40 % meegroeit als je meer gaat werken (meer tijd in je werk gaat stoppen). Wanneer je 24 uur vast heb gelegd voor vergaderingen, bijeenkomsten en trainingen dan heb 16 uur (want 40%) nodig voor adhoc en eigen workflow. Je totale werkweek is dan 40 uur of je het wilt of niet. Wanneer er 36 uur vol staat met voorgedefinieerd werk dan is er nog 24 uur nodig (want 40 %): werkweek 60 uur.

 Dus hoe meer tijd je, ogenschijnlijk in eerste instantie tijdelijk, stopt in je werk, hoe meer tijd je nodig hebt voor de adhoc zaken en je eigen workflow. Er ontstaat een negatief versterkende terugkoppeling!

Omgekeerd kun je ook deze tabel gebruiken om in control te blijven:

Als je je werkweek wilt beperken tot 40 uur dan heb je 16 uur nodig voor adhoc en je eigen workflow en kun je dus maximaal 24 uur vastzetten in je agenda. Natuurlijk hoeft dat niet per week gemeten. De kunst is steeds de ‘groene’ tijd een echte plek te geven in je agenda. Als je dat niet doet dan val je in de 60/40 valkuil en lijken alle “latest/loudest” zaken dringend+belangrijk. En dat zijn ze zeker weten niet!Natuurlijk helpt het als je een steengoede ondersteuner hebt die adhoc voor je weet te beperken en een deel van je operationeel management doet. Toch is mijn ervaring dat door de dan vaak aan de orde zijnde grotere aandachtsvelden en verantwoordelijkheden de verhouding zo’n beetje wel overeind blijft.

NB I: Is dit wetenschappelijk? Nee dat is het niet. Het is een (mijn) ervaringsfeit gestaafd door vele leiderschapsgoeroes.
NB II Denk maar eens aan een manager die als rolmodel voor je geldt in combinatie met deze 60/40 verhouding (Zie je wel).

 

Met plezier gelezen? Schrijf je in en krijg iedere vrijdag om 10 uur een update van nieuwe artikelen. Ontvang een pdf ebook over de weekreview als dank direct in je inbox.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars 1 beoordelingen
Loading...

1 reactie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *