De 5 redenen om INBOX ZERO te willen

Collectieve Productiviteit, Productiviteit

Eerst even wat het is: Inbox Zero is historisch gezien een idee/concept van Merlin Mann. Hij heeft zich in 2007 als visionair over dit idee uitgesproken in een lange en beroemde video die je hier kunt zien. Hij voorzag de groei van het email-monster en verzon op zijn techno-adhd-manier allerlei strategiën om de baas te blijven over dit fenomeen.

Nu in 2013 is dit voor managers en drukke pro’s nog steeds een heel actueel thema. Mail is de grootste informatiestroom.
In mijn praktijk (training & coaching, online cursussen) leer ik daarom als een van de eerste routines iedereen Inbox Zero tot nieuwe comfort-zone te verheffen.

Disclaimer: Inbox Zero betekent niet dat er minder werk is. Het betekent dat alle binnenkomende mail iedere dag verwerkt wordt (van een beslissing wordt voorzien), als het kan ook direct beantwoord wordt en als dat niet kan een plek krijgt in een betrouwbaar simpel systeem.

Inbox Zero is in mijn definitie:

  • je email-inbox bevat alleen ongelezen mail
  • je email-inbox heeft geen leesvenster en geen groeperingen op datum oid
  • je email-inbox is eenmaal per dag leeg
  • een mail bekijken betekent een besluit nemen en verwerken of organiseren
  • de lijst van mails in je email-inbox is maximaal 1 scherm lang (afhankelijk van je schermgrootte tussen de 30 en 40 mails) zodat je nooit hoeft te scrollen

En dan nu de 5 redenen:

1. Geen angst voor mijnen onder water
Maximaal 1 scherm is goed te overzien en vlot te verwerken. Door ervoor te zorgen dat je te allen tijden alle nieuwe verse mail kunt zien verdwijnen er geen mail onder de scroll lijn (en dat zijn altijd de landmijnen).

2. Duidelijk voorportaal voor leven en werk
Al die nieuwe mail is niets anders dan informatie die graag jouw leven in wil. En dat is nog helemaal niet zo vanzelfsprekend. Jij neemt er zelf een besluit over: past deze mail bij mijn speelveld, moet ik er wel iets mee, wil ik het wel aanpakken enz. Pas na je besluit is het eventueel een onderdeel van je werk of leven geworden. Je inbox leren zien als het voorportaal en je besluit als een hekwerk ben je al een heel eind.

3. Alles op de plek die past bij de betekenis die het voor je heeft
Door niet alle noodzakelijke opberg/betekenisfuncties van mail op één plek te houden krijg je helderheid. Dus maak minimaal mappen aan voor:

  • actiemail (langer dan 2 minuten actie)
  • wachten op (vragen die je anderen hebt gesteld, onderweg dingen zoals bestellingen enz)
  • ooit.misschien mails
  • archief (1 grote bak waar je alles in kwijt kunt dat je misschien in de toekomst nog eens nodig zou kunnen hebben.

En leer natuurlijk de zoek functie goed gebruiken

4. Muisloos (en snel) mailverwerken is makkelijk en supersnel in Inbox Zero
Leer een paar sneltoetsen die je het leven veel gemakkelijker maken.
In Outlook b.v.:
Enter = mail open
Esc = mail sluiten
Control-shift-v = verplaatsen (supertruuk)
Control d = verwijderen (doet het altijd en overal)

5. Snellere workflow waar anderen blij van worden
Doordat jij als manager of drukke pro je mail bijhoudt loopt de workflow van de mensen met wie je samenwerkt ook sneller door en dat versnelt de flow in de hele organisatie en haalt de totale hoeveelheid mail naar beneden omdat er geen rappelmails geschreven hoeven te worden.

En ten slotte: Inbox Zero is voor managers niet optioneel!

We geven via onze Inbox Zero tak MCMR workshops over dit onderwerp. Kijk voor meer informatie op MCMR.

Andere ervaringen, tips? Zet ze hieronder in de reacties zodat we er allemaal wat aan hebben. Druk ajb hieronder op alle social media knoppen en/of op de rating-sterren als je dit een aardig artikel vind!

Met plezier gelezen? Abonneer je dan hieronder op Ad's Blog. Daarnaast ontvang je gelijk een pdf van de eerste twee delen van mijn handboek Personal Lean. Het eerste deel gaat over e-mailbeheer (Inbox Zero), het tweede over agendabeheer (Agenda in Balans).

Gelukt! Je krijgt gelijk de eerste twee hoofdstukken van het handboek toegestuurd.

Beoordeel deze tip:

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars nog geen beoordelingen
Loading...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *