Verdeel (onder) en heers (Divide & Conquer)

10 mei 2010 | , ,
Verdeel (onder) en heers

Verdeel (onder) en heers

Wat te doen met een volle kast met onduidelijke ordners, een inbox met fluffy stuff of een schuur vol met lang-niet-geziene-planken vol met spul?

De kreet Divide & Conquer wordt meestal gebruikt in relatie tot machtspelletjes (zet iedereen tegen elkaar op en wordt de ‘hero’ door te redden). In mijn beeld is Divide & Conquer ook toe te passen op de kast en de mailbox. Hak de klus op in delen en werk het per deel weg. Een voorbeeld vanuit de dagelijkse loopgraven.

De afgelopen weken ben ik op een aantal plekken druk geweest met hulp bij volle mailboxen. Het record aantal mails dat ik ben tegengekomen staat op ruim 7000. Als ik vervolgens evangeliseer dat de norm Inbox Zero is (dus 1 x per dag je mailbox leeg) is er dus wel wat te doen.

Wat te doen?

Als eerste links onderin je scherm kijken naar het huidige aantal mails in je inbox. Daarna deze tips toepassen:

  • mapjes aanmaken met de namen @actie (voor mail waar een actie aan vast zit die langer dan 2 minuten vraagt); @wachten op (voor mail waar een vraag aan een ander aan vast zit en waarvan je een reminder wilt bewaren); @ooit/misschien (voor alle mail waar niets mee hoeft maar die misschien nog ooit van pas kan komen).
  • vanaf de oudste naar boven alle mail deleten waarvan eenvoudig is vast te stellen dat de prullenbak de juiste plaats is.
  • een map aanmaken met titel ‘oudemail/nog besluiten’ en alle mail daar naar toe doen die ouder is dan 1 week en vervolgens iedere dag een half uur besteden om deze map naar zero te werken en vervolgens de map weer te verwijderen.

Door de klus in delen te hakken is het bewezen veel eenvoudiger de moed er in te houden en je doel te halen zoals in dit voorbeeld Inbox Zero.

Wil je hier meer van? Schrijf je in voor een van de Online Workshops. In een dagdeel is je e-mail in control, je agenda in balans en heb je in ieder weekend vakantie. Meer info vind je hier

Beoordeel deze tip:

1 ster2 sterren3 sterren4 sterren5 sterren nog geen beoordelingen
Laden...

2 reacties

  • Ad van der Hulst says:

    Dat is op zich soms wel eens een goed advies. Toch durven de meeste van ons het niet aan dus zou ik zeggen: zet alles apart en bewerk het, of verplaats alles naar een archiefmap zodat je er altijd nog in kunt zoeken als blijkt dat er toch een tijdbom of landmijn in zat.

    groet Ad

  • Hanno von Sassen says:

    Bij 7000 mails is de beste oplossing de oplossing die Alexander (de grote) koos voor het ontwarren van de Gordiaanse knoop.

    Dus “delete all” en begin met een schone lei.

    De kans op ontslag wordt kleiner na zo,n daad.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.